5 maneiras de usar um sistema de tickets para melhorar o atendimento ao cliente e aumentar a satisfação

Imagine o seguinte: você dirige uma empresa e seus clientes são sua tábua de salvação.

Você deseja fornecer o melhor serviço possível para deixá-los felizes, fazer com que voltem e talvez até recomendá-lo aos amigos.

Mas, por mais que você queira, há um limite para o que você pode fazer com recursos limitados e uma base de clientes crescente. É aqui que um sistema de tickets de suporte técnico pode ajudá-lo!

Imagine o alívio e a satisfação que você e seus clientes sentirão com um software de atendimento ao cliente eficiente e integrado. Neste artigo, você aprenderá cinco maneiras principais de conseguir isso.

1. Simplifique a comunicação

Simplificar a comunicação com o cliente é uma virada de jogo para as empresas que buscam melhorar o atendimento ao cliente. Ao usar um sistema de tickets de suporte técnico, todas as dúvidas dos clientes são centralizadas em um só lugar, facilitando o acompanhamento de todas as interações e a resposta rápida.

Já se foram os dias de e-mails perdidos ou chamadas telefônicas esquecidas, pois todas as comunicações assíncronas são armazenadas em um só lugar para fácil referência. Com a capacidade de atribuir tickets a membros específicos da equipe, você pode garantir que a pessoa certa lide com o problema certo, melhorando a colaboração e os tempos de resposta.

Aqui estão três pontos que destacam os benefícios de simplificar a comunicação com o cliente usando um aplicativo de tickets de suporte técnico:

• Eficiência aprimorada : Chega de pesquisar incontáveis ​​​​e-mails ou tentar lembrar o que foi dito ao telefone. Com todas as dúvidas dos clientes em um só lugar, você pode encontrar de forma rápida e fácil as informações necessárias para fornecer suporte rápido e eficaz.
• Melhor colaboração : atribuir tickets a membros específicos da equipe garante que a pessoa certa esteja lidando com o problema certo, melhorando a colaboração e os tempos de resposta.

Maior satisfação do cliente : quando você consegue responder às dúvidas dos clientes com rapidez e eficiência, você estará proporcionando uma experiência geral melhor para eles. E quando seus clientes estão satisfeitos, é mais provável que eles permaneçam, levando a uma maior fidelidade do cliente e a melhores avaliações.

Exemplo de como a simplificação da comunicação pode melhorar a satisfação do cliente

Por exemplo, digamos que um cliente entre em contato com sua empresa sobre um problema que está enfrentando com um de seus produtos. Antes de você implementar um rastreamento de problemas de suporte técnico, o cliente pode ter enviado um e-mail para um endereço de suporte genérico ou ligado para uma linha direta de atendimento ao cliente.

O representante de atendimento ao cliente precisaria então pesquisar inúmeros e-mails ou anotações de ligações para tentar encontrar as informações relevantes para resolver o problema. Eles também precisam configurar o DMARC e tomar outras medidas de segurança de e-mail para manter os dados corporativos e dos clientes protegidos contra ataques maliciosos.

Esse processo pode levar vários minutos ou até horas, gerando frustração tanto para o cliente quanto para o representante.

No entanto, com uma ferramenta de gerenciamento de consultas de suporte técnico instalada, a consulta do cliente seria imediatamente registrada como um ticket e atribuída ao membro apropriado da equipe. O representante teria todas as informações relevantes e o histórico do problema do cliente bem à sua frente, permitindo-lhe resolver o problema de forma rápida e eficiente.

Neste exemplo, você pode ver como simplificar a comunicação com o cliente usando um sistema de tickets de suporte técnico pode não apenas melhorar o atendimento ao cliente, mas também aumentar a satisfação do cliente, proporcionando uma melhor experiência geral para seus clientes.

2. Responda rapidamente ao cliente

Responder aos clientes em tempo hábil é fundamental quando se trata de oferecer um excelente atendimento ao cliente. Ninguém gosta de esperar por uma resposta, especialmente quando tem um problema que precisa ser resolvido.

É por isso que usar alguns dos melhores softwares de CRM ou um sistema de tickets de suporte técnico para agilizar a comunicação com o cliente é tão importante. Com todas as consultas registradas em um só lugar, você pode ver rapidamente quais tickets precisam de sua atenção e responder adequadamente.

Outra ótima maneira de responder rapidamente aos clientes é usar um chatbot ou software de chat ao vivo. Tornou-se tão comum no mundo de hoje que os sites têm um recurso de chat ao vivo. Pelo menos aqueles que se preocupam com clientes satisfeitos o fazem.

Alguns dos benefícios de responder aos clientes em tempo hábil são:

• Maior satisfação do cliente : Responder rapidamente às perguntas dos clientes mostra que você valoriza o tempo deles e está comprometido em fornecer um excelente atendimento ao cliente. Isso leva a uma maior satisfação do cliente e melhores avaliações para sua empresa e ajuda a gerar leads

• Maior confiança do cliente : quando os clientes recebem suporte rápido e eficaz, é mais provável que eles confiem em sua marca, comprem mais e se sintam confiantes em seus produtos ou serviços.

• Melhor gerenciamento de tempo : ao registrar todas as consultas dos clientes em um só lugar e priorizá-las com base na urgência, você pode garantir que as questões mais urgentes sejam abordadas primeiro, melhorando o gerenciamento geral do tempo e a eficiência. E quando você é mais organizado e eficiente, consegue oferecer uma melhor experiência geral aos seus clientes.

Exemplo de como respostas oportunas podem melhorar a satisfação do cliente

Pense desta forma, se um cliente em potencial tiver alguma dúvida sobre um de seus produtos, ou seja. Software de TI, eles querem uma resposta rápida. Eles estão pensando em comprar e querem saber mais antes de mergulhar.

Se eles tiverem que esperar muito tempo por uma resposta, seu interesse poderá começar a diminuir. Por outro lado, se você responder prontamente e fornecer as informações de que precisam, eles sentirão que você está do lado deles e se preocupará com suas necessidades. Provavelmente, eles estarão mais propensos a fazer essa compra.

Nesse cenário, você pode ver como responder rapidamente aos clientes pode melhorar seriamente seu jogo de atendimento ao cliente. Ao ser rápido no sorteio e fornecer aos seus clientes as informações de que eles precisam, você torna a experiência deles positiva e constrói confiança e lealdade.

3. Preocupe-se verdadeiramente com o problema do cliente

No final das contas, os clientes só querem saber se o problema deles é importante para você. Eles querem se sentir ouvidos e compreendidos. Eles querem ver que você realmente se importa.

Quando você usa um sistema de tickets de suporte técnico, é fácil se envolver na mecânica de resolução de problemas, mas é importante lembrar o elemento humano.

Ligue para o cliente para discutir o problema com mais detalhes, se necessário. Você também pode contar com um software de discagem automática para entrar em contato com seus clientes que estão enfrentando problemas.

Reserve um momento para ouvir o que o cliente está dizendo e realmente tente entender o problema dele.

Mostre empatia. Ser paciente.

Ao fazer isso, você não apenas estará mais bem equipado para resolver o problema, mas também construirá um relacionamento mais forte e positivo com seus clientes. E é disso que se trata, meus amigos, um excelente atendimento ao cliente.

Podemos resumir três benefícios principais que advêm disso:

• Gera confiança e lealdade : Mostrar que você realmente se preocupa com o problema de um cliente ajuda a construir confiança e lealdade com ele, levando ao aumento da satisfação do cliente e à repetição de negócios.

• Melhora a resolução de problemas : quando você realmente entende o problema de um cliente, você está mais bem equipado para resolvê-lo, resultando em um tempo de resolução mais rápido e maior satisfação do cliente.

• Melhora a experiência do cliente : ao dedicar um tempo para se preocupar verdadeiramente com o problema de um cliente, você está proporcionando a ele uma experiência positiva, deixando-o com uma impressão favorável de sua marca e aumentando a probabilidade de ele recomendá-lo a outras pessoas.

Exemplo de como o cuidado verdadeiro pode melhorar a satisfação do cliente

Imagine que um cliente entre em contato com sua empresa com uma reclamação sobre um produto que comprou. Eles estão frustrados. Eles estão chateados. Eles só querem que alguém ouça seu problema.

Se o seu representante de atendimento ao cliente simplesmente atender a ligação, fornecendo uma solução genérica sem realmente se importar com o problema do cliente, o cliente provavelmente sairá da interação sentindo-se insatisfeito e desvalorizado.

Por outro lado, se o representante reservar um tempo para ouvir o problema do cliente, demonstrar empatia e trabalhar para entender o problema, é muito mais provável que o cliente saia da interação com um sentimento positivo em relação à sua empresa.

Eles apreciarão que você dedicou seu tempo para se preocupar verdadeiramente com o problema deles e que a experiência deles com sua empresa foi positiva.

Nesse cenário, você pode ver como se preocupar verdadeiramente com o problema de um cliente pode melhorar muito o atendimento ao cliente e aumentar a satisfação do cliente.

Ao ouvir e compreender o problema de um cliente, você constrói um relacionamento mais forte e positivo com ele, levando a uma maior fidelidade do cliente e à repetição de negócios.

4. Seja transparente

Ser transparente é um aspecto crítico para fornecer um atendimento excepcional ao cliente. Os clientes apreciam a honestidade e a abertura. Eles querem sentir que estão por dentro.

É por isso que é importante manter seus clientes informados sobre o andamento de seus problemas. Informe quais etapas você está tomando para resolver o problema, o status atual do ticket e o que eles podem esperar em seguida.

Ao permanecer transparente e comunicar-se com seus clientes durante todo o processo, você construirá confiança e aumentará a satisfação deles com sua empresa.

É uma situação em que todos ganham: os clientes se sentem informados e valorizados e você conquistará a confiança deles.

• Aumenta a confiança : ao manter os clientes informados e atualizados sobre seus problemas, você estabelece uma base de confiança com eles.

• Aumenta a satisfação do cliente : quando os clientes entendem claramente o que está acontecendo com seu problema, é mais fácil para eles se sentirem satisfeitos com o serviço que estão recebendo.

• Esclarece a situação : A transparência ajuda a eliminar a confusão e garante que todos estejam na mesma página. Isso leva a uma experiência mais agradável para o cliente.

Exemplo de como ser transparente pode melhorar a satisfação do cliente

Imagine o seguinte: um cliente está tendo problemas com um produto que comprou de sua empresa e entra em contato com seu suporte técnico para obter suporte. Mantê-los informados sobre o andamento do problema pode fazer toda a diferença.

Certifique-se de mantê-los atualizados sobre o que você está fazendo para resolver o problema, o status atual do ticket e o que eles podem esperar em seguida. Se você puder fornecer uma estimativa aproximada de quando o problema será resolvido, melhor ainda!

Ser aberto e transparente gera confiança e mostra que você realmente se preocupa com a experiência deles. E quando os clientes se sentem valorizados, é mais provável que fiquem satisfeitos com o serviço que receberam da sua empresa.

5. Analise os dados do cliente e melhore

A análise de dados pode realmente melhorar seu jogo de atendimento ao cliente, sabe? Ao manter o controle sobre as interações com os clientes, você pode obter uma imagem mais clara do que seus clientes desejam e precisam.

Essas informações podem ajudá-lo a identificar áreas onde melhorias podem ser feitas. Por exemplo, digamos que você tenha recebido muitos tickets sobre o mesmo problema de produto. Com esse conhecimento, você e sua equipe podem debater soluções e eliminar problemas semelhantes pela raiz.

Ao usar os dados do cliente para fazer mudanças positivas, você está enviando a mensagem de que está sempre procurando maneiras de melhorar a experiência do cliente.

• Controle seus clientes : analisar as interações com os clientes ajuda você a obter informações privilegiadas sobre o que eles realmente desejam e precisam.

• Encontre e corrija problemas rapidamente : a análise de dados pode ajudar a identificar rapidamente quaisquer pontos problemáticos para que você possa eliminá-los pela raiz.

• Faça com que seus clientes se sintam ouvidos : quando você usa dados de clientes para fazer melhorias, isso envia uma mensagem de que você está sempre procurando maneiras de melhorar seu atendimento ao cliente. No entanto, ao analisar os dados dos clientes, considere a importância da privacidade online e nunca divulgue os seus dados a outras empresas.

Exemplo de como a análise de dados do cliente pode melhorar a satisfação do cliente

Imagine que você está de olho no que os clientes estão dizendo sobre sua empresa. Você descobre um problema recorrente em que as pessoas estão tendo problemas com um recurso do seu site.

Ao analisar mais detalhadamente os dados, você pode identificar a origem do problema e desenvolver uma solução que atenda às suas necessidades. Isso não apenas ajuda a melhorar a experiência do cliente, mas também envia uma mensagem de que você está ouvindo ativamente e agindo com base no feedback deles.

Fazer essa melhoria não apenas resolve o problema, mas também mostra aos seus clientes que você se preocupa com as preocupações deles e está dedicado a tornar a experiência deles com o seu negócio a mais tranquila e satisfatória possível.

Como resultado, é provável que você observe uma melhoria na satisfação e na fidelidade do cliente.

Principais conclusões sobre como usar um sistema de tickets para melhorar a satisfação do cliente

Uma plataforma de tickets de suporte técnico pode ser uma virada de jogo para o atendimento e a satisfação do cliente.

Simplifique suas comunicações e projete seus processos de forma que você possa responder ao cliente em tempo hábil.

Ao conversar com os clientes, é importante ser pessoal e empático. Reserve um tempo para entender suas necessidades e preocupações.

Ao analisar os dados do cliente usando um aplicativo dedicado, você pode obter insights valiosos que podem ser usados ​​para fazer melhorias e aprimorar a experiência do cliente.

Em última análise, um sistema de tickets de suporte técnico pode ajudar sua empresa a construir relacionamentos fortes e duradouros com os clientes e fazer com que eles voltem sempre.