Comment rédiger un e-mail de facturation et être payé rapidement

Un client ou un client a acheté un produit ou un service, et maintenant vous êtes en attente de paiement.

Vous souhaitez envoyer un e-mail de facturation, mais vous n'avez jamais rien fait de tel.

Rédaction d'un e-mail de cette nature est un art. Si vous poussez trop fort, vous pouvez aliéner le client ou le client et éventuellement le dissuader de refaire affaire avec vous. Cependant, si vous êtes trop doux, vous pourriez attendre encore plus dans les limbes pour votre paiement.

Dans cet article, nous couvrons :

• Comment rédiger un e-mail de facturation
• Ce qu'il faut inclure dans votre e-mail de facturation
• Ce qu'il faut exclure dans les lignes d'objet de votre e-mail de facturation
• Quelques conseils pour obtenir vos paiements à temps

Qu'est-ce qu'un e-mail de facturation ?

Commençons par une définition des e-mails de facturation.

Comme son nom l'indique, un e-mail de facturation est une correspondance entre vous et un client concernant une facture. Les indépendants, les entrepreneurs et les entreprises envoient généralement ces e-mails.

Vous envoyez généralement l'e-mail peu de temps après avoir émis une facture via un logiciel ou un outil de votre choix comme Stripe, PayPal ou QuickBooks.

L'e-mail fournit plus de contexte à la facture, comme précisément ce que vous facturez et le montant dû. Vous devez également inclure le numéro de facture et la date d'échéance et demander si le client ou le client a des questions.

Un e-mail de facturation peut également être un petit coup de pouce si le client n'a pas encore payé. Bien que de nombreux outils et logiciels de facturation enverront des rappels de facturation automatisés par e-mail si plusieurs jours se sont écoulés sans paiement, il n'y a rien de mal à faire suivre votre propre e-mail.

Ce message de suivi sera légèrement différent de votre e-mail initial. Vous devez mentionner que vous avez envoyé un e-mail concernant la facture à la date X, et maintenant vous faites le suivi. Joignez à nouveau la facture afin que si le client l'a manquée la première fois, il puisse la voir et l'adresser maintenant.

La section suivante décrit les étapes pour rédiger un e-mail de facturation efficace. Dans un autre article de blog, nous avons des modèles d'e-mails de facturation, au cas où vous en ressentiriez le besoin

Comment rédiger un e-mail de facturation en 8 étapes faciles

Maintenant que vous comprenez mieux le but d'un e-mail de facturation, approfondissons les étapes nécessaires pour en rédiger un.

Étape 1 – Générer la facture

Vous ne pouvez pas exactement écrire un e-mail de facturation sans la facture, c'est donc votre premier ordre du jour.

À l'aide de l'outil de facturation de votre choix, ouvrez-le et créez une nouvelle facture. Saisissez le prénom et le nom du client, son adresse e-mail, son numéro de téléphone et son adresse professionnelle ou résidentielle.

Si vous pouvez sélectionner la police, utilisez une police claire et lisible dans une taille facilement lisible. Numérotez la facture (à moins que votre outil ou logiciel de facturation ne le fasse automatiquement pour vous) et commencez à ajouter des éléments à la facture.

Selon la commande, vous pouvez ne facturer qu'un seul article ou plusieurs. Les logiciels et outils de facturation vous donnent généralement la possibilité d'écrire une description pour chaque article de la facture, alors remplissez les détails pertinents afin que le client sache exactement ce que vous facturez.

Ajoutez la valeur monétaire, revérifiez vos calculs et envoyez la facture.

Étape 2 - Rédigez la ligne d'objet de la lettre de facturation

Il est maintenant temps d'ouvrir votre boîte de réception professionnelle, car vous rédigerez l'e-mail de facturation.

Tapez l'adresse e-mail du destinataire, en vérifiant son exactitude. Ensuite, écrivez la ligne d'objet.

Nous reconnaissons que ce n'est pas aussi facile qu'il y paraît. Les spécialistes du marketing et les vendeurs peuvent avoir du mal avec les lignes d'objet, sans parler des propriétaires de petites entreprises et des indépendants.

Ne réfléchissez pas trop à la ligne d'objet. Vous n'essayez pas d'écrire une ligne d'objet virale ouverte par des milliers. Vous vous adressez à une seule personne.

Nous vous recommandons d'inclure le nom du client ou du client, le numéro de facture dans la ligne d'objet et le nom de votre entreprise. Vous n'êtes pas obligé de divulguer le produit ou le service que le client a acheté dans la ligne d'objet, car il s'agit parfois d'une affaire personnelle.

Étape 3 – Dirigez poliment

Bon, vous avez terminé votre ligne d'objet, vous pouvez maintenant écrire le corps de l'e-mail.

Tout d'abord, vous voulez commencer. Vous n'avez pas besoin de dire grand-chose ici, juste quelque chose comme "J'espère que cet e-mail vous trouvera bien" ou "J'espère que votre semaine se passe bien".

Vous pouvez même demander "comment allez-vous?" ou dites simplement "bonjour" ou "bon après-midi" suivi de leur nom.

Étape 4 – Fournissez les détails de la facture dans la lettre de facturation

Une fois que vous avez éliminé les plaisanteries, il est temps de passer aux choses sérieuses. Mentionnez que vous joignez la facture du client ou du dernier achat du client.

Incluez quelques phrases ou paragraphes sur vos termes et conditions, en particulier en ce qui concerne les retards de paiement. Par exemple, vous pouvez facturer un supplément si la facture est en retard de X jours.

Ne surprenez pas un client ou un client avec cette information. Présentez-le au premier plan dans l'e-mail pour qu'ils le sachent. Cela devrait également les motiver à payer leur facture plus rapidement, car ils ne voudront pas de frais de retard.

Après les termes et conditions, ajoutez un paragraphe mentionnant que si le client a des préoccupations, des questions ou des commentaires, vous serez heureux d'y répondre. Vous pouvez même fournir des informations de contact en dehors de votre e-mail, comme un numéro de téléphone et des identifiants de réseaux sociaux.

Mentionnez quand la facture est due dans l'e-mail afin que le client ou le client ait tous les détails pertinents.

Étape 5 - Signez l'e-mail

Vous avez presque terminé maintenant avec le corps de l'e-mail. Concluez en signant.

Vous pouvez utiliser n'importe quelle signature que vous voulez, de « sincèrement » à « meilleures salutations », tant qu'elle est professionnelle.

Étape 6 – Joignez la facture à l'e-mail

Vous avez mentionné joindre la facture dans votre message, alors assurez-vous de le faire. Si vous ne le faites pas, vous devrez envoyer un e-mail immédiatement après, ce qui peut sembler non professionnel.

Étape 7 - Relisez avant de cliquer sur envoyer

Lisez le message et revérifiez les erreurs telles que les adresses e-mail mal saisies, les fautes d'orthographe, les fautes de grammaire, l'absence de pièces jointes, etc.

Si tout semble bon, envoyez l'e-mail.

Étape 8 - Soyez payé

Maintenant vient la meilleure partie. Le client ou le client voit l'e-mail, probablement juste après avoir reçu la facture, et devrait vous payer rapidement.

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Conseils pour rédiger un e-mail de facturation

Comme nous l'avons mentionné dans l'intro, rédiger un e-mail de facturation est un art. Les conseils suivants vous aideront à maîtriser cette forme d'art afin que vous puissiez commencer à être payé rapidement.

Utilisez des polices lisibles

Qu'il s'agisse de compiler votre facture ou d'écrire un e-mail concernant le paiement, vous devez utiliser des polices claires et lisibles qu'un client ou un client peut lire. S'ils ne perçoivent pas ce que vous dites, ils devront demander des éclaircissements, ce qui est un peu gênant pour vous.

Cela retarde également votre paiement. Vous souhaitez que la réception des paiements soit aussi simple que possible, utilisez donc les choix de police par défaut lorsque vous le pouvez.

À tout le moins, évitez les polices fleuries. Les polices personnalisées sont tout aussi mauvaises, car tous les clients ou clients peuvent ne pas avoir ces polices installées, ce qui aura un impact sur la lisibilité.

Soyez toujours cordial

C'est une situation difficile de demander de l'argent, surtout quand il est tard, mais cela ne vous donne pas une excuse pour être impoli. Gardez votre attitude et vos paroles polies mais fermes en cas de besoin.

Par exemple, si vous avez clairement défini votre politique de retard de paiement, vous ne devriez pas avoir de problèmes pour renforcer ladite politique et facturer des frais supplémentaires si un client ne paie pas la facture à la date d'échéance.

Si vous rappelez à un client que vous demandez un paiement avant vous, il doit surtout être prêt à payer lorsque la facture arrive.

Indiquez clairement la date de paiement de la facture

Un client n'est pas un lecteur d'esprit. Vous devez leur dire quand la facture est due dans votre e-mail. Inclure la date d'échéance dans la facture elle-même. De cette façon, ils ne peuvent pas essayer de vous dire qu'ils ne l'ont pas vu, car il se trouve à deux endroits.

N'ayez pas peur de relancer, même plusieurs fois

Alors que se passe-t-il si votre client ou client ne paie pas sa facture à temps ? Eh bien, tout dépend des termes de votre politique de retard.

Donnez au client ou au client une marge de manœuvre de 24 heures, voire de 48 heures. Ensuite, s'ils ne paient pas, appliquez des frais de retard (après des avertissements équitables).

Nous vous recommandons de faire un suivi avant que cela ne se produise afin que le client ait amplement la possibilité de payer sa facture. Comme nous en avons discuté précédemment, le contenu du corps de votre e-mail ne changerait pas trop lors de l'envoi d'un suivi.

Vous devez joindre à nouveau la facture et mentionner les détails de la facture dans le corps de votre message. Reformulez la date d'échéance et réitérez votre politique en matière de retard de paiement et la manière dont le client encourra des frais si la facture reste impayée.

Ne soyez pas insistant dans votre langue. Vous devez toujours maintenir le professionnalisme.

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Conclusion

Un e-mail de facturation accompagne une facture pour en expliquer plus en détail le contenu. Vous pouvez également utiliser ce message pour partager votre politique de retard de paiement et encourager le client ou le client à payer la facture rapidement.

La clé de la rédaction de cet e-mail est d'être professionnel mais amical, ferme mais jamais insistant et cordial afin d'encourager la fidélisation des clients. Les e-mails de facturation sont un excellent outil pour les petites entreprises et devraient avoir un impact positif sur vos résultats.