Una guía ejecutiva para administrar equipos remotos

Publicado: 2017-07-04

Somos un equipo remoto . Los miembros de nuestro equipo se encuentran en varios estados de EE. UU., Guam, India, Filipinas y Armenia. También tenemos algunas personas en América del Sur y Europa que nos ayudan ocasionalmente. En mis otras empresas, los equipos remotos también son la norma. Por lo tanto, tenemos experiencia de primera mano en el lado bueno, malo y feo de la gestión de equipos remotos. Si bien un equipo remoto ciertamente tiene desventajas, somos defensores de poder trabajar de forma remota.

A medida que crece el negocio, puede considerar contratar miembros remotos del equipo, pero no está exactamente seguro de lo que implica o qué esperar. Es probable que haya escuchado historias de terror sobre trabajadores independientes que no cumplen con su parte del trato y se pregunte si existe un método mejor para contratar y administrar equipos remotos que realmente funcione.

Definitivamente no estás solo. De hecho, empresas como Buffer, Zapier y Autommatic son todas defensoras de la contratación remota. El futuro de cómo manejaremos nuestros negocios está cambiando gradualmente hacia equipos remotos. Por lo tanto, es hora de aprovechar la vasta red de talentos que existe tanto aquí como en el extranjero para crear equipos más fuertes y diversos que puedan cumplir. El concepto de mantener una oficina física se diluye rápidamente y se vuelve innecesario para las empresas centradas en la tecnología. Los trabajadores del mañana serán una mezcla de empleados que trabajan desde casa, autónomos internacionales y nómadas digitales.

El trabajo remoto se ha generalizado en los últimos años. Dentro del panorama corporativo, la idea de equipos remotos podría haber sido poco práctica en el pasado, pero poco a poco se está adoptando para adquirir o mantener talento de alta calidad. Según la Oficina de Estadísticas Laborales de los Estados Unidos, se informa que el 23% de los empleados realizan su trabajo de forma remota . Además de ser popular en los Estados Unidos, el trabajo remoto también está en auge en todo el mundo. Según un estudio, casi la mitad de los empleados que teletrabajan desean aumentar sus horas de trabajo remoto, mientras que el 79% de los encuestados cuyo campo de trabajo implica el manejo de información dijeron que trabajan desde casa .

Los contras de administrar un equipo remoto

Si bien los equipos remotos son elogiados por su visión de futuro, administrar un equipo de este tipo no está exento de desafíos. Para establecer expectativas, exploremos algunas de las desventajas asociadas con los equipos remotos.

1) Los buenos empleados de oficina pueden ser malos trabajadores remotos

El grupo de posibles empleados es enorme, pueden ser recién graduados o especialistas con habilidades altamente técnicas que pueden manejar casi cualquier cosa que les presente. Si bien estos prospectos pueden ser altamente calificados en áreas técnicas, otras características como

problemas de actitud
una falta de motivación
poca disciplina personal

puede terminar convirtiéndose en una fuente de frustración para usted. Trabajar desde casa puede ser atractivo, pero no es fácil. Los empleados tienen que lidiar con numerosas distracciones cuando trabajan desde casa. También hay empleados que pueden ser buenos en su trabajo pero tienen problemas para ser tan efectivos en entornos menos colaborativos. Ser productivo en un entorno remoto es un desafío y, en algunos casos, los empleados tienen problemas para desarrollar las habilidades y la mentalidad necesarias para tener éxito en este entorno de "iniciativa".

2) El desafío de las diferentes zonas horarias

Puede ser más difícil mantener la productividad cuando su equipo trabaja en todo el mundo. Por ejemplo, un equipo disperso geográficamente que trabaja en conjunto en un proyecto de sitio web puede consistir en:

Desarrolladores web de India y Singapur
un diseñador de Nigeria
un escritor de contenido filipino
un consultor SEO británico
y un gerente de proyecto de los Estados Unidos

Dado que todos se encuentran en una zona horaria diferente, será difícil colaborar y comunicarse si no tiene reglas básicas claras. Trabajar en diferentes zonas horarias puede convertirse en un gran dilema en ciertas situaciones. Por ejemplo, el escritor de contenido tiene algunas preguntas que necesitan respuestas antes de continuar. Sin embargo, el consultor SEO no estará en línea durante unas horas. Esto impide el progreso del escritor y retrasa el proyecto en general. Por el contrario, con un equipo interno, puede darse el lujo de llamar a la puerta de un miembro del equipo o pasar por su escritorio si se necesitan respuestas urgentes. Para navegar este tipo de desafíos, utilizamos estrategias de producción de contenido para mantenernos a la vanguardia. Esto nos brinda más tiempo de ejecución entre lo que necesitamos en este momento y lo que estamos produciendo.

3) La cultura de la empresa y la dinámica del equipo pueden sufrir

Trabajar de forma remota significa que pasará al menos ocho horas detrás de una computadora mientras los miembros de su equipo hacen exactamente lo mismo. Claro, puede socializar con mensajes de Slack durante los descansos, enviar reacciones emoji cuando se completa una tarea o incluso hacer bromas durante una sesión de Skype. Sin embargo, es mucho más fácil construir una cultura empresarial si todos están en una oficina física con acceso cara a cara entre sí. Cuando su equipo es local, todos se conocen, algunos se hacen amigos y la comunicación y visualización de los objetivos y valores de la empresa se vuelve más fácil . Esto es mucho más difícil de lograr con un equipo remoto, lleva más tiempo y requiere más esfuerzo debido a la mayor rotación de los miembros del equipo.

Otra preocupación tiene que ver con cómo se pueden percibir ciertas personalidades, bromas, estilos de comunicación y expectativas de un país a otro. Por ejemplo, desafiar la opinión de su superior en un foro abierto no es común en Asia, pero bienvenido aquí en los Estados Unidos. Como tal, es importante que los equipos remotos reconozcan estas diferencias culturales y sistemas de valores mientras refuerzan la necesidad de comentarios constructivos de todos los miembros del equipo.

En mi opinión, cualquier mella en la falta de comunidad entre los miembros del equipo es un duro golpe para el eventual éxito de una empresa. Considere y calcule cuidadosamente el impacto de este punto.

Lectura adicional: Cómo la cultura de la empresa da forma a la motivación de los empleados

4) La rendición de cuentas puede ser difícil

Debido a la naturaleza de los equipos remotos y al impacto que tiene en la mentalidad de equipo , puede ser difícil responsabilizar a dichos empleados por su desempeño. Naturalmente, los gerentes operarán bajo el temor de perder empleados con el tiempo, mientras que los empleados o contratistas pueden no ver el trabajo remoto como un empleo permanente. Comunicar y exigir una cierta cantidad de trabajo de trabajadores remotos responsables es fácil, pero no es necesariamente el caso para todos.

Considere lo fácil que es para un trabajador remoto simplemente ignorar sus correos electrónicos o desaparecer por completo. Por lo tanto, es importante hacer que cada persona se sienta como un miembro valioso del equipo. Hágales saber los riesgos más amplios y las consecuencias asociadas con la falta de entrega de las tareas. Hazlos responsables. Además, asegúrese de tener buenos procesos y documentación para acelerar la incorporación de un reemplazo en caso de que surja la necesidad.

5) Las distracciones son mayores

Uno de los beneficios de un lugar de trabajo es la mentalidad de " trabajo " que genera de forma natural. Separar el trabajo y la vida personal es difícil en el mundo siempre conectado de hoy. Sin embargo, trabajar desde casa trae más distracciones a la superficie.

Dependiendo de las circunstancias de cada trabajador, se presentan una serie de nuevas distracciones. Por ejemplo, los padres pueden tener que luchar constantemente entre la productividad laboral y el cuidado de los niños. Otros pueden luchar con la libertad de administrar su propio tiempo, lo que resulta en una falta de productividad o enfoque. Las distracciones pueden incluir tareas domésticas, navegar por Internet o simplemente jugar.

Estoy trabajando desde casa, puedo encontrar fácilmente de 10 a 20 cosas diferentes que hacer que no están relacionadas con el trabajo. Mantener la concentración es una lucha constante y ciertamente requiere disciplina (fallo muchas veces todos los días).

Los pros de un equipo remoto

En este momento, es posible que se pregunte por qué alguien elegiría tener un equipo remoto. No se preocupe, hay tantas ventajas. Más importante aún, un gerente efectivo puede identificar métodos y procesos para garantizar que el equipo se desempeñe bien a pesar de los desafíos obvios. Comencemos a abordar las ventajas de contratar de forma remota.

1) Más talento

Para mí, la mayor ventaja de un equipo remoto es el acceso a más talento. Cuando no está limitado por la ubicación, se pone a su disposición un nuevo grupo de talentos. Algunos de los mejores diseñadores, desarrolladores y vendedores con los que trabajo hoy en día se encuentran en lugares remotos del mundo y me complace trabajar con ellos. Es común que mi equipo realice actividades de desarrollo en Nueva Jersey, India y Armenia, mientras que los diseños se preparan en Dubái y Rusia, y se escribe contenido excelente en Filipinas. Limitarnos a un pequeño pueblo en Nueva Jersey no puede proporcionar a la vasta red de talentos la misma profundidad de conocimiento disponible en todo el mundo.

2) El tiempo es más flexible

A veces, tener un equipo remoto significa que usted y sus empleados pueden trabajar cuando lo deseen. Esto le permite invertir tiempo en otras tareas. Una de las peores cosas de trabajar a tiempo completo en una oficina pueden ser los largos viajes al trabajo. En promedio, millones de personas pasan dos o más horas al día yendo al trabajo. ¡Eso es una locura! Prefiero que sean 2 horas de productividad. Combine un par de horas de viaje con una jornada laboral de ocho horas y los empleados están invirtiendo 10 horas en su trabajo, lo que les deja poco tiempo para pasar con sus familias o amigos. Estos largos días de trabajo también limitan la capacidad de los empleados para manejar otras responsabilidades. Una semana laboral de cinco días y ocho horas hace que sea difícil para los empleados hacer un viaje al DMV o llevar a uno de sus hijos a una cita con el médico. Eliminar los viajes al trabajo, permitir horarios de trabajo flexibles y tener una política de vacaciones indulgente ha sido un beneficio bienvenido para nuestro equipo.

3) Costos más bajos / Más ahorros

Tener un equipo remoto es más rentable a largo plazo, particularmente en el caso de las nuevas empresas que intentan llegar a fin de mes. Hay numerosos gastos involucrados en el funcionamiento de una empresa basada en la oficina, que incluyen:

Alquiler / Bienes inmuebles. Alquilar un espacio de oficina, particularmente en ciudades como Nueva York, San Francisco y Los Ángeles, puede ser extremadamente costoso. Dado que los equipos remotos no necesitan una oficina real para realizar sus tareas, no tendrá que gastar miles de dólares al mes en espacio de oficina (generalmente no más grande que una habitación pequeña).
Facturas de electricidad . Al administrar una oficina tradicional, deberá pagar las facturas de servicios públicos por Internet, mantenimiento, limpieza, etc.
FF&E. Los muebles, accesorios y equipos de oficina están muy sobrevalorados y sobrevalorados. Confía en mí, dirigí un espacio de coworking durante 5 años.
Gas y Mantenimiento General de Vehículos. El dinero que usted y su equipo gastan en facturas de gas durante los viajes de dos horas hacia y desde el lugar de trabajo se acumulará a largo plazo. Trabajar de forma remota desde casa significa que no tendrá que llenar tanto su automóvil y el mantenimiento general será menos frecuente (con suerte).
Café y otras comodidades. Como propietario de un negocio, tiene la tarea de proporcionar ciertos servicios a sus empleados, como café gratis y, en ocasiones, incluso comida. Si tiene un equipo remoto, esto significa que no tendrá que reservar un presupuesto para esto y, en su lugar, puede optar por salidas de equipo y eventos anuales de formación de equipos.

Todo se reduce a la cantidad de dinero que terminará gastando y ganando. Tener un equipo remoto lo ayudará a compensar sus gastos a largo plazo, lo que le permitirá agrupar más recursos en esfuerzos que valgan la pena, como contratar a un vendedor.

4) Equipo más feliz

Un equipo remoto que funciona sin problemas como una máquina bien engrasada tiende a estar contento con las ventajas que conlleva dicho entorno. La flexibilidad, la confianza y el tiempo adicional para pasar con amigos o familiares o para participar en pasatiempos conducen a una mejor vida personal y profesional.

Consejos para ejecutar de manera efectiva un equipo remoto

Trabajar desde casa ciertamente tiene sus desafíos, por lo que debe encontrar formas de intentar compensar los inconvenientes mencionados anteriormente. Cíñete a lo básico:

Las personas adecuadas. Siempre es mejor contratar empleados remotos con buenas habilidades sociales, que puedan trabajar por su cuenta, que sean responsables y tomen la iniciativa. Estas cualidades, junto con la experiencia adecuada, crearán un equipo increíble que está listo para abordar los proyectos más difíciles.
El software/herramientas adecuadas. Los equipos remotos dependen en gran medida de la comunicación y el software colaborativo. Debe elegir el mejor software y herramientas para su equipo e inculcar la disciplina para usarlo realmente.
La cultura adecuada. Incluso si se trata de islas, estados o continentes separados, los equipos remotos deben desarrollar una cultura que se centre y fomente la colaboración en equipo, el establecimiento de objetivos y el trabajo de calidad.
Establecer el estándar. Tómese el tiempo para orientar a los miembros remotos de su equipo. Cree protocolos y estándares que les ayuden a entender lo que se espera.
No olvides ser humano. Humanice el entorno remoto y no tenga miedo de simplemente saludar o visitar el canal de Slack de alguien.

10 consejos para que tu equipo remoto sea más efectivo

¿Qué tienen en común todas las empresas que acabamos de mencionar? Todos son muy flexibles acerca de cómo administran sus equipos remotos y tienen varios consejos para facilitar la administración de equipos remotos. Puede hacer lo mismo empleando software o herramientas que fomenten una buena comunicación y un entorno virtual colaborativo. Aquí hay algunas excelentes herramientas y consejos para incorporar:

flojo Podría decirse que este es uno de los mejores SAAS de comunicación y colaboración hasta la fecha. Slack crea líneas abiertas de comunicación y canales que los empleados pueden usar. Slack también se integra con otras aplicaciones como Zapier, Salesforce y más para que su flujo de trabajo sea más fluido.
Asana y/o Trello. Estas herramientas de software están diseñadas para brindar un fácil acceso a las actualizaciones relacionadas con las tareas diarias y facilitan a los líderes de equipo y gerentes de proyecto la asignación de trabajo.
Skype/Google Hangouts. Estas herramientas de comunicación se pueden utilizar para videoconferencias y videoconferencias de equipos remotos. Las capacidades de Slack se limitan al chat basado en texto (en la versión gratuita de todos modos), por lo que puede ser necesario usar una de estas otras aplicaciones.
Tenga tiempos específicos de "en línea". Aunque hay empresas que permiten que los empleados trabajen cuando tú quieras, es una buena idea tener tiempos reservados cuando todo tu equipo está en línea. Esto reduce las ocurrencias de tener que esperar varias horas para recibir respuestas muy necesarias: la comunicación constante garantiza que la empresa siga avanzando.
Simular interacciones sociales. Cree puntos de venta para que los empleados conversen formal e informalmente. Dado que sus empleados trabajan detrás de una computadora la mayor parte del día, es probable que sus vidas sociales se hayan visto afectadas. Compensa esto con conversaciones informales y divertidas para mantener a todos contentos.
Pide Informes. Recomendamos crear una hoja de cálculo para que tus empleados llenen con los detalles de su jornada laboral. Esto aumenta la responsabilidad y hace que los empleados se sientan involucrados.
Compartir pantalla. Dado que no puede llamar a un miembro del equipo de todo el país a su escritorio para preguntarle qué piensa sobre su código, el software para compartir pantalla es imprescindible. Programas como Skype, Google Hangouts y Zoom ofrecen esta función.
Procesos de documentos. Tener procesos documentados con traspasos claros y funciones/responsabilidades descritas evita que las cosas se vuelvan caóticas en su mundo remoto. Todo debe estar documentado, y si no lo está, asígnelo a alguien para que lo incluya en la lista de tareas.
Haga un seguimiento de las horas de su equipo. Esto se puede hacer a través de informes. Querrá realizar un seguimiento de la cantidad de horas que trabajan los empleados para asegurarse de que estén invirtiendo suficiente tiempo en cada proyecto. Esto se vuelve aún más importante si paga a sus empleados por hora.

10 lugares para encontrar excelentes trabajadores remotos

Angel.co: dado que muchas nuevas empresas ofrecen trabajo remoto, la sección de trabajos de Angel List es un excelente lugar para publicar trabajos y encontrar talentos experimentados que buscan trabajo remoto.

LinkedIn: la mejor parte del reclutamiento en LinkedIn cuando busca trabajadores remotos es que puede ver el historial laboral de un posible empleado. Intente buscar personas que hayan trabajado en puestos remotos antes.

Flexjobs: Flexjobs es un servicio de suscripción para quienes buscan empleo, pero es posible que se sorprenda al saber que es GRATIS para los empleadores publicar en el sitio. Los candidatos potenciales tienen un alto nivel educativo y el sitio está bien mantenido.

Remote.co: este es otro sitio que existe específicamente para conectar a los trabajadores remotos con las empresas. Sin embargo, Remote.co no cobra una tarifa a los trabajadores remotos para que puedan buscar empresas que están contratando.

Outsourcely: este sitio verifica a profesionales de todo el mundo y tiene un grupo de más de 300,000 miembros. No hay comisiones si / cuando realiza una contratación.

WFH.IO: este sitio se enfoca principalmente en trabajos digitales y tecnológicos. Si este es el nicho en el que se encuentra, WFH.IO podría ser una excelente opción para usted. Solo cuesta $ 50 para crear una cuenta y comenzar a publicar trabajos.

Upwork.com: el gran elefante de esta lista y definitivamente uno que hemos usado nosotros mismos. Este es un gran sitio para encontrar freelancers talentosos, ya sea que desee contratar a alguien para un trabajo de una sola vez o para un trabajo recurrente.

WorkingNomads.co: este sitio ayuda a conectar empleados remotos con empleadores remotos. Si bien tiene que pagar para incluir su trabajo remoto en Working Nomads, promocionarán su listado a través de las redes sociales y su boletín para asegurarse de que la gente lo vea.

GrowthHackers.com: ¿busca expandir específicamente su equipo de crecimiento? Growth Hackers tiene una gran comunidad de profesionales de marketing que buscan oportunidades activamente.

VirtualVocations.com: este sitio enumera trabajos remotos en casi todos los nichos. Si bien los solicitantes de empleo deben pagar una tarifa de suscripción, todas las ofertas de trabajo son gratuitas.

Dirigir una empresa principalmente con una fuerza laboral remota puede ser complicado, pero si lo hace bien, puede tener éxito. Todo lo que necesita es el proceso correcto, una actitud positiva y, lo que es más importante, la confianza mutua entre los miembros del equipo para realizar el trabajo.

Más información de 10 empresas que ejecutan equipos remotos

Hay varias empresas conocidas que dirigen equipos remotos y prosperan con empleados en todo el mundo. Aquí hay una lista de 10 empresas que confían en equipos remotos para ejecutar sus operaciones diarias:

#1. GitHub : GitHub tiene 478 empleados trabajando en todo el mundo. El director comercial de GitHub considera que tener una fuerza laboral remota es una ventaja multinacional.

“Para satisfacer las necesidades de los clientes multinacionales, las empresas también deben considerar su fuerza laboral a nivel multinacional”.

-Julio Avelos, CBO de GitHub

#2. Upworthy : este sitio web ofrece titulares virales y contenido que se puede compartir. Los cofundadores de Upworthy creen que una de las claves para motivar a los empleados es darles libertad.

“En Upworthy, creemos que la clave para motivar a las personas a prosperar en el trabajo es una misión clara y significativa, la libertad de trabajar cuando y como mejor les parezca, y (ofrecer) una sensación de camaradería con excelentes colegas”.

-Peter Koechley, cofundador de Upworthy

#3. Groove : los creadores de software de mesa de ayuda pasaron del espacio de oficina a un lugar totalmente remoto. Su CEO, Alex Turnbull, ofrece un excelente consejo sobre cómo conocer a su equipo remoto:

“Como CEO , también realizo encuentros personales frecuentes con todos los miembros del equipo. Hablamos de objetivos y trabajo, pero también de la vida de las personas, de sus intereses y de sus familias. Es mi mejor oportunidad para conocer a nuestro equipo a nivel personal”.

-Alex Turnbull, director ejecutivo de Groove

#4. Automattic : la empresa detrás de WordPress tiene más de 400 empleados en 40 países de todo el mundo.

Decidí que [contratar empleados remotos] es una gran idea y que todos deberían hacerlo. Seguiré gritando desde la azotea porque todos deberían hacerlo”.

-Matt Mullenweg, director ejecutivo de Automattic

#5. Buffer : las increíbles personas detrás de la aplicación para compartir en las redes sociales siempre brindan información valiosa a la comunidad de Internet. Actualmente, tiene más de 42 empleados trabajando de forma remota. El CEO de Buffer dijo lo siguiente sobre el desarrollo de la cultura empresarial entre los empleados remotos:

“Creo que trabajar para desarrollar una gran cultura de trabajo remoto es una inversión que rendirá dividendos en las próximas décadas”.

-Joel Gascoigne, director ejecutivo de Buffer

#6. Zapier : además de ser una de las herramientas de automatización del trabajo más increíbles disponibles, Zapier es líder en cómo dirigir equipos remotos.

“Las personas pueden trabajar donde están sus familias, donde les conviene su estilo de vida. Eso arraiga mucha lealtad hacia una organización que les permite vivir ese tipo de estilo de vida que se merecen o que quieren”.

-Wade Foster, director ejecutivo de Zapier

#7. CloudPeeps : esta empresa lo ayuda a encontrar los mejores especialistas en marketing digital en todo el mundo. Pero bueno, ¡estamos seguros de que han contratado a algunos de los mejores para ellos!

“Eres más consciente de las personas que reclutas y el equipo que construyes, lo que creo que es un gran beneficio. El trabajo remoto se adapta a cierto tipo de individuo autónomo que se siente cómodo gestionándose y motivándose a sí mismo”.

-Kate Kendall, fundadora y directora ejecutiva de CloudPeeps

#8. HelpScout : si ejecuta un sitio web de comercio electrónico y trata constantemente con clientes todos los días, entonces probablemente esté utilizando Help Scout, un líder en software de servicio al cliente.

“Una de las mejores decisiones que hemos tomado en Help Scout es construir una cultura remota. Las veinte personas de nuestro equipo provienen de once estados y cuatro países (incluido EE. UU.)”.

-Nick Francis, director ejecutivo de Help Scout

#9. Basecamp : es otro creador de herramientas colaborativas y uno de los primeros líderes de opinión sobre el trabajo remoto; incluso han publicado libros al respecto.

“Por el lado del empleador, lo bueno de contratar personas remotas es que tienes la elección del mundo. Puedes contratar a las mejores personas del mundo”.

-Jason Fried, director ejecutivo de Basecamp

#10. Baremetrics : un desarrollador de software de análisis de suscripciones. La empresa también es experta en la creación de un equipo remoto.

“Construir un equipo totalmente remoto te da acceso a talento que de otro modo estaría completamente fuera de tu alcance”.

-Josh Pigford, director ejecutivo de Baremetrics

Trabajar de forma remota tiene ventajas y desventajas significativas, pero cuando se administra de manera efectiva, puede ser una fórmula para el éxito. Muchas empresas ya están cambiando a una estructura de equipo de este tipo. ¿Está gestionando actualmente un equipo remoto? Comparta lo que funciona para usted y lo que no, en los comentarios a continuación.