專業服務的 7 個最佳容量規劃工具

在工作負載管理、有效調度團隊資源、防止過度服務等方面，營運經理有很多事情讓他們忙碌。

您還在電子表格中處理所有這些事情嗎？

因為如果是這樣，你值得更好的。

容量規劃工具可以幫助您準確預測專案量、了解使用率和容量並優化資源。

哪種工具適合您？ 我們已經測試了一些頂級工具，並在這裡向您展示最好的工具。

什麼是容量規劃工具？

容量規劃工具是幫助企業預測未來資源需求並規劃擁有足夠容量來滿足需求的軟體。

容量管理軟體將幫助您：

• 預測未來的客戶需求和項目量（例如預測下季度您將承擔 X 個新項目）
• 評估您是否有足夠的團隊成員、顧問、創意資源和支援頻寬來處理預測的工作量
• 持續監控工作負載並根據客戶需求的波動調整所需的諮詢/創意/支援資源
• 做出明智的人員配置、僱用和分包決策，以擴大或縮小規模以滿足需求

如何選擇最佳的容量規劃工具

這將取決於您的需求。 一般來說，顧問在選擇最佳的專案管理軟體時應考慮以下標準：

• 資源預測：能夠根據歷史資料預測未來的工作負載和資源需求
• 容量分析：確定需求超出可用容量的差距
• 利用率追蹤與優化：了解資源利用率以識別瓶頸
• 報表：可視化儀表板和視圖將容量與需求預測進行比較。
• 整合：顧問公司常用的客戶管理、文件和財務工具的連接器

每個團隊需要考慮的 7 個容量規劃工具

1.斯科羅

Scoro 是一款一體化專業服務自動化平台，具有強大的資源管理和容量規劃功能。

工作負載最佳化的核心是 Scoro 的「 Planner 」工具，用於根據可用性和使用率在團隊之間分配任務。

「規劃器」提供了團隊的日程安排、可用性和能力的概述，以便輕鬆分配工作和平衡使用率。 在「天」、「週」和「月」視圖之間切換，以了解團隊能力的長期發展。

它分為兩個部分 - 左側面板上的未分配任務和右側面板上的團隊日程安排的日曆視圖。

在「規劃器」檢視上指派任務就像將任務從未指派的面板拖曳到團隊成員的行程表上一樣簡單。 根據需要將任務分成盡可能多的區塊並創建大量的粒度，或堅持對正在進行的保留人員進行高層規劃。

每個使用者的個人資料照片周圍的進度圓圈可以讓您一目了然地了解他們當前的可用性，確保您始終清楚地了解當前和未來的團隊能力。

過濾器允許按使用者、技能集、項目類型或其他屬性進行能力分析。 使用使用者標籤，您可以篩選特定技能以相應地分配工作。

Scoro 的專用「利用率報告」可比較自訂時段（如天、週或月）的歷史和預期工作負載，以預測即將到來的需求與容量。

「利用率報告」使用顏色編碼和進度條來指示過度利用率和利用率不足的比率，以便輕鬆了解當前和未來的差距。

它結合了基於任務時間表的需求預測，以提供對未來潛在利用率的可見性。

按時間、使用者、專案和其他屬性篩選粒度視圖，以分析容量不足的地方。

透過按技能集排序，您可以查看是否可以將工作從過度使用的團隊成員重新指派給具有可用性的類似團隊成員。 如果沒有，您可以根據實際或預測的需求做出明智的招募決策。

透過歷史和當前數據的容量和利用率報告以及未來預測，您擁有就專案量、團隊頻寬、招聘等做出更聰明、數據驅動的決策所需的一切。

你會喜歡什麼

Scoro 的「報告庫」擁有解決過度服務、低利潤率和不良資源分配問題所需的一切。

營運經理會喜歡「詳細」的工作報告。 該報告使您可以進一步深入了解資源利用率和效率。

要查看使用率詳細信息，請轉到“查看”，然後選取“使用率百分比”方塊。然後，按「週」或「月」將工作清單分組。 最後，將輔助分組選項設定為「使用者」。

您將能夠查看所有團隊成員以及根據追蹤時間與可用時間計算的每周利用率。

這樣可以很容易看出誰工作過度、誰未充分利用。 您還可以新增篩選器來查看可計費任務與不可計費任務的使用率百分比，以確保您的團隊的時間用於實現最高盈利能力的任務。

或按「使用者」分組，然後按「活動類型」分組，以進一步深入了解每位團隊成員的時間花在哪裡。

您也可以找到以下報告範本：

• 按項目劃分的時間使用情況
• 按項目或客戶劃分的獲利能力
• 按項目劃分的利潤
• 未來幾個月的管道預測
• 未來幾個月的團隊可用性

您也可以建立自己的儀表板。 壯舉。 執行長 Attila Probald表示，在 Scoro 之前，「我們追蹤收入、成本和利潤。 現在，我們追蹤更多的數據，並可以根據我們的需求輕鬆創建儀表板和預測 - 幾乎一切都是可衡量的！

結果，他們能夠將代理商從 0 歐元擴大到 55 萬歐元，同時為每位員工每天節省一個小時的內部工作時間。

例如，Scoro 的預設 CEO 儀表板如下所示：

核心特點

• 資源規劃工具可讓您了解資源需求並優化現在和未來的使用率
• 利用率報告和指標準確地向您顯示誰需要更多工作、誰過度工作以及未來何時可能出現容量缺口
• 使用率預測可幫助您估計未來的使用率，讓您知道何時該承擔其他項目
• 時間追蹤可以準確洞察團隊的時間實際去向，從而實現更準確的預測和獲利能力報告
• 即時報告可讓您的團隊保持高效和盈利，以了解容量、優化等
• 與其他通訊、文件、CRM 和財務工具的整合可確保一切保持一致和最新

價錢

斯科羅有四個計劃：

• 基本：每個用戶每月 26 美元
• 標準：每位使用者每月 37 美元
• 專業版：每位使用者每月 63 美元
• 最終：客製化企業定價

您可以免費試用 Scoro 14 天。

2.資源大師

ResourceGuru 提供直覺且易於使用的容​​量規劃和資源管理工具，協助您監控團隊的可用性、使用率和最佳化。

從「計劃」視圖中，可以一目了然地了解團隊的工作負載。 每個團隊成員都有自己的行，您可以在其中快速監控或調整即將進行的工作。

每列頂部的綠色或紅色細容量條顯示誰超額預訂（紅色）以及誰擁有更多容量（綠色）。

從這裡，您可以輕鬆了解團隊的長期能力，使您能夠快速評估工作量並根據需要調整專案。

在預測即將進行的項目時，「時間表」還可以輕鬆評估哪些資源可用於即將進行的項目，或何時可能需要雇用。

使用左側欄中的「搜尋或篩選器」欄，然後選擇「人員」。然後根據部門、職位、位置、技能等添加過濾器，以找到適合該職位的資源。

「日程」視圖將自動刪除任何不符合資格的人，以便您可以查看誰有空以及時間。

這使得規劃未來的工作變得更加容易，並有效確保最佳的資源分配。

你會喜歡什麼

ResourceGuru 的亮點在於其報告功能。 其強大的報告工具​​可協助您快速分析團隊整體使用率、規劃時間和可用性指標。

從「報表」視圖的「資源」標籤開始。 在頂部，您會找到高級指標。 下面，請查看按資源細分的這些指標，以了解誰已被預訂滿以及誰可能需要更多工作。

您也可以使用「篩選器」功能深入了解某些團隊或工作類型的能力。 這可以讓您更輕鬆地了解哪些團隊需要最多的支持，以及您下一步可能需要在哪裡招募。

核心特點

• 專案預測報告可讓您準確預測數量和資源容量

• 視覺化資源調度器可以鳥瞰您的團隊、專案和能力

• 衝突管理和等候名單功能可防止過度安排並改善差距和容量分析

• 集中的資源池讓您可以輕鬆找到合適的工作人員，並讓您最喜歡的自由工作者保持快速撥號

價錢

Resource Guru 提供三種付費方案：

• 蚱蜢：每人每月 5 美元
• 黑帶：每人每月 8 美元
• 碩士：每人每月12美元

提供 30 天免費試用。

3. 高效

Productive 是一款一體化機構管理軟體，提供資源容量規劃工具來管理當前和未來的工作。

「資源」視圖是您的進階儀表板，用於了解哪些內容佔用了您團隊的時間。

放大或縮小時間軸以查看每週或每月的視圖。 使用箭頭查看目前時間範圍或展望未來。

每個團隊成員行頂部的可用性指示器顯示每天預訂的總小時數，以及顯示其使用率的完成欄。 如果團隊成員超額預訂，他們的可用性指示器會變成紅色。

從這裡，您可以一目了然地了解當前、下一個、下週、下個月甚至未來幾個月的工作負載以及您的團隊對新專案的能力。

您可以透過自訂「欄位」從此視圖中取得更多資料。

在檢視標題中，前往「字段」下拉清單。 從數十個附加資料集中進行選擇以新增至此視圖，例如：

• 可用性
• 預定
• 可計費/工作時間百分比
• 成本
• 隨著時間的推移
• 暫定時間表
• 和更多

使用「欄位日期範圍」查看針對目前週、月或您選擇的任何自訂日期範圍計算的資料。

將時間分配和長期產能規劃集中於一處，可以輕鬆進行差距分析、優化資源，並確保您始終為即將進行的專案提供合適的人員配置水準。

你會喜歡什麼

Productive 中的「報告庫」可讓團隊管理需求預測、利用率最佳化和長期容量規劃。

例如，請查看「按月預測的計費利用率」報告。

此圖表以圖表形式顯示團隊的使用率，利用率百分比顯示在左側。 下面，您可以看到您的團隊有多少可用時間與計劃的客戶工作量（按月排序）進行比較。

透過預測利用率，您可以在問題出現之前採取行動。 點擊規劃超額的月份，查看哪些團隊成員的能力超額或哪些項目服務過度。

您也可以透過「佔位符」查看有多少即將進行的工作尚未指派給可用的團隊成員。

因此，您可以根據真實需求做出明智的招募決策，精確分析差距，並確保團隊成員得到充分利用。

核心特點

• 容量熱圖準確顯示誰有空以及每個人的工作負載狀況
• 未來預測工具使您能夠監控即將開展的工作的資源分配並確保所需的覆蓋範圍
• 佔位符可讓您進行情境規劃並做出更好的招募決策
• 自動化有助於優化工作流程並自動讓團隊成員了解狀況
• 包含 50 多個範本的報告庫為您的所有決策提供資料支持

4. 浮動

Float 為資源和容量規劃提供了一種簡單、視覺化的解決方案，所有這些都透過一個儀表板（即「專案計畫」）進行。

在「專案計畫」中，您會得到一個甘特圖式的專案追蹤器，按分配給每個團隊成員的任務進行細分。 從同一個視圖中，還可以看到每個人的工作量和整體能力。

甘特圖視圖上的彩色框顯示每個人的工作量或休息時間。 較大的專案階段顯示在頂行，而單獨的任務和分配顯示在每個團隊成員的列中。

若要查看團隊成員的整體能力，請按一下並拖曳行事曆中的任何日期範圍，或使用左側邊欄中的日期範圍下拉清單。

然後，使用切換開關選擇“以小時為單位顯示利用率”或“以百分比顯示利用率”。看看他們的能力。

按下「計劃外時間」、「角色」或「部門」對結果進行排序，看看誰承擔了太多任務以及您可以將專案任務重新分配給誰。 拖放任務以重新分配它們，讓您的專案繼續前進，同時優化團隊成員的使用率。

你會喜歡什麼

Float 的「人員」報告非常適合需要深入了解團隊利用率、預測過度服務以及更好地了解容量的營運經理。

您可以在“報告”部分找到它 - 切換到“人員”。

從這裡，您將看到一個長條圖，顯示團隊的總能力、按計費和非計費時間安排的工作、暫定專案、休假時間等。

當您準備好放大這些資料時，您可以在下表中看到按個人員工、部門、專案等細分的詳細資訊。

透過此表，您可以深入了解以下內容：

• 個人能力
• 預定時間
• 可計費與不可計費追蹤時間
• 指定期間的休息時間
• 加班工作
• 預定時間/容量
• 利用率%

透過在一個視圖中同時提供進階數據和詳細數據，您可以快速評估容量、最佳化、過度調度等。

核心特點

• 自訂工作時間和計費費率可幫助您了解每個人的能力 - 即使他們各不相同
• 時間追蹤可讓您即時監控預算、規劃時間與記錄時間以及工作量
• 暫定任務和占位符角色，以查看每種可能場景的影響
• 報告為您提供基於專案預算的預測產能和獲利能力的數據
• 可搜尋的團隊成員資料詳細介紹了技能、經驗、職位等，讓您可以有效地分配資源

價錢

Float 有三種定價方案：

• 入門版：每位用戶每月 6 美元
• 專業版：每位使用者每月 10 美元
• 企業：根據需求提供客製化定價

Float 提供其任一付費方案的 30 天免費試用。

5. 奔跑

Runn 是一款資源容量規劃軟體，專為需要內建場景規劃和強大預測功能的團隊而設計。

「人員規劃器」儀表板顯示整個團隊的可用性和利用率，使您能夠評估即將進行的專案的能力並快速平衡工作負載。

從這裡，您將在時間軸視圖中以一列的形式看到每個團隊成員。 您將能夠一目了然地了解某個團隊成員是否已滿員、日程安排過多或有空，如果是，則可以了解何時以及有多少時間。

這些一目了然的詳細資訊使您可以監控即將到來的利用率並防止瓶頸。

Runn 還可讓您預測即將進行的專案的不同版本可能會如何影響您團隊的工作負載和使用率。

從「專案」規劃器中，您可以建立一個正在進行中的暫定項目，甚至可以建立具有不同範圍或開始日期的多個版本。 新增暫定項目後，開啟「圖表」。

然後，打開標題中的「暫定」開關以查看所有暫定項目的影響，或從專案行單獨開啟和關閉它們，以查看不同的場景將如何影響您的團隊。

從這裡，您可以快速了解正在進行中的專案將如何影響您團隊的工作量和利用率。 使用這些數據可以了解何時聘請額外支援、要承擔哪些新項目，並在項目確認時確定能力差距。

你會喜歡什麼

Runn 的一個關鍵功能是能夠透過「佔位符」準確預測未來的招募需求。

這些使您可以查看尚未分配的未來綜合資源需求，從而做出明智的人員配置、僱用或分包決策以滿足需求。

在“人員規劃器”中查看未來的容量和工作量時，請查看有多少計劃工作分配給了“佔位者”，這些工作需要重新分配或僱用。

若要預測未來的招募需求，請開啟“每週摘要”，然後按“人員類型：佔位符”進行篩選。

然後，佔位符組容量列將顯示每週管理即將開展的工作所需的 FTE 數量。

透過這種視圖，您將獲得關於需要雇用哪些人來優化利用率並保持專案按時盈利的具體數據。

核心特點

• 視覺化容量預測圖表可幫助您保持工作負載在一段時間內的平衡以及未來的場景規劃
• 團隊成員標籤可讓您對員工進行排序和過濾，始終找到適合工作的人
• 人員和專案佔位符為您提供有關僱用人員、時間和期限的即時數據
• 有關容量、管道和利用率的報告儀表板可讓您密切關注未來的工作負載和資源需求，同時優化當前利用率

價錢

Runn 有免費方案和兩個付費方案：

• 免費：最多 5 位用戶，物品不受限制
• 專業版：每位使用者每月 8 美元
• 企業：根據客製化要求客製化定價

Runn 的 Pro Plan 提供 14 天免費試用。

6. 預測

Forecast 是一款由人工智慧驅動的容量管理工具，適用於想要最佳化資源分配和改善專案預測的團隊。

「人員安排」工具是一個互動式甘特圖，直觀地表示團隊成員隨時間的可用性和使用率。 使用率熱圖使用紅色和綠色陰影來顯示團隊成員是否分配過多或不足，顯示他們是否分配過多或不足。

點擊任何團隊成員的姓名即可查看哪些項目佔用了他們的時間。

看到很多紅色嗎？

您可以拖放任何專案或任務，將其移至其他時間或將其重新指派給能力較強的團隊成員。

利用率和可用性的即時更新清楚地顯示需要在哪裡完成工作以及如何優化資源。

您也可以使用「軟分配」和「佔位符」來指派潛在項目。

「軟分配」讓您可以為暫定項目或需求保留空間，讓您看到容量和利用率的潛在變化。

如果您不確定誰將承擔某項任務，「佔位符」可讓您將任務指派給一般角色。

開啟“使用獲勝機率”，根據贏得暫定項目的機率來分析資源需求和分配。

從這裡，您將看到最可能的容量需求和所有可能的場景，闡明您即將到來的需求以及您需要雇用哪些角色來獲得額外支援。

你會喜歡什麼

Forecast 的主要功能之一是“容量概覽”，它為團隊提供分析熱圖以可視化資源容量。 這考慮了管道獲勝的可能性，並將當前資源與所需資源進行比較。

顏色編碼的熱圖顯示總可用性、佔位項目以及軟（暫定）和硬分配。

您將自動按角色查看分組中的團隊成員，但您也可以篩選到個人級別，或使用「篩選」功能新增特定分組。

透過一目了然地顯示所有容量資料和需求預測，您可以深入了解即將到來的資源需求。 這樣可以提前更好地規劃和分配，以便立即或幾個月後順利交付專案。

核心特點

• 容量概覽儀表板為您提供有關未來需求、資源分配、容量等的詳細見解。
• 項目獲勝機率透過了解每種情況的可能性來加強需求預測
• 內部人工智慧工具的人員配置建議可協助您快速找到適合每項工作的人員
• 使用率報告讓您可以鳥瞰整個投資組合並提高效率

價錢

Forecast 根據您需要的用戶數量提供自訂定價。 他們的「核心」計畫從 25 個用戶開始。

7. 切換計劃

Toggl Plan 為小型團隊提供視覺化工作管理工具，允許資源最佳化和長期容量規劃。

在主「團隊視圖」中，您將在時間軸視圖中看到每個人分配的任務和項目。 您將自動擁有整個團隊的“團隊視圖”，但您也可以為各個部門建立“團隊視圖”。

這可以讓您更輕鬆地準確了解哪些團隊工作過度以及您可能需要雇用誰來滿足客戶需求。

在「團隊視圖」中，使用右下角的放大鏡圖示在縮放等級之間切換。

每周和每月視圖非常適合短期規劃和持續監控當前工作負載以優化資源分配。

三個月視圖和年度視圖僅突出顯示您最大的項目，讓您對未來幾季的項目量有一個高層次的了解。

Toggl Plan 的高級資料可讓您將所有計劃保存在一個地方，以便於協調並準確評估您是否擁有適當的支援頻寬來處理即將到來的工作負載。

你會喜歡什麼

營運經理會喜歡 Toggl Plan 的「可用性概述」。 它可以讓您一目了然地了解團隊在任何即將到來的時間段內的可用性、容量和使用率。

彩色條視覺化顯示每個人的預訂百分比和可用小時數。 紅色表示有人超額預訂。 懸停顯示更多詳細信息，例如總工作時間和工作量。

從這裡，您可以輕鬆地視覺化工作負載分佈。 拖放任務以重新指派工作並立即查看可用性調整。

這提供了一種根據即將到來的容量調整工作的快速方法，並允許您確保正確分配任務以實現高效的資源最佳化。

核心特點

• 視覺化團隊調度程序可讓您確定長達一年的容量和可用性。
• 拖放計畫可讓您根據專案時間表或團隊能力分配和重新分配工作
• 通知和標籤使溝通和協作變得簡單
• 與 Slack、Google Calendar、Toggl Track 等集成，讓您可以無縫管理日曆、通訊和時間跟踪

價錢

Toggl Plan 有兩個計劃：

• 團隊：每位使用者每月 8 美元
• 企業版：每位使用者每月 13.35 美元

團隊計劃可提供 14 天免費試用。

哪種工具適合您的團隊？

尋找合適的容量規劃工具需要考慮大量數據。

營運經理需要專注於預測和建模未來的工作負載，同時根據各種場景優化和平衡人員需求。

雖然您可以嘗試在電子表格中執行此操作，但適當的容量規劃工具將為您節省大量時間和麻煩，並使您的預測更加準確。

如果您準備好實施專為機構和專業服務設計的端到端解決方案，請嘗試 Scoro。 Scoro 擁有營運經理預測客戶需求、做出數據驅動決策以及隨著業務成長優化資源所需的一切。

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