Daftar Periksa Orientasi Perusahaan BPO Untuk Usaha Kecil

Perusahaan outsourcing proses bisnis (BPO) dapat dengan cepat menjadi bagian integral dari proses bisnis Anda. Menawarkan layanan back-office dan pelanggan seperti digitalisasi dokumen, pemrosesan klaim, entri data, penagihan, pemrosesan pembayaran, dan banyak lagi, perusahaan BPO dapat menyederhanakan proses operasi Anda sekaligus memberi tim internal Anda lebih banyak waktu untuk fokus pada proses bisnis inti.

Menemukan mitra yang tepat dan melakukan orientasi dengan benar akan memastikan komunikasi lintas tim yang kuat dan kolaborasi yang lancar, namun memulai proyek Anda di jalur yang benar bisa menjadi tantangan.

Artikel ini akan mencakup cara mengevaluasi, merekrut, dan mengintegrasikan perusahaan BPO Anda untuk memastikan kemitraan yang positif dan produktif. Ikuti tips orientasi ini untuk membina hubungan yang kuat dan bertahan lama dengan penyedia BPO Anda.

Mencari penyedia BPO? Mulailah pencarian Anda di The Manifest — tinjau penyedia BPO terkemuka yang menawarkan peringkat kepuasan klien yang tinggi, pengalaman industri, dan nilai terbaik untuk anggaran Anda.

Daftar Periksa Orientasi Perusahaan BPO untuk Usaha Kecil

1. Mengevaluasi Perusahaan BPO
2. Mempekerjakan Mitra BPO Anda
3. Mengintegrasikan Mitra BPO Anda

Mengevaluasi Perusahaan BPO

Saat Anda mulai mencari penyedia BPO, Anda mungkin menemukan bahwa proses mempekerjakan mitra lebih rumit dari yang Anda harapkan. Terlepas dari layanan yang diberikan tim BPO Anda, Anda ingin mencari mitra yang lebih dari sekadar kompeten. Anda ingin mempekerjakan seorang profesional terampil yang dapat menyederhanakan operasi Anda, mengurangi biaya, dan meningkatkan efisiensi.

Untuk menemukan mitra yang tepat untuk bisnis Anda, pertimbangkan langkah-langkah berikut:

• Buat anggaran & daftar layanan yang dibutuhkan
• Penyedia layanan riset di platform ulasan seperti The Manifest dan Clutch.
  • Pencarian berdasarkan industri, pengalaman, lokasi, dan biaya
  • Tinjau portofolio mereka dan pekerjaan sebelumnya
  • Jelajahi situs web mereka
  • Verifikasi kredensial mereka
• Mintalah referensi
• Pilih calon mitra
• Wawancarai pesaing teratas. Pastikan untuk bertanya tentang:
  • Ukuran tim
  • Pengalaman
  • Keterampilan teknis
  • Klien sebelumnya
  • Strategi komunikasi & kolaborasi
  • Alat dan alur kerja
  • Harga

Dengan mengingat hal ini, Anda akan dapat mempersempit daftar perusahaan BPO potensial sebelum memilih mitra yang tepat untuk proyek Anda.

Bacaan tambahan, ' Cara Memilih Penyedia BPO [Dengan Checklist] '

Mempekerjakan Mitra BPO Anda

Setelah Anda menemukan mitra ideal untuk pekerjaan BPO Anda, Anda perlu memastikan semua pemangku kepentingan selaras sehingga Anda dapat menjalani proses perekrutan. Fase peralihan antara saat Anda memilih mitra dan saat proyek dimulai sama pentingnya untuk memastikan kelancaran kolaborasi.

Pastikan untuk mencentang item berikut pada tahap proses ini:

• Tinjau kontrak Anda dengan cermat untuk memastikan bahwa proyek Anda terdefinisi dengan baik.
• Identifikasi tanggung jawab dan metrik yang jelas
• Tentukan syarat pembayaran
• Konsultasikan dengan pengacara, terutama jika Anda memiliki kekhawatiran khusus mengenai kontrak Anda.

Selama tim Anda merasa kontrak Anda adil dan mitra Anda mampu mewujudkannya, Anda bebas menandatangani kontrak dan memulai proyek Anda. Saat ini, tim penjualan akan meneruskan akun Anda ke manajer proyek. Sejak saat itu, mereka akan menjadi titik kontak utama Anda.

Mengintegrasikan Mitra BPO Anda

Langkah terakhir dari proses orientasi adalah saat Anda mulai menggabungkan tim mereka dengan tim Anda sendiri. Ini adalah saat Anda menetapkan landasan untuk sisa kemitraan Anda. Untuk menghilangkan masalah bahkan sebelum masalah tersebut dimulai, selesaikan hal berikut:

• Terhubung dengan kontak utama Anda untuk merangkum tujuan kemitraan Anda dan memastikan keselarasan.
• Perkenalkan bisnis layanan atau produk yang Anda tawarkan, dan jelaskan klien Anda untuk memberikan gambaran umum tentang organisasi Anda.
• Berikan rencana terstruktur, lengkap dengan hasil dan garis waktu untuk setiap anggota tim. Pastikan untuk memberikan dokumentasi apa pun yang mereka perlukan untuk proyek tersebut. Bergantung pada layanan yang mereka tawarkan, Anda mungkin perlu memberikan dokumen seperti laporan keuangan atau pedoman merek.
• Perkenalkan tim BPO Anda ke tim internal Anda. Luangkan waktu untuk mempelajari:
  • Perkenalan Tim
  • Ikhtisar proyek: termasuk tujuan, tugas, dan hasil
  • Pertanyaan
• Jika mereka akan bekerja di kantor Anda, berikan tur agar mereka merasa nyaman bekerja di sana dan dapat menemukan material yang mereka butuhkan.
• Membangun jalur komunikasi antara anggota tim internal dan eksternal. Ini berarti menambahkan mereka ke papan manajemen proyek dan saluran komunikasi seperti Microsoft Teams atau Slack. Hal ini dapat mendorong kolaborasi dan meningkatkan kemungkinan keberhasilan proyek.
• Berikan tim BPO Anda perangkat keras atau perangkat lunak apa pun yang mereka perlukan untuk menyelesaikan pekerjaan mereka. Anda mungkin perlu menanyakan apakah mereka memerlukan akses ke sumber daya lain untuk memastikan bahwa mereka dapat bekerja secara efisien dan efektif.
• Berikan pelatihan apa pun yang diperlukan untuk mempercepat tim Anda dalam proses dan alat internal. Ini juga dapat mencakup dokumentasi proses, tutorial, dan banyak lagi.

Anda dapat menyesuaikan proses orientasi ini bergantung pada layanan tempat Anda menyewa perusahaan BPO dan kebutuhan unik tim. Ingatlah bahwa setiap penyedia layanan BPO mungkin memiliki strategi kolaborasi atau orientasi unik mereka sendiri untuk memastikan bahwa semua klien puas dengan kemitraan mereka.

Bersikaplah fleksibel dan fokus pada komunikasi agar proses orientasi BPO Anda tetap produktif.

Menumbuhkan Kemitraan Jangka Panjang dengan Strategi Orientasi BPO yang Kuat

Perusahaan BPO menawarkan banyak layanan yang dapat menyederhanakan proses bisnis Anda dan membuat organisasi Anda lebih efisien dan (mungkin) menguntungkan. Namun, keberhasilan kemitraan dengan perusahaan BPO sangat bergantung pada komunikasi yang efektif dan kolaborasi lintas tim.

Dengan berinvestasi dalam proses orientasi, Anda dapat membangun landasan untuk hubungan bisnis yang bertahan lama, sukses, dan produktif. Luangkan waktu untuk menemukan perusahaan BPO yang tepat untuk kebutuhan perusahaan Anda. Kemudian kerjakan proses perekrutan untuk memperjelas tujuan proyek Anda dan logistik yang diperlukan untuk menyelesaikan tujuan tersebut.

Saat akhirnya bergabung dengan perusahaan BPO, fokuslah untuk mengintegrasikannya dengan tim internal Anda. Gunakan perkenalan tim untuk memastikan bahwa komunikasi menjadi landasan kemitraan bisnis Anda.