دليل تنفيذي لإدارة الفرق البعيدة

نشرت: 2017-07-04

نحن فريق بعيد . ينتشر أعضاء فريقنا عبر عدة ولايات في الولايات المتحدة الأمريكية وغوام والهند والفلبين وأرمينيا. لدينا أيضًا بعض الأشخاص في أمريكا الجنوبية وأوروبا الذين يساعدوننا من حين لآخر. في جميع مشاريعي الأخرى ، تعد الفرق البعيدة هي القاعدة أيضًا. لذلك ، لدينا خبرة مباشرة في الجانب الجيد والسيئ والقبيح لإدارة الفرق البعيدة. في حين أن هناك بالتأكيد سلبيات لفريق العمل عن بُعد ، فإننا ندافع عن القدرة على العمل عن بُعد.

مع نمو الأعمال التجارية ، قد تفكر في تعيين أعضاء فريق عن بُعد ولكنك لست متأكدًا تمامًا مما يستلزمه أو ما يمكن توقعه. من المحتمل أنك سمعت عن قصص رعب عن العاملين المستقلين الذين لا يلتزمون بالصفقة وتتساءل عما إذا كانت هناك طريقة أفضل لتوظيف وإدارة الفرق البعيدة التي تعمل بالفعل.

أنت بالتأكيد لست وحدك. في الواقع ، تعد شركات مثل Buffer و Zapier و Autommatic من دعاة التوظيف عن بُعد. مستقبل الكيفية التي سندير بها أعمالنا يتحول تدريجياً نحو الفرق البعيدة. لذلك ، حان الوقت للاستفادة من شبكة المواهب الواسعة الموجودة هنا وفي الخارج لإنشاء فرق أقوى وأكثر تنوعًا يمكنها تحقيق النجاح. سرعان ما أصبح مفهوم الحفاظ على مكتب ماديًا مخففًا وغير ضروري للأعمال التي تركز على التكنولوجيا. سيكون عمال الغد مزيجًا من موظفي العمل من المنزل ، والمستقلين الدوليين ، والبدو الرحل الرقميين.

أصبح العمل عن بعد هو السائد في السنوات القليلة الماضية. ضمن مشهد الشركة ، ربما كانت فكرة الفرق البعيدة غير عملية في الماضي ، لكنها أصبحت معتمدة ببطء لاكتساب المواهب عالية الجودة أو الحفاظ عليها. وفقًا لمكتب الولايات المتحدة لإحصاءات العمل ، ورد أن 23٪ من الموظفين يؤدون عملهم عن بُعد . بصرف النظر عن كونه شائعًا في الولايات المتحدة ، فإن العمل عن بعد يزدهر أيضًا في جميع أنحاء العالم. وفقًا لدراسة ، يرغب ما يقرب من نصف الموظفين الذين يعملون عن بُعد في زيادة ساعات عملهم عن بُعد ، بينما قال 79٪ ممن شملهم الاستطلاع والذين يشمل مجال عملهم التعامل مع المعلومات إنهم يعملون من المنزل .

سلبيات إدارة فريق بعيد

بينما يتم الإشادة بالفرق البعيدة لتفكيرها المستقبلي ، فإن إدارة مثل هذا الفريق لا تخلو من التحديات. لتحديد التوقعات ، دعنا نستكشف بعض الجوانب السلبية المرتبطة بالفرق البعيدة.

1) قد يكون موظفو المكاتب الجيدة سيئين العمال عن بعد

إن مجموعة الموظفين المحتملين ضخمة ، فقد يكونون خريجين جدد أو متخصصين يتمتعون بمهارات فنية عالية يمكنهم التعامل مع أي شيء ترميه عليهم. في حين أن هذه الآفاق ربما تكون عالية المهارة في المجالات التقنية ، خصائص أخرى مثل

مشاكل الموقف
نقص الحافز
ضعف الانضباط الشخصي

قد يصبح مصدر إحباط لك. قد يكون العمل من المنزل أمرًا جذابًا ، لكنه ليس بالأمر السهل. يتعين على الموظفين التعامل مع العديد من الانحرافات عند العمل من المنزل. هناك أيضًا موظفين قد يكونون جيدًا في عملهم ولكنهم يواجهون صعوبة في أن يكونوا فعالين في بيئات أقل تعاونًا. أن تكون منتِجًا في بيئة نائية يمثل تحديًا ، وفي بعض الحالات ، يواجه الموظفون صعوبة في تطوير المهارات والعقلية اللازمة للنجاح في بيئة "البداية الذاتية".

2) تحدي المناطق الزمنية المختلفة

قد يكون من الصعب الحفاظ على الإنتاجية عندما يعمل فريقك في جميع أنحاء العالم. على سبيل المثال ، قد يتكون فريق مشتت جغرافيًا يعمل معًا في مشروع موقع ويب من:

مطورو الويب من الهند وسنغافورة
مصمم من نيجيريا
كاتب محتوى فلبيني
مستشار بريطاني لتحسين محركات البحث
ومدير مشروع من الولايات المتحدة

نظرًا لأن كل شخص في منطقة زمنية مختلفة ، فسيكون من الصعب التعاون والتواصل إذا لم يكن لديك قواعد أساسية واضحة. يمكن أن يصبح العمل في مناطق زمنية مختلفة معضلة كبيرة في مواقف معينة. على سبيل المثال ، لدى كاتب المحتوى بعض الأسئلة التي تحتاج إلى إجابات قبل المتابعة. ومع ذلك ، لن يكون مستشار تحسين محركات البحث على الإنترنت لبضع ساعات. هذا يعيق تقدم الكاتب ويؤخر المشروع بشكل عام. على النقيض من ذلك ، مع وجود فريق داخلي ، لديك رفاهية طرق باب أحد أعضاء الفريق أو التوقف عند مكتبهم إذا كانت هناك حاجة إلى استجابات عاجلة. للتغلب على هذا النوع من التحديات ، نستخدم استراتيجيات إنتاج المحتوى للبقاء في الصدارة. يوفر لنا هذا مزيدًا من وقت التشغيل بين ما نحتاجه في الوقت الحالي وما ننتجه.

3) ثقافة الشركة وديناميكيات الفريق قد تعاني

العمل عن بعد يعني أنك ستقضي ما لا يقل عن ثماني ساعات خلف الكمبيوتر بينما يفعل أعضاء فريقك نفس الشيء بالضبط. بالتأكيد ، يمكنك التواصل الاجتماعي عبر رسائل Slack أثناء فترات الراحة ، أو إرسال ردود فعل الرموز التعبيرية عند إنجاز مهمة ما ، أو حتى كسر النكات أثناء جلسة Skype. ومع ذلك ، من الأسهل بكثير بناء ثقافة الشركة إذا كان الجميع في مكتب فعلي مع إمكانية الوصول وجهاً لوجه إلى بعضهم البعض. عندما يكون فريقك محليًا ، يتعرف الجميع على بعضهم البعض ، ويصبح بعضهم أصدقاء ، ويصبح التواصل وعرض أهداف الشركة وقيمها أسهل . يصعب تحقيق ذلك مع فريق بعيد ، ويستغرق وقتًا أطول ، ويتطلب المزيد من الجهد بسبب ارتفاع معدل دوران أعضاء الفريق.

هناك قلق آخر يتعلق بكيفية النظر إلى بعض الشخصيات والنكات وأنماط الاتصال والتوقعات من بلد إلى آخر. على سبيل المثال ، تحدي رأي رئيسك في منتدى مفتوح ليس شائعًا في آسيا ، ولكن مرحبًا به هنا في الولايات المتحدة. على هذا النحو ، من المهم للفرق البعيدة الاعتراف بهذه الاختلافات الثقافية وأنظمة القيم مع تعزيز الحاجة إلى ردود الفعل البناءة من جميع أعضاء الفريق.

في رأيي ، فإن أي انحسار في عدم وجود مجتمع بين أعضاء الفريق يمثل ضربة كبيرة للنجاح النهائي للشركة. ضع في اعتبارك وحساب تأثير هذه النقطة بعناية.

اقرأ المكافأة: كيف تشكل ثقافة الشركة دافع الموظف

4) يمكن أن تكون المساءلة صعبة

نظرًا لطبيعة الفرق البعيدة وتأثيرها على عقلية الفريق ، قد يكون من الصعب جعل هؤلاء الموظفين مسؤولين عن أدائهم. بطبيعة الحال ، سيعمل المديرون في ظل الخوف من فقدان الموظفين بمرور الوقت بينما قد لا ينظر الموظفون أو المقاولون إلى العمل عن بُعد على أنه عمل دائم. من السهل التواصل وطلب قدر معين من العمل من العاملين عن بُعد المسؤولين ، ولكن هذا ليس بالضرورة هو الحال بالنسبة للجميع.

ضع في اعتبارك مدى سهولة تجاهل العامل عن بُعد لرسائل البريد الإلكتروني أو الاختفاء تمامًا. لذلك ، من المهم أن يشعر كل شخص بأنه عضو فريق مهم. دعهم يعرفون المخاطر والعواقب الأوسع المرتبطة بالفشل في تسليم المهام. حملهم المسؤولية. بالإضافة إلى ذلك ، تأكد من أن لديك عمليات ووثائق جيدة للإسراع في الحصول على بديل إذا دعت الحاجة.

5) الانحرافات أكبر

إحدى فوائد مكان العمل هي عقلية " العمل " التي يولدها بشكل طبيعي. يعد الفصل بين العمل والحياة الشخصية أمرًا صعبًا في عالم اليوم المتصل دائمًا. ومع ذلك ، فإن العمل من المنزل يجلب المزيد من الانحرافات إلى السطح.

اعتمادًا على ظروف كل عامل ، تظهر مجموعة من المشتتات الجديدة. على سبيل المثال ، قد يضطر الآباء إلى الصراع باستمرار بين إنتاجية العمل ورعاية الأطفال. قد يكافح الآخرون مع حرية إدارة وقتهم مما يؤدي إلى نقص الإنتاجية أو التركيز. يمكن أن تشمل عوامل التشتيت الأعمال المنزلية أو تصفح الويب أو مجرد ممارسة الألعاب.

أنا أعمل من المنزل ، يمكنني أن أجد بسهولة من 10 إلى 20 شيئًا مختلفًا لا علاقة لها بالعمل. إنه صراع دائم للبقاء مركزًا وبالتأكيد يتطلب الانضباط (أفشل عدة مرات كل يوم).

إيجابيات الفريق البعيد

في الوقت الحالي ، قد تتساءل عن سبب اختيار أي شخص أن يكون لديه فريق بعيد. لا تقلق - فهناك العديد من المزايا. والأهم من ذلك ، يمكن للمدير الفعال تحديد الأساليب والعمليات لضمان أداء الفريق بشكل جيد على الرغم من التحديات الواضحة. لنبدأ في معالجة إيجابيات التوظيف عن بُعد.

1) المزيد من المواهب

بالنسبة لي ، فإن أكبر ميزة للفريق البعيد هي الوصول إلى المزيد من المواهب. عندما لا تكون مقيدًا بالموقع ، تتوفر مجموعة جديدة كاملة من المواهب. بعض أفضل المصممين والمطورين والمسوقين الذين أعمل معهم اليوم هم جميعًا أجزاء نائية من العالم ، ويسعدني العمل معهم. من الشائع أن يقوم فريقي بتنفيذ أنشطة تطويرية في نيوجيرسي والهند وأرمينيا ، بينما يتم إعداد التصميمات في دبي وروسيا ، وتتم كتابة محتوى رائع في الفلبين. إن قصر أنفسنا على بلدة صغيرة في نيوجيرسي لا يمكن أن يوفر لشبكة واسعة من المواهب نفس عمق المعرفة المتاح في جميع أنحاء العالم.

2) الوقت أكثر مرونة

في بعض الأحيان ، وجود فريق بعيد يعني أنه يمكنك أنت وموظفيك العمل عندما تريد ذلك. يمكّنك هذا من استثمار الوقت في مهام أخرى. يمكن أن تكون التنقلات الطويلة من أسوأ الأمور المتعلقة بالعمل بدوام كامل في المكتب. في المتوسط ، يقضي ملايين الأشخاص ساعتين أو أكثر يوميًا في الانتقال إلى العمل. هذا جنون! أفضل أن تكون ساعتان من الإنتاجية. اجمع بين ساعتين من التنقل مع يوم عمل مدته ثماني ساعات ويستثمر الموظفون 10 ساعات في عملهم ، مما يترك لهم القليل من الوقت لقضائه مع عائلاتهم أو أصدقائهم. كما تحد أيام العمل الطويلة هذه من قدرة الموظفين على التعامل مع المسؤوليات الأخرى. أسبوع العمل الذي يمتد لخمسة أيام وثماني ساعات يجعل من الصعب على الموظفين القيام برحلة إلى DMV أو إحضار أحد أطفالهم إلى موعد مع الطبيب. لقد كان إلغاء التنقلات ، والسماح بأوقات عمل مرنة ، واتباع سياسة عطلة متساهلة بمثابة ميزة مرحب بها لفريقنا.

3) انخفاض التكاليف / المزيد من المدخرات

يعد وجود فريق عمل عن بُعد أكثر فعالية من حيث التكلفة على المدى الطويل ، لا سيما في حالة الشركات الناشئة التي تحاول تغطية نفقاتها. هناك العديد من النفقات التي ينطوي عليها تشغيل شركة مقرها المكتب ، بما في ذلك:

إيجار / عقارات. قد يكون استئجار مساحة مكتبية ، خاصة في مدن مثل نيويورك وسان فرانسيسكو ولوس أنجلوس ، مكلفًا للغاية. نظرًا لأن الفرق البعيدة لا تحتاج إلى مكتب حقيقي لإنجاز مهامها ، فلن تضطر إلى إنفاق آلاف الدولارات شهريًا على مساحة مكتبية (عادة لا تكون أكبر من غرفة صغيرة).
فواتير الكهرباء . عند تشغيل مكتب تقليدي ، ستحتاج إلى دفع فواتير خدمات الإنترنت والصيانة والتنظيف وما إلى ذلك.
FF&E. أثاث المكاتب والتجهيزات والمعدات مبالغ فيها ومبالغ فيها. صدقني ، لقد أدرت مساحة عمل مشتركة لمدة 5 سنوات.
صيانة الغاز والمركبات العامة. الأموال التي تنفقها أنت وفريقك على فواتير الغاز خلال ساعتين من التنقل من وإلى مكان العمل ستُضاف على المدى الطويل. العمل عن بعد من المنزل يعني أنك لن تضطر إلى ملء سيارتك بنفس القدر ، وستكون الصيانة العامة أقل تكرارًا (نأمل).
القهوة وغيرها من المرافق. بصفتك صاحب عمل ، فأنت مكلف بتوفير بعض وسائل الراحة لموظفيك ، مثل القهوة المجانية ، وفي بعض الأحيان ، حتى الطعام. إذا كان لديك فريق بعيد ، فهذا يعني أنك لن تضطر إلى تخصيص ميزانية لهذا الغرض ويمكنك بدلاً من ذلك اختيار نزهات الفريق وأحداث بناء الفريق السنوية.

كل هذا يتلخص في مقدار المال الذي سينتهي بك الأمر إلى إنفاقه وكسبه. سيساعدك وجود فريق بعيد في تعويض نفقاتك على المدى الطويل ، مما يتيح لك تجميع المزيد من الموارد في مساعي جديرة بالاهتمام مثل تعيين مندوب مبيعات.

4) فريق أسعد

يميل الفريق البعيد الذي يعمل بسلاسة مثل آلة جيدة التجهيز إلى أن يكون سعيدًا بالامتيازات التي تأتي مع مثل هذه البيئة. المرونة والثقة والوقت الإضافي الذي تقضيه مع الأصدقاء أو العائلة أو المشاركة في الهوايات تؤدي إلى حياة شخصية ومهنية أفضل.

نصائح لتشغيل فريق بعيد بشكل فعال

من المؤكد أن العمل من المنزل له تحدياته ، لذلك تحتاج إلى إيجاد طرق لمحاولة تعويض العيوب المذكورة أعلاه. التزم بالأساسيات:

الأشخاص المناسبين. من الأفضل دائمًا تعيين موظفين عن بُعد يتمتعون بمهارات جيدة ، ويمكنهم العمل بمفردهم ، ويتحملون المسؤولية ، ويأخذون زمام المبادرة. هذه الصفات ، مقترنة بالخبرة المناسبة ، ستجعل فريقًا رائعًا جاهزًا للتعامل مع أكثر المشاريع صعوبة.
البرامج / الأدوات المناسبة. تعتمد الفرق البعيدة بشكل كبير على برامج الاتصال والتعاون. تحتاج إلى اختيار أفضل البرامج والأدوات لفريقك وغرس الانضباط لاستخدامها بالفعل.
الثقافة الصحيحة. حتى لو كنتم جزرًا أو ولايات أو قارات بعيدًا عن بعضهم البعض ، تحتاج الفرق البعيدة إلى تطوير ثقافة تركز على تعاون الفريق وتشجعه ، وتحديد الأهداف ، والعمل الجيد.
ضع المعيار. خذ الوقت الكافي لتوجيه أعضاء فريقك البعيد. قم بإنشاء بروتوكولات ومعايير تساعدهم على فهم ما هو متوقع.
لا تنس أن تكون إنسانًا. إضفاء الطابع الإنساني على البيئة البعيدة ولا تخف من مجرد إلقاء التحية أو زيارة قناة Slack الخاصة بشخص ما.

10 نصائح لجعل فريقك البعيد أكثر فعالية

ما الذي تشترك فيه جميع الشركات التي ذكرناها للتو؟ إنهم جميعًا مرنون للغاية بشأن كيفية إدارتهم لفرقهم البعيدة ، ولديهم العديد من النصائح لجعل إدارة الفرق البعيدة أسهل. يمكنك أن تحذو حذوها من خلال استخدام برامج أو أدوات تعزز التواصل الجيد وبيئة افتراضية تعاونية. فيما يلي بعض الأدوات والنصائح الرائعة لدمجها:

سلاك . يمكن القول أن هذا هو أحد أفضل خدمات التواصل والتعاون حتى الآن. ينشئ Slack خطوط اتصال مفتوحة وقنوات يمكن للموظفين استخدامها. يتكامل Slack أيضًا مع تطبيقات أخرى مثل Zapier و Salesforce والمزيد لجعل سير عملك أكثر سلاسة.
أسانا و / أو تريلو. تم تصميم أدوات البرامج هذه لتوفير وصول سهل إلى التحديثات المتعلقة بالمهام اليومية وتسهل على قادة الفرق ومديري المشاريع تعيين العمل.
سكايب / جوجل Hangouts. يمكن استخدام أدوات الاتصال هذه لمؤتمرات الفيديو واجتماعات الفيديو الجماعية عن بُعد. تقتصر إمكانات Slack على الدردشة النصية (في الإصدار المجاني على أي حال) ، لذلك قد يكون استخدام أحد هذه التطبيقات الأخرى ضروريًا.
لديك أوقات محددة "عبر الإنترنت". على الرغم من وجود شركات تسمح للموظفين بالعمل وقتما تشاء ، فمن الجيد تخصيص بعض الوقت عندما يكون فريقك بأكمله متصلاً بالإنترنت. هذا يقلل من حدوث الاضطرار إلى الانتظار عدة ساعات للردود التي تشتد الحاجة إليها - يضمن الاتصال المستمر استمرار الشركة في المضي قدمًا.
محاكاة التفاعلات الاجتماعية. إنشاء منافذ للموظفين للدردشة بشكل رسمي وغير رسمي. نظرًا لأن موظفيك يعملون من وراء جهاز كمبيوتر معظم اليوم ، فمن المحتمل أن تكون حياتهم الاجتماعية قد تضررت. عوض عن ذلك بالمحادثات غير الرسمية والممتعة لإسعاد الجميع.
اسأل عن التقارير. نوصي بإنشاء جدول بيانات لموظفيك لملئه بتفاصيل يوم عملهم. هذا يزيد من المساءلة ويجعل الموظفين يشعرون بالمشاركة.
مشاركة الشاشة. نظرًا لأنه لا يمكنك الاتصال بأحد أعضاء الفريق من جميع أنحاء البلاد إلى مكتبك لسؤالهم عن رأيهم في التعليمات البرمجية الخاصة بك ، فإن برنامج مشاركة الشاشة أمر لا بد منه. تقدم برامج مثل Skype و Google Hangouts و Zoom هذه الميزة.
عمليات التوثيق. إن وجود عمليات موثقة مع عمليات تسليم واضحة وأدوار / مسؤوليات محددة يمنع الأمور من أن تصبح فوضوية في عالمك البعيد. يجب توثيق كل شيء ، وإذا لم يكن كذلك ، فقم بتعيين ذلك لشخص ما ليتم إدراجه في قائمة المهام.
تتبع ساعات فريقك. يمكن القيام بذلك من خلال التقارير. ستحتاج إلى تتبع عدد ساعات عمل الموظفين للتأكد من أنهم يستثمرون الوقت الكافي في كل مشروع. يصبح هذا أكثر أهمية إذا كنت تدفع لموظفيك أجرًا بالساعة.

10 أماكن للعثور على عمال رائعين عن بعد

Angel.co - نظرًا لأن العديد من الشركات الناشئة تقدم العمل عن بُعد ، يعد قسم الوظائف في Angel List مكانًا رائعًا لنشر الوظائف والعثور على المواهب ذات الخبرة التي تبحث عن عمل عن بُعد.

LinkedIn - أفضل جزء في التوظيف على LinkedIn عندما تبحث عن عمال عن بُعد هو أنه يمكنك رؤية تاريخ عمل الموظف المحتمل. حاول البحث عن الأشخاص الذين عملوا في وظائف بعيدة من قبل.

Flexjobs - Flexjobs هي خدمة اشتراك للباحثين عن عمل ، ولكن قد تفاجأ عندما تعلم أنه مجاني لأرباب العمل للنشر على الموقع. يتمتع المرشحون المحتملون بمستوى عالٍ من التعليم ويتم صيانة الموقع جيدًا.

Remote.co - هذا موقع آخر موجود خصيصًا لربط العمال عن بعد بالشركات. ومع ذلك ، لا تفرض Remote.co رسومًا على العاملين عن بُعد حتى يتمكنوا من تصفح الشركات التي تقوم بالتوظيف.

الاستعانة بمصادر خارجية - يتحقق هذا الموقع من المحترفين من جميع أنحاء العالم ، ولديه مجموعة تضم أكثر من 300000 عضو. لا توجد رسوم عمولة إذا / عندما تقوم بالتوظيف.

WFH.IO - يركز هذا الموقع بشكل أساسي على الوظائف الرقمية والتقنية. إذا كان هذا هو المكان الذي أنت فيه ، فقد يكون WFH.IO خيارًا رائعًا لك. لا يتعدى إنشاء حساب وبدء نشر الوظائف 50 دولارًا.

Upwork.com - الفيل الكبير في هذه القائمة وبالتأكيد الفيل الذي استخدمناه بأنفسنا. هذا موقع رائع للعثور على موظفين مستقلين موهوبين ، سواء كنت ترغب في توظيف شخص ما في وظيفة لمرة واحدة أو وظيفة متكررة.

WorkingNomads.co - يساعد هذا الموقع في توصيل الموظفين عن بُعد بأصحاب العمل البعيدين. بينما يتعين عليك الدفع لإدراج وظيفتك عن بُعد في Working Nomads ، فسوف يقومون بالترويج لقائمتك عبر وسائل التواصل الاجتماعي ورسائلهم الإخبارية للتأكد من أن الناس يروها.

GrowthHackers.com - تبحث لتوسيع فريق النمو الخاص بك على وجه التحديد؟ لدى Growth Hackers مجتمع كبير من محترفي التسويق الذين يبحثون بنشاط عن الفرص.

VirtualVocations.com - يسرد هذا الموقع الوظائف عن بُعد في كل مكان تقريبًا. بينما يُطلب من الباحثين عن عمل دفع رسوم اشتراك ، فإن جميع الوظائف الشاغرة مجانية.

قد تكون إدارة شركة بقوة عاملة بعيدة أمرًا صعبًا ، ولكن إذا قمت بذلك بشكل صحيح ، فقد يكون ذلك ناجحًا. كل ما تحتاجه هو العملية الصحيحة ، والموقف الإيجابي ، والأهم من ذلك ، الثقة المتبادلة بين أعضاء الفريق لإنجاز العمل.