7 modèles de courrier électronique professionnels d'absence du bureau à utiliser (2024)

Les emails d'absence du bureau s'avèrent précieux pour gérer les attentes et démontrer votre respect pour le temps précieux de vos correspondants. Que vous soyez en vacances, en conférence ou en situation personnelle, la mise en place d'une réponse automatique en cas d'absence permet d'informer vos correspondants de votre indisponibilité.

Dans ce guide, nous proposons sept modèles d'e-mails d'absence du bureau prêts à l'emploi, conçus pour s'adapter à différents scénarios. Ces modèles sont conçus pour vous faire gagner du temps tout en communiquant efficacement votre absence à vos collègues, clients ou parties prenantes.

• Informations à partager dans un e-mail d'absence du bureau
• Modèles d'e-mails d'absence du bureau
  • Vacances planifiées avec une date de fin
  • Sans donner de raison
  • Fournir des contacts alternatifs
  • Jours de travail limités par semaine
  • En cas d'urgence
  • Congé indéfini
  • Fermeture des Fêtes
• Comment configurer le répondeur automatique de courrier électronique dans Gmail
• Conclusion

Commençons.

Informations à partager dans un e-mail d'absence du bureau

Lors de la rédaction d'un email d'absence du bureau, il est crucial d'inclure des informations qui permettront à vos correspondants de bien informer de votre absence.

• Plage de dates – En indiquant clairement la période pendant laquelle vous serez absent du bureau, vous serez en mesure de bien mieux gérer les attentes des gens et de rendre votre absence supportable pour ceux qui attendent avec impatience votre réponse.
• Contacts alternatifs – Fournissez le nom et les coordonnées d’un collègue ou d’un membre de l’équipe qui peut vous aider en votre absence. Cela garantit un flux de communication fluide.
• Raison de l'absence – Bien que cela ne soit pas toujours nécessaire, inclure une brève raison de votre absence peut ajouter une touche personnelle à votre courrier électronique et faire appel à l'humanité de l'autre partie.
• Attentes de réponse – Informez vos correspondants du moment où ils peuvent anticiper une réponse. Cela permet de réduire la frustration, surtout si vous consultez encore occasionnellement vos e-mails.

Gardez à l’esprit que vous ne devriez jamais vous sentir obligé de partager des informations que vous considérez comme privées. Il est parfaitement acceptable de déclarer que vous êtes temporairement indisponible et que vous répondrez dans les plus brefs délais.

Modèles d'e-mails d'absence du bureau

Du simple message de vacances aux explications plus détaillées sur les congés prolongés, ces modèles offrent une gamme d'options pour répondre à vos besoins spécifiques. Allons-y !

Vacances planifiées avec une date de fin

Partager une date de fin précise vous aidera à maintenir votre professionnalisme tout en informant vos collègues et clients de votre indisponibilité pendant une période précise. Cette approche définit des attentes claires, permettant aux autres de planifier en conséquence.

Sans donner de raison

En revanche, rien ne vous oblige à justifier réellement votre absence. Tout le monde n’est pas à l’aise pour partager les détails de sa vie personnelle – il est donc tout aussi acceptable de déclarer respectueusement que vous ne serez pas disponible avant une date ultérieure.

Fournir des contacts alternatifs

En désignant un collègue qui pourra vous assister pendant votre absence, vous démontrez un engagement de réactivité mais également proposez une solution aux problèmes urgents qui pourraient surgir à votre place. En fournissant des coordonnées précises, vous garantissez que les personnes qui contactent disposent des informations dont elles ont besoin, ce qui minimise les perturbations et maintient un niveau de service professionnel.

Jours de travail limités par semaine

Ce scénario se produit souvent en raison d'horaires à temps partiel, de modalités de travail flexibles ou d'autres engagements. En informant automatiquement vos collègues et contacts de votre disponibilité restreinte, vous minimisez la confusion et faites preuve de fiabilité.

Cette mesure proactive favorise la compréhension et aide les autres à planifier leurs futurs efforts de communication.

Objet : Absent du bureau : [Votre nom]

Salutations,

Merci de nous avoir contactés. Actuellement, je travaille selon un horaire limité et je ne serai peut-être pas disponible pour répondre immédiatement.

Mes journées de travail habituelles sont [mentionner les jours spécifiques] et pendant cette période, je ferai de mon mieux pour répondre à vos demandes. Si votre problème nécessite une attention immédiate, veuillez envisager de contacter [Nom du contact alternatif] à [E-mail du contact alternatif] ou [Numéro de téléphone du contact alternatif] .

J’apprécie votre compréhension et votre patience. Je répondrai à votre e-mail dans les plus brefs délais.

Cordialement,

[Votre nom]

En cas d'urgence

Fournir des instructions claires sur les personnes à contacter en cas d’urgence aidera à rediriger les questions urgentes vers une alternative désignée, évitant ainsi les retards dans la résolution. Il est sage d’avoir une personne à contacter en cas d’urgence qui puisse vous contacter au cas où quelque chose nécessiterait vraiment votre attention. Établissez simplement quelques règles de base à l’avance sur la gravité d’une urgence pour qu’elle vous dérange.

Congé indéfini

Dans les situations où la durée de votre absence est incertaine, une réponse appropriée permet de signifier que vous êtes actuellement absent et que vous ne pouvez pas répondre rapidement. Cela éliminerait toute ambiguïté et fournirait aux collègues et aux clients les informations nécessaires pour prendre des décisions éclairées.

Il est également important que vous fournissiez au moins un autre contact afin que les questions urgentes puissent être correctement traitées en votre absence.

Fermeture des Fêtes

En veillant à ce que les clients, les partenaires et les collègues soient informés de la fermeture pendant les vacances et puissent planifier leurs interactions en conséquence, vous éviterez la frustration due aux e-mails sans réponse et clarifierez le calendrier de votre organisation.

Comment configurer le répondeur automatique de courrier électronique dans Gmail

Gmail appelle son répondeur automatique de courrier électronique « Répondeur de vacances » et vous pouvez le trouver sur la première page des paramètres de Gmail, cliquez simplement sur l'icône en forme d'engrenage et sélectionnez « Afficher tous les paramètres », faites défiler vers le bas jusqu'à ce que vous voyiez la section suivante :

Voici ce que vous devez savoir sur Vacation Responder de Gmail :

• Bascule du répondeur de vacances – Activez-le si vous souhaitez répondre automatiquement au courrier entrant.
• Premier jour – Si vous souhaitez le planifier à l'avance pour une date ultérieure, sélectionnez-en une.
• Dernier jour – Si vous souhaitez que le répondeur de vacances s'arrête à une date spécifique, définissez-en une.
• Objet et message – C'est ici que vous insérez votre modèle d'e-mail d'absence du bureau, entrez un objet approprié ainsi qu'un e-mail concis et complet que vous souhaitez que vos correspondants reçoivent.

Si vous souhaitez uniquement que le répondeur automatique envoie une réponse aux personnes de vos contacts, cochez la case à côté de « Envoyer une réponse uniquement aux personnes de mes contacts » . Nous avons rédigé un guide complet sur le répondeur automatique d'absence du bureau de Gmail, assurez-vous de le consulter :)

Quel modèle devriez-vous utiliser ?

Votre modèle d'absence du bureau doit correspondre à votre cas d'utilisation spécifique. Choisissez ce qui convient le mieux à votre situation et personnalisez-le selon votre propre style – vous avez peut-être remarqué que presque tous suivent le même schéma, une salutation chaleureuse suivie d’un avis concis et direct concernant votre absence.

Vous n'avez pas trouvé ce que vous cherchiez ? Si vous souhaitez ajouter une touche d'humour à votre courrier électronique OOO, consultez ces 7 idées amusantes de messages d'absence du bureau.

Nous espérons que vous profiterez de vos jours de congé !