5 Alat Pelacakan Waktu Terbaik Untuk Agensi Kreatif

Menemukan alat pelacak waktu agensi yang tepat sangat penting untuk menjaga produktivitas dan profitabilitas.

Namun, dengan begitu banyak pilihan yang tersedia, mungkin agak sulit untuk mengevaluasi alat apa yang sesuai dengan kebutuhan pelacakan dan pelaporan spesifik biro iklan Anda.

Jadi, dalam panduan ini, kita akan menjelajahi beberapa alat pelacak waktu terbaik untuk agensi digital, pemasaran, kreatif, dan media.

Apa yang membuat alat pelacak waktu agensi bagus?

Alat pelacak waktu agensi yang baik harus memiliki fitur dan fungsi utama berikut:

• Berbagai cara untuk melacak waktu: Kemampuan untuk melacak waktu melalui aplikasi pengatur waktu desktop, aplikasi seluler, pelacakan offline, pengelompokan waktu, atau entri manual
• Pelacakan waktu terperinci: Kemampuan untuk melacak dan mengkategorikan entri waktu berdasarkan proyek, klien, tugas, dll.
• Pengaturan tarif fleksibel: Anda mungkin perlu menetapkan tarif per jam yang berbeda untuk jenis pekerjaan, klien, atau anggota tim yang berbeda
• Integrasi manajemen proyek: Integrasi dengan alat PM memungkinkan entri waktu dihubungkan ke proyek, tugas, pencapaian tertentu, dll
• Integrasi dengan penagihan/faktur: Integrasikan dengan lancar dengan perangkat lunak penagihan dan faktur untuk menghasilkan faktur klien dengan mudah berdasarkan jam yang dapat ditagih
• Pelaporan: Kemampuan untuk membuat laporan tentang penggunaan waktu, waktu yang dapat ditagih vs. tidak dapat ditagih, tingkat pemanfaatan, dll.

1. Skor

Scoro adalah ujung ke ujung alat manajemen agensi yang dibuat untuk pekerjaan klien dan proyek. Ini menawarkan fungsionalitas pelacakan waktu yang kuat untuk memberi Anda visibilitas lengkap tentang bagaimana tim Anda menghabiskan waktu mereka.

Mari beralih ke tiga cara untuk melacak waktu Anda dengan Scoro.

1. Catat aktivitas secara real-time

Metode ini ideal untuk anggota tim yang memiliki banyak tugas kecil dalam satu hari. Jadi mereka bisa melacak aktivitas saat bepergian.

Cukup arahkan kursor ke pengatur waktu pada tugas dengan “Task list” dan klik “Mulai pelacak waktu” untuk mengaktifkan pengatur waktu:

Anda juga dapat melacak waktu di mana pun Anda berada di Scoro hanya dengan mengeklik ikon pelacak di header situs Anda.

Di menu pelacak, Anda dapat melihat:

• Tugas yang memiliki pencatatan entri waktu aktif
• Tugas dengan tenggat waktu hari ini
• Tugas yang memiliki entri waktu dijadwalkan untuk hari ini
• Tugas lain dari daftar tugas Anda diatur berdasarkan tenggat waktu

Apa pun pilihannya, Anda dapat berhenti sejenak kapan saja untuk beristirahat. Dan tandai aktivitas sebagai selesai setelah Anda selesai.

2. Tambahkan entri waktu setelah mengerjakan tugas

Anda juga dapat mulai melacak waktu dari tampilan detail tugas. Klik tombol “Pelacak waktu mulai” untuk membuat entri waktu baru di bawah tugas, atau klik tombol “Mulai” di sebelah entri waktu yang ada.

Anda juga dapat menambahkan entri waktu dari tampilan lembar waktu .

Untuk menambahkan entri waktu:

1. Masukkan waktu yang dihabiskan di slot yang sesuai di samping tugas yang ada
2. Tekan Enter untuk mencatat waktu pada tugas

Jika Anda perlu menambahkan entri waktu lain, klik tanda plus untuk membuat baris baru.

Opsi ini memungkinkan orang untuk mencatat jam kerja mereka kapan pun mereka mau.

Catatan: Timesheet hanya dapat dikirimkan oleh pengguna itu sendiri. Namun, pengguna dengan izin penguncian waktu dapat mengunci lembar waktu pengguna lain jika semua aktivitas ditandai sebagai selesai dan pengguna tidak mengirimkan lembar waktu.

3. Jadwalkan acara untuk pelacakan waktu otomatis

Saat Anda mengubah layanan dari penawaran menjadi tugas untuk tim Anda, Scoro memungkinkan Anda menyertakan peristiwa terkait dalam menghitung waktu yang dihabiskan untuk aktivitas terkait proyek. Fitur ini sangat berguna ketika suatu tugas melibatkan pertemuan dengan klien.

Untuk menautkan acara dengan tugas, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Buka acara dalam tampilan modifikasi
2. Klik pada menu tarik-turun “Lainnya”.
3. Pilih opsi “Tautan dengan tugas”.

Setelah Anda mengklik opsi “Tautan dengan tugas”, Scoro akan menampilkan daftar tugas yang diberikan kepada pengguna yang relevan. Namun, pengguna memiliki fleksibilitas untuk mencari dan menghubungkan acara dengan tugas apa pun yang dapat mereka akses, bukan hanya tugas mereka sendiri. Untuk menghubungkan acara, pilih tugas yang sesuai dari daftar dan klik “Simpan”.

Setelah menautkan acara ke tugas, Anda dapat melihatnya di “tampilan detail tugas”. Acara tertaut akan muncul di antara entri waktu untuk tugas tersebut, dapat dibedakan berdasarkan ikon acara kalender.

Dengan menautkan peristiwa ke tugas, Anda dapat melihat gambaran lengkap tentang waktu yang dihabiskan dalam suatu tugas, termasuk waktu yang dihabiskan untuk tugas itu sendiri dan waktu yang dihabiskan dalam rapat atau acara terkait.

Ingin melihat dengan mudah untuk apa tim Anda menghabiskan waktunya?

Untungnya, Scoro membuatnya sangat mudah untuk diketahui.

Laporan “Pekerjaan terperinci” Scoro memberi Anda gambaran lengkap tentang semua acara kalender dan tugas yang diselesaikan (atau entri waktu di bawah tugas yang diselesaikan) dalam jangka waktu yang dipilih.

Untuk mengakses laporan kerja terperinci, navigasikan ke “Laporan > Pekerjaan > Laporan terperinci.”

Opsi pemfilteran mencakup pengguna, status acara, entri tugas dan waktu, periode waktu, proyek, kontak, sumber daya bersama, dan jenis aktivitas.

Pengelompokan dapat dilakukan berdasarkan berbagai kondisi, seperti waktu, kontak, dan proyek, dengan opsi pengelompokan ganda. Misalnya pertama oleh pengguna, lalu gambaran umum untuk melihat waktu yang dihabiskan seluruh karyawan.

Anda juga dapat menambahkan kolom data tambahan untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang pemanfaatan waktu tim Anda dan waktu yang dihabiskan untuk aktivitas tertentu.

Dua kolom yang sangat berguna untuk tujuan ini adalah “% dari total” dan “% pemanfaatan.”

• “% dari total” menunjukkan persentase berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk aktivitas tertentu dibandingkan dengan total durasi semua aktivitas yang dipilih (tergantung pada filter);
• “% pemanfaatan” menunjukkan persentase total pemanfaatan selama periode yang dipilih untuk pengguna yang dipilih dibandingkan dengan total ketersediaan tim.

Apa yang akan Anda sukai

Anda dapat mengubah entri waktu dan acara menjadi faktur hanya dengan beberapa klik dengan penagihan waktu. Ini membantu Anda melacak semua yang Anda lakukan untuk klien dan memastikan Anda dibayar setiap jamnya.

Dalam laporan “Pekerjaan mendetail” Anda akan melihat opsi untuk membuat faktur:

Ingin menagih klien untuk proyek tertentu?

Scoro juga memungkinkan Anda menagih langsung dari tampilan proyek. Fitur ini sangat berguna ketika Anda perlu membuat faktur untuk tugas dan acara yang terkait dengan satu proyek.

Untuk membuat faktur dari tampilan proyek, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Di bagian “Waktu” pada tampilan proyek, pilih aktivitas relevan (tugas dan acara) yang ingin Anda sertakan dalam faktur
2. Setelah Anda memilih aktivitas yang diinginkan, klik tombol “Buat faktur”.

Tombol ini akan menghasilkan faktur berdasarkan tugas dan acara yang dipilih dalam proyek.

Setelah mengklik “Buat faktur,” Scoro akan membuat faktur yang berisi aktivitas yang dipilih, beserta detail terkait seperti deskripsi, waktu yang dihabiskan, dan jumlah yang dapat ditagih.

Fitur inti Scoro yang Anda sukai

Berikut beberapa fitur Scoro yang paling berguna:

• Metode pelacakan beberapa waktu memungkinkan anggota tim memutuskan apakah akan mencatat waktu mereka saat bepergian, secara retrospektif, atau berdasarkan kalender mereka
• Pelacakan waktu yang dapat ditagih membantu mengaitkan waktu yang dihabiskan dengan pendapatan dengan melacak waktu yang dapat langsung ditagihkan ke klien
• Tarif tenaga kerja tim memungkinkan Anda mengatur biaya tenaga kerja untuk peran dan pengguna sehingga Anda dapat melihat berapa biaya waktu yang dilacak dalam hal gaji vs. berapa pendapatan yang Anda peroleh
• Penguncian waktu mencegah pengguna mengubah lembar waktu setelah dikirimkan dan disetujui
• Faktur memungkinkan Anda membuat dan mengirim faktur ke klien dan mencatat pembayaran yang diterima
• Faktur parsial memberikan fleksibilitas dalam penagihan dengan memungkinkan Anda membuat beberapa faktur parsial untuk satu penawaran atau proyek
• Berbagai mata uang memungkinkan Anda membuat faktur dalam mata uang berbeda untuk klien internasional
• Laporan keuangan terperinci memberikan pelaporan keuangan terperinci untuk melacak faktur, pendapatan, dan metrik utama lainnya
• Integrasi penagihan memungkinkan Scoro berintegrasi dengan alat faktur utama, sistem akuntansi, dan alat pembayaran

Harga

Scoro menawarkan empat paket:

• Penting: $26 per pengguna per bulan
• Standar: $37 per pengguna per bulan
• Pro: $63 per pengguna per bulan
• Ultimate: harga perusahaan yang disesuaikan

Anda juga dapat mencoba Scoro gratis selama 14 hari.