I 5 migliori strumenti di monitoraggio del tempo per le agenzie creative

Trovare il giusto strumento di monitoraggio del tempo dell'agenzia è fondamentale per mantenere la produttività e la redditività.

Tuttavia, con così tante opzioni disponibili, può essere un po' complicato valutare quale strumento si adatta alle esigenze specifiche di monitoraggio e reporting della tua agenzia.

Pertanto, in questa guida esploreremo alcuni dei migliori strumenti di monitoraggio del tempo per agenzie digitali, di marketing, creative e mediatiche.

Cosa rende un buon strumento di monitoraggio del tempo di agenzia?

Un buon strumento di monitoraggio del tempo dell'agenzia dovrebbe avere le seguenti caratteristiche e funzionalità principali:

• Diversi modi per tenere traccia del tempo: possibilità di tenere traccia del tempo tramite app timer desktop, app mobili, monitoraggio offline, raggruppamento di orari o immissione manuale
• Monitoraggio granulare del tempo: la possibilità di tenere traccia e classificare le voci di tempo per progetto, cliente, attività, ecc.
• Impostazione di tariffe flessibili: potrebbe essere necessario impostare tariffe orarie diverse per diversi tipi di lavoro, clienti o membri del team
• Integrazione della gestione dei progetti: l'integrazione con gli strumenti PM consente di collegare le registrazioni orarie a progetti, attività, traguardi specifici, ecc
• Integrazione con fatturazione/fatturazione: integrazione fluida con il software di fatturazione per generare facilmente fatture cliente in base alle ore fatturabili
• Reporting: la possibilità di creare report sull'utilizzo del tempo, sul tempo fatturabile e non fatturabile, sui tassi di utilizzo, ecc.

1. Punteggio

Scoro è un end-to-end strumento di gestione dell'agenzia creato per il lavoro dei clienti e dei progetti. Offre una solida funzionalità di monitoraggio del tempo per darti una visibilità completa su come il tuo team trascorre il proprio tempo.

Vediamo tre modi per tenere traccia del tuo tempo con Scoro.

1. Registra le attività in tempo reale

Questo metodo è ideale per i membri del team che svolgono molti piccoli compiti in un giorno. In questo modo possono tenere traccia delle attività in movimento.

Basta passare il mouse sopra il timer su un'attività con la "Lisk attività" e fare clic su "Avvia monitoraggio del tempo" per attivare il timer:

Puoi anche tenere traccia del tempo ovunque ti trovi in ​​Scoro semplicemente facendo clic sull'icona del tracker nell'intestazione del tuo sito.

Nel menu tracker puoi vedere:

• Attività con registrazione dell'immissione del tempo attivo
• Compiti con scadenza oggi
• Attività che hanno un orario pianificato per oggi
• Altre attività dall'elenco delle attività organizzate entro la scadenza

In ogni caso, puoi fermarti in qualsiasi momento per fare una pausa. E contrassegna l'attività come completata una volta terminata.

2. Aggiungi una voce temporale dopo aver lavorato su un'attività

Puoi anche iniziare a monitorare il tempo dalla visualizzazione dettagliata dell'attività. Fare clic sul pulsante "Avvia monitoraggio del tempo" per creare una nuova voce di tempo sotto l'attività oppure fare clic sul pulsante "Avvia" accanto a una voce di tempo esistente.

È inoltre possibile aggiungere una voce temporale dalla visualizzazione della scheda attività .

Per aggiungere una voce temporale:

1. Inserisci il tempo trascorso negli slot corrispondenti accanto a un'attività esistente
2. Premere Invio per registrare l'ora sotto l'attività

Se è necessario aggiungere un'altra voce temporale, fare clic sul segno più per creare una nuova riga.

Questa opzione consente alle persone di registrare il proprio orario di lavoro quando è conveniente per loro.

Nota: la scheda attività può essere inviata solo dagli utenti stessi. Tuttavia, gli utenti con autorizzazioni di blocco temporale possono bloccare le schede attività di altri utenti se tutte le attività sono contrassegnate come completate e l'utente non invia la scheda attività.

3. Pianifica eventi per il monitoraggio automatico del tempo

Quando converti i servizi da un preventivo in attività per il tuo team, Scoro ti consente di includere eventi correlati nel calcolo del tempo dedicato alle attività relative al progetto. Questa funzionalità è particolarmente utile quando un'attività prevede un incontro con un cliente.

Per collegare un evento a un'attività, attenersi alla seguente procedura:

1. Apri l'evento nella vista di modifica
2. Fare clic sul menu a discesa "Altro".
3. Seleziona l'opzione "Collega all'attività".

Dopo aver fatto clic sull'opzione "Collega con attività", Scoro visualizzerà un elenco di attività assegnate all'utente pertinente. Tuttavia, l'utente ha la flessibilità di cercare e collegare l'evento a qualsiasi attività a cui ha accesso, non solo alle proprie attività. Per collegare l'evento, selezionare l'attività appropriata dall'elenco e fare clic su "Salva".

Dopo aver collegato l'evento a un'attività, puoi visualizzarlo nella "visualizzazione dettagliata dell'attività". L'evento collegato verrà visualizzato tra le voci di orario per quell'attività, distinguibile dall'icona dell'evento del calendario.

Collegando gli eventi alle attività, è possibile visualizzare il quadro completo del tempo investito in un'attività, incluso sia il tempo dedicato all'attività stessa sia il tempo trascorso in riunioni o eventi correlati.

Vuoi vedere facilmente su cosa ha dedicato il tempo il tuo team?

Fortunatamente, Scoro rende il tutto semplicissimo da capire.

Il rapporto "Lavoro dettagliato" di Scoro offre una panoramica completa di tutti gli eventi del calendario e delle attività completate (o delle voci di tempo nelle attività completate) entro un periodo di tempo selezionato.

Per accedere al rapporto di lavoro dettagliato, vai a "Rapporti > Lavoro > Rapporto dettagliato".

Le opzioni di filtro includono utenti, stati di eventi, attività e voci di tempo, periodi di tempo, progetti, contatti, risorse condivise e tipi di attività.

Il raggruppamento può essere effettuato in base a varie condizioni, come tempo, contatti e progetti, con l'opzione per il doppio raggruppamento. Ad esempio, prima per utenti, poi panoramica per vedere il tempo trascorso da tutti i dipendenti.

Puoi anche aggiungere colonne di dati aggiuntive per comprendere meglio l'utilizzo del tempo da parte del tuo team e il tempo dedicato ad attività specifiche.

Due colonne particolarmente utili a questo scopo sono “% del totale” e “% di utilizzo”.

• “% del totale” mostra la percentuale di quanto tempo è stato dedicato a una particolare attività rispetto alla durata totale di tutte le attività selezionate (a seconda dei filtri);
• "% di utilizzo" mostra la percentuale di utilizzo totale durante un periodo selezionato per gli utenti selezionati rispetto alla disponibilità totale del team.

Ciò che adorerai

Puoi trasformare le registrazioni orarie e gli eventi in fatture con pochi clic grazie alla fatturazione orari. Questo ti aiuta a tenere traccia di tutto ciò che fai per un cliente e ti assicura di essere pagato per ogni ora.

Nel report "Lavoro dettagliato" vedrai l'opzione per creare una fattura:

Vuoi fatturare un cliente per un progetto specifico?

Scoro ti consente anche di fatturare direttamente dalla visualizzazione del progetto. Questa funzionalità è particolarmente utile quando è necessario creare una fattura per attività ed eventi relativi a un singolo progetto.

Per creare una fattura dalla visualizzazione del progetto, attenersi alla seguente procedura:

1. Nella sezione "Tempo" della visualizzazione del progetto, seleziona le attività rilevanti (attività ed eventi) che desideri includere nella fattura
2. Una volta selezionate le attività desiderate, fare clic sul pulsante “Crea fattura”.

Questo pulsante genererà una fattura in base alle attività e agli eventi selezionati all'interno del progetto.

Dopo aver fatto clic su "Crea una fattura", Scoro genererà una fattura contenente le attività selezionate, insieme ai dettagli associati come descrizione, tempo impiegato e importi fatturabili.

Le funzionalità principali di Scoro ti piaceranno

Ecco alcune delle funzionalità più utili di Scoro:

• Diversi metodi di monitoraggio del tempo consentono ai membri del team di decidere se registrare il proprio tempo mentre sono in movimento, in modo retrospettivo o in base ai loro calendari
• Il monitoraggio del tempo fatturabile aiuta a collegare il tempo impiegato alle entrate monitorando il tempo che può essere fatturato direttamente ai clienti
• Le tariffe della manodopera del team ti consentono di impostare i costi della manodopera per ruoli e utenti in modo da poter vedere quanto tutto quel tempo monitorato ti costa in salari rispetto a quanto ti porta in termini di entrate
• Il blocco temporale impedisce agli utenti di modificare le schede attività dopo che sono state inviate e approvate
• La fatturazione consente di creare e inviare fatture ai clienti e registrare i pagamenti ricevuti
• La fatturazione parziale offre flessibilità nella fatturazione consentendo di creare più fatture parziali per un singolo preventivo o progetto
• Più valute ti consentono di creare fatture in valute diverse per clienti internazionali
• Report finanziari dettagliati forniscono report finanziari dettagliati per tenere traccia della fatturazione, delle entrate e di altri parametri chiave
• Le integrazioni di fatturazione consentono a Scoro di integrarsi con i principali strumenti di fatturazione, sistemi contabili e strumenti di pagamento

Prezzi

Scoro offre quattro piani:

• Essenziale: $ 26 per utente al mese
• Standard: $ 37 per utente al mese
• Pro: $ 63 per utente al mese
• Ultimate: prezzi aziendali personalizzati

Puoi anche provare Scoro gratuitamente per 14 giorni.