Comment créer un répondeur automatique par e-mail (sans aliéner des clients potentiels)

Aux débuts d'Internet, des fournisseurs comme AOL et Yahoo dominaient le monde du courrier électronique. À cette époque, la messagerie en ligne avec e-mail était comme le Far West. Les escrocs et les spammeurs ont proliféré comme des lapins.

Au fil du temps, les consommateurs se sont habitués à ignorer les e-mails marketing en raison de la difficulté à séparer l'or de la saleté. Aujourd'hui, les fournisseurs de messagerie ont rendu les choses beaucoup plus faciles avec de nouvelles technologies comme le traitement du langage naturel ou en perturbant la façon dont nous créons du contenu. Cependant, il ne faut pas perdre de vue ce qui fonctionne déjà bien dans l'email marketing , un répondeur automatique par email.

Nous savons ce que vous pensez : "Des réponses automatiques génériques qui sonnent comme des robots et aliènent les destinataires". Si c'est ce que vous pensez des répondeurs automatiques par e-mail, alors vous êtes au bon endroit pour anéantir cette désinformation.

Qu'est-ce qu'un répondeur automatique par e-mail ?

Un répondeur automatique par e-mail est un outil qui envoie un message pré-écrit en réponse à des conditions prédéfinies remplies. Les réponses automatiques sont généralement déclenchées par des actions entreprises par le client, telles que la réalisation d'un achat ou l'inscription à une newsletter par e-mail .

Bien qu'il s'agisse d'une simple forme d' automatisation du marketing , la personnalisation du répondeur automatique par e-mail aide à créer une expérience personnalisée pour vos segments d'audience. Ceci est accompli grâce à des fonctionnalités simples telles que les catégories de déclencheurs, les balises client et les variables entre crochets.

Quelle est la différence entre les répondeurs automatiques et la réponse automatique ?

La réponse automatique est une fonctionnalité de nombreux services de messagerie, y compris Gmail, qui permet aux utilisateurs de créer des réponses automatiques par e-mail. Ces types d'e-mails sont souvent génériques et s'appliquent à des conditions étroites.

Un exemple classique est une réponse automatique « absent du bureau ». Pour beaucoup d'entre nous, dès qu'on a allumé ce bébé, on est déjà en vacances mentalement, sinon physiquement !

Contrairement aux répondeurs automatiques, la réponse automatique ne peut pas inclure de catégories entre crochets permettant des messages personnalisés . Ils ne peuvent pas non plus gérer le marketing par e-mail lié aux points de contact client tout au long de l' entonnoir de vente .

De plus, en mettant en place des répondeurs automatiques par e-mail, vous pouvez rationaliser la communication avec vos clients tout en automatisant les processus commerciaux essentiels, tels que l'envoi de reçus et de factures. Cela vous fait non seulement gagner du temps, mais garantit également des registres financiers précis et constitue un moyen pratique de suivre les dépenses déductibles d'impôt à l'aide d'une feuille de triche de déduction fiscale .

Pourquoi utiliser les répondeurs automatiques par e-mail ?

Dans un monde d'apprentissage automatique et d'automatisation alimentée par l'IA , les répondeurs automatiques par e-mail peuvent apparaître comme le train à vapeur de l'ère numérique - ce n'est tout simplement pas le cas ! Aujourd'hui, les services de réponse automatique par e-mail sont toujours des outils marketing valables, même pour les petites entreprises et les indépendants.

L'une des principales raisons pour lesquelles vous devriez utiliser des répondeurs automatiques par e-mail est peut-être qu'ils sont faciles à configurer et à utiliser. Que ce soit dans le cadre d'une stratégie de gestion de centre d'appels ou pour augmenter les ventes de commerce électronique, les répondeurs automatiques vous mettront en route en quelques minutes.

Les autres raisons d'utiliser les répondeurs automatiques par e-mail incluent :

Gagnez du temps : une fois qu'un flux d'e-mails automatisé a été créé, plus aucun travail n'est nécessaire.Chaque fois qu'un nouveau client s'inscrit à quelque chose ou effectue un achat, vous êtes assuré qu'il sera ciblé avec un contenu d'e-mail attrayant et pertinent .

Nourrissez vos prospects : les répondeurs automatiques par e-mail sont un moyen efficace de nourrir et d'intégrer votre public.Après avoir pris des mesures, les clients seront contactés en quelques minutes avec des instructions sur la façon de passer à l'étape suivante ou des réponses aux questions courantes.

Marketing ciblé : grâce à l'utilisation de déclencheurs prédéfinis, vous pouvez facilement segmenter votre audience.Cela permet une messagerie plus ciblée du contenu de votre e-mail.

Automatisé mais dynamique : alors que les réponses par e-mail sont pré-écrites, la plupart des outils permettent de modifier et d'ajuster facilement une série automatisée à la volée.Cela vous prépare à une optimisation continue des campagnes et des informations à jour pour rester pertinent.

Double opt-in : les plateformes de réponse automatique vous permettent d'envoyer instantanément des e-mails de confirmation.Ceci est particulièrement important pour les régions de marketing basées sur l'autorisation régies par des lois sur la protection des données telles que le règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'UE.

Stoke engagement : une série d'e-mails automatisés peut rationaliser l'instauration de la confiance et améliorer vos relations avec les clients avec un contenu plus personnalisé.

Plus de données : l'utilisation d'un outil de répondeur automatique vous permet de connecter votre marketing par e-mail à d'autres outils commerciaux comme le CRM et bien plus encore.Avec plus de données, vous pouvez vous attendre à une meilleure optimisation des campagnes.

Exemples d'e-mails de répondeur automatique

Il existe de nombreux cas d'utilisation des répondeurs automatiques par e-mail. Voici quelques exemples d' exécution de campagnes automatisées .

E-mails de bienvenue et e-mails de confirmation

De nos jours, nous nous attendons tous à recevoir un e-mail de bienvenue rapide lors de l'inscription à un nouveau produit ou service. Rien de moins, et la plupart des consommateurs commenceront à s'inquiéter. D'une certaine manière, les e-mails de bienvenue sont une confirmation que votre marque est au courant de votre nouvel abonné et qu'elle est prête.

(Vous pouvez également créer des réponses de confirmation contenant des éléments tels que les ID de transaction, les factures et les détails du compte).

Une réponse automatique de message de bienvenue est facile à créer avec l'outil de marketing par e-mail de votre choix. Vous pouvez également utiliser ces e-mails comme aimants à prospects en offrant des réductions ou des codes promotionnels aux nouveaux membres.

E-mails d'intégration

Alors qu'un e-mail de bienvenue ne peut contenir qu'un ou deux messages, une réponse automatique d'intégration peut être une série de quatre ou cinq e-mails. Avec ce type de répondeur automatique, vous pouvez tendrement tenir la main de nouveaux clients ou utilisateurs.

Une série de réponses automatiques d'intégration commencera par proposer des guides et des conseils sur la façon de démarrer. Cela garantit aux clients une bonne expérience avec votre produit et encourage une adoption accrue.

Service client

Un temps de réponse rapide par e-mail est essentiel pour maintenir des relations positives avec les clients, et les répondeurs automatiques peuvent aider en envoyant immédiatement un e-mail de confirmation et en assurant aux clients que leurs préoccupations sont entendues.

Les répondeurs automatiques peuvent être configurés pour toutes sortes d'actions qui améliorent votre centre de contact cloud . Une série de réponses automatiques peut rassurer un utilisateur que vous avez reçu son message et/ou sa demande et que vous lui répondez rapidement.

D'autres informations peuvent être incluses, comme un numéro d'identification de ticket et toute FAQ pertinente ou un lien vers votre base de connaissances. Au fur et à mesure que la série d'e-mails se poursuit, vous pouvez effectuer un suivi auprès des clients pour vous assurer qu'ils ont reçu l'aide dont ils ont besoin.

Enfin, vous pouvez terminer une série de répondeurs automatiques par e-mail client en incluant un message demandant des commentaires via un formulaire ou une enquête. Cela vous aide à améliorer l'expérience client.

Chariots abandonnés

Une fois qu'un visiteur de votre site de commerce électronique a abandonné un achat , vous pouvez lancer une série d'e-mails ciblés. Vous pouvez utiliser des modèles d'e-mails froids pré-écrits pour rendre le processus plus efficace. Le premier e-mail peut être envoyé sous forme de rappel en quelques heures, juste au cas où le client aurait été interrompu et aurait oublié de revenir. Un autre rappel peut être envoyé un jour ou deux plus tard.

Image provenant de asos.com

Si aucun clic n'est enregistré, le prochain e-mail de la série pourrait offrir une petite remise ou une livraison gratuite le lendemain. Au cours de cette campagne de goutte à goutte, vous pouvez également inclure des FAQ sur les produits pertinents ou des guides de dépannage pour le processus de paiement.

Comment rédiger une série d'e-mails automatisés

Capturer des e-mails

C'est peut-être assez évident, mais vous ne pouvez pas envoyer une série de réponses automatiques si vous n'avez pas l'adresse e-mail d'un visiteur en ligne. Utilisez des outils marketing et des widgets sur votre site Web pour recueillir les coordonnées d'un utilisateur. Créez des formulaires de site Web et ajoutez-les à votre site pour suivre les informations des visiteurs et les inscrire dans votre marketing par e-mail.

De nombreux marchands tentent de nouveaux visiteurs avec des offres de réduction ou des e-books gratuits en échange d'une création de compte ou d'un abonnement à la newsletter. Lorsqu'il est combiné avec vos applications de marketing par e-mail, vous devriez être en mesure de gérer tous les e-mails de vos utilisateurs en un seul endroit.

Utilisez votre solution CRM pour connecter les informations personnelles des clients aux messages de répondeur automatique.

Segmentez votre public

Dans vos outils marketing, vous pouvez étiqueter votre public et le catégoriser par compte ou par détails démographiques. Cependant, pour les répondeurs automatiques par e-mail, vous segmenterez en fonction de déclencheurs prédéfinis.

Les déclencheurs que vous choisissez détermineront qui vous ciblez et ce que vous espérez accomplir. Essayez-vous d'attirer les utilisateurs expérimentés ou ceux qui recherchent le meilleur prix ?

Souhaitez-vous augmenter les ventes générées par des canaux tels que les réseaux sociaux ou les recherches organiques ? Ou espérez-vous obtenir plus d'abonnés opt-in ?

Construisez vos flux de travail de répondeur automatique

Chaque série de réponses automatisées par e-mail aura une messagerie ciblée avec un objectif spécifique en tête. Ces objectifs peuvent aller de l'obtention d'une inscription à un essai gratuit à la réalisation d'un achat complet en passant par l'obtention des commentaires des clients.

Lorsque vous créez une série d'e-mails dans votre outil de répondeur automatique, gardez à l'esprit qui est votre public cible et où vous voulez qu'il aboutisse.

Par exemple, si un client consulte une page de destination spécifique, vous pouvez lui envoyer une campagne de diffusion par e-mail pertinente pour le pousser plus loin dans l'entonnoir.

Les tactiques des séries d'e-mails doivent également s'aligner sur le niveau d'engagement d'une action de l'utilisateur. Par exemple, une inscription à la newsletter hebdomadaire est beaucoup plus élevée dans l'entonnoir de vente qu'une personne qui a contacté l'équipe de vente.

Rédigez votre copie d'e-mail

Une fois que vous avez une liste de diffusion ciblée et identifié vos actions de déclenchement, il est temps de vous mettre au travail. Cela signifie peindre votre meilleure prose marketing sur une toile numérique. Bien qu'il soit tentant de devenir tape-à-l'œil, il est préférable de se souvenir de KISS (restez simple et stupide) lors de la rédaction de votre copie de réponse automatique .

Utilisez autant que possible des termes et des identifiants entre crochets pour augmenter le niveau de personnalisation de chaque e-mail. Mais ne vous inquiétez pas si vous ne pouvez pas entrer plus que le nom d'un utilisateur et l'événement qui a déclenché l'e-mail.

Incluez toujours des CTA clairs et spécifiques pour chaque e-mail d'une série. Cela aide à augmenter la conversion et améliore également les tests et l'optimisation A/B .

Suivre, mesurer et optimiser

Vous pensez peut-être : "Comment puis-je inciter les gens à ouvrir mes e-mails plus fréquemment ?" La réponse est simple, testez A/B et suivez les données. Utilisez vos outils de marketing par e-mail pour mesurer des mesures importantes telles que les suivantes :

• Tarifs ouverts
• Taux de clics (CTR)
• Taux de conversion
• Taux de rebond
• Taux de désabonnement
• Revenus ou ventes

En suivant ces KPI, vous pouvez améliorer et optimiser sans fin vos campagnes d'autorépondeurs par e-mail !

Automatisez avec la personnalisation dès aujourd'hui

Commencez à utiliser un outil comme Benchmark Email et rationalisez l'automatisation de votre messagerie. L'utilisation des répondeurs automatiques par e-mail ne pourrait pas être plus simple avec les outils modernes à portée de main.

Les réponses automatiques vous aident à piloter vos campagnes par e-mail basées sur l'autorisation. Ils vous permettent également d'inclure une personnalisation qui maintient votre contenu pertinent pour votre public. Le résultat final est que vous n'aliénerez pas vos clients potentiels avec des tactiques de spam et que vous pourrez augmenter l'engagement.

Biographie de l'auteur

Alwayne Powell est un leader expérimenté du marketing de performance avec une vaste expérience dans l'espace numérique, travaillant côté client et agence pour fournir des solutions de recherche payante, de référencement et de CRO dans les secteurs B2B et B2C. Ils sont l'actuel directeur principal du marketing numérique chez 8 × 8, des solutions de centre d'appels et le principal fournisseur de plateformes de communication. Alwayne a également écrit pour d'autres domaines, tels que Startups Magazine et iGMS . Vous pouvez les trouver sur LinkedIn .