Jak usunąć e-maile i dotrzeć do zera w skrzynce odbiorczej?

Chcesz uporządkować swoją skrzynkę odbiorczą, a może nawet dotrzeć do bardzo pożądanej „skrzynki odbiorczej zero”? W tym krótkim przewodniku pokażemy, jak usunąć wiadomości e-mail i omówimy zaawansowane techniki zarządzania pocztą e-mail, których możesz użyć, aby uporządkować swoją skrzynkę odbiorczą.

W mojej skrzynce odbiorczej panował bałagan. Za każdym razem, gdy otwierałem Gmaila, widziałem to czerwone powiadomienie informujące mnie, że mam ponad 10 000 nieprzeczytanych e-maili, i to sprawiało, że chciałem całkowicie usunąć swoje konto e-mail. Aż pewnego dnia zdecydowałem się podjąć działania.

Zacząłem usuwać wszystkie moje stare, niechciane i niepotrzebne e-maile. Na początku ręcznie. Ale to trwało wieki. Przerzuciłem się więc na bardziej zaawansowane metody zarządzania pocztą e-mail. Podobnie jak masowe usuwanie wiadomości e-mail, filtry i etykiety.

(Spoiler: zadziałało.)

Po usunięciu, posortowaniu i uporządkowaniu tysięcy e-maili moja skrzynka odbiorcza ostatecznie wyglądała tak️

W tym krótkim przewodniku podzielę się wszystkim, czego nauczyłem się podczas mojej podróży do „skrzynki odbiorczej zero”. Oto, czego się nauczysz:

• Dlaczego usuwanie wiadomości e-mail jest ważne
• Jak przygotować się do usunięcia wiadomości e-mail
• Jak usunąć wiadomość e-mail
• Jak zbiorczo usuwać wiadomości e-mail
• Jak trwale usunąć swoje e-maile
• Jak zarządzać skrzynką odbiorczą
• jak korzystać z narzędzi do czyszczenia poczty e-mail
• Jak usunąć e-maile na telefonie komórkowym
• Jak odzyskać usunięte wiadomości e-mail

Brzmi dobrze? Następnie zanurkujmy.

Dlaczego usuwanie wiadomości e-mail jest ważne

Na początku usuwanie wiadomości e-mail może wydawać się uciążliwe. Ale dzięki właściwym strategiom i nawykom zadanie to może stać się łatwiejsze do wykonania. Wysiłek włożony w utrzymanie czystości skrzynki odbiorczej może przynieść znaczące korzyści, takie jak:

• Mniejsze ryzyko naruszenia danych — Twoje stare e-maile czasami zawierają wrażliwe dane, takie jak hasła i dane osobowe. To kopalnia złota dla złośliwych aktorów. Usunięcie tych e-maili zmniejsza ryzyko ujawnienia Twoich informacji.
• Większa produktywność – zaśmiecona skrzynka odbiorcza utrudnia znalezienie ważnych wiadomości, gdy ich potrzebujesz. Dzięki usunięciu niepotrzebnych e-maili nawigacja po skrzynce odbiorczej stanie się łatwiejsza.
• Ograniczenia przechowywania – większość usług e-mail ma limit miejsca. W Gmailu limit ten wynosi 15 GB dla kont bezpłatnych. Pozbycie się niechcianych e-maili zapobiegnie wyczerpaniu się miejsca.
• Wpływ na środowisko — Twoje e-maile są przechowywane na serwerze, który do działania wymaga energii. Mniej przechowywanych danych oznacza mniejsze zużycie energii w centrach danych, co może zmniejszyć Twój ślad węglowy.
• Mniejszy stres – co nie mniej ważne, pełna skrzynka odbiorcza może być źródłem stresu. Mój zwyczaj wywoływał u mnie przytłoczenie i niepokój. Wręcz przeciwnie, czysta skrzynka odbiorcza może pomóc Ci skoncentrować się i osiągnąć jasność umysłu.

Jak przygotować się do usunięcia wiadomości e-mail

Zanim wyruszysz w drogę do uporządkowanej skrzynki odbiorczej, musisz upewnić się, że podczas usuwania wiadomości e-mail nie stracisz ważnych informacji. Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci przygotować się do skutecznego czyszczenia poczty e-mail.

Identyfikuj ważne e-maile

Przejrzyj swoją skrzynkę odbiorczą, aby znaleźć e-maile zawierające ważne informacje, takie jak dokumentacja finansowa, dokumenty związane z pracą lub wszelkie wiadomości sentymentalne, które chcesz zachować. W tym celu możesz sortować e-maile według daty, nadawcy lub tematu, a także oflagować je, oznaczyć gwiazdką lub przenieść do specjalnego folderu.

Wybierz metodę tworzenia kopii zapasowych.

Możesz skorzystać z rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych, takiego jak KLS Mail Backup lub Multcloud, aby utworzyć kopię ważnych wiadomości i przechowywać ją poza kontem e-mail. Alternatywnie większość dostawców usług e-mail (ESP) umożliwia eksport wiadomości e-mail do bezpiecznej lokalizacji jednym kliknięciem.

Jak usunąć wiadomość e-mail

Po utworzeniu kopii ważnych e-maili możesz zacząć porządkować swoją skrzynkę odbiorczą. Zacznijmy od podstaw. W tej sekcji pokażemy, jak usunąć pojedynczą wiadomość w Gmailu, Yahoo Mail lub Outlooku.

W Gmailu

1. Zaloguj się na swoje konto Gmail.

2. Wybierz e-mail, który chcesz usunąć.

3. Kliknij ikonę kosza, aby wysłać tę wiadomość do folderu kosza.

W Outlooku

1. Zaloguj się do swojego konta Outlook.

2. Znajdź wiadomość e-mail, którą chcesz usunąć.

3. Kliknij Usuń .

W poczcie Yahoo

1. Otwórz pocztę Yahoo.

2. Wybierz wiadomość e-mail, którą chcesz usunąć.

3. Naciśnij Usuń .

Jak zbiorczo usuwać wiadomości e-mail

Usuwanie wiadomości e-mail pojedynczo może być bardzo czasochłonne. Jeśli więc chcesz przyspieszyć czyszczenie wiadomości e-mail, możesz je masowo usuwać. Oto jak to zrobić w popularnych klientach poczty e-mail, takich jak Gmail, Yahoo Mail i Apple Mail:

1. Zaloguj się na swoje konto e-mail.

2. Wybierz e-maile, których chcesz się pozbyć.

3. Kliknij Usuń .

Możesz także zbiorczo usuwać swoje e-maile za pomocą filtrów i narzędzi do zarządzania pocztą e-mail innych firm. Dojdziemy do tego nieco później ;) Ale najpierw zobaczmy, jak możesz trwale usunąć swoje e-maile.

Jak trwale usunąć swoje e-maile

Gdy usuniesz wiadomość, większość dostawców usług e-mail przechowuje ją w folderze Kosza przez ograniczony czas. Na przykład w przypadku Gmaila usunięte e-maile są przechowywane do 30 dni.

W tym 30-dniowym okresie nadal będzie można odzyskać Twoje e-maile. Oznacza to, że jeśli chcesz trwale usunąć wiadomość e-mail, musisz opróżnić folder Kosz. Oto jak to zrobić:

1. Zaloguj się na swoje konto e-mail.

2. Przejdź do folderu kosza.

3. Wybierz wiadomość e-mail, którą chcesz trwale usunąć, i kliknij Usuń na zawsze .

Jak zarządzać skrzynką odbiorczą

Chcesz ulepszyć swoją grę w zarządzanie pocztą e-mail? W tej sekcji pokażemy Ci 3 funkcje, których możesz użyć do usuwania e-maili na autopilocie, porządkowania skrzynki odbiorczej i powstrzymywania niechcianych masowych e-maili i biuletynów.

Z Filtrami

Filtry, zwane także regułami poczty e-mail, to świetny sposób na poruszanie się po skrzynce odbiorczej i znajdowanie ważnych e-maili bez marnowania czasu na przeglądanie dziesiątek starych wiadomości.

Ale czy wiesz, że możesz także użyć filtrów, aby automatycznie usuwać określone typy e-maili? Ta mała sztuczka pomoże Ci utrzymać porządek w skrzynce odbiorczej bez kiwnięcia palcem. Oto jak to działa:

1. Zaloguj się na swoje konto e-mail.

2. Otwórz menu filtrów. Na przykład w Gmailu tę funkcję znajdziesz obok paska wyszukiwania. Nazywa się to Pokaż opcje wyszukiwania .

   

3. Utwórz filtr poczty e-mail. Możesz na przykład poprosić dostawców usług e-mail o filtrowanie wiadomości e-mail od określonego nadawcy, wiadomości otrzymanych przed określoną datą lub wiadomości zawierających w temacie określone słowa kluczowe.

W tym przykładzie utworzymy filtr, który automatycznie usunie wszystkie e-maile od nadawcy „Copyblogger”. Aby to zrobić, wpiszmy „copyblogger” w polu Od w menu filtrów. Następnie klikniemy Utwórz filtr .

1. Aby utworzyć nową regułę e-mail, wybierz „Usuń” i kliknij Utwórz filtr .

I voila. Wszystkie przyszłe e-maile od Coppybloggera będą teraz automatycznie wysyłane do folderu Kosz. Możesz użyć filtrów swojego konta e-mail, aby efektywniej zarządzać skrzynką odbiorczą i poprawić swoją produktywność.

Z Etykietami

„Etykiety” to kolejna przydatna funkcja, za pomocą której możesz uporządkować swoją skrzynkę odbiorczą i przechowywać ważne e-maile, których nie chcesz usuwać. Etykiety umożliwiają oznaczanie wiadomości e-mail i ich grupowanie.

Działają trochę jak foldery. Tyle że możesz dołączyć wiele etykiet do jednego e-maila. Oto krótki przegląd tworzenia etykiet i używania ich do efektywniejszego zarządzania skrzynką odbiorczą:

1. Otwórz swojego klienta poczty e-mail.

2. Kliknij znak + , aby utworzyć nową etykietę.

3. Wpisz nazwę swojej etykiety. Następnie kliknij Utwórz .

4. Wybierz e-maile, które chcesz oznaczyć etykietą.

5. Kliknij opcję Przenieś do i wybierz etykiety, które chcesz dołączyć do wiadomości e-mail.

Z rezygnacją z subskrypcji

Wreszcie, jeśli masz dość otrzymywania dziesiątek promocyjnych e-maili, nudnych biuletynów korporacyjnych i masowych e-maili, możesz zrezygnować z subskrypcji tych wiadomości i chronić swoją skrzynkę odbiorczą przed niechcianymi masowymi e-mailami.

Aby to zrobić, możesz kliknąć przycisk rezygnacji z subskrypcji znajdujący się u góry tych marketingowych e-maili. Oto jak to wygląda w Gmailu️

Nie możesz znaleźć przycisku rezygnacji z subskrypcji? W takim przypadku możesz otworzyć wiadomość e-mail, z której chcesz zrezygnować, i przewinąć ją do samego końca. Tam powinieneś zobaczyć link umożliwiający rezygnację z subskrypcji (takie jest prawo).

Jeśli nie ma linku, możesz zablokować nadawcę, aby uniemożliwić mu kontaktowanie się z Tobą bez Twojej zgody. Możesz też zgłosić je jako spam, aby automatycznie wysyłać ich przyszłe wiadomości bezpośrednio do folderu spamu.

Chcesz więcej wskazówek, jak zrezygnować z subskrypcji masowych e-maili i odzyskać kontrolę nad swoją skrzynką odbiorczą? Napisaliśmy kompletny przewodnik na ten temat. Koniecznie idź i sprawdź :)

Jak korzystać z narzędzi do czyszczenia poczty e-mail

Narzędzia do zarządzania pocztą e-mail mogą zmienić zasady gry w Twoim dążeniu do zen skrzynki odbiorczej. Narzędzia te zaprojektowano z myślą o automatyzacji, organizowaniu i usprawnianiu przetwarzania wiadomości e-mail, pomagając w utrzymaniu porządku i funkcjonalności skrzynki odbiorczej.

Zanim jednak zasubskrybujesz narzędzie do czyszczenia poczty e-mail, powinieneś poświęcić trochę czasu na ocenę swoich potrzeb. Czy potrzebujesz pomocy tylko przy grupowym usuwaniu wiadomości e-mail? A może potrzebujesz pomocy, aby zrezygnować z subskrypcji biuletynów i uporządkować wiadomości?

Kiedy już będziesz miał jasną wizję swoich potrzeb, przeprowadź badania. Poszukaj narzędzi, które integrują się z Twoim dostawcą poczty e-mail i mają dobre recenzje. Pamiętaj, aby porównać funkcje, ceny i środki ochrony prywatności.

Następnie możesz skorzystać ze swojej ulubionej usługi czyszczenia poczty e-mail, aby usunąć niechciane wiadomości i pozbyć się spamerów. Do wyboru są dziesiątki narzędzi do czyszczenia skrzynek odbiorczych. Oto kilka nazw, które pomogą Ci rozpocząć test porównawczy:

• Czystyfox
• SaneBox
• Czysty e-mail
• Mailstrom
• Instaclean

Jak usunąć e-maile na telefonie komórkowym

Możesz także zarządzać swoimi e-mailami w podróży, ucząc się, jak usuwać e-maile z telefonu komórkowego. Oto jak łatwo usunąć niechciane e-maile z urządzenia z Androidem lub iPhone'a.

Na Androidzie

1. Otwórz swoją ulubioną aplikację e-mail na urządzeniu z Androidem.

2. Wybierz e-maile, które chcesz usunąć. W Gmailu możesz to zrobić po prostu dotykając zdjęcia profilowego nadawcy.

3. Kliknij ikonę kosza, aby usunąć swoje e-maile.

Na iPhonie

1. Uruchom aplikację e-mail na swoim iPhonie.

2. Wybierz e-maile, które chcesz usunąć z telefonu.

3. Naciśnij Usuń , aby wysłać je do folderu Kosz.

Jak odzyskać usunięte wiadomości e-mail

Możesz odzyskać usunięte e-maile. Ale tylko jeśli nadal znajdują się w folderze kosza. Aby to zrobić, wykonaj następujące kroki:

1. Przejdź do folderu kosza.

2. Wybierz e-maile, które chcesz odzyskać.

3. Kliknij Przenieś do i wybierz Skrzynka odbiorcza lub inny folder.

Jeśli czekałeś dłużej niż 30 dni lub ręcznie opróżniłeś kosz, odzyskanie wiadomości jest (prawie) niemożliwe. Napisaliśmy szczegółowy przewodnik na temat odzyskiwania usuniętych wiadomości e-mail. Koniecznie przeczytaj :)

Wniosek

Regularne usuwanie e-maili ma ogromne znaczenie dla utrzymania czystej i zorganizowanej skrzynki odbiorczej. Ten mały nawyk może prowadzić do znaczących rezultatów, takich jak poprawa produktywności, zmniejszenie poziomu stresu i większe bezpieczeństwo przed potencjalnymi zagrożeniami cybernetycznymi.

Dobra wiadomość jest taka, że ​​nie musisz usuwać e-maili jeden po drugim i spędzać godzin na czyszczeniu skrzynki odbiorczej. Zamiast tego możesz zastosować zaawansowane taktyki zarządzania pocztą e-mail, aby uporządkować swoją skrzynkę odbiorczą w ciągu kilku minut.

Niezależnie od tego, czy korzystasz z telefonu komórkowego, tabletu czy komputera, użyj filtrów, aby zbiorczo usunąć wiadomości e-mail i etykiety, aby zachować je uporządkowane. A jeśli czujesz, że potrzebujesz pomocy, zasubskrybuj oprogramowanie do zarządzania pocztą e-mail, takie jak Cleanfox lub Mailstorm.

Przy odrobinie dyscypliny powinieneś w mgnieniu oka odzyskać kontrolę nad swoją skrzynką odbiorczą, a może nawet zostać członkiem klubu „inbox zero”. Pamiętaj tylko o utworzeniu kopii zapasowej ważnych wiadomości e-mail przed rozpoczęciem czyszczenia poczty.