Comment rédiger un e-mail de confirmation de rendez-vous (avec des modèles)

Les rendez-vous manqués vous causent-ils des maux de tête et coûtent-ils du temps et de l’argent précieux à votre entreprise ? Dans ce guide rapide, nous allons vous montrer comment envoyer un e-mail de confirmation de rendez-vous. Afin que vous puissiez définir des attentes claires pour vos clients, réduire les non-présentations et ressembler à un professionnel en qui ils peuvent avoir confiance.

Les non-présentations sont un fléau pour votre entreprise. Vous investissez du temps, des ressources et du personnel pour préparer un rendez-vous programmé, mais le client ne se présente pas.

Ce n’est pas seulement une occasion manquée. C'est aussi un revers financier. Une situation qui peut nuire à vos résultats et mettre en péril votre entreprise.

Heureusement, vous pouvez atténuer ce risque, réduire les non-présentations et améliorer la satisfaction des clients en envoyant des e-mails de confirmation de rendez-vous.

Dans ce guide rapide, nous expliquerons ce qu'est un rappel de confirmation de rendez-vous et pourquoi la confirmation de vos rendez-vous par e-mail peut aider votre entreprise.

Nous expliquerons également comment rédiger un message de confirmation de rendez-vous et partagerons certains de nos modèles d'e-mails préférés.

Ça a l'air bien? Alors allons-y directement ️

• Qu'est-ce qu'un email de confirmation de rendez-vous ?
• Pourquoi envoyer des rappels de confirmation de rendez-vous ?
• Comment rédiger un email de confirmation de rendez-vous ?
• Meilleurs modèles d'e-mails de confirmation de rendez-vous

Qu'est-ce qu'un email de confirmation de rendez-vous ?

Un e-mail de confirmation de rendez-vous est un type de communication électronique que vous pouvez envoyer à vos clients pour confirmer les détails d'une réunion programmée.

Votre e-mail doit inclure des informations pertinentes, telles que la date, l'heure, le lieu et l'objet du rendez-vous, ainsi que vos coordonnées.

Des examens médicaux aux rendez-vous de service et aux entretiens d'embauche, les e-mails de confirmation de rendez-vous sont devenus une pratique courante dans de nombreux secteurs.

Ce type d'e-mail peut aider à réduire les conflits de planification et à garantir que les deux parties sont sur la même longueur d'onde concernant la réunion programmée.

Pourquoi envoyer des rappels de confirmation de rendez-vous ?

Il existe un certain nombre de raisons pour lesquelles vous voudrez peut-être envisager d'envoyer des rappels de confirmation à vos clients ️

• Tarifs de non-présentation – L'envoi d'un rappel à vos clients concernant leurs rendez-vous à venir peut réduire considérablement le risque de non-présentation, vous permettant ainsi d'économiser du temps, de l'argent et des ressources.
• Satisfaction client – ​​L'inclusion de liens pour reprogrammer ou annuler des rendez-vous dans votre e-mail de confirmation permet à vos clients d'ajuster facilement leurs plans en cas de besoin.
• Communication rationalisée – Fournir à votre client un canal de communication clair et lui permettre de trouver tous les détails nécessaires du rendez-vous en un seul endroit réduit les risques de confusion.
• Image de marque – Confirmer votre rendez-vous par e-mail fait preuve de professionnalisme et de courtoisie, ce qui renforce votre image de marque et vous aide à établir la confiance avec vos clients.
• Protection juridique – L'envoi d'un e-mail de confirmation de rendez-vous peut également servir de documentation juridique sur les services convenus et protéger votre entreprise en cas de litige.

Vous souhaitez mettre en œuvre cette stratégie pour votre entreprise ? Voici tout ce que vous devez savoir pour créer un e-mail de confirmation de rendez-vous à retour sur investissement élevé.

Comment rédiger un email de confirmation de rendez-vous ?

Après avoir envoyé plus de 1 000 rappels de rendez-vous, nous avons mis au point une formule éprouvée pour rédiger des e-mails de confirmation de rendez-vous efficaces.

1. Choisissez une ligne d'objet claire

Votre ligne d'objet est la première chose que votre destinataire verra. Alors rendez-le informatif. Votre ligne d'objet doit refléter fidèlement le contenu de votre message.

Essayez d'être clair et concis, sinon il pourrait être tronqué sur les appareils mobiles. Nous vous recommandons de ne pas utiliser plus de 9 mots et 60 caractères.

Voici quelques exemples de lignes d'objet que nous aimons utiliser ici chez Mailmeteor lorsque nous rédigeons des e-mails de confirmation de rendez-vous

• Confirmation de votre rendez-vous avec [Entreprise]
• Votre rendez-vous avec [Nom] à [Lieu]
• Rendez-vous à venir avec le Dr [Nom]
• Nous avons hâte de vous voir !
• Rappel rapide

Besoin d'aide? Consultez notre générateur gratuit de ligne d'objet d'e-mail pour recevoir des recommandations basées sur l'IA qui vous aideront à optimiser l'objet de votre e-mail et à améliorer vos taux d'ouverture.

2. Personnalisez votre message d'accueil

Appelez votre destinataire par son nom. Assurez-vous de commencer votre message par un message d'accueil personnalisé, tel que « Chère Sarah ».

Cela donne à votre destinataire le sentiment d'être unique et ajoute une touche humaine à votre communication, ce qui peut améliorer l'engagement client.

Vous pouvez facilement personnaliser vos e-mails à grande échelle avec un peu d'aide de Mailmeteor, la plateforme de marketing par e-mail n°1 pour les utilisateurs de Gmail.

Vous pouvez tout personnaliser dans votre e-mail, y compris la ligne d'objet. Découvrez comment personnaliser vos e-mails pour obtenir plus de clics et d'ouvertures.

3. Exprimez votre gratitude

Vous pouvez commencer votre e-mail en exprimant votre gratitude pour la décision du destinataire de prendre rendez-vous avec votre entreprise.

Cela peut être quelque chose d'aussi simple que « Merci d'avoir choisi [Entreprise] pour votre prochain [Service] ».

Il s'agit d'un moyen simple mais efficace de faire preuve de respect pour le temps et les efforts de votre client. Cela peut également contribuer à donner un ton positif et à améliorer la satisfaction des clients.

4. Inclure les détails de la réservation

Assurez-vous d'inclure tous les détails clés concernant le rendez-vous dans votre e-mail, tels que la date, l'heure et le lieu.

Cela aide les deux parties à s'assurer qu'elles sont sur la même longueur d'onde et élimine tout malentendu potentiel.

Votre destinataire doit savoir exactement quand et où aura lieu le rendez-vous. Ne laissez aucune place à l’ambiguïté.

Vous souhaiterez peut-être également noter le but de la réunion afin de définir les attentes et permettre à votre client de s'y préparer.

De plus, assurez-vous d'informer votre destinataire si vous souhaitez qu'il apporte certains documents ou si vous avez des instructions spécifiques à son égard.

5. Expliquez votre politique d'annulation

Les plans changent. Tout le temps. Assurez-vous donc d’offrir une certaine flexibilité à vos clients en incluant un moyen simple de reprogrammer ou d’annuler leur rendez-vous si nécessaire.

Essayez de créer une approche équilibrée qui respecte à la fois les besoins opérationnels de votre organisation et ceux de vos clients.

La meilleure façon d’y parvenir est d’intégrer une politique claire dans votre processus de confirmation de rendez-vous. Par exemple, vous pourriez dire quelque chose comme ️

"Si vous devez reporter ou annuler ce rendez-vous, nous vous demandons de bien vouloir nous en informer au moins 24 heures à l'avance."

Précisez les règles à l’avance et favorisez une communication claire. Cela réduira considérablement le risque de malentendus et de différends.

6. Ajoutez vos coordonnées

Enfin, indiquez vos coordonnées à la fin de votre message de confirmation de rendez-vous ou dans votre signature email.

Aidez votre destinataire à vous contacter facilement, vous ou quelqu'un d'autre dans votre organisation, s'il a des questions, des préoccupations ou a besoin d'aide.

Si vous n'avez pas encore de signature email, vous pouvez en créer une en quelques minutes grâce à notre générateur de signature en ligne.

Meilleurs modèles d'e-mails de confirmation de rendez-vous

En quête d’inspiration pour créer votre email de confirmation de rendez-vous ? Nous vous proposons 3 modèles utiles pour relancer votre processus créatif et vous aider à créer un e-mail de confirmation exceptionnel pour vos clients.

Email de confirmation de rendez-vous professionnel

Objet : Confirmation de votre rendez-vous avec [Entreprise]

Cher [Nom du client],

J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. Nous vous écrivons pour confirmer votre prochain rendez-vous avec [Entreprise] le [Date] à [Heure]. Votre rendez-vous aura lieu à [Adresse].

Si vous devez reporter ou annuler ce rendez-vous, veuillez nous en informer au moins [Période de préavis] à l'avance.

Merci d'avoir choisi [Entreprise] et nous sommes impatients de vous rencontrer le [Date].

Cordialement, [Votre signature]

Modèle d'e-mail de confirmation de réunion à distance

Objet : Rappel rapide

Cher [Nom du client/collègue],

J'espère que vous allez bien. Juste un petit mot pour confirmer notre réunion à distance le [Date] à [Heure] via [Meeting Platform].

Si vous avez des questions ou si vous avez besoin de reporter, n'hésitez pas à me le faire savoir. J'attends avec impatience notre discussion concernant [Objectif de la réunion].

N'hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin d'aide ou si vous avez des questions avant la réunion.

Cordialement, [Votre nom]

Modèle d'e-mail de confirmation d'entretien d'embauche

Objet : [Nom du candidat] x [Entreprise]

Cher [Nom du candidat],

Nous sommes heureux de confirmer votre entretien pour le poste de [Titre du poste] chez [Entreprise]. L'entretien est prévu pour le [Date] à [Heure] et aura lieu à [Lieu].

Si vous devez reporter ou si vous avez des questions, veuillez nous contacter à [Coordonnées]. Nous apprécions votre intérêt à rejoindre notre équipe et nous avons hâte de vous rencontrer.

Cordialement, [Votre signature]

Questions fréquemment posées