7 Template Email Luar Kantor Profesional untuk Digunakan (2024)

Email di luar kantor terbukti sangat berharga untuk mengelola ekspektasi dan menunjukkan rasa hormat Anda terhadap waktu berharga koresponden Anda. Apakah Anda sedang berlibur, menghadiri konferensi, atau berurusan dengan masalah pribadi, menyiapkan respons otomatis di luar kantor memastikan bahwa koresponden Anda diberi tahu tentang ketidakhadiran Anda.

Dalam panduan ini, kami menyediakan tujuh template email siap pakai di luar kantor yang dirancang untuk memenuhi berbagai skenario. Templat ini dibuat untuk menghemat waktu Anda sekaligus mengomunikasikan ketidakhadiran Anda secara efektif kepada kolega, klien, atau pemangku kepentingan.

• Informasi untuk Dibagikan dalam Email di Luar Kantor
• Templat Email di Luar Kantor
  • Rencana Liburan dengan Tanggal Berakhir
  • Tanpa Memberikan Alasan
  • Menyediakan Kontak Alternatif
  • Hari Kerja Terbatas per Minggu
  • Dalam Keadaan Darurat
  • Cuti Tanpa Batas Waktu
  • Penutupan Hari Raya
• Cara Mengatur Email Autoresponder di Gmail
• Kesimpulan

Mari kita mulai.

Informasi untuk Dibagikan dalam Email di Luar Kantor

Saat menulis email di luar kantor, penting untuk menyertakan informasi yang dapat membuat koresponden Anda mendapat informasi lengkap tentang ketidakhadiran Anda.

• Kisaran Tanggal – Dengan menyatakan dengan jelas jangka waktu Anda akan tidak berada di kantor, Anda akan mampu mengelola ekspektasi orang dengan lebih baik dan membuat ketidakhadiran Anda dapat ditanggung oleh mereka yang menantikan tanggapan Anda.
• Kontak Alternatif – Berikan nama dan rincian kontak kolega atau anggota tim yang dapat membantu saat Anda tidak ada. Hal ini memastikan kelancaran arus komunikasi.
• Alasan Ketidakhadiran - Meskipun tidak selalu diperlukan, menyertakan alasan singkat ketidakhadiran Anda dapat menambah sentuhan pribadi pada email Anda dan menarik rasa kemanusiaan pihak lain.
• Harapan Respons – Beritahu koresponden Anda kapan mereka dapat mengantisipasi respons. Hal ini membantu mengurangi rasa frustrasi, terutama jika Anda masih sesekali memeriksa email.

Ingatlah bahwa Anda tidak boleh merasa terdorong untuk membagikan informasi yang Anda anggap pribadi. Sangat dapat diterima untuk menyatakan bahwa Anda tidak tersedia untuk sementara waktu dan akan merespons sesegera mungkin.

Templat Email di Luar Kantor

Dari pesan liburan sederhana hingga penjelasan lebih rinci untuk cuti panjang, templat ini menawarkan berbagai opsi untuk memenuhi kebutuhan spesifik Anda. Mari kita mulai!

Rencana Liburan dengan Tanggal Berakhir

Berbagi tanggal akhir tertentu akan membantu Anda menjaga profesionalitas sekaligus memberi tahu kolega dan klien tentang ketidaktersediaan Anda selama periode tertentu. Pendekatan ini menetapkan ekspektasi yang jelas, sehingga memungkinkan pihak lain membuat rencana yang sesuai.

Tanpa Memberikan Alasan

Di sisi lain, tidak ada yang memaksa Anda untuk benar-benar memberikan alasan ketidakhadiran Anda. Tidak semua orang merasa nyaman berbagi detail kehidupan pribadi mereka – jadi wajar saja jika Anda dengan hormat menyatakan bahwa Anda tidak akan bisa hadir sampai waktu yang akan datang.

Menyediakan Kontak Alternatif

Dengan menentukan kolega yang dapat membantu selama Anda tidak ada, Anda menunjukkan komitmen terhadap sikap tanggap namun juga menawarkan solusi untuk masalah mendesak yang mungkin timbul sebagai pengganti Anda. Memberikan rincian kontak yang akurat sebagai alternatif memastikan bahwa mereka yang menghubungi kami mendapatkan informasi yang mereka butuhkan, meminimalkan gangguan, dan mempertahankan standar layanan profesional.

Hari Kerja Terbatas per Minggu

Skenario ini sering kali muncul karena jadwal paruh waktu, pengaturan kerja yang fleksibel, atau komitmen lainnya. Dengan secara otomatis memberi tahu kolega dan kontak tentang ketersediaan Anda yang terbatas, Anda meminimalkan kebingungan dan menunjukkan keandalan.

Tindakan proaktif ini menumbuhkan pemahaman dan membantu orang lain merencanakan upaya komunikasi mereka di masa depan.

Perihal : Di Luar Kantor: [Nama Anda]

Salam,

Terima kasih telah menghubungi kami. Saat ini, saya sedang mengerjakan jadwal yang terbatas dan mungkin tidak dapat segera memberikan tanggapan.

Hari kerja saya biasanya adalah [sebutkan hari tertentu] , dan selama periode ini, saya akan melakukan yang terbaik untuk menjawab pertanyaan Anda. Jika masalah Anda memerlukan perhatian segera, harap pertimbangkan untuk menghubungi [Nama Kontak Alternatif] di [Email Kontak Alternatif] atau [Nomor Telepon Kontak Alternatif] .

Saya menghargai pengertian dan kesabaran Anda. Saya akan membalas email Anda sesegera mungkin.

Salam,

[Namamu]

Dalam Keadaan Darurat

Memberikan instruksi yang jelas tentang siapa yang harus dihubungi jika terjadi keadaan darurat akan membantu mengarahkan permasalahan mendesak ke alternatif yang telah ditentukan, sehingga mencegah penundaan penyelesaian. Sebaiknya Anda memiliki kontak darurat yang dapat menghubungi Anda jika ada sesuatu yang benar-benar memerlukan perhatian Anda. Tetapkan saja beberapa aturan dasar sebelumnya tentang seberapa parah keadaan darurat yang perlu dilakukan agar dapat mengganggu Anda.

Cuti Tanpa Batas Waktu

Dalam situasi di mana durasi ketidakhadiran Anda tidak pasti, respons yang tepat akan membantu menyampaikan bahwa Anda sedang pergi dan tidak dapat merespons dengan cepat. Hal ini akan menghilangkan ambiguitas dan memberikan kolega dan klien informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan.

Penting juga bagi Anda untuk menyediakan setidaknya satu kontak alternatif sehingga masalah mendesak dapat ditangani dengan baik saat Anda tidak ada.

Penutupan Hari Raya

Memastikan bahwa klien, mitra, dan kolega mengetahui penutupan hari libur dan dapat merencanakan interaksi mereka dengan tepat akan mencegah frustrasi karena email yang tidak dijawab dan memberikan kejelasan mengenai jadwal organisasi Anda.

Cara mengatur Email autoresponder di Gmail

Gmail menyebut penjawab otomatis emailnya sebagai "Penjawab Liburan" dan Anda dapat menemukannya di halaman pertama pengaturan Gmail, cukup klik ikon roda gigi dan pilih "Lihat semua Pengaturan", gulir ke bawah hingga Anda melihat bagian berikut:

Inilah yang perlu Anda ketahui tentang Vacation Responder Gmail:

• Vacation Responder Toggle – Aktifkan jika Anda ingin membalas email masuk secara otomatis.
• Hari Pertama – Jika Anda ingin mengaturnya terlebih dahulu untuk tanggal yang akan datang, pilih salah satu.
• Hari Terakhir – Jika Anda ingin Vacation Responder berhenti pada tanggal tertentu, tetapkan tanggal tertentu.
• Subjek & Pesan – Di sinilah Anda memasukkan template email di luar kantor, masukkan subjek yang sesuai bersama dengan pesan email singkat dan lengkap yang Anda ingin koresponden Anda terima.

Jika Anda hanya ingin penjawab otomatis mengirim respons ke orang-orang di kontak Anda, centang kotak di samping “Hanya kirim respons ke orang-orang di Kontak saya” . Kami telah menulis panduan lengkap tentang autoresponder Gmail di luar kantor, pastikan untuk memeriksanya :)

Templat mana yang harus Anda gunakan?

Templat di luar kantor Anda harus sesuai dengan kasus penggunaan spesifik Anda. Pilih yang paling sesuai dengan situasi Anda dan sesuaikan dengan gaya Anda sendiri – Anda mungkin telah memperhatikan bahwa hampir semua hal ini mengikuti pola yang sama, sapaan hangat diikuti dengan pemberitahuan singkat dan lugas tentang ketidakhadiran Anda.

Tidak menemukan apa yang Anda cari? Jika Anda ingin menambahkan sentuhan humor ke email OOO Anda, lihat 7 ide pesan lucu di luar kantor ini.

Kami harap Anda menikmati hari libur Anda!