Jak napisać e-mail z fakturą i szybko otrzymać zapłatę

Klient lub klient kupił produkt lub usługę, a teraz oczekujesz na płatność.

Chcesz wysłać e-mail z fakturą, ale nigdy czegoś takiego nie robiłeś.

Pisanie takiego e-maila to sztuka. Jeśli naciskasz zbyt mocno, możesz zrazić klienta lub klienta i być może zniechęcić ich do ponownego nawiązania z tobą współpracy. Jeśli jednak jesteś zbyt delikatny, możesz czekać jeszcze bardziej w zawieszeniu na swoją płatność.

W tym artykule omawiamy:

• Jak napisać e-mail z fakturą
• Co uwzględnić w e-mailu z fakturą
• Co należy wykluczyć z wierszy tematu e-maila z fakturą
• Kilka wskazówek, jak otrzymywać płatności na czas

Co to jest e-mail z fakturą?

Zacznijmy od definicji e-maili z fakturami.

Jak sama nazwa wskazuje, e-mail z fakturą to korespondencja między Tobą a klientem lub klientem dotycząca faktury. Freelancerzy, przedsiębiorcy i firmy zazwyczaj wysyłają te e-maile.

Zwykle wysyłasz wiadomość e-mail wkrótce po wystawieniu faktury za pośrednictwem wybranego oprogramowania lub narzędzia, takiego jak Stripe, PayPal lub QuickBooks.

Wiadomość e-mail zawiera szerszy kontekst faktury, na przykład dokładnie to, za co wystawiasz fakturę i jaka jest należna kwota. Powinieneś również podać numer faktury i termin płatności oraz zapytać, czy klient lub klient ma jakieś pytania.

E-mail z fakturą może być również delikatnym szturchnięciem, jeśli klient lub klient jeszcze nie zapłacił. Chociaż wiele narzędzi i programów do fakturowania wysyła automatyczne przypomnienia o fakturze pocztą elektroniczną, jeśli minęło kilka dni bez płatności, nie ma nic złego w wysłaniu własnego e-maila.

Ta wiadomość uzupełniająca będzie wyglądać nieco inaczej niż Twój początkowy e-mail. Powinieneś wspomnieć, że wysłałeś wiadomość e-mail dotyczącą faktury w dniu X, a teraz kontynuujesz. Dołącz ponownie fakturę, aby jeśli klient lub klient przegapił ją za pierwszym razem, mógł ją teraz zobaczyć i zaadresować.

W poniższej sekcji opisano kroki, które należy wykonać, aby napisać skuteczną wiadomość e-mail z fakturą. W innym poście na blogu mamy szablony wiadomości e-mail z fakturami, na wypadek gdybyś poczuł taką potrzebę

Jak napisać e-mail z fakturą w 8 prostych krokach

Teraz, gdy lepiej rozumiesz cel e-maila z fakturą, przyjrzyjmy się szczegółowo krokom wymaganym do jego napisania.

Krok 1 – Wygeneruj fakturę

Nie możesz dokładnie napisać e-maila z fakturą bez faktury, więc to jest twoje pierwsze zamówienie.

Korzystając z wybranego narzędzia do fakturowania, otwórz je i utwórz nową fakturę. Wprowadź imię i nazwisko klienta lub klienta, adres e-mail, numer telefonu oraz adres służbowy lub zamieszkania.

Jeśli możesz wybrać czcionkę, użyj wyraźnej, czytelnej w łatwym do odczytania rozmiarze. Ponumeruj fakturę (chyba że narzędzie lub oprogramowanie do fakturowania zrobi to za Ciebie automatycznie) i zacznij dodawać pozycje do faktury.

W zależności od zamówienia możesz mieć tylko jeden przedmiot, za który wystawiasz fakturę, lub kilka. Oprogramowanie i narzędzia do fakturowania zwykle dają możliwość napisania opisu każdej pozycji na fakturze, więc podaj odpowiednie szczegóły, aby klient wiedział dokładnie, za co pobierasz opłatę.

Dodaj wartość pieniężną, dokładnie sprawdź obliczenia i wyślij fakturę.

Krok 2 – Wpisz temat listu z fakturą

Teraz nadszedł czas, aby otworzyć swoją profesjonalną skrzynkę e-mail, ponieważ będziesz pisać e-mail z fakturą.

Wpisz adres e-mail odbiorcy, dokładnie sprawdzając, czy jest poprawny. Następnie napisz temat.

Zdajemy sobie sprawę, że nie jest to takie proste, jak się wydaje. Zarówno marketerzy, jak i sprzedawcy mogą mieć problemy z tematami, nie mówiąc już o właścicielach małych firm i freelancerach.

Nie przesadzaj z tematem. Nie próbujesz napisać wirusowego tematu otwieranego przez tysiące. Zwracasz się do jednej osoby.

Zalecamy podanie nazwy klienta lub klienta, numeru faktury w wierszu tematu oraz nazwy firmy. Nie musisz ujawniać produktu lub usługi, którą klient kupił w wierszu tematu, ponieważ czasami jest to sprawa osobista.

Krok 3 – Wprowadź grzecznie

Dobra, masz gotowy temat, więc teraz możesz napisać treść wiadomości e-mail.

Po pierwsze, chcesz wprowadzić. Nie musisz tutaj wiele mówić, wystarczy coś w stylu: „Mam nadzieję, że ten e-mail cię zastanie” lub „Mam nadzieję, że twój tydzień idzie dobrze”.

Możesz nawet zapytać: „Jak się masz?” lub po prostu powiedz „dzień dobry” lub „dzień dobry”, a następnie swoje imię.

Krok 4 – Podaj szczegóły faktury w liście z fakturą

Po uprzejmościach z drogi, nadszedł czas, aby zabrać się do pracy. Wspomnij, że dołączasz fakturę za ostatni zakup klienta lub klienta.

Dołącz kilka zdań lub akapitów o swoich warunkach, zwłaszcza jeśli dotyczą one opóźnionych płatności. Na przykład możesz naliczyć dodatkową opłatę, jeśli faktura jest spóźniona o X dni.

Nie zaskakuj klienta tą informacją. Zaprezentuj go z przodu i na środku e-maila, aby wiedzieli. Powinno to również zmotywować ich do szybszego opłacenia faktury, ponieważ nie będą chcieli żadnych opłat za spóźnienie.

Po warunkach dodaj akapit, w którym będzie mowa o tym, że jeśli klient lub klient ma jakiekolwiek wątpliwości, pytania lub komentarze, z przyjemnością się do nich odniesiesz. Możesz nawet podać informacje kontaktowe poza swoim e-mailem, takie jak numer telefonu i uchwyty do mediów społecznościowych.

Wspomnij o terminie wystawienia faktury w wiadomości e-mail, aby klient miał wszystkie istotne informacje.

Krok 5 – Wyloguj się z wiadomości e-mail

Prawie skończyłeś z treścią wiadomości e-mail. Podsumuj, wylogowując się.

Możesz użyć dowolnego podpisu, od „z poważaniem” do „z pozdrowieniami”, o ile jest profesjonalny.

Krok 6 – Dołącz fakturę do e-maila

Wspomniałeś o załączeniu faktury w wiadomości, więc upewnij się, że to zrobisz. Jeśli tego nie zrobisz, będziesz musiał natychmiast wysłać wiadomość e-mail, co może zostać odebrane jako nieprofesjonalne.

Krok 7 – Sprawdź, zanim klikniesz „wyślij”.

Przeczytaj wiadomość i dokładnie sprawdź, czy nie ma błędów, takich jak błędnie wpisane adresy e-mail, literówki, błędy gramatyczne, brak załączników i tak dalej.

Jeśli wszystko wygląda dobrze, wyślij wiadomość e-mail.

Krok 8 – Zarabiaj

Teraz nadchodzi najlepsza część. Klient lub klient widzi wiadomość e-mail, prawdopodobnie zaraz po otrzymaniu faktury, i powinien jak najszybciej zapłacić.

Przeczytaj także: 12 szablonów faktur e-mail do dostosowania i kliknięcia Wyślij

Wskazówki dotyczące pisania wiadomości e-mail z fakturą

Jak wspomnieliśmy we wstępie, napisanie e-maila z fakturą to sztuka. Poniższe wskazówki pomogą Ci opanować tę formę sztuki, dzięki czemu możesz szybko zacząć zarabiać.

Używaj czytelnych czcionek

Niezależnie od tego, czy sporządzasz fakturę, czy piszesz wiadomość e-mail dotyczącą płatności, musisz używać wyraźnych, czytelnych czcionek, które klient lub klient może przeczytać. Jeśli nie będą w stanie zrozumieć, co mówisz, będą musieli poprosić o wyjaśnienie, co jest dla ciebie trochę krępujące.

Opóźnia to również otrzymywanie zapłaty. Chcesz, aby otrzymywanie płatności było jak najłatwiejsze, więc używaj domyślnych czcionek, kiedy tylko możesz.

Przynajmniej unikaj kwiecistych czcionek. Niestandardowe czcionki są równie złe, ponieważ nie każdy klient lub klient może mieć zainstalowane te czcionki, co wpłynie na czytelność.

Zawsze bądź serdeczny

Trudno jest prosić o pieniądze, zwłaszcza gdy jest późno, ale to nie daje wymówki, by być niegrzecznym. Zachowaj postawę i słowa uprzejme, ale stanowcze, gdy zajdzie taka potrzeba.

Na przykład, jeśli jasno określiłeś swoje zasady dotyczące opóźnień w płatnościach, nie powinieneś mieć żadnych problemów ze wzmocnieniem tych zasad i naliczaniem dodatkowych opłat, jeśli klient lub klient nie zapłaci faktury w terminie.

Jeśli przypomnisz klientowi lub klientowi, że żądasz płatności, zanim to zrobisz, powinni być szczególnie gotowi do zapłaty, gdy nadejdzie faktura.

Wyraźnie podaj datę płatności faktury

Klient nie czyta w myślach. Musisz poinformować ich o terminie wystawienia faktury w wiadomości e-mail. Umieść termin płatności na samej fakturze. W ten sposób nie będą mogli ci powiedzieć, że go nie widzieli, ponieważ jest w dwóch miejscach.

Nie bój się kontynuacji, nawet kilka razy

Co się stanie, jeśli Twój klient lub klient nie zapłaci faktury w terminie? Cóż, wszystko zależy od warunków twojej spóźnionej polisy.

Daj klientowi lub klientowi swobodę działania przez 24 godziny, a może nawet 48 godzin. Następnie, jeśli nie zapłacą, zastosuj opłatę za opóźnienie (po uczciwych ostrzeżeniach).

Zalecamy podjęcie działań następczych, zanim to nastąpi, aby klient miał wystarczająco dużo czasu na opłacenie faktury. Jak omówiliśmy wcześniej, treść wiadomości e-mail nie zmieni się zbytnio podczas wysyłania kontynuacji.

Należy ponownie załączyć fakturę i podać dane do faktury w treści wiadomości. Ponownie określ termin płatności i powtórz swoją politykę dotyczącą opóźnień w płatnościach oraz sposób, w jaki klient lub klient poniesie opłatę, jeśli faktura pozostanie niezapłacona.

Nie bądź nachalny w swoim języku. Zawsze należy zachować profesjonalizm.

Przeczytaj także: 7 szablonów przypomnień o płatnościach, które zawsze działają

Wniosek

E-mail z fakturą jest dołączony do faktury i zawiera bardziej szczegółowe wyjaśnienie jej treści. Możesz również użyć tej wiadomości, aby podzielić się swoimi zasadami dotyczącymi opóźnień w płatnościach i zachęcić klienta lub klienta do niezwłocznego opłacenia faktury.

Kluczem do napisania tego e-maila jest bycie profesjonalnym, ale przyjaznym, stanowczym, ale nigdy nachalnym i serdecznym, aby zachęcić do powtarzania transakcji. E-maile z fakturami są doskonałym narzędziem dla małych firm i powinny pozytywnie wpłynąć na wyniki finansowe.