Lista de verificação de integração de empresa de BPO para pequenas empresas

As empresas de terceirização de processos de negócios (BPO) podem rapidamente se tornar parte integrante de seus processos de negócios. Oferecendo back-office e serviços ao cliente, como digitalização de documentos, processamento de reclamações, entrada de dados, faturamento, processamento de pagamentos e muito mais, uma empresa de BPO pode agilizar seu processo operacional e, ao mesmo tempo, conceder à sua equipe interna mais tempo para se concentrar nos principais processos de negócios.

Encontrar o parceiro certo e integrá-lo adequadamente garante uma comunicação forte entre as equipes e uma colaboração tranquila, mas pode ser um desafio iniciar seu projeto no caminho certo.

Este artigo incluirá como avaliar, contratar e integrar sua empresa de BPO para garantir uma parceria positiva e produtiva. Siga estas dicas de integração para promover um relacionamento forte e duradouro com seu provedor de BPO.

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Lista de verificação de integração de empresa de BPO para pequenas empresas

1. Avaliando empresas de BPO
2. Contratando seu parceiro de BPO
3. Integrando seu parceiro BPO

Avaliando empresas de BPO

Ao começar a procurar um provedor de BPO, você poderá descobrir que o processo de contratação de um parceiro é mais complicado do que você espera. Independentemente dos serviços que sua equipe de BPO oferece, você deseja encontrar um parceiro que seja mais do que apenas competente. Você deseja contratar um profissional qualificado que possa agilizar suas operações, reduzir custos e melhorar a eficiência.

Para encontrar o parceiro perfeito para o seu negócio, considere estas etapas:

• Crie um orçamento e uma lista de serviços necessários
• Pesquise provedores de serviços em plataformas de avaliação como The Manifest e Clutch.
  • Pesquise com base no setor, experiência, localização e custo
  • Revise seu portfólio e trabalhos anteriores
  • Explore o site deles
  • Verifique suas credenciais
• Peça referências
• Lista de potenciais parceiros
• Entreviste os principais candidatos. Não deixe de perguntar sobre:
  • Tamanho da equipe
  • Experiência
  • Habilidades técnicas
  • Clientes anteriores
  • Estratégias de comunicação e colaboração
  • Ferramentas e fluxos de trabalho
  • Preços

Com isso em mente, você poderá restringir sua lista de possíveis empresas de BPO antes de selecionar o parceiro perfeito para o seu projeto.

Leitura adicional, ' Como escolher um provedor de BPO [com lista de verificação] '

Contratando seu parceiro de BPO

Depois de encontrar o parceiro ideal para o seu trabalho de BPO, você precisa ter certeza de que todas as partes interessadas estão alinhadas para que você possa passar pelo processo de contratação. A fase intermediária entre a seleção de um parceiro e o início do projeto é igualmente importante para garantir uma colaboração tranquila.

Certifique-se de marcar estes itens nesta fase do processo:

• Revise cuidadosamente seu contrato para garantir que seu projeto esteja bem definido.
• Identifique responsabilidades e métricas claras
• Determine as condições de pagamento
• Consulte um advogado, especialmente se tiver dúvidas específicas sobre o seu contrato.

Contanto que sua equipe sinta que seu contrato é justo e que seu parceiro será capaz de entregar, você está livre para assinar seu contrato e iniciar seu projeto. Neste momento, a equipe de vendas repassará sua conta para um gerente de projeto. A partir daí, eles serão seu principal ponto de contato.

Integrando seu parceiro BPO

A etapa final do processo de integração é quando você começa a unir a equipe deles à sua. É quando você estabelece as bases para o resto de sua parceria. Para eliminar problemas antes mesmo de começarem, faça o seguinte:

• Conecte-se com seu contato principal para recapitular os objetivos de sua parceria e garantir o alinhamento.
• Apresente aos negócios os serviços ou produtos que você oferece e descreva sua clientela para fornecer uma visão geral de sua organização.
• Forneça um plano estruturado, completo com resultados e um cronograma para cada membro da equipe. Certifique-se de fornecer toda a documentação necessária para o projeto. Dependendo dos serviços oferecidos, pode ser necessário fornecer documentos como demonstrações financeiras ou diretrizes da marca.
• Apresente sua equipe de BPO à sua equipe interna. Passe algum tempo analisando:
  • Apresentações da equipe
  • Visões gerais do projeto: incluindo metas, tarefas e resultados
  • Questões
• Se eles trabalharem em seu escritório, faça um tour para que eles se sintam confortáveis ​​trabalhando lá e possam encontrar os materiais de que precisam.
• Estabeleça linhas de comunicação entre os membros internos e externos da equipe. Isso significa adicioná-los a quadros de gerenciamento de projetos e canais de comunicação como Microsoft Teams ou Slack. Isso pode promover a colaboração e aumentar a probabilidade de sucesso do projeto.
• Forneça à sua equipe de BPO qualquer hardware ou software necessário para concluir seu trabalho. Talvez seja necessário perguntar se eles precisam de acesso a quaisquer outros recursos para garantir que sejam capazes de trabalhar com eficiência e eficácia.
• Forneça todo o treinamento necessário para que sua equipe fique a par dos processos e ferramentas internos. Isso também pode incluir documentação de processos, tutoriais e muito mais.

Você pode adaptar esse processo de integração dependendo dos serviços para os quais contratou a empresa de BPO e das necessidades exclusivas da equipe. Lembre-se de que cada provedor de serviços de BPO pode ter suas próprias estratégias exclusivas de colaboração ou integração para garantir que todos os clientes estejam satisfeitos com sua parceria.

Seja flexível e concentre-se na comunicação para manter produtivo o seu processo de integração de BPO.

Promova parcerias de longo prazo com uma forte estratégia de integração de BPO

As empresas de BPO oferecem muitos serviços que podem agilizar seus processos de negócios e tornar sua organização mais eficiente e (possivelmente) lucrativa. Ainda assim, o sucesso de uma parceria com uma empresa de BPO depende em grande parte da comunicação eficaz e da colaboração entre equipes.

Ao investir no processo de integração, você pode estabelecer as bases para um relacionamento comercial duradouro, bem-sucedido e produtivo. Reserve um tempo para encontrar a empresa de BPO perfeita para as necessidades da sua empresa. Em seguida, trabalhe no processo de contratação para esclarecer os objetivos do seu projeto e a logística necessária para cumprir esses objetivos.

Ao finalmente integrar a empresa de BPO, concentre-se em integrá-la à sua equipe interna. Use as apresentações da equipe para garantir que a comunicação se torne a base de sua parceria comercial.