Guia do executivo para gerenciar equipes remotas

Publicados: 2017-07-04

Somos uma equipe remota . Os membros de nossa equipe abrangem vários estados dos EUA, Guam, Índia, Filipinas e Armênia. Também temos algumas pessoas na América do Sul e na Europa que nos ajudam ocasionalmente. Em meus outros empreendimentos, equipes remotas também são a norma. Portanto, temos experiência em primeira mão no lado bom, ruim e feio do gerenciamento de equipes remotas. Embora certamente haja desvantagens em uma equipe remota, somos defensores de poder trabalhar remotamente.

À medida que os negócios crescem, você pode considerar a contratação de membros remotos da equipe, mas não sabe exatamente o que isso implica ou o que esperar. Você provavelmente já ouviu histórias de horror sobre freelancers que não cumprem sua parte do acordo e se pergunta se existe um método melhor para contratar e gerenciar equipes remotas que realmente funcione.

Você definitivamente não está sozinho. Na verdade, empresas como Buffer, Zapier e Autommatic são todas defensoras da contratação remota. O futuro de como administraremos nossos negócios está mudando gradualmente para equipes remotas. Portanto, é hora de aproveitar a vasta rede de talentos que existe aqui e no exterior para criar equipes mais fortes e diversificadas que possam entregar. O conceito de manter um escritório físico está rapidamente se tornando diluído e desnecessário para negócios focados em tecnologia. Os trabalhadores de amanhã serão uma mistura de funcionários que trabalham em casa, freelancers internacionais e nômades digitais.

O trabalho remoto tornou-se popular nos últimos anos. No cenário corporativo, a ideia de equipes remotas pode ter sido impraticável no passado, mas está lentamente sendo adotada para adquirir ou manter talentos de alta qualidade. De acordo com o Bureau of Labor Statistics dos Estados Unidos, 23% dos funcionários realizam seu trabalho remotamente . Além de ser popular nos Estados Unidos, o trabalho remoto também está crescendo em todo o mundo. De acordo com um estudo, quase metade dos funcionários que trabalham à distância desejam aumentar suas horas de trabalho remoto, enquanto 79% dos entrevistados cujo campo de trabalho envolve o manuseio de informações disseram que trabalham em casa .

Os contras de gerenciar uma equipe remota

Embora as equipes remotas sejam elogiadas por sua visão de futuro, gerenciar essa equipe não é isento de desafios. Para definir as expectativas, vamos explorar algumas das desvantagens associadas às equipes remotas.

1) Bons funcionários de escritório podem ser maus trabalhadores remotos

O conjunto de possíveis funcionários é enorme, eles podem ser recém-formados ou especialistas com habilidades altamente técnicas que podem lidar com praticamente qualquer coisa que você jogue neles. Embora esses prospects possam ser altamente qualificados em áreas técnicas, outras características, como

problemas de atitude
falta de motivação
má disciplina pessoal

pode acabar se tornando uma fonte de frustração para você. Trabalhar em casa pode ser atraente, mas não é fácil. Os funcionários precisam lidar com inúmeras distrações ao trabalhar em casa. Há também funcionários que podem ser bons em seu trabalho, mas têm dificuldade em ser tão eficazes em ambientes menos colaborativos. Ser produtivo em um ambiente remoto é um desafio e, em alguns casos, os funcionários têm dificuldade em desenvolver as habilidades e a mentalidade necessárias para o sucesso nesse ambiente “autoinicial”.

2) O desafio dos diferentes fusos horários

Pode ser mais difícil manter a produtividade quando sua equipe está trabalhando em todo o mundo. Por exemplo, uma equipe geograficamente dispersa trabalhando em conjunto em um projeto de site pode consistir em:

Desenvolvedores Web da Índia e Cingapura
um designer da Nigéria
um escritor de conteúdo filipino
um consultor de SEO britânico
e um gerente de projeto dos Estados Unidos

Como todos estão em um fuso horário diferente, será difícil colaborar e se comunicar se você não tiver regras básicas claras. Trabalhar em diferentes fusos horários pode se tornar um grande dilema em determinadas situações. Por exemplo, o redator de conteúdo tem algumas perguntas que precisam de respostas antes de prosseguir. No entanto, o consultor de SEO não estará online por algumas horas. Isso impede o progresso do escritor e atrasa o projeto em geral. Em contraste, com uma equipe interna, você tem o luxo de bater na porta de um membro da equipe ou passar pela mesa dele se forem necessárias respostas urgentes. Para navegar neste tipo de desafios, usamos estratégias de produção de conteúdo para ficar à frente da curva. Isso nos dá mais tempo de execução entre o que precisamos no momento e o que estamos produzindo.

3) Cultura da empresa e dinâmica de equipe podem sofrer

Trabalhar remotamente significa que você passará pelo menos oito horas atrás de um computador enquanto os membros de sua equipe fazem exatamente a mesma coisa. Claro, você pode socializar por meio de mensagens do Slack durante os intervalos, enviar reações de emoji quando uma tarefa for concluída ou até mesmo fazer piadas durante uma sessão do Skype. No entanto, é muito mais fácil construir uma cultura de empresa se todos estiverem em um escritório físico com acesso pessoal uns aos outros. Quando sua equipe é local, todos se conhecem, alguns tornam-se amigos e fica mais fácil comunicar e expor os objetivos e valores da empresa . Isso é muito mais difícil de conseguir com uma equipe remota, leva mais tempo e requer mais esforço devido à maior rotatividade dos membros da equipe.

Outra preocupação tem a ver com a forma como certas personalidades, piadas, estilos de comunicação e expectativas podem ser percebidas de país para país. Por exemplo, desafiar a opinião de seu superior em um fórum aberto não é comum na Ásia, mas é bem-vindo aqui nos Estados Unidos. Como tal, é importante que as equipes remotas reconheçam essas diferenças culturais e sistemas de valores, reforçando a necessidade de feedback construtivo de todos os membros da equipe.

Na minha opinião, qualquer impacto na falta de comunidade entre os membros da equipe é um golpe significativo para o eventual sucesso de uma empresa. Considere e calcule cuidadosamente o impacto deste ponto.

Bônus de leitura: Como a cultura da empresa molda a motivação dos funcionários

4) A responsabilidade pode ser difícil

Devido à natureza das equipes remotas e ao impacto que isso tem na mentalidade da equipe , pode ser difícil responsabilizar esses funcionários por seu desempenho. Naturalmente, os gerentes operarão com medo de perder funcionários ao longo do tempo, enquanto funcionários ou contratados podem não ver o trabalho remoto como um emprego permanente. Comunicar e exigir uma certa quantidade de trabalho de trabalhadores remotos responsáveis é fácil, mas isso não é necessariamente o caso de todos.

Considere como é fácil para um trabalhador remoto simplesmente ignorar seus e-mails ou desaparecer completamente. Portanto, é importante fazer com que cada pessoa se sinta um membro valioso da equipe. Informe-os sobre os riscos e consequências mais amplos associados à falha na entrega de tarefas. Mantenha-os responsáveis. Além disso, garanta que você tenha bons processos e documentação para agilizar a integração de um substituto, caso seja necessário.

5) As distrações são maiores

Um benefício de um local de trabalho é a mentalidade de ' trabalho ' que ele naturalmente gera. Separar trabalho e vida pessoal é difícil no mundo sempre conectado de hoje. No entanto, trabalhar em casa traz mais distrações à tona.

Dependendo das circunstâncias de cada trabalhador, uma série de novas distrações se tornam presentes. Por exemplo, os pais podem ter que lutar constantemente entre a produtividade do trabalho e os cuidados com os filhos. Outros podem lutar com a liberdade de gerenciar seu próprio tempo, resultando em falta de produtividade ou foco. As distrações podem incluir tarefas domésticas, navegar na web ou apenas jogar.

Estou trabalhando em casa, posso encontrar facilmente de 10 a 20 coisas diferentes para fazer que não estão relacionadas ao trabalho. É uma luta constante para manter o foco e certamente requer disciplina (falho muitas vezes todos os dias).

Os prós de uma equipe remota

Agora você pode estar se perguntando por que alguém escolheria ter uma equipe remota. Não se preocupe – existem muitas vantagens. Mais importante ainda, um gerente eficaz pode identificar métodos e processos para garantir que a equipe tenha um bom desempenho, apesar dos desafios óbvios. Vamos começar abordando os prós da contratação remota.

1) Mais Talento

Para mim, a maior vantagem de uma equipe remota é o acesso a mais talentos. Quando você não está limitado por localização, um novo conjunto de talentos fica disponível. Alguns dos melhores designers, desenvolvedores e profissionais de marketing com quem trabalho hoje estão em partes remotas do mundo, e estou feliz por trabalhar com eles. É comum que minha equipe esteja realizando atividades de desenvolvimento em Nova Jersey, Índia e Armênia, enquanto os projetos são preparados em Dubai e na Rússia, e um ótimo conteúdo está sendo escrito nas Filipinas. Limitar-nos a uma pequena cidade em Nova Jersey não pode fornecer a vasta rede de talentos com a mesma profundidade de conhecimento disponível em todo o mundo.

2) O horário é mais flexível

Às vezes, ter uma equipe remota significa que você e seus funcionários podem trabalhar quando quiserem. Isso permite que você invista tempo em outras tarefas. Uma das piores coisas de trabalhar em tempo integral em um escritório pode ser longas viagens. Em média, milhões de pessoas passam duas ou mais horas por dia indo para o trabalho. Isso é louco! Prefiro que sejam 2 horas de produtividade. Combine algumas horas de deslocamento com um dia de trabalho de oito horas e os funcionários estão investindo 10 horas em seu trabalho, o que lhes deixa pouco tempo para passar com suas famílias ou amigos. Esses longos dias de trabalho também limitam a capacidade dos funcionários de lidar com outras responsabilidades. Uma semana de trabalho de cinco dias e oito horas torna difícil para os funcionários fazer uma viagem ao DMV ou levar um de seus filhos a uma consulta médica. Eliminar deslocamentos diários, permitir horários de trabalho flexíveis e ter uma política de férias branda foi um privilégio bem-vindo para nossa equipe.

3) Custos mais baixos / mais economia

Ter uma equipe remota é mais econômico a longo prazo, principalmente no caso de startups que estão tentando sobreviver. Existem inúmeras despesas envolvidas na gestão de uma empresa baseada em escritório, incluindo:

Aluguel / Imóveis. Alugar um espaço de escritório, principalmente em cidades como Nova York, São Francisco e Los Angeles, pode ser extremamente caro. Como as equipes remotas não precisam de um escritório real para realizar suas tarefas, você não terá que gastar milhares de dólares por mês em espaço de escritório (geralmente não maior que uma pequena sala).
Contas de eletricidade . Ao administrar um escritório tradicional, você precisará pagar contas de serviços públicos de internet, manutenção, limpeza, etc.
FF&E. Móveis de escritório, acessórios e equipamentos são altamente superestimados e superfaturados. Confie em mim, administrei um espaço de coworking por 5 anos.
Gás e Manutenção Geral de Veículos. O dinheiro que você e sua equipe gastam em contas de gás durante duas horas de ida e volta do local de trabalho aumentará no longo prazo. Trabalhar remotamente em casa significa que você não terá que encher tanto seu carro, e a manutenção geral será menos frequente (espero).
Café e outras comodidades. Como proprietário de uma empresa, você tem a tarefa de fornecer certas comodidades aos seus funcionários, como café grátis e, às vezes, até comida. Se você tem uma equipe remota, isso significa que você não precisará reservar um orçamento para isso e poderá optar por passeios em equipe e eventos anuais de team building.

Tudo se resume à quantidade de dinheiro que você vai acabar gastando e ganhando. Ter uma equipe remota ajudará você a compensar suas despesas a longo prazo, permitindo que você reúna mais recursos em empreendimentos valiosos, como contratar um vendedor.

4) Equipe mais feliz

Uma equipe remota que está funcionando sem problemas como uma máquina bem lubrificada tende a ficar feliz com as vantagens que acompanham esse ambiente. A flexibilidade, a confiança e o tempo adicional para passar com amigos ou familiares ou participar de hobbies levam a uma vida pessoal e profissional melhor.

Dicas para administrar efetivamente uma equipe remota

Trabalhar em casa certamente tem seus desafios, então você precisa encontrar maneiras de tentar compensar os contras mencionados acima. Atenha-se ao básico:

As pessoas certas. É sempre melhor contratar funcionários remotos com boas habilidades pessoais, que possam trabalhar por conta própria, sejam responsáveis e tomem iniciativa. Essas qualidades, combinadas com a experiência adequada, farão com que uma equipe incrível esteja pronta para enfrentar os projetos mais difíceis.
O software/ferramentas certos. As equipes remotas dependem muito da comunicação e do software colaborativo. Você precisa escolher o melhor software e ferramentas para sua equipe e incutir a disciplina para realmente usá-lo.
A cultura certa. Mesmo se você estiver em ilhas, estados ou continentes, as equipes remotas precisam desenvolver uma cultura que se concentre e incentive a colaboração em equipe, o estabelecimento de metas e o trabalho de qualidade.
Defina o padrão. Aproveite o tempo para orientar os membros de sua equipe remota. Crie protocolos e padrões que os ajudem a entender o que é esperado.
Não se esqueça de ser humano. Humanize o ambiente remoto e não tenha medo de apenas dizer oi ou passar no canal Slack de alguém.

10 dicas para tornar sua equipe remota mais eficaz

O que todas as empresas que acabamos de mencionar têm em comum? Eles são todos muito flexíveis sobre como gerenciam suas equipes remotas e têm várias dicas para facilitar o gerenciamento de equipes remotas. Você pode seguir o exemplo empregando softwares ou ferramentas que promovam uma boa comunicação e um ambiente virtual colaborativo. Aqui estão algumas ótimas ferramentas e dicas para incorporar:

Folga . Este é sem dúvida um dos melhores SAAS de comunicação e colaboração até hoje. O Slack cria linhas abertas de comunicação e canais que os funcionários podem usar. O Slack também se integra a outros aplicativos, como Zapier, Salesforce e outros, para facilitar o fluxo de trabalho.
Asana e/ou Trello. Essas ferramentas de software são projetadas para facilitar o acesso a atualizações sobre as tarefas diárias e facilitam a atribuição de trabalho aos líderes de equipe e gerentes de projeto.
Skype/Google Hangouts. Essas ferramentas de comunicação podem ser usadas para videoconferências e videoconferências remotas da equipe. Os recursos do Slack são limitados ao bate-papo baseado em texto (na versão gratuita de qualquer maneira), portanto, pode ser necessário usar um desses outros aplicativos.
Tenha horários “online” específicos. Embora existam empresas que permitem que os funcionários trabalhem quando você quiser, é uma boa ideia reservar horários para que toda a sua equipe esteja online. Isso reduz as ocorrências de ter que esperar várias horas por respostas tão necessárias – a comunicação constante garante que a empresa continue avançando.
Simule interações sociais. Crie canais para que os funcionários conversem formal e informalmente. Como seus funcionários trabalham atrás de um computador a maior parte do dia, é provável que suas vidas sociais tenham sido afetadas. Compense isso com conversas informais e divertidas para manter todos felizes.
Peça Relatórios. Recomendamos a criação de uma planilha para seus funcionários preencherem com os detalhes de sua jornada de trabalho. Isso aumenta a responsabilidade e faz com que os funcionários se sintam envolvidos.
Compartilhamento de tela. Como você não pode chamar um membro da equipe de todo o país para sua mesa para perguntar o que eles pensam sobre seu código, o software de compartilhamento de tela é obrigatório. Programas como Skype, Google Hangouts e Zoom oferecem esse recurso.
Processos Documentais. Ter processos documentados com transferências claras e funções/responsabilidades descritas evita que as coisas se tornem caóticas em seu mundo remoto. Tudo deve ser documentado e, se não estiver, atribua isso a alguém para ser incluído na lista de tarefas.
Acompanhe as horas da sua equipe. Isso pode ser feito por meio de relatórios. Você desejará acompanhar o número de horas que os funcionários trabalham para garantir que estejam investindo tempo suficiente em cada projeto. Isso se torna ainda mais importante se você estiver pagando seus funcionários por hora.

10 lugares para encontrar ótimos trabalhadores remotos

Angel.co – Como muitas startups oferecem trabalho remoto, a seção de empregos da Angel List é um ótimo lugar para postar empregos e encontrar talentos experientes em busca de trabalho remoto.

LinkedIn – A melhor parte do recrutamento no LinkedIn quando você procura funcionários remotos é que você pode ver o histórico de trabalho de um funcionário em potencial. Tente procurar pessoas que já trabalharam em cargos remotos antes.

Flexjobs – Flexjobs é um serviço de assinatura para candidatos a emprego, mas você pode se surpreender ao saber que é GRATUITO para os empregadores postarem no site. Os potenciais candidatos são altamente qualificados e o site é bem mantido.

Remote.co – Este é outro site que existe especificamente para conectar trabalhadores remotos com empresas. No entanto, a Remote.co não cobra uma taxa dos trabalhadores remotos para que eles naveguem pelas empresas que estão contratando.

Terceirizado – Este site verifica profissionais de todo o mundo e possui um pool de mais de 300.000 membros. Não há taxas de comissão se / quando você fizer uma contratação.

WFH.IO – Este site se concentra principalmente em trabalhos digitais e de tecnologia. Se esse é o seu nicho, o WFH.IO pode ser uma ótima opção para você. Custa apenas $50 para criar uma conta e começar a publicar trabalhos.

Upwork.com – O grande elefante nesta lista e definitivamente um que nós mesmos usamos. Este é um ótimo site para encontrar freelancers talentosos, quer você queira contratar alguém para um trabalho único ou um show recorrente.

WorkingNomads.co – Este site ajuda a conectar funcionários remotos com empregadores remotos. Embora você precise pagar para listar seu trabalho remoto no Working Nomads, eles promoverão sua listagem por meio das mídias sociais e do boletim informativo para garantir que as pessoas o vejam.

GrowthHackers.com – Procurando expandir especificamente sua equipe de crescimento? A Growth Hackers tem uma grande comunidade de profissionais de marketing que buscam oportunidades ativamente.

VirtualVocations.com – Este site lista trabalhos remotos em quase todos os nichos. Embora os candidatos a emprego sejam obrigados a pagar uma taxa de assinatura, todos os anúncios de emprego são gratuitos.

Administrar uma empresa principalmente com uma força de trabalho remota pode ser complicado, mas se você fizer certo, pode ser bem-sucedido. Tudo o que você precisa é o processo certo, uma atitude positiva e, o mais importante, confiança mútua entre os membros da equipe para realizar o trabalho.

Mais insights de 10 empresas executando equipes remotas

Existem várias empresas conhecidas executando equipes remotas e prosperando com funcionários em todo o mundo. Aqui está uma lista de 10 empresas que dependem de equipes remotas para executar suas operações diárias:

#1. GitHub – O GitHub tem 478 funcionários trabalhando em todo o mundo. O diretor de negócios do GitHub vê uma força de trabalho remota como uma vantagem multinacional.

“Para atender às necessidades dos clientes multinacionais, as empresas também precisam olhar para sua força de trabalho multinacional.”

-Julio Avelos, CBO do GitHub

#2. Upworthy – este site oferece manchetes dignas de viral e conteúdo compartilhável. Os cofundadores da Upworthy acreditam que uma das chaves para motivar os funcionários é dar-lhes liberdade.

“Na Upworthy, acreditamos que a chave para motivar as pessoas a prosperar no trabalho é uma missão clara e significativa, a liberdade de trabalhar quando e como acharem melhor e (oferecer) um senso de camaradagem com ótimos colegas.”

-Peter Koechley, cofundador da Upworthy

#3. Groove – os criadores de software de suporte técnico passaram do espaço de escritório para o totalmente remoto. O CEO deles, Alex Turnbull, oferece uma ótima dica sobre como conhecer sua equipe remota:

“Como CEO , também faço reuniões individuais frequentes com todos da equipe. Falamos sobre objetivos e trabalho, mas também sobre a vida das pessoas, interesses e famílias. É a minha melhor oportunidade de conhecer a nossa equipa a nível pessoal.”

-Alex Turnbull, CEO da Groove

#4. Automattic – a empresa por trás do WordPress tem mais de 400 pessoas em 40 países ao redor do mundo.

Decidi que [contratar funcionários remotos] é uma ótima ideia e todos deveriam fazer isso. Vou continuar gritando do telhado porque todo mundo deveria fazer isso.”

-Matt Mullenweg, CEO da Automattic

#5. Buffer – as pessoas incríveis por trás do aplicativo de compartilhamento de mídia social estão sempre servindo informações valiosas à comunidade da Internet. Atualmente, possui mais de 42 funcionários trabalhando remotamente. O CEO da Buffer disse o seguinte sobre o desenvolvimento da cultura da empresa entre os funcionários remotos:

“Acredito que trabalhar para desenvolver uma ótima cultura de trabalho remoto é um investimento que renderá dividendos nas próximas décadas.”

-Joel Gascoigne, CEO da Buffer

#6. Zapier – além de ser uma das ferramentas de automação de trabalho mais incríveis disponíveis, o Zapier é líder em como administrar equipes remotas.

“As pessoas podem trabalhar onde estão suas famílias, onde seu estilo de vida lhes convém. Isso enraíza muita lealdade em relação a uma organização que lhes permite viver esse tipo de estilo de vida que merecem ou que desejam.”

-Wade Foster, CEO da Zapier

#7. CloudPeeps – esta empresa ajuda você a encontrar os melhores profissionais de marketing digital em todo o mundo. Mas ei, temos certeza de que eles contrataram alguns dos melhores para si!

“Você está mais atento às pessoas que recruta e à equipe que constrói, o que acho que é um grande benefício. O trabalho remoto é adequado para um certo tipo de indivíduo autônomo que se sente confortável gerenciando e se motivando.”

-Kate Kendall, fundadora e CEO da CloudPeeps

#8. HelpScout – se você administra um site de comércio eletrônico e lida constantemente com clientes todos os dias, provavelmente está usando o Help Scout, líder em software de atendimento ao cliente.

“Uma das melhores decisões que tomamos na Help Scout é construir uma cultura remota. As vinte pessoas da nossa equipe vêm de onze estados e quatro países (incluindo os EUA).”

-Nick Francis, CEO da Help Scout

#9. Basecamp – é outro criador de ferramentas colaborativas e um dos primeiros líderes de pensamento sobre trabalho remoto – eles até publicaram livros sobre isso.

“Do lado do empregador, o que é ótimo em contratar pessoas remotas é que você tem a escolha do mundo. Você pode contratar as melhores pessoas do mundo.”

-Jason Fried, CEO da Basecamp

#10. Baremetrics – um desenvolvedor de software de análise de assinatura. A empresa também é adepta da construção de uma equipe remota.

“Construir uma equipe totalmente remota oferece acesso a talentos que, de outra forma, estariam completamente fora de alcance.”

-Josh Pigford, CEO da Baremetrics

Trabalhar remotamente traz vantagens e desvantagens significativas, mas quando gerenciado de forma eficaz, pode ser uma fórmula para o sucesso. Muitas empresas já estão mudando para essa estrutura de equipe. Você está atualmente gerenciando uma equipe remota? Compartilhe o que funciona para você e o que não funciona nos comentários abaixo?