Comment supprimer vos e-mails et atteindre Inbox Zero ?

Vous souhaitez nettoyer votre boîte de réception et peut-être même atteindre le très convoité « zéro de la boîte de réception » ? Dans ce guide rapide, nous vous montrerons comment supprimer des e-mails et explorerons quelques techniques avancées de gestion des e-mails que vous pouvez utiliser pour garder votre boîte de réception organisée.

Ma boîte de réception était en désordre. Chaque fois que j'ouvrais Gmail, je voyais cette notification rouge, m'informant que j'avais plus de 10 000 e-mails non lus, et cela me donnait envie de supprimer complètement mon compte de messagerie. Jusqu'au jour où j'ai décidé d'agir.

J'ai commencé à supprimer tous mes anciens e-mails indésirables et inutiles. Manuellement, dans un premier temps. Mais cela prenait une éternité. Je suis donc passé à des méthodes de gestion de courrier électronique plus avancées. Comme la suppression massive d’e-mails, les filtres et les étiquettes.

(Spoiler : ça a fonctionné.)

Après avoir supprimé, trié et organisé des milliers d'e-mails, ma boîte de réception ressemblait finalement à ceci ️

Dans ce guide rapide, je partagerai tout ce que j'ai appris tout au long de mon parcours vers la « boîte de réception zéro ». Voici ce que vous allez apprendre :

• Pourquoi supprimer vos e-mails est important
• Comment se préparer à supprimer vos e-mails
• Comment supprimer un e-mail
• Comment supprimer en masse vos e-mails
• Comment supprimer définitivement vos e-mails
• Comment gérer votre boîte de réception
• comment utiliser les nettoyeurs de courrier électronique
• Comment supprimer des e-mails sur mobile
• Comment récupérer vos e-mails supprimés

Ça a l'air bien? Alors plongeons-nous.

Pourquoi supprimer vos e-mails est important

Supprimer des e-mails peut sembler une corvée au début. Mais avec les bonnes stratégies et habitudes, cette tâche peut devenir plus gérable. Et les efforts que vous déployez pour maintenir une boîte de réception propre peuvent entraîner des avantages significatifs, tels que :

• Risque réduit de violation de données – Vos anciens e-mails contiennent parfois des données sensibles, comme des mots de passe et des informations personnelles. C’est une mine d’or pour les acteurs malveillants. La suppression de ces e-mails réduit le risque que vos informations soient exposées.
• Productivité améliorée – Une boîte de réception encombrée rend difficile la recherche de messages importants lorsque vous en avez besoin. En supprimant les e-mails inutiles, votre boîte de réception devient plus facile à naviguer.
• Limites de stockage – La plupart des services de messagerie ont une limite de stockage. Dans Gmail, cette limite est de 15 Go pour les comptes gratuits. Se débarrasser de vos e-mails indésirables vous évite de manquer d’espace.
• Impact environnemental – Vos emails sont stockés sur un serveur qui nécessite de l'énergie pour fonctionner. Moins de données stockées signifie une consommation d’énergie moindre dans les centres de données, ce qui peut réduire votre empreinte carbone.
• Réduction du stress – Enfin et surtout, une boîte de réception pleine peut être une source de stress. Le mien me rendait dépassé et anxieux. Au contraire, une boîte de réception propre peut vous aider à vous sentir concentré et à avoir l’esprit clair.

Comment se préparer à supprimer vos e-mails

Avant de vous lancer dans votre voyage vers une boîte de réception sans encombrement, vous devez vous assurer que vous ne perdrez pas d'informations importantes lors de la suppression de vos e-mails. Voici quelques conseils pour vous aider à préparer un nettoyage de courrier électronique réussi.

Identifiez les e-mails importants

Parcourez votre boîte de réception pour identifier les e-mails contenant des informations importantes, telles que des dossiers financiers, des documents liés au travail ou toute communication sentimentale que vous souhaitez conserver. Pour ce faire, vous pouvez trier vos e-mails par date, expéditeur ou sujet, et les marquer, les suivre ou les déplacer vers un dossier spécial.

Choisissez une méthode de sauvegarde.

Vous pouvez utiliser une solution de sauvegarde, comme KLS Mail Backup ou Multcloud, pour faire une copie de vos messages importants et la stocker en dehors de votre compte de messagerie. Alternativement, la plupart des fournisseurs de services de messagerie (ESP) vous permettent d'exporter vos e-mails vers un emplacement sécurisé en 1 clic.

Comment supprimer un e-mail

Une fois que vous avez fait une copie de vos e-mails importants, vous pouvez commencer à nettoyer votre boîte de réception. Commençons par les bases. Dans cette section, nous allons vous montrer comment supprimer un seul message dans Gmail, Yahoo Mail ou Outlook.

Dans Gmail

1. Connectez-vous à votre compte Gmail.

2. Sélectionnez l'e-mail que vous souhaitez supprimer.

3. Cliquez sur l'icône de la corbeille pour envoyer ce message dans votre corbeille.

Dans Outlook

1. Connectez-vous à votre compte Outlook.

2. Recherchez l'e-mail que vous souhaitez supprimer.

3. Cliquez sur Supprimer .

Dans Yahoo Mail

1. Ouvrez Yahoo Mail.

2. Sélectionnez l'e-mail que vous souhaitez effacer.

3. Appuyez sur Supprimer .

Comment supprimer en masse vos e-mails

Supprimer des e-mails un par un peut prendre beaucoup de temps. Ainsi, si vous souhaitez accélérer le nettoyage de vos e-mails, vous pouvez supprimer vos e-mails en masse. Voici comment procéder dans les clients de messagerie populaires tels que Gmail, Yahoo Mail et Apple Mail :

1. Connectez-vous à votre compte de messagerie.

2. Sélectionnez les e-mails dont vous souhaitez vous débarrasser.

3. Cliquez sur Supprimer .

Vous pouvez également supprimer en masse vos e-mails à l’aide de filtres et d’outils de gestion de messagerie tiers. Nous y reviendrons un peu plus tard ;) Mais voyons d'abord comment effacer définitivement vos e-mails.

Comment supprimer définitivement vos e-mails

Lorsque vous supprimez un message, la plupart des fournisseurs de services de messagerie conservent cet e-mail dans votre corbeille pendant une durée limitée. Dans le cas de Gmail, par exemple, vos e-mails supprimés sont conservés jusqu'à 30 jours.

Durant cette période de 30 jours, vos emails peuvent toujours être récupérés. Cela signifie que si vous souhaitez supprimer définitivement un e-mail, vous devrez vider votre corbeille. Voici comment procéder :

1. Connectez-vous à votre compte de messagerie.

2. Accédez à votre dossier poubelle.

3. Sélectionnez l'e-mail que vous souhaitez supprimer définitivement et cliquez sur Supprimer définitivement .

Comment gérer votre boîte de réception

Vous voulez améliorer votre jeu de gestion de courrier électronique ? Dans cette section, nous allons vous montrer 3 fonctionnalités que vous pouvez utiliser pour supprimer vos e-mails en pilote automatique, organiser votre boîte de réception et garder à distance les e-mails de masse et les newsletters indésirables.

Avec filtres

Les filtres, également appelés règles de messagerie, constituent un excellent moyen de naviguer dans votre boîte de réception et de trouver vos e-mails importants sans perdre votre temps à parcourir des dizaines d'anciens messages.

Mais saviez-vous que vous pouvez également utiliser des filtres pour supprimer automatiquement certains types d’e-mails ? Cette petite astuce peut vous aider à garder votre boîte de réception propre et organisée sans lever le petit doigt. Voici comment cela fonctionne:

1. Connectez-vous à votre compte de messagerie.

2. Ouvrez le menu des filtres. Dans Gmail, par exemple, vous pouvez trouver cette fonctionnalité à côté de la barre de recherche. C'est ce qu'on appelle Afficher les options de recherche .

   

3. Créez votre filtre de messagerie. Vous pouvez par exemple demander à vos fournisseurs de services de messagerie de filtrer les e-mails d'un certain expéditeur, ou les e-mails reçus avant une certaine date, ou encore les e-mails contenant certains mots-clés dans leur ligne d'objet.

Dans cet exemple, nous allons créer un filtre pour supprimer automatiquement tous les e-mails de l'expéditeur « Copyblogger ». Pour ce faire, nous allons taper « copyblogger » dans le champ De du menu filtre. Ensuite, nous cliquerons sur Créer un filtre .

1. Pour créer votre nouvelle règle de messagerie, sélectionnez « Supprimer » et cliquez sur Créer un filtre .

Et voilà. Tous les futurs e-mails de Coppyblogger seront désormais automatiquement envoyés dans la corbeille. Vous pouvez utiliser les filtres de votre compte de messagerie pour gérer votre boîte de réception plus efficacement et améliorer votre productivité.

Avec des étiquettes

Les « étiquettes » sont encore une autre fonctionnalité pratique que vous pouvez utiliser pour organiser votre boîte de réception et stocker les e-mails importants que vous ne souhaitez pas supprimer. Les étiquettes vous permettent de marquer vos emails et de les regrouper.

Ils fonctionnent un peu comme des dossiers. Sauf que vous pouvez joindre plusieurs étiquettes à un seul email. Voici un bref aperçu de la façon de créer des étiquettes et de les utiliser pour gérer votre boîte de réception plus efficacement :

1. Ouvrez votre client de messagerie.

2. Cliquez sur le signe + pour créer une nouvelle étiquette.

3. Entrez le nom de votre étiquette. Cliquez ensuite sur Créer .

4. Sélectionnez le ou les e-mails que vous souhaitez étiqueter.

5. Cliquez sur Déplacer vers et sélectionnez les étiquettes que vous souhaitez joindre à vos e-mails.

Avec désabonnements

Enfin, si vous en avez assez de recevoir des dizaines d'e-mails promotionnels, des newsletters d'entreprise ennuyeuses et des e-mails en masse, vous pouvez vous désabonner de ces communications et protéger votre boîte de réception des e-mails massifs indésirables.

Pour ce faire, vous pouvez cliquer sur le bouton de désabonnement en haut de ces e-mails marketing. Voici à quoi cela ressemble dans Gmail ️

Vous ne trouvez pas le bouton de désabonnement ? Dans ce cas, vous pouvez ouvrir l’e-mail dont vous souhaitez vous désinscrire et le faire défiler jusqu’en bas. Vous devriez y voir un lien vous permettant de vous désinscrire (c'est la loi).

S'il n'y a pas de lien, vous pouvez bloquer l'expéditeur pour l'empêcher de vous contacter sans votre consentement. Vous pouvez également les signaler comme spam afin d'envoyer automatiquement leurs futures communications directement dans votre dossier spam.

Vous voulez plus de conseils sur la façon de vous désabonner des e-mails de masse et de reprendre le contrôle de votre boîte de réception ? Nous avons rédigé un guide complet sur ce sujet. N'hésitez pas à aller le voir :)

Comment utiliser les nettoyeurs de courrier électronique

Les outils de gestion de courrier électronique peuvent changer la donne dans votre quête d’une boîte de réception zen. Ces outils sont conçus pour automatiser, organiser et rationaliser le traitement de vos e-mails, vous aidant ainsi à garder votre boîte de réception bien rangée et fonctionnelle.

Cependant, avant de vous abonner à un nettoyeur de courrier électronique, vous devriez prendre le temps d’évaluer vos besoins. Avez-vous seulement besoin d'aide pour supprimer par lots vos e-mails ? Ou avez-vous besoin d’aide pour vous désinscrire des newsletters et trier vos messages ?

Une fois que vous avez une vision claire de vos besoins, faites quelques recherches. Recherchez des outils qui s'intègrent à votre fournisseur de messagerie et qui ont de bonnes critiques. Assurez-vous de comparer les fonctionnalités, les prix et les mesures de confidentialité.

Vous pouvez ensuite utiliser votre service de nettoyage de courrier électronique préféré pour supprimer les messages indésirables et vous débarrasser des spammeurs. Il existe des dizaines de nettoyeurs de boîte de réception parmi lesquels choisir. Voici quelques noms pour vous aider à démarrer votre benchmark :

• Cleanfox
• SaneBox
• E-mail propre
• Mailström
• Instaclean

Comment supprimer des e-mails sur mobile

Vous pouvez également gérer vos e-mails lors de vos déplacements en apprenant à supprimer des e-mails de votre mobile. Voici comment supprimer facilement les e-mails indésirables de votre appareil Android ou de votre iPhone.

Sur Android

1. Ouvrez votre application de messagerie préférée sur votre appareil Android.

2. Sélectionnez les e-mails que vous souhaitez supprimer. Dans Gmail, vous pouvez le faire simplement en appuyant sur la photo de profil de l'expéditeur.

3. Appuyez sur l'icône de la corbeille pour supprimer vos e-mails.

Sur iPhone

1. Lancez votre application de messagerie sur votre iPhone.

2. Sélectionnez les e-mails que vous souhaitez supprimer de votre téléphone.

3. Appuyez sur Supprimer pour les envoyer dans votre corbeille.

Comment récupérer vos e-mails supprimés

Vous pouvez récupérer vos e-mails supprimés. Mais seulement s'ils sont toujours stockés dans votre corbeille. Pour ce faire, procédez comme suit :

1. Accédez à votre dossier poubelle.

2. Sélectionnez le ou les e-mails que vous souhaitez récupérer.

3. Cliquez sur Déplacer vers et sélectionnez Boîte de réception ou tout autre dossier.

Si vous avez attendu plus de 30 jours ou si vous avez vidé manuellement votre corbeille, il est (presque) impossible de récupérer vos messages. Nous avons rédigé un guide détaillé sur la façon de récupérer les e-mails supprimés. Assurez-vous de le lire :)

Conclusion

Supprimer régulièrement vos e-mails est primordial pour maintenir une boîte de réception propre et organisée. Cette petite habitude peut conduire à des résultats significatifs, tels qu’une amélioration de la productivité, une réduction du niveau de stress et une meilleure sécurité contre les cybermenaces potentielles.

La bonne nouvelle est que vous n'avez pas besoin de supprimer vos e-mails un par un et de passer des heures à nettoyer votre boîte de réception. Au lieu de cela, vous pouvez tirer parti de tactiques avancées de gestion des e-mails pour désencombrer votre boîte de réception en quelques minutes.

Que vous soyez sur mobile, tablette ou ordinateur, utilisez des filtres pour supprimer par lots vos e-mails et vos étiquettes afin de les garder organisés. Et si vous avez besoin d'aide, abonnez-vous à un logiciel de gestion de messagerie, comme Cleanfox ou Mailstorm.

Avec un peu de discipline, vous devriez pouvoir reprendre le contrôle de votre boîte de réception en un rien de temps, et peut-être même devenir membre du club « boîte de réception zéro ». Assurez-vous simplement de sauvegarder vos e-mails importants avant de commencer le nettoyage de vos e-mails.