Как написать счет-фактуру по электронной почте и быстро получить оплату

Покупатель или клиент приобрел товар или услугу, и теперь вы ожидаете оплаты.

Вы хотите отправить электронное письмо со счетом, но никогда не делали ничего подобного.

Написание электронного письма такого рода — это искусство. Если вы будете настаивать слишком сильно, вы можете оттолкнуть клиента или клиента и, возможно, удержать их от дальнейшего сотрудничества с вами. Однако, если вы слишком нежны, вы можете еще дольше ждать платежа в подвешенном состоянии.

В этой статье мы рассмотрим:

• Как написать счет на электронную почту
• Что включить в электронное письмо со счетом-фактурой
• Что следует исключить из строк темы электронного счета-фактуры
• Несколько советов, чтобы получать платежи вовремя

Что такое счет-фактура по электронной почте?

Начнем с определения электронных писем со счетами.

Как следует из названия, электронное письмо со счетом — это переписка между вами и покупателем или клиентом по поводу счета. Фрилансеры, предприниматели и компании обычно отправляют такие электронные письма.

Обычно вы отправляете электронное письмо вскоре после выставления счета с помощью программного обеспечения или инструмента по вашему выбору, такого как Stripe, PayPal или QuickBooks.

Электронное письмо предоставляет больше контекста для счета, например, точно, за что вы выставляете счет и сколько к оплате. Вы также должны указать номер счета-фактуры и дату оплаты и спросить, есть ли у покупателя или клиента какие-либо вопросы.

Электронное письмо со счетом-фактурой также может быть легким толчком, если покупатель или клиент еще не заплатил. Хотя многие инструменты и программное обеспечение для выставления счетов отправляют автоматические напоминания о счетах по электронной почте, если прошло несколько дней без оплаты, нет ничего плохого в том, чтобы отправить собственное электронное письмо.

Это последующее сообщение будет немного отличаться от исходного письма. Вы должны упомянуть, что вы отправили электронное письмо относительно счета на дату X, и теперь вы следите за ним. Снова прикрепите счет-фактуру, чтобы, если покупатель или клиент пропустил его в первый раз, они могли увидеть его и исправить сейчас.

В следующем разделе описываются шаги для написания эффективного электронного письма со счетом. В другом сообщении блога у нас есть шаблоны для электронных писем со счетами на случай, если вы почувствуете необходимость.

Как написать электронное письмо со счетом за 8 простых шагов

Теперь, когда вы лучше понимаете цель электронного счета-фактуры, давайте углубимся в шаги, необходимые для его написания.

Шаг 1 – Сгенерируйте счет-фактуру

Вы не можете точно написать электронное письмо со счетом без счета, так что это ваш первый заказ.

Используя выбранный вами инструмент выставления счетов, откройте его и создайте новый счет. Введите имя и фамилию покупателя или клиента, адрес электронной почты, номер телефона и служебный или домашний адрес.

Если вы можете выбрать шрифт, используйте четкий, разборчивый шрифт легко читаемого размера. Пронумеруйте счет-фактуру (если ваш инструмент для выставления счетов или программное обеспечение не сделает это за вас автоматически) и начните добавлять позиции в счет-фактуру.

В зависимости от заказа у вас может быть только один товар, за который вы выставляете счет, или несколько. Программное обеспечение и инструменты для выставления счетов обычно дают вам возможность написать описание для каждой позиции в счете, поэтому заполните соответствующие данные, чтобы покупатель или клиент точно знал, за что вы берете плату.

Добавьте денежную стоимость, дважды проверьте свою математику и отправьте счет.

Шаг 2 – Напишите тему письма-инвойса

Теперь пришло время открыть ваш профессиональный почтовый ящик, так как вы будете писать электронное письмо со счетом.

Введите адрес электронной почты получателя, дважды проверив его на точность. Далее напишите тему письма.

Мы понимаем, что это не так просто, как кажется. Маркетологи и продавцы могут испытывать трудности с темами, не говоря уже о владельцах малого бизнеса и фрилансерах.

Не переусердствуйте с темой письма. Вы не пытаетесь написать вирусную тему, открытую тысячами. Вы обращаетесь к одному человеку.

Мы рекомендуем указывать имя клиента или заказчика, номер счета в строке темы и название вашей компании. Вам не нужно раскрывать продукт или услугу, которую клиент купил в строке темы, как это иногда бывает, это личное дело.

Шаг 3 – ведите себя вежливо

Итак, вы написали тему письма, теперь вы можете написать текст письма.

Во-первых, вы хотите начать. Здесь вам не нужно много говорить, просто что-то вроде: «Надеюсь, это письмо дошло до вас хорошо» или «Надеюсь, ваша неделя проходит хорошо».

Можно даже спросить: «Как дела?» или просто скажите «доброе утро» или «добрый день», а затем имя.

Шаг 4. Укажите детали счета в письме-инвойсе.

Как только вы избавились от любезностей, пришло время перейти к делу. Упомяните, что вы прикрепляете счет за последнюю покупку клиента или клиента.

Включите несколько предложений или абзацев о ваших условиях, особенно в том, что касается просроченных платежей. Например, вы можете взимать дополнительную плату, если счет просрочен на Х дней.

Не удивляйте клиента этой информацией. Представьте это в центре письма, чтобы они знали. Это также должно мотивировать их платить по счетам быстрее, так как им не нужны штрафы за просрочку платежа.

После условий добавьте абзац, упомянув, что если у клиента или клиента есть какие-либо проблемы, вопросы или комментарии, вы будете рады ответить на них. Вы даже можете предоставить контактную информацию помимо электронной почты, например, номер телефона и адреса социальных сетей.

Укажите, когда должен быть выставлен счет, в электронном письме, чтобы у клиента или заказчика были все необходимые сведения.

Шаг 5 – Подпишите письмо

Вы почти закончили с телом электронной почты. Завершите, расписавшись.

Вы можете использовать любую подпись, от «искренне» до «с наилучшими пожеланиями», если она профессиональна.

Шаг 6 – Прикрепите счет к электронному письму

Вы упомянули о прикреплении счета в своем сообщении, поэтому обязательно сделайте это. Если вы этого не сделаете, вам придется отправить электронное письмо сразу после этого, что может показаться непрофессиональным.

Шаг 7 – Проверьте, прежде чем нажать «Отправить»

Прочтите сообщение и дважды проверьте его на наличие ошибок, таких как опечатки в адресах электронной почты, опечатки, грамматические ошибки, отсутствие вложений и т. д.

Если все выглядит хорошо, отправьте электронное письмо.

Шаг 8 – Получите оплату

Теперь наступает лучшая часть. Клиент или покупатель увидит электронное письмо, вероятно, сразу после получения счета, и должен заплатить вам в кратчайшие сроки.

Читайте также: 12 шаблонов счетов-фактур по электронной почте, которые нужно настроить и нажать «Отправить»

Советы по написанию счета по электронной почте

Как мы упоминали во вступлении, написание электронного письма со счетом — это искусство. Следующие советы помогут вам освоить этот вид искусства, чтобы вы могли начать получать деньги в кратчайшие сроки.

Используйте читаемые шрифты

Независимо от того, составляете ли вы счет или пишете электронное письмо об оплате, вы должны использовать четкие, разборчивые шрифты, которые покупатель или клиент может прочитать. Если они не могут понять, что вы говорите, им придется попросить разъяснений, что вас немного смущает.

Это также задерживает получение оплаты. Вы хотите максимально упростить получение платежей, поэтому по возможности используйте шрифты по умолчанию.

По крайней мере, избегайте цветочных шрифтов. Пользовательские шрифты так же плохи, поскольку не у каждого клиента или клиента могут быть установлены эти шрифты, что повлияет на читаемость.

Всегда будь сердечным

Трудно просить денег, особенно когда уже поздно, но это не повод для грубости. Держите свое поведение и слова вежливыми, но твердыми, когда это необходимо.

Например, если вы четко изложили свою политику просроченной оплаты, у вас не должно возникнуть проблем с усилением указанной политики и взиманием дополнительной платы, если клиент или клиент не оплачивает счет в установленный срок.

Если вы напомните покупателю или клиенту, что запрашиваете оплату, прежде чем сделать это, они должны быть особенно готовы заплатить, когда придет счет.

Четко укажите дату оплаты счета

Клиент не умеет читать мысли. Вы должны сообщить им, когда счет должен быть выставлен по электронной почте. Укажите дату платежа в самом счете-фактуре. Таким образом, они не смогут сказать вам, что не видели его, так как оно находится в двух местах.

Не бойтесь следить, даже несколько раз

Итак, что произойдет, если ваш клиент или клиент не оплатит свой счет вовремя? Ну, это все зависит от условий вашей последней политики.

Дайте клиенту или заказчику свободу действий на 24 часа, возможно, даже на 48 часов. Затем, если они не заплатят, примените штраф за просрочку платежа (после справедливых предупреждений).

Мы рекомендуем принять меры до того, как это произойдет, чтобы у клиента было достаточно времени для оплаты счета. Как мы обсуждали ранее, содержание вашего электронного письма не изменится слишком сильно при отправке продолжения.

Вы должны повторно прикрепить счет и указать детали счета в тексте вашего сообщения. Повторно укажите срок оплаты и повторите свою политику в отношении просроченных платежей, а также то, как покупатель или клиент будет нести расходы, если счет-фактура останется неоплаченным.

Не будьте настойчивы в своем языке. Всегда нужно сохранять профессионализм.

Читайте также: 7 шаблонов напоминаний об оплате, которые всегда работают

Заключение

Электронное письмо со счетом-фактурой сопровождает счет-фактуру, чтобы более подробно объяснить содержание. Вы также можете использовать это сообщение, чтобы поделиться своей политикой просроченной оплаты и побудить покупателя или клиента оплатить счет как можно скорее.

Ключ к написанию этого электронного письма — быть профессиональным, но дружелюбным, твердым, но не напористым и сердечным, чтобы вы могли поощрять повторные сделки. Электронные счета-фактуры — отличный инструмент для малого бизнеса, который должен положительно повлиять на вашу прибыль.