如何創建電子郵件自動回复（不疏遠潛在客戶）

在互聯網的早期，美國在線 (AOL) 和雅虎 (Yahoo) 等提供商統治著電子郵件世界。 在此期間，通過電子郵件進行的在線消息傳遞就像狂野的西部。 詐騙者和垃圾郵件發送者像兔子一樣激增。

隨著時間的推移，由於很難從泥土中篩選出黃金，消費者習慣了忽略營銷電子郵件。 如今，電子郵件提供商通過自然語言處理等新技術使事情變得更加容易，或者顛覆了我們製作內容的方式。 然而，我們不能忽視電子郵件營銷中已經行之有效的功能，即電子郵件自動回复器。

我們知道您在想什麼，“通用的自動回复聽起來很機械，並且會疏遠收件人。” 如果這就是您對電子郵件自動回复器的看法，那麼您來對地方了，可以將此類錯誤信息粉碎。

什麼是電子郵件自動回复？

電子郵件自動回复器是一種工具，可發送預先編寫的消息以響應滿足預定義條件。 自動回复通常由客戶採取的操作觸發，例如購買或註冊電子郵件通訊。

雖然是一種簡單的營銷自動化形式，但電子郵件自動回复器自定義有助於為您的受眾群體構建個性化體驗。 這是通過觸發器類別、客戶標籤和括號變量等簡單功能來實現的。

自動回復和自動回復有什麼區別？

自動回復是許多電子郵件服務（包括 Gmail）的一項功能，允許用戶創建自動電子郵件回复。 這些類型的電子郵件通常是通用的並且適用於狹窄的條件。

一個典型的例子是“外出”自動回复。 對於我們許多人來說，一旦我們打開嬰兒的電源，我們的精神上就已經在度假了，如果不是身體上的話！

與自動回復不同，自動回复無法包含允許個性化消息的括號類別。 他們也無法處理與銷售漏斗中的客戶接觸點相關的電子郵件營銷。

此外，通過實施電子郵件自動回复器，您可以簡化客戶溝通，同時實現基本業務流程的自動化，例如發送收據和發票。 這不僅可以節省您的時間，還可以確保准確的財務記錄，並提供使用減稅備忘單跟踪可減稅費用的便捷方法。

為什麼使用電子郵件自動回复？

在機器學習和人工智能驅動的自動化世界中，電子郵件自動回复器可能會像數字時代的蒸汽火車一樣出現——但事實並非如此！ 如今，電子郵件自動回复服務對於小型企業和自由職業者來說仍然是有效的營銷工具。

也許您應該使用電子郵件自動回复器的主要原因之一是它們易於設置且易於使用。 無論是作為呼叫中心管理策略的一部分還是為了促進電子商務銷售，自動回复器都將在幾分鐘內幫助您上手。

使用電子郵件自動回复的其他原因包括：

節省時間：創建自動電子郵件流後，無需進行更多工作。每次新客戶註冊或購買商品時，您都可以放心，他們將收到有吸引力且相關的電子郵件內容。

培養潛在客戶：電子郵件自動回復是培養和吸引受眾的有效方法。採取行動後，我們將在幾分鐘內聯繫客戶，提供有關如何採取下一步行動的指導或常見問題的解答。

有針對性的營銷：通過使用預定義的觸發器，您可以輕鬆細分受眾群體。這樣可以對您的電子郵件內容進行更有針對性的消息傳遞。

自動化但動態：雖然電子郵件回復是預先編寫的，但大多數工具都允許在運行時輕鬆編輯和調整自動化系列。這使您能夠持續優化營銷活動和最新信息以保持相關性。

雙重選擇加入：自動回復平台允許您立即發送確認電子郵件。這對於受數據保護法（例如歐盟通用數據保護條例（GDPR））管轄的基於許可的營銷區域尤其重要。

斯托克互動：自動化電子郵件系列可以簡化信任的建立，並通過更個性化的內容改善您的客戶關係。

更多數據：使用自動回復工具可以將電子郵件營銷連接到 CRM 等其他業務工具。有了更多數據，您就可以期待更好的廣告系列優化。

自動回復電子郵件的示例

電子郵件自動回复器有很多用例。 以下是運行自動化營銷活動的幾個示例。

歡迎電子郵件和確認電子郵件

如今，我們在註冊新產品或服務時都希望收到一封快速的歡迎電子郵件。 如果少了一點，大多數消費者就會開始擔心。 在某種程度上，歡迎電子郵件是對您的品牌了解您的最新訂閱者並做好準備的確認。

（或者，您可以構建包含交易 ID、發票和帳戶詳細信息等內容的確認回复）。

使用您選擇的電子郵件營銷工具可以輕鬆創建歡迎消息自動回复。 您還可以通過提供新會員折扣或促銷代碼，將這些電子郵件用作磁鐵。

入職電子郵件

歡迎電子郵件可能只有一兩條消息，而入職自動回复可能是一系列四五封電子郵件。 使用這種類型的自動回复器，您可以輕輕握住新客戶或用戶的手。

入職自動回复系列將首先提供有關如何入門的指南和提示。 這可以確保客戶對您的產品有良好的體驗，並鼓勵更多的採用。

客戶支持

快速的電子郵件回复時間對於維持積極的客戶關係至關重要，自動回复器可以通過立即發送確認電子郵件並向客戶保證他們的擔憂得到傾聽來提供幫助。

可以為各種增強雲聯絡中心的操作設置自動應答器。 自動回复系列可以讓用戶放心，您已收到他們的消息和/或請求，並將立即回复他們。

還可以包含其他信息，例如票證 ID 號和任何相關的常見問題解答或知識庫的鏈接。 隨著電子郵件系列的繼續，您可以跟進客戶，以確保他們已收到所需的幫助。

最後，您可以通過包含一條通過表格或調查尋求反饋的消息來完成客戶電子郵件自動回复系列。 這有助於您改善客戶體驗。

廢棄的手推車

一旦您的電子商務網站的訪問者放棄購買，您就可以發起有針對性的電子郵件系列。 您可以使用預先編寫的冷電子郵件模板來提高流程效率。 第一封電子郵件可以在幾小時內作為溫和的提醒發送，以防客戶被打擾並忘記返回。 可以在一兩天后發送另一個提醒。

圖片來源於asos.com

如果沒有獲得點擊，該系列的下一封電子郵件可能會提供小額折扣或免費次日送貨。 在此滴灌活動中，您還可以添加有關相關產品的常見問題解答或結帳過程的故障排除指南。

如何撰寫自動化電子郵件系列

捕獲電子郵件

這可能相當明顯，但如果您沒有在線訪問者的電子郵件地址，則無法發送自動回复系列。 使用網站上的營銷工具和小部件來獲取用戶的聯繫信息。 構建網站表單並將其添加到您的網站以跟踪訪客信息並將其註冊到您的電子郵件營銷中。

許多商家通過折扣優惠或免費電子書來吸引新訪客，以換取創建帳戶或訂閱新聞通訊的條件。 與電子郵件營銷應用程序結合使用時，您應該能夠在一個地方管理所有用戶電子郵件。

使用您的 CRM 解決方案將客戶個人信息連接到自動回复消息。

細分您的受眾

在營銷工具中，您可以標記受眾並按帳戶或人口統計詳細信息對他們進行分類。 但是，對於電子郵件自動回复器，您將根據預定義的觸發器進行分段。

您選擇的觸發因素將決定您的目標對像以及您希望實現的目標。 您是否想吸引高級用戶或尋求最優惠價格的用戶？

您想增加由社交媒體或自然搜索等渠道推動的銷售額嗎？ 或者您希望獲得更多訂閱者？

構建您的自動回復工作流程

每個自動電子郵件回复系列都會有針對性的消息傳遞，並牢記特定的目標。 這些目標可能會有所不同，從獲得註冊到免費試用，到完全購買到獲得客戶反饋。

在自動回復工具中創建電子郵件系列時，請記住您的目標受眾是誰以及您希望他們最終到達哪裡。

例如，如果客戶查看特定的登陸頁面，您可以向他們發送相關的電子郵件水滴營銷活動，推動他們進一步深入渠道。

電子郵件系列策略還應與用戶操作的承諾程度保持一致。 例如，每週訂閱簡訊的註冊人數比聯繫銷售團隊的人在銷售漏斗中的排名要高得多。

寫下您的電子郵件副本

一旦您獲得了目標電子郵件列表並確定了觸發操作，就可以開始工作了。 這意味著將您最好的營銷散文繪製到數字畫布上。 雖然變得華麗很誘人，但在製作自動回复副本時最好記住 KISS（保持簡單愚蠢） 。

盡可能使用括號內的術語和標識符，以提高每封電子郵件的個性化水平。 但如果您無法輸入用戶名和触發電子郵件的事件，請不要擔心。

始終為系列中的每封電子郵件添加清晰且具體的 CTA。 這有助於提高轉化率並改進A/B 測試和優化。

跟踪、測量和優化

您可能會想，“我如何讓人們更頻繁地打開我的電子郵件？” 答案很簡單，A/B 測試並遵循數據。 使用電子郵件營銷工具來衡量重要指標，例如：

• 打開率
• 點擊率（CTR）
• 兌換率
• 跳出率
• 退訂率
• 收入或銷售額

通過跟踪這些 KPI，您可以無休止地改進和優化您的電子郵件自動回復活動！

當今的自動化與個性化

開始使用 Benchmark Email 等工具並簡化您的電子郵件自動化。 借助觸手可及的現代工具，使用電子郵件自動回复器再簡單不過了。

自動回復有助於推動您基於許可的電子郵件活動。 它們還允許您添加個性化內容，使您的內容與受眾保持相關性。 最終結果是，您不會通過垃圾郵件策略疏遠潛在客戶，並且可以提高參與度。

作者簡介

Alwayne Powell 是一位經驗豐富的績效營銷領導者，在數字領域、客戶和代理機構方面擁有豐富的背景，為 B2B 和 B2C 領域提供付費搜索、SEO 和 CRO 解決方案。 他們是8×8、呼叫中心解決方案和領先通信平台提供商的現任高級數字營銷經理。 Alwayne 還為其他領域撰寫文章，例如Startups Magazine和iGMS 。 您可以在LinkedIn上找到他們。