Bagaimana Cara Menghapus Email Anda dan Mencapai Inbox Zero?

Ingin membersihkan kotak masuk Anda dan bahkan mungkin mencapai “kotak masuk nol” yang sangat didambakan? Dalam panduan singkat ini, kami akan menunjukkan cara menghapus email dan menjelajahi beberapa teknik pengelolaan email tingkat lanjut yang dapat Anda gunakan untuk menjaga kotak masuk Anda tetap teratur.

Kotak masuk saya dulunya berantakan. Setiap kali saya membuka Gmail, saya melihat pemberitahuan berwarna merah yang memberi tahu saya bahwa saya memiliki 10.000+ email yang belum dibaca, dan itu membuat saya ingin menghapus akun email saya sama sekali. Hingga suatu hari, saya memutuskan untuk mengambil tindakan.

Saya mulai menghapus semua email saya yang lama, tidak diinginkan, dan tidak perlu. Secara manual, pada awalnya. Tapi ini memakan waktu lama. Jadi saya beralih ke metode pengelolaan email yang lebih canggih. Seperti penghapusan email massal, filter, dan label.

(Spoiler: berhasil.)

Setelah menghapus, menyortir, dan mengatur ribuan email, akhirnya kotak masuk saya terlihat seperti ini ️

Dalam panduan singkat ini, saya akan membagikan semua yang saya pelajari sepanjang perjalanan saya menuju “kotak masuk nol”. Inilah yang akan Anda pelajari:

• Mengapa Menghapus Email Anda Penting
• Bagaimana Mempersiapkan untuk Menghapus Email Anda
• Cara Menghapus Email
• Cara Menghapus Email Anda Secara Massal
• Cara Menghapus Email Anda Secara Permanen
• Cara Mengelola Kotak Masuk Anda
• cara Memanfaatkan Pembersih Email
• Cara Menghapus Email di Ponsel
• Cara Mengambil Email Anda yang Dihapus

Kedengarannya bagus? Kalau begitu mari kita selami.

Mengapa Menghapus Email Anda Penting

Menghapus email mungkin tampak seperti sebuah tugas pada awalnya. Namun dengan strategi dan kebiasaan yang tepat, tugas ini bisa lebih mudah dikelola. Dan upaya yang Anda lakukan untuk menjaga kotak masuk tetap bersih dapat memberikan manfaat yang signifikan, seperti:

• Mengurangi risiko pelanggaran data – Email lama Anda terkadang berisi data sensitif, seperti kata sandi dan detail pribadi. Ini adalah tambang emas bagi aktor jahat. Menghapus email-email ini mengurangi risiko informasi Anda terekspos.
• Peningkatan produktivitas – Kotak masuk yang berantakan membuat pesan penting sulit ditemukan saat Anda membutuhkannya. Dengan menghapus email yang tidak diperlukan, navigasi kotak masuk Anda menjadi lebih mudah.
• Batasan penyimpanan – Sebagian besar layanan email memiliki batas penyimpanan. Di Gmail, batasnya adalah 15 GB untuk akun gratis. Menghapus email yang tidak diinginkan akan mencegah Anda kehabisan ruang.
• Dampak lingkungan – Email Anda disimpan di server yang membutuhkan energi agar dapat berfungsi. Lebih sedikit data yang disimpan berarti lebih sedikit konsumsi energi di pusat data, sehingga dapat mengurangi jejak karbon Anda.
• Mengurangi stres – Yang terakhir, kotak masuk yang penuh dapat menjadi sumber stres. Milik saya dulu membuat saya kewalahan dan cemas. Sebaliknya, kotak masuk yang bersih dapat membantu Anda merasa fokus dan mencapai kejernihan pikiran.

Bagaimana Mempersiapkan untuk Menghapus Email Anda

Sebelum Anda memulai perjalanan menuju kotak masuk yang rapi, Anda harus memastikan bahwa Anda tidak akan kehilangan informasi penting saat menghapus email Anda. Berikut beberapa tip untuk membantu Anda mempersiapkan pembersihan email yang sukses.

Identifikasi email penting

Telusuri kotak masuk Anda untuk mengidentifikasi email yang berisi informasi penting, seperti catatan keuangan, dokumen terkait pekerjaan, atau komunikasi sentimental apa pun yang ingin Anda simpan. Untuk melakukannya, Anda dapat mengurutkan email berdasarkan tanggal, pengirim, atau subjek, dan menandainya, memberi bintang pada email tersebut, atau memindahkannya ke folder khusus.

Pilih metode pencadangan.

Anda dapat menggunakan solusi pencadangan, seperti KLS Mail Backup atau Multcloud, untuk membuat salinan pesan penting dan menyimpannya di luar akun email Anda. Alternatifnya, sebagian besar penyedia layanan email (ESP) mengizinkan Anda mengekspor email ke lokasi aman dalam 1 klik.

Cara Menghapus Email

Setelah Anda membuat salinan email penting, Anda dapat mulai membersihkan kotak masuk Anda. Mari kita mulai dengan dasar-dasarnya. Di bagian ini, kami akan menunjukkan cara menghapus satu pesan di Gmail, Yahoo Mail, atau Outlook.

Di Gmail

1. Masuk ke akun Gmail Anda.

2. Pilih email yang ingin Anda hapus.

3. Klik ikon tempat sampah untuk mengirim pesan ini ke folder sampah Anda.

Di Outlook

1. Masuk ke akun Outlook Anda.

2. Temukan email yang ingin Anda hapus.

3. Klik Hapus .

Di Yahoo Mail

1. Buka Yahoo Mail.

2. Pilih email yang ingin Anda hapus.

3. Tekan Hapus .

Cara Menghapus Email Anda Secara Massal

Menghapus email satu per satu bisa sangat memakan waktu. Jadi jika Anda ingin mempercepat pembersihan email, Anda dapat menghapus email Anda secara massal. Berikut cara melakukannya di klien email populer seperti Gmail, Yahoo Mail, dan Apple Mail:

1. Masuk ke akun email Anda.

2. Pilih email yang ingin Anda hapus.

3. Klik Hapus .

Anda juga dapat menghapus email secara massal dengan bantuan filter dan alat manajemen email pihak ketiga. Kita akan membahasnya nanti ;) Tapi pertama-tama, mari kita lihat bagaimana Anda bisa menghapus email Anda secara permanen.

Cara Menghapus Email Anda Secara Permanen

Saat Anda menghapus pesan, sebagian besar penyedia layanan email menyimpan email ini di folder sampah untuk waktu terbatas. Dalam kasus Gmail, misalnya, email Anda yang dihapus disimpan hingga 30 hari.

Selama periode 30 hari ini, email Anda masih dapat diambil. Artinya, jika Anda ingin menghapus email secara permanen, Anda harus mengosongkan folder sampah. Berikut cara melakukannya:

1. Masuk ke akun email Anda.

2. Buka folder sampah Anda.

3. Pilih email yang ingin Anda hapus secara permanen dan klik Hapus selamanya .

Cara Mengelola Kotak Masuk Anda

Ingin meningkatkan permainan manajemen email Anda? Di bagian ini, kami akan menunjukkan kepada Anda 3 fitur yang dapat Anda gunakan untuk menghapus email secara autopilot, mengatur kotak masuk Anda, dan mencegah email massal dan buletin yang tidak diinginkan.

Dengan Filter

Filter, juga dikenal sebagai aturan email, adalah cara terbaik untuk menavigasi kotak masuk dan menemukan email penting tanpa membuang waktu untuk memilah-milah lusinan pesan lama.

Namun tahukah Anda bahwa Anda juga dapat menggunakan filter untuk menghapus jenis email tertentu secara otomatis? Trik kecil ini dapat membantu Anda menjaga kotak masuk Anda tetap bersih dan teratur tanpa harus bersusah payah. Begini cara kerjanya:

1. Masuk ke akun email Anda.

2. Buka menu filter. Di Gmail, misalnya, Anda dapat menemukan fitur ini di sebelah bilah pencarian. Ini disebut Tampilkan opsi pencarian .

   

3. Buat filter email Anda. Misalnya, Anda dapat meminta penyedia layanan email Anda untuk memfilter email dari pengirim tertentu, atau email yang diterima sebelum tanggal tertentu, atau email yang berisi kata kunci tertentu di baris subjeknya.

Dalam contoh ini, kami akan membuat filter untuk secara otomatis menghapus semua email dari pengirim “Copyblogger”. Untuk melakukannya, kita akan mengetik “copyblogger” di kolom Dari pada menu filter. Lalu kita klik Buat filter .

1. Untuk membuat aturan email baru, pilih “Hapus” dan klik Buat filter .

Dan voila. Semua email masa depan dari Coppyblogger sekarang akan secara otomatis dikirim ke folder sampah. Anda dapat menggunakan filter akun email Anda untuk mengelola kotak masuk Anda dengan lebih efisien dan meningkatkan produktivitas Anda.

Dengan Label

“Label” adalah fitur praktis lainnya yang dapat Anda gunakan untuk mengatur kotak masuk dan menyimpan email penting yang tidak ingin Anda hapus. Label memungkinkan Anda menandai email dan mengelompokkannya kembali.

Mereka bekerja seperti folder. Kecuali Anda dapat melampirkan beberapa label ke satu email. Berikut ikhtisar singkat tentang cara membuat label dan menggunakannya untuk mengelola kotak masuk Anda dengan lebih efisien:

1. Buka klien email Anda.

2. Klik tanda + untuk membuat label baru.

3. Masukkan nama label Anda. Lalu klik Buat .

4. Pilih email yang ingin Anda beri label.

5. Klik Pindah ke dan pilih label yang ingin Anda lampirkan ke email Anda.

Dengan Berhenti Berlangganan

Terakhir, jika Anda bosan menerima lusinan email promosi, buletin perusahaan yang membosankan, dan email massal, Anda dapat berhenti berlangganan komunikasi tersebut dan melindungi kotak masuk Anda dari email massal yang tidak diinginkan.

Untuk melakukannya, Anda dapat mengklik tombol berhenti berlangganan di bagian atas email pemasaran tersebut. Berikut tampilannya di Gmail ️

Tidak dapat menemukan tombol berhenti berlangganan? Dalam hal ini, Anda dapat membuka email yang tidak ingin Anda ikuti dan gulir ke bawah. Di sana Anda akan melihat tautan yang memungkinkan Anda berhenti berlangganan (itulah hukumnya).

Jika tidak ada tautan, Anda dapat memblokir pengirimnya untuk mencegah mereka menghubungi Anda tanpa persetujuan Anda. Atau Anda dapat melaporkannya sebagai spam, untuk secara otomatis mengirimkan komunikasi selanjutnya langsung ke folder spam Anda.

Ingin lebih banyak tips tentang cara berhenti berlangganan email massal dan mendapatkan kembali kendali atas kotak masuk Anda? Kami telah menulis panduan lengkap tentang topik ini. Pastikan untuk memeriksanya :)

Cara Memanfaatkan Pembersih Email

Alat manajemen email dapat menjadi pengubah permainan dalam pencarian Anda untuk inbox zen. Alat-alat ini dirancang untuk mengotomatiskan, mengatur, dan menyederhanakan pemrosesan email Anda, membantu Anda menjaga kotak masuk Anda tetap rapi dan berfungsi.

Namun, sebelum berlangganan pembersih email, Anda harus meluangkan waktu untuk mengevaluasi kebutuhan Anda. Apakah Anda hanya memerlukan bantuan untuk menghapus email Anda secara batch? Atau apakah Anda memerlukan bantuan untuk berhenti berlangganan buletin dan menyortir pesan Anda?

Setelah Anda memiliki visi yang jelas tentang kebutuhan Anda, lakukan riset. Cari alat yang terintegrasi dengan penyedia email Anda dan dapatkan ulasan bagus. Pastikan untuk membandingkan fitur, harga, dan ukuran privasi.

Anda kemudian dapat menggunakan layanan pembersihan email favorit Anda untuk menghapus pesan yang tidak diinginkan dan menyingkirkan spammer. Ada lusinan pembersih kotak masuk yang dapat Anda pilih. Berikut adalah beberapa nama untuk membantu Anda memulai benchmark Anda:

• rubah bersih
• kotak waras
• Bersihkan Email
• Mailstrom
• bersih

Cara Menghapus Email di Ponsel

Anda juga dapat mengelola email saat bepergian dengan mempelajari cara menghapus email dari ponsel Anda. Berikut cara mudah menghapus email yang tidak diinginkan dari perangkat Android atau iPhone Anda.

Di Android

1. Buka aplikasi email favorit Anda di perangkat Android Anda.

2. Pilih email yang ingin Anda hapus. Di Gmail, Anda dapat melakukannya hanya dengan mengetuk gambar profil pengirim.

3. Ketuk ikon tempat sampah untuk menghapus email Anda.

Di iPhone

1. Luncurkan aplikasi email Anda di iPhone Anda.

2. Pilih email yang ingin Anda hapus dari ponsel Anda.

3. Tekan Hapus untuk mengirimnya ke folder sampah Anda.

Cara Mengambil Email Anda yang Dihapus

Anda dapat mengambil kembali email Anda yang dihapus. Tapi hanya jika masih tersimpan di folder sampah Anda. Untuk melakukannya, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Buka folder sampah Anda.

2. Pilih email yang ingin Anda pulihkan.

3. Klik Pindah ke dan pilih Kotak Masuk atau folder lainnya.

Jika Anda telah menunggu lebih dari 30 hari atau jika Anda mengosongkan sampah secara manual, (hampir) mustahil memulihkan pesan Anda. Kami telah menulis panduan terperinci tentang cara mengambil email yang dihapus. Pastikan untuk membacanya :)

Kesimpulan

Menghapus email Anda secara teratur sangat penting untuk menjaga kotak masuk tetap bersih dan teratur. Kebiasaan kecil ini dapat memberikan hasil yang signifikan, seperti peningkatan produktivitas, penurunan tingkat stres, dan keamanan yang lebih baik terhadap potensi ancaman dunia maya.

Kabar baiknya adalah Anda tidak perlu menghapus email satu per satu dan menghabiskan waktu berjam-jam membersihkan kotak masuk Anda. Sebaliknya, Anda dapat memanfaatkan taktik pengelolaan email tingkat lanjut untuk merapikan kotak masuk Anda dalam hitungan menit.

Baik Anda menggunakan perangkat seluler, tablet, atau desktop, gunakan filter untuk menghapus email dan label secara massal agar tetap teratur. Dan jika Anda merasa memerlukan bantuan, berlangganan perangkat lunak manajemen email, seperti Cleanfox atau Mailstorm.

Dengan sedikit disiplin, Anda akan dapat memperoleh kembali kendali atas kotak masuk Anda dalam waktu singkat, dan bahkan mungkin menjadi anggota klub “kotak masuk nol”. Pastikan untuk mencadangkan email penting Anda sebelum memulai pembersihan email.