So schreiben Sie eine Terminbestätigungs-E-Mail (mit Vorlagen)

Bereiten Ihnen verpasste Termine Kopfschmerzen und kosten Ihr Unternehmen wertvolle Zeit und Geld? In dieser Kurzanleitung zeigen wir Ihnen, wie Sie eine Terminbestätigungs-E-Mail versenden. Damit Sie klare Erwartungen an Ihre Kunden formulieren, Nichterscheinen reduzieren und wie ein Profi auftreten können, dem sie vertrauen können.

Nichterscheinen sind eine Plage für Ihr Unternehmen. Sie investieren Zeit, Ressourcen und Personal, um sich auf einen geplanten Termin vorzubereiten, nur um dann festzustellen, dass der Kunde nicht erscheint.

Dies ist nicht nur eine verpasste Chance. Es ist auch ein finanzieller Rückschlag. Eine Situation, die sich negativ auf Ihr Geschäftsergebnis auswirken und Ihr Geschäft gefährden kann.

Glücklicherweise können Sie dieses Risiko mindern, Nichterscheinen reduzieren und die Kundenzufriedenheit verbessern, indem Sie Terminbestätigungs-E-Mails versenden.

In dieser Kurzanleitung erklären wir, was eine Terminbestätigungserinnerung ist und warum die Bestätigung Ihrer Termine per E-Mail Ihrem Unternehmen helfen kann.

Außerdem erklären wir Ihnen, wie Sie eine Terminbestätigungsnachricht schreiben und stellen Ihnen einige unserer beliebtesten E-Mail-Vorlagen vor.

Hört sich gut an? Dann lasst uns gleich einsteigen ️

• Was ist eine Terminbestätigungs-E-Mail?
• Warum Terminbestätigungserinnerungen versenden?
• Wie schreibe ich eine Terminbestätigungs-E-Mail?
• Die besten E-Mail-Vorlagen für die Terminbestätigung

Was ist eine Terminbestätigungs-E-Mail?

Eine Terminbestätigungs-E-Mail ist eine Art elektronische Kommunikation, die Sie an Ihre Kunden senden können, um die Details eines geplanten Treffens zu bestätigen.

Ihre E-Mail sollte relevante Informationen wie Datum, Uhrzeit, Ort und Zweck des Termins sowie Ihre Kontaktdaten enthalten.

Von medizinischen Untersuchungen bis hin zu Serviceterminen und Vorstellungsgesprächen sind Terminbestätigungs-E-Mails in vielen Branchen zur Standardpraxis geworden.

Diese Art von E-Mail kann dazu beitragen, Terminkonflikte zu reduzieren und sicherzustellen, dass beide Parteien hinsichtlich der geplanten Besprechung einer Meinung sind.

Warum Terminbestätigungserinnerungen versenden?

Es gibt eine Reihe von Gründen, warum Sie darüber nachdenken sollten, Ihren Kunden Bestätigungserinnerungen zu senden ️

• No-Show-Raten – Durch das Versenden einer Erinnerung an Ihre Kunden an ihre bevorstehenden Termine kann die Wahrscheinlichkeit von Nichterscheinen erheblich verringert werden, sodass Sie Zeit, Geld und Ressourcen sparen können.
• Kundenzufriedenheit – Durch das Einfügen von Links zum Umplanen oder Stornieren von Terminen in Ihre Bestätigungs-E-Mail können Ihre Kunden ihre Pläne bei Bedarf problemlos anpassen.
• Optimierte Kommunikation – Wenn Sie Ihrem Kunden einen klaren Kommunikationskanal bieten und ihm ermöglichen, alle notwendigen Termindetails an einem Ort zu finden, verringert sich das Risiko von Verwirrung.
• Markenimage – Die Bestätigung Ihres Termins per E-Mail zeugt von Professionalität und Höflichkeit, stärkt Ihr Markenimage und hilft Ihnen, Vertrauen bei Ihren Kunden aufzubauen.
• Rechtsschutz – Das Versenden einer Terminbestätigungs-E-Mail kann auch als rechtliche Dokumentation vereinbarter Leistungen dienen und Ihr Unternehmen im Streitfall schützen.

Möchten Sie diese Strategie für Ihr Unternehmen umsetzen? Hier finden Sie alles, was Sie über die Erstellung einer Terminbestätigungs-E-Mail mit hohem ROI wissen müssen.

Wie schreibe ich eine Terminbestätigungs-E-Mail?

Nachdem wir über 1.000 Terminerinnerungen verschickt haben, haben wir eine bewährte Formel zum Verfassen effektiver Terminbestätigungs-E-Mails entwickelt.

1. Wählen Sie eine klare Betreffzeile

Ihre Betreffzeile ist das Erste, was Ihr Empfänger sieht. Machen Sie es also informativ. Ihre Betreffzeile sollte den Inhalt Ihrer Nachricht genau widerspiegeln.

Versuchen Sie, klar und prägnant zu sein, da es sonst auf Mobilgeräten möglicherweise abgeschnitten wird. Wir empfehlen Ihnen, nicht mehr als 9 Wörter und 60 Zeichen zu verwenden.

Hier sind einige Beispiele für Betreffzeilen, die wir hier bei Mailmeteor gerne verwenden, wenn wir Terminbestätigungs-E-Mails schreiben

• Bestätigung Ihrer Ernennung bei [Unternehmen]
• Ihr Termin mit [Name] am [Standort]
• Bevorstehender Termin mit Dr. [Name]
• Wir können es kaum erwarten, Sie zu sehen!
• Kurze Erinnerung

Benötigen Sie weitere Hilfe? Schauen Sie sich unseren kostenlosen E-Mail-Betreffzeilengenerator an, um IA-gestützte Empfehlungen zu erhalten, die Ihnen helfen, Ihren E-Mail-Betreff zu optimieren und Ihre Öffnungsraten zu verbessern.

2. Personalisieren Sie Ihre Begrüßung

Nennen Sie Ihren Empfänger beim Namen. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Nachricht mit einer persönlichen Begrüßung beginnen, z. B. „Liebe Sarah“.

Dadurch fühlt sich Ihr Empfänger einzigartig und verleiht Ihrer Kommunikation eine menschliche Note, was die Kundenbindung verbessern kann.

Mit der Hilfe von Mailmeteor, der führenden E-Mail-Marketing-Plattform für Gmail-Benutzer, können Sie Ihre E-Mails ganz einfach in großem Umfang personalisieren.

Sie können alles in Ihrer E-Mail anpassen, einschließlich der Betreffzeile. Erfahren Sie, wie Sie Ihre E-Mails personalisieren, um mehr Klicks und Öffnungen zu erzielen.

3. Drücken Sie Ihre Dankbarkeit aus

Sie können Ihre E-Mail beginnen, indem Sie Ihre Dankbarkeit für die Entscheidung des Empfängers zum Ausdruck bringen, einen Termin mit Ihrem Unternehmen zu vereinbaren.

Es könnte etwas so Einfaches sein wie „Vielen Dank, dass Sie sich für [Unternehmen] für Ihre bevorstehende [Dienstleistung] entschieden haben.“

Dies ist eine einfache, aber effektive Möglichkeit, Respekt für die Zeit und Mühe Ihres Kunden zu vermitteln. Es kann auch dazu beitragen, eine positive Stimmung zu erzeugen und die Kundenzufriedenheit zu verbessern.

4. Geben Sie Buchungsdetails an

Stellen Sie sicher, dass Sie in Ihrer E-Mail alle wichtigen Details zum Termin angeben, z. B. Datum, Uhrzeit und Ort.

Dadurch können beide Parteien sicherstellen, dass sie auf dem gleichen Stand sind, und mögliche Missverständnisse werden vermieden.

Ihr Empfänger sollte genau wissen, wann und wo der Termin stattfinden wird. Lassen Sie keinen Raum für Unklarheiten.

Möglicherweise möchten Sie auch den Zweck des Treffens aufschreiben, um Erwartungen zu wecken und Ihrem Kunden die Möglichkeit zu geben, sich darauf vorzubereiten.

Informieren Sie den Empfänger außerdem unbedingt darüber, ob er bestimmte Dokumente mitbringen soll oder ob Sie spezielle Anweisungen für ihn haben.

5. Erläutern Sie Ihre Stornierungsbedingungen

Pläne ändern sich. Die ganze Zeit. Stellen Sie daher sicher, dass Sie Ihren Kunden etwas Flexibilität bieten, indem Sie bei Bedarf eine einfache Möglichkeit bieten, ihren Termin zu verschieben oder abzusagen.

Versuchen Sie, einen ausgewogenen Ansatz zu schaffen, der sowohl die betrieblichen Anforderungen Ihres Unternehmens als auch die Bedürfnisse Ihrer Kunden berücksichtigt.

Der beste Weg, dies zu erreichen, besteht darin, eine klare Richtlinie in Ihren Terminbestätigungsprozess zu integrieren. Du könntest zum Beispiel etwas sagen wie ️

„Wenn Sie diesen Termin verschieben oder absagen müssen, bitten wir Sie, uns mindestens 24 Stunden im Voraus zu benachrichtigen.“

Legen Sie vorab die Regeln fest und fördern Sie eine klare Kommunikation. Dadurch wird die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen und Streitigkeiten erheblich verringert.

6. Fügen Sie Ihre Kontaktinformationen hinzu

Geben Sie abschließend Ihre Kontaktdaten am Ende Ihrer Terminbestätigungsnachricht oder in Ihrer E-Mail-Signatur an.

Machen Sie es Ihrem Empfänger leicht, sich an Sie oder eine andere Person in Ihrer Organisation zu wenden, wenn er Fragen oder Bedenken hat oder Hilfe benötigt.

Wenn Sie noch keine E-Mail-Signatur haben, können Sie diese dank unseres Online-Signaturgenerators in wenigen Minuten erstellen.

Die besten E-Mail-Vorlagen für die Terminbestätigung

Suchen Sie nach Inspiration für die Erstellung Ihrer Terminbestätigungs-E-Mail? Wir haben drei hilfreiche Vorlagen für Sie zusammengestellt, die Ihren kreativen Prozess ankurbeln und Ihnen dabei helfen, eine hervorragende Bestätigungs-E-Mail für Ihre Kunden zu erstellen.

E-Mail zur Bestätigung eines professionellen Termins

Betreff: Bestätigung Ihrer Ernennung bei [Unternehmen]

Sehr geehrter [Name des Kunden],

Ich hoffe, diese E-Mail kommt bei Ihnen an. Wir schreiben Ihnen, um Ihren bevorstehenden Termin mit [Unternehmen] am [Datum] um [Uhrzeit] zu bestätigen. Ihr Termin findet unter [Adresse] statt.

Wenn Sie diesen Termin verschieben oder absagen müssen, teilen Sie uns dies bitte mindestens [Mitteilungsfrist] im Voraus mit.

Vielen Dank, dass Sie sich für [Unternehmen] entschieden haben, und wir freuen uns auf ein Treffen mit Ihnen am [Datum].

Mit freundlichen Grüßen [Ihre Unterschrift]

E-Mail-Vorlage für die Bestätigung eines Remote-Meetings

Betreff: Kurze Erinnerung

Sehr geehrter [Name des Kunden/Kollegen],

Ich hoffe dir geht es gut. Nur eine kurze Anmerkung zur Bestätigung unseres Remote-Meetings am [Datum] um [Uhrzeit] über [Meeting-Plattform].

Wenn Sie Fragen haben oder einen neuen Termin vereinbaren müssen, lassen Sie es mich bitte wissen. Ich freue mich auf unsere Diskussion bezüglich [Zweck des Treffens].

Wenn Sie Hilfe benötigen oder vor der Besprechung Fragen haben, können Sie sich jederzeit an uns wenden.

Herzliche Grüße, [Ihr Name]

E-Mail-Vorlage für die Bestätigung eines Vorstellungsgesprächs

Betreff: [Kandidatenname] x [Unternehmen]

Lieber [Name des Kandidaten],

Wir freuen uns, Ihr Vorstellungsgespräch für die Position [Stellenbezeichnung] bei [Unternehmen] zu bestätigen. Das Vorstellungsgespräch ist für den [Datum] um [Uhrzeit] geplant und findet am [Ort] statt.

Wenn Sie einen neuen Termin vereinbaren müssen oder Fragen haben, wenden Sie sich bitte an uns unter [Kontaktinformationen]. Wir freuen uns über Ihr Interesse, unserem Team beizutreten, und freuen uns darauf, Sie kennenzulernen.

Herzliche Grüße, [Ihre Unterschrift]

Häufig gestellte Fragen