Przy stale rosnącej liczbie e-maili, które otrzymujemy codziennie, ważne wiadomości łatwo mogą zostać zakopane w naszych skrzynkach odbiorczych. Gmail zapewnia nam przydatną funkcję, która pozwala nam archiwizować e-maile i porządkować naszą skrzynkę odbiorczą bez konieczności usuwania jakichkolwiek e-maili.

Mimo że archiwizacja poczty e-mail jest jedną z najstarszych funkcji Gmaila, krąży na jej temat wiele pytań i nieporozumień. Zanurzmy się od razu w funkcję archiwizacji w Gmailu i spróbujmy wszystko wyjaśnić.

Oto, co omówimy:

Spis treści

1. Co to jest funkcja archiwum Gmaila i do czego służy?
2. Jakiego rodzaju e-maile należy archiwizować?
3. Jak zarchiwizować wiadomość e-mail w Gmailu
4. Gdzie trafiają zarchiwizowane e-maile?
5. Czy możesz wyświetlić, przeczytać lub odpowiedzieć na zarchiwizowaną wiadomość e-mail?
6. Jak rozarchiwizować wiadomość e-mail w Gmailu?
7. Jak uporządkować zarchiwizowane e-maile za pomocą etykiet?
8. Automatyczna archiwizacja wiadomości e-mail w Gmailu
9. Czy mogę usunąć zarchiwizowaną wiadomość e-mail?
10. Często Zadawane Pytania
11. Wniosek

Co to jest funkcja archiwum Gmaila i do czego służy?

Funkcja archiwizacji to prosta metoda usuwania wiadomości e-mail z głównej skrzynki odbiorczej bez ich usuwania. Każdy lubi czystą skrzynkę odbiorczą, ale nikt nie chce usuwać e-maili, ponieważ nigdy nie wiadomo, kiedy będą potrzebne z powrotem. Archiwizacja rozwiązuje ten problem.

Dlaczego archiwizacja jest ważna:

Archiwizacja to nie tylko przechowywanie. Jest to strategiczne podejście do zarządzania informacją. Archiwizowanie wiadomości e-mail ostatecznie umożliwia mądrzejszą i skuteczniejszą pracę, zwłaszcza jeśli Twoja praca kręci się wokół wiadomości e-mail!

Organizacja

Archiwizacja pomaga zachować porządek w cyfrowym życiu. Dzięki oddzielnemu przechowywaniu rzadziej używanych danych archiwizacja pozwala uporządkować aktywne miejsce pracy. Dzięki temu łatwiej i szybciej znajdziesz to, czego potrzebujesz.

Ochrona danych

Alternatywą dla archiwizacji wiadomości e-mail jest po prostu usunięcie jej ze skrzynki pocztowej. Ale to uniemożliwi ci powrót do wspomnianego e-maila. Dzięki archiwizacji możesz bezpiecznie zachować cenne informacje, dokumenty i zapisy, jednocześnie utrzymując je poza zasięgiem wzroku.

Efektywne pobieranie

Masowe usuwanie wiadomości e-mail po ich wyeksportowaniu jest również realną alternatywą dla korzystania z narzędzia do archiwizacji. Spowoduje to jednak utratę możliwości wyszukiwania wiadomości e-mail w skrzynce pocztowej. Z drugiej strony, nadal możesz znaleźć zarchiwizowane e-maile w Gmailu za pomocą funkcji wyszukiwania.

Zwiększona produktywność

Archiwizacja zwiększa produktywność, umożliwiając skupienie się na bieżących zadaniach. Usprawniając przepływ pracy i redukując czynniki rozpraszające, zwiększasz wydajność i wydajność pracy.

Jakiego rodzaju e-maile należy archiwizować?

Jeśli chodzi o podejmowanie decyzji, które e-maile należy archiwizować w Gmailu, warto zastanowić się, które e-maile chcesz zachować w celu prowadzenia dokumentacji i wykorzystania w przyszłości. Zalecamy archiwizację e-maili, które przeczytałeś i nie będziesz o nich myśleć w przyszłości. Równie dobrze możesz się go pozbyć z głównej skrzynki odbiorczej, prawda?

Oto krótka lista e-maili, które zalecamy archiwizować.

Ważne rozmowy

Zalecamy zarchiwizowanie wiadomości e-mail po zakończeniu rozmowy lub wykonaniu określonego w niej zadania. Archiwizacja może pomóc w utrzymaniu porządku i porządku w skrzynce odbiorczej, a jednocześnie umożliwi jej odzyskanie w razie potrzeby.

Księgi finansowe

Możesz bezpiecznie archiwizować paragony, powiadomienia o transakcjach, faktury i podobną komunikację bez żadnych wad. Kiedy już to zobaczysz i potwierdzisz, nie ma sensu trzymać tego w swojej skrzynce pocztowej. Archiwizuj, nie usuwaj.

Dokumenty prawne, rezerwacje, bilety

Podobnie jak dokumentacja finansowa, możesz zarchiwizować wszystkie te dokumenty, gdy tylko skończysz z nimi. Zawsze zachowują wartość w dłuższej perspektywie, dlatego nigdy nie zalecamy ich usuwania. Być może będziesz ich potrzebować ponownie w przyszłości.

Jak zarchiwizować wiadomość e-mail w Gmailu

Istnieje kilka sposobów archiwizowania rozmów e-mailowych w Gmailu. Najprostszym z nich jest po prostu kliknięcie przycisku archiwum na stronie głównej Twojej skrzynki pocztowej.

Ten przycisk znajdziesz na górnym pasku menu akcji, gdy zaznaczysz wiadomość e-mail:

Lub po prawej stronie po najechaniu kursorem na rozmowę e-mail w skrzynce pocztowej:

Aby zarchiwizować wiele e-maili jednocześnie, wybierz e-maile, zaznaczając ich pola i zarchiwizuj je za pomocą przycisku archiwizacji na górnym pasku akcji.

Po zarchiwizowaniu rozmowa zniknie z głównej skrzynki odbiorczej i będzie dostępna wyłącznie poprzez wyszukiwanie lub w kategorii „Wszystkie” w Gmailu.

Poniżej omówimy, gdzie i jak znaleźć zarchiwizowane e-maile.

Jak zarchiwizować wiadomość e-mail w aplikacji mobilnej Gmail

Niezależnie od tego, czy używasz Androida, czy iOS, możesz archiwizować e-maile w aplikacji Gmail bez konieczności otwierania przeglądarki internetowej.

1. Otwórz aplikację mobilną Gmail.
2. Otwórz rozmowę, którą chcesz zarchiwizować, lub po prostu dotknij ikony awatara po prawej stronie, aby wybrać wiadomość e-mail.
3. Kliknij przycisk archiwum w prawym górnym rogu menu działań.

Lub

Możesz też po prostu przesunąć palcem po rozmowie (w lewo lub w prawo) i zarchiwizować wiadomość e-mail za pomocą prostego gestu:

Możesz także archiwizować wiele e-maili za jednym razem, korzystając z listy rozmów w Gmailu:

Archiwizowanie wielu wiadomości e-mail na urządzeniu mobilnym

Aby zarchiwizować wiele e-maili za jednym razem, możesz najpierw zaznaczyć je wszystkie, a następnie nacisnąć przycisk archiwizacji w prawym górnym rogu.

1. Wybierz rozmowę e-mail, naciskając ją długo w aplikacji Gmail lub dotykając awatara.
2. Wybierz inne rozmowy, dotykając awatara/ikony obok każdej rozmowy – może to być zdjęcie profilowe/awatar lub litera.
3. Po wybraniu wszystkich e-maili, które chcesz zarchiwizować, kliknij przycisk archiwizacji u góry skrzynki pocztowej.

Skoro wysłaliśmy te e-maile do archiwum, dokąd tak naprawdę trafiają?

Gdzie trafiają zarchiwizowane e-maile?

Czy uwierzyłbyś, że w Twojej głównej skrzynce odbiorczej w Gmailu nie znajdziesz wszystkich swoich e-maili? Za każdym razem, gdy naciśniesz przycisk Archiwizuj w e-mailu, Gmail usunie go z głównej skrzynki odbiorczej, ale nadal pozostanie z wszystkimi pozostałymi wiadomościami. Po prostu kliknij opcję „Wszystkie” na lewym pasku bocznym, a będziesz mógł wyświetlić wszystkie zarchiwizowane wiadomości e-mail wraz z wiadomościami w skrzynce odbiorczej. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, przygotowaliśmy dla Ciebie przewodnik, który pokaże Ci, jak znaleźć zarchiwizowane e-maile w Gmailu.

Czy istnieje folder archiwum?

W przeciwieństwie do innych dostawców usług e-mail, Gmail nie ma osobnego folderu Archiwum. Zamiast tego ma oddzielny folder „Skrzynka odbiorcza” i „Wszystkie wiadomości”. To po prostu inna metoda osiągnięcia tych samych rezultatów.

Domyślnie Twój e-mail pojawi się zarówno w folderze „Skrzynka odbiorcza”, jak i „Wszystkie wiadomości”. Zarchiwizacja spowoduje usunięcie go ze „Skrzynki odbiorczej”, ale pozostanie wszędzie tam, gdzie powinien.

Gdzie są przechowywane moje zarchiwizowane e-maile?

W następnej sekcji omówimy, gdzie znaleźć zarchiwizowaną pocztę e-mail. Jeśli jednak ciekawi Cię, gdzie Gmail przechowuje dane zarchiwizowanych e-maili, po prostu pozostają one dokładnie tam, gdzie zawsze. Archiwizując e-maile, nie będziesz mógł wyczyścić miejsca w Gmailu!

Nie spowoduje to usunięcia żadnych załączników ani rozmów.

Jak znaleźć zarchiwizowaną pocztę e-mail w Gmailu

Masz kilka opcji w zależności od tego, kiedy zarchiwizowałeś e-mail, którego szukasz:

Znajdź go w folderze „Wszystkie wiadomości”.

Folder „Wszystkie wiadomości” jest fabrycznie wbudowany w każde konto Gmail. W tym folderze możesz także znaleźć wszystkie zarchiwizowane e-maile, ponieważ nigdy go nie opuściły. Instrukcje są takie same dla dysków do komputerów stacjonarnych i smartfonów.

• Przejdź do witryny Gmail lub otwórz aplikację Gmail na swoim urządzeniu.
• Poszukaj folderu „Wszystkie wiadomości” na lewym pasku bocznym.
• Kliknij na to, a zobaczysz wszystkie e-maile, łącznie z tymi, które właśnie zarchiwizowałeś.

Czy masz problem ze znalezieniem folderu „Wszystkie” w Gmailu? Prawdopodobnie jest ukryty pod opcją „Więcej” na pasku bocznym!

Sprawdź etykiety

Jeśli często przypisujesz etykiety do swojego e-maila, powinieneś móc je znaleźć pod odpowiednią etykietą. Nawet jeśli zarchiwizujesz wiadomość e-mail, pozostanie ona pod przypisaną jej etykietą. Po prostu kliknij etykietę powiązaną z zarchiwizowaną wiadomością e-mail, której szukasz, aby ją znaleźć.

Wyszukaj swój e-mail

Jest to przydatne, jeśli pamiętasz szczegółowe informacje na temat zarchiwizowanej wiadomości e-mail. Może to być nazwa nadawcy, słowo kluczowe, a nawet sama data. Możesz skorzystać z paska wyszukiwania u góry aplikacji Gmail i wprowadzić odpowiednie informacje. Gmail wyświetli wszystkie pasujące wyniki, w tym zarchiwizowane e-maile.

Wskazówki i porady dotyczące wyszukiwania w Gmailu

Gmail oferuje zaawansowane operatory wyszukiwania, które pomogą Ci zawęzić wyszukiwanie. Na przykład możesz użyć słowa „is:unread” w pasku wyszukiwania, a następnie słów kluczowych, aby wyświetlić tylko te wyniki, które nie zostały jeszcze oznaczone jako przeczytane.

Jak przeglądać tylko zarchiwizowane wiadomości e-mail w Gmailu

Gmail ma operator wyszukiwania „in:archive”, który możesz wpisać w polu wyszukiwania, aby wyświetlić tylko zarchiwizowane e-maile. Jest to szczególnie przydatne, jeśli szukasz wiadomości e-mail tylko w folderze zarchiwizowanym, a nie gdziekolwiek indziej.

Dodatkowi operatorzy wyszukiwania

Mogą one być przydatne, jeśli chcesz jeszcze bardziej zawęzić wyniki wyszukiwania.

Dostępnych jest także wielu innych operatorów, a ich pełną i aktualną listę znajdziesz w witrynie pomocy technicznej Gmaila.

Czy możesz wyświetlić, przeczytać lub odpowiedzieć na zarchiwizowaną wiadomość e-mail?

Tak, nadal możesz przeglądać, czytać i odpowiadać na zarchiwizowane e-maile w Gmailu. Podobnie jak w przypadku większości innych dostawców poczty e-mail, archiwizacja wiadomości e-mail po prostu zmienia sposób jej uporządkowania w skrzynce pocztowej. W rzeczywistości nie zmienia to ani nie ogranicza żadnej funkcjonalności.

Aby wyświetlić, przeczytać lub odpowiedzieć na zarchiwizowaną wiadomość e-mail w Gmailu:

1. Otwórz zarchiwizowaną wiadomość e-mail — znajdź wiadomość e-mail, którą chcesz przeczytać lub na którą chcesz odpowiedzieć, w folderze „Wszystkie wiadomości”. Jeśli nie możesz znaleźć wiadomości e-mail, której szukasz, po prostu postępuj zgodnie z samouczkiem z poprzedniej sekcji. Kliknij wiadomość e-mail, aby ją otworzyć i wyświetlić rozmowę.
2. Odpowiedz na wiadomość e-mail — po otwarciu zarchiwizowanej wiadomości e-mail możesz kliknąć przycisk „Odpowiedz” (zwykle znajdujący się na dole lub u góry wiadomości e-mail), aby utworzyć i wysłać odpowiedź dokładnie tak, jak zwykle.

Jak rozarchiwizować wiadomość e-mail w Gmailu?

Przywrócenie archiwizacji wiadomości e-mail w Gmailu jest prostym procesem. Po rozpakowaniu wiadomości e-mail zostanie ona przeniesiona z folderu „Wszystkie wiadomości” do głównej skrzynki odbiorczej, aby ułatwić do niej dostęp. Nadal będzie dostępna w obu folderach dokładnie tak, jak zawsze.

Oto jak możesz cofnąć archiwizację wiadomości e-mail w Gmailu:

1. Przejdź do zarchiwizowanych wiadomości e-mail — postępuj zgodnie z instrukcjami zawartymi w powyższych sekcjach, aby znaleźć zarchiwizowane wiadomości e-mail.
2. Otwórz wiadomość e-mail lub zaznacz ją za pomocą pola wyboru
3. Przenieś do skrzynki odbiorczej — kliknij przycisk „Przenieś do skrzynki odbiorczej” u góry konwersacji e-mail, aby zasadniczo cofnąć jej archiwizację.

Zrobione! E-mail nie jest teraz zarchiwizowany i możesz go znaleźć w głównej skrzynce odbiorczej, gdzie możesz go przeczytać lub odpowiedzieć na niego, tak jak na każdy inny e-mail. Unarchiwizacja pomaga przenieść ważne e-maile z powrotem do aktywnego obszaru roboczego, zapewniając łatwy dostęp i lepszą organizację.

Jak uporządkować zarchiwizowane e-maile za pomocą etykiet?

Porządkowanie zarchiwizowanych e-maili za pomocą etykiet w Gmailu to świetny sposób na kategoryzację wiadomości i zarządzanie nimi. Etykiety działają jak foldery i pomagają grupować powiązane e-maile. Etykiet możesz także używać do porządkowania innych e-maili, nie tylko tych zarchiwizowanych.

1. Przejdź do wiadomości e-mail, którą chcesz oznaczyć etykietą – jeśli wiadomość e-mail została już zarchiwizowana, możesz postępować zgodnie z przewodnikiem w powyższej sekcji, jeśli nie wiesz, jak znaleźć zarchiwizowaną wiadomość e-mail.

2. Kliknij ikonę „Etykiety” – oto zrzut ekranu przedstawiający, jak to wygląda. Znajdziesz ją bezpośrednio nad konwersacją w Gmailu.
   

3. Wybierz etykietę lub Utwórz ją — wybierz etykietę z listy lub wpisz etykietę, aby ją utworzyć
   

Spowoduje to przypisanie etykiety do otwartej wiadomości e-mail, po czym będziesz mógł ją znaleźć na lewym pasku bocznym w Gmailu. Kliknięcie etykiety na pasku bocznym spowoduje otwarcie folderu, w którym możesz wyświetlić wszystkie zawarte w nim rozmowy e-mailowe.

Jakich etykiet mogę używać, aby uporządkować pocztę Gmail?

Oto pięć sugestii dotyczących etykiet, które pomogą Ci uporządkować skrzynkę pocztową Gmaila:

Zadanie do wykonania — użyj tej etykiety, aby oznaczyć wiadomości e-mail wymagające Twojej uwagi lub wykonania działania. Może obejmować zadania, działania następcze lub oczekujące rozmowy wymagające odpowiedzi.

Finanse — użyj tej etykiety w przypadku wiadomości e-mail zawierających ważne informacje lub rachunki, których możesz potrzebować w przyszłości. Mogą obejmować rachunki, faktury lub powiadomienia o transakcjach bankowych.

Osobiste — użyj tej etykiety w przypadku wiadomości e-mail związanych ze sprawami osobistymi, takimi jak komunikacja w rodzinie, finanse osobiste lub wydarzenia towarzyskie.

Praca — utwórz tę etykietę, aby uporządkować wiadomości e-mail związane z konkretnymi zadaniami służbowymi lub przydziałami. Może pomóc w szybkim znalezieniu odpowiednich rozmów i dokumentów.

Podróże – użyj tej etykiety, aby śledzić e-maile związane z podróżami, w tym plany podróży, rezerwacje hoteli, bilety i przewodniki turystyczne.

Pamiętaj, że możesz dostosować etykiety do swoich unikalnych potrzeb i preferencji. System etykietowania Gmaila umożliwia łatwe tworzenie i edytowanie etykiet oraz zarządzanie nimi. Możesz także automatycznie oznaczać i archiwizować wiadomości e-mail, co ułatwia utrzymanie dobrze zorganizowanej skrzynki odbiorczej.

Automatyczna archiwizacja wiadomości e-mail w Gmailu

Gmail jest wyposażony w mnóstwo wydajnych i inteligentnych narzędzi, które pomogą Ci usprawnić korzystanie z poczty e-mail. Jeśli chodzi o archiwizację, możesz zastosować kilka sprytnych trików, które pozwolą Twojemu Gmailowi ​​na automatyczne oznaczanie i archiwizowanie zgodnie z Twoimi preferencjami.

Załóżmy, że chcesz zarchiwizować e-maile z serwisu Netflix:

1. Wyszukaj „from:netflix” na pasku wyszukiwania Gmaila i kliknij „Wyszukiwanie zaawansowane” poniżej.

1. Kliknij „Utwórz filtr” – jeśli chcesz odfiltrować tylko wiadomości e-mail z serwisu Netflix dotyczące logowań na nowych urządzeniach, wpisz „Nowe urządzenie” w polu „Zawiera słowa”.

1. W następnym kroku możesz powiedzieć Gmailowi, co ma zrobić, gdy nadejdzie nowy e-mail zgodny z utworzonym przez nas filtrem. Zamierzamy to ustawić w następujący sposób:
   

2. Kliknij „Utwórz filtr” i gotowe.

Wyjaśnijmy różne opcje, z których korzystaliśmy.

• Pomiń skrzynkę odbiorczą (zarchiwizuj) – spowoduje to automatyczne zarchiwizowanie wiadomości e-mail i nie pojawi się ona w głównej skrzynce odbiorczej.
• Oznacz jako przeczytane – oczywiste.
• Zastosuj etykietę – ułatwi to znalezienie, możesz także utworzyć niestandardową etykietę „Netflix”.
• Kategoryzuj jako – ułatwi znalezienie, podobnie jak na etykiecie.
• Zastosuj także filtr do pasujących rozmów – Gmail przejrzy Twoją bieżącą skrzynkę pocztową i znajdzie wszystkie e-maile, które utworzyły ten filtr, a następnie wykona powyższe kroki dla wszystkich pasujących e-maili.

Pamiętaj, że robiąc to, wszystkie e-maile związane z kontem będziesz umieszczać bezpośrednio w swoim archiwum. Te e-maile obejmują aktualizacje zabezpieczeń, takie jak logowanie nowego urządzenia do Twojego konta. Aby zignorować te e-maile, możesz wpisać „Nowe urządzenie” w polu „Nie ma” na pierwszej stronie tworzenia filtra.

Jak anulować automatyczną archiwizację poczty e-mail

Stworzyliśmy filtr, który automatycznie sprawdza przychodzące wiadomości e-mail, a następnie odpowiednio je przetwarza. Aby anulować ten proces, musimy usunąć dany filtr.

1. Otwórz Gmaila w przeglądarce na komputerze i kliknij ikonę Ustawienia w prawym górnym rogu, a następnie kliknij „Pokaż wszystkie ustawienia”.
2. Przejdź do zakładki „Filtry i zablokowane adresy”.
3. Znajdź filtr, który chcesz edytować lub usunąć. Kliknij przycisk usuwania obok filtra, aby zatrzymać automatyczne przetwarzanie przez Gmaila pasujących e-maili.

Możesz także edytować filtry na tym samym ekranie, jeśli chcesz wprowadzić zmiany w automatycznym procesie selekcji i sposobie, w jaki Gmail je obsługuje.

Czy mogę usunąć zarchiwizowaną wiadomość e-mail?

Tak, możesz usunąć zarchiwizowaną wiadomość e-mail, dokładnie tak samo, jak możesz usunąć każdą inną wiadomość ze swojej skrzynki pocztowej. Archiwizacja wiadomości e-mail w Gmailu lub u innych dostawców poczty e-mail nie uniemożliwia jej późniejszego usunięcia, jeśli nie potrzebujesz już wiadomości e-mail lub chcesz trwale usunąć ją ze swojego konta.

1. Przejdź do zarchiwizowanej wiadomości e-mail — jeśli nie wiesz, jak znaleźć zarchiwizowaną wiadomość e-mail, możesz skorzystać z przewodnika podanego w powyższej sekcji.
2. Usuń rozmowę – wybierz wiadomość e-mail, którą chcesz usunąć, i kliknij ikonę kosza. Spowoduje to wysłanie go do Kosza, gdzie Gmail automatycznie go usunie po 30 dniach.
3. Trwale usuń rozmowę — przejdź do kosza i wybierz rozmowę, którą chcesz trwale usunąć. Następnie kliknij przycisk Usuń na zawsze, który pojawi się na górze listy e-mailowej.

Pamiętaj, że nie ma możliwości odzyskania wiadomości e-mail po jej trwałym usunięciu. Skorzystaj z rozszerzenia eksportu poczty e-mail MailMeteor, aby zachować lokalną kopię usuniętych wiadomości e-mail na wypadek konieczności ponownego przejrzenia ich w przyszłości.

Często Zadawane Pytania

Archiwizacja to przydatna funkcja, co do której wiele osób ma pytania. Oto niektóre z najczęściej zadawanych pytań.

Wniosek

Opanowanie sztuki archiwizowania e-maili w Gmailu może naprawdę zrewolucjonizować zarządzanie pocztą e-mail. Wykonując proste kroki opisane w tym artykule, możesz bez wysiłku uporządkować swoją skrzynkę odbiorczą i zachować w niej porządek. Archiwizowanie wiadomości e-mail pomaga zachować ważne informacje bez zapychania głównej skrzynki odbiorczej. Zapewnia, że ​​w razie potrzeby możesz łatwo zlokalizować poprzednie wiadomości.

Rozumiejąc różnicę między archiwizacją a usuwaniem, możesz zapobiec przypadkowej utracie danych i zapewnić bezpieczeństwo cennych rozmów. Wykorzystaj etykiety i filtry, aby jeszcze bardziej usprawnić przepływ pracy e-mail, kategoryzując e-maile w celu szybkiego wyszukiwania.

Dzięki zaawansowanej funkcji wyszukiwania Gmaila znalezienie zarchiwizowanych e-maili staje się proste, oszczędzając cenny czas i zwiększając produktywność. Więc po co czekać? Już dziś przejmij kontrolę nad swoją skrzynką odbiorczą Gmaila i ciesz się korzyściami płynącymi z uporządkowanego i dobrze zorganizowanego środowiska poczty e-mail. Miłej archiwizacji!