จะลบอีเมลของคุณและเข้าถึง Inbox Zero ได้อย่างไร

ต้องการล้างกล่องจดหมายของคุณและอาจถึงขั้น "ศูนย์กล่องจดหมาย" ที่เป็นที่ต้องการอย่างมากหรือไม่ ในคู่มือฉบับย่อนี้ เราจะแสดงวิธีลบอีเมล และสำรวจเทคนิคการจัดการอีเมลขั้นสูงที่คุณสามารถใช้เพื่อจัดระเบียบกล่องจดหมายเข้าของคุณ

กล่องจดหมายของฉันเคยยุ่งเหยิง ทุกครั้งที่ฉันเปิด Gmail ฉันเห็นการแจ้งเตือนสีแดงนี้ โดยบอกว่าฉันมีอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านมากกว่า 10,000 ฉบับ และทำให้ฉันอยากลบบัญชีอีเมลของฉันไปเลย จนวันหนึ่งฉันตัดสินใจลงมือทำ

ฉันเริ่มลบอีเมลเก่า อีเมลที่ไม่ต้องการ และไม่จำเป็นทั้งหมด ด้วยตนเองในตอนแรก แต่นี่ใช้เวลาตลอดไป ดังนั้นฉันจึงเปลี่ยนมาใช้วิธีการจัดการอีเมลขั้นสูงมากขึ้น เช่นเดียวกับการลบอีเมลจำนวนมาก ตัวกรอง และป้ายกำกับ

(สปอยเลอร์: มันได้ผล)

หลังจากลบ จัดเรียง และจัดระเบียบอีเมลหลายพันฉบับ ในที่สุดกล่องจดหมายของฉันก็เป็นแบบนี้ ️

ในคู่มือฉบับย่อนี้ ฉันจะแบ่งปันทุกสิ่งที่ฉันเรียนรู้ระหว่างการเดินทางสู่ “กล่องจดหมายศูนย์” นี่คือสิ่งที่คุณจะได้เรียนรู้:

• เหตุใดการลบอีเมลของคุณจึงมีความสำคัญ
• วิธีเตรียมการลบอีเมลของคุณ
• วิธีการลบอีเมล
• วิธีลบอีเมลของคุณเป็นกลุ่ม
• วิธีลบอีเมลของคุณอย่างถาวร
• วิธีจัดการกล่องจดหมายของคุณ
• วิธีการใช้โปรแกรมทำความสะอาดอีเมล
• วิธีลบอีเมลบนมือถือ
• วิธีดึงอีเมลที่ถูกลบของคุณ

ฟังดูเข้าท่า? ถ้าอย่างนั้นเรามาดำดิ่งกัน

เหตุใดการลบอีเมลของคุณจึงมีความสำคัญ

การลบอีเมลอาจดูเหมือนเป็นงานที่น่าเบื่อในตอนแรก แต่ด้วยกลยุทธ์และนิสัยที่ถูกต้อง งานนี้จึงสามารถจัดการได้ง่ายขึ้น และความพยายามที่คุณทุ่มเทในการรักษากล่องจดหมายให้สะอาดสามารถนำไปสู่คุณประโยชน์ที่สำคัญได้ เช่น:

• ลดความเสี่ยงของการละเมิดข้อมูล – บางครั้งอีเมลเก่าของคุณอาจมีข้อมูลที่ละเอียดอ่อน เช่น รหัสผ่านและรายละเอียดส่วนบุคคล นี่คือขุมทองสำหรับนักแสดงที่เป็นอันตราย การลบอีเมลเหล่านี้จะช่วยลดความเสี่ยงที่ข้อมูลของคุณจะถูกเปิดเผย
• เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน – กล่องขาเข้าที่เกะกะทำให้ค้นหาข้อความสำคัญได้ยากเมื่อคุณต้องการ ด้วยการลบอีเมลที่ไม่จำเป็น กล่องจดหมายของคุณจึงง่ายต่อการใช้งาน
• ข้อจำกัดด้านพื้นที่เก็บข้อมูล – บริการอีเมลส่วนใหญ่มีขีดจำกัดพื้นที่เก็บข้อมูล ใน Gmail ขีดจำกัดนี้คือ 15 GB สำหรับบัญชีฟรี การกำจัดอีเมลที่ไม่ต้องการจะช่วยป้องกันพื้นที่ว่างของคุณ
• ผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อม – อีเมลของคุณถูกจัดเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ที่ต้องใช้พลังงานในการทำงาน ข้อมูลที่จัดเก็บน้อยลงหมายถึงการใช้พลังงานในศูนย์ข้อมูลลดลง ซึ่งสามารถลดการปล่อยก๊าซคาร์บอนไดออกไซด์ของคุณได้
• ความเครียดที่ลดลง - สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด กล่องจดหมายแบบเต็มสามารถเป็นต้นตอของความเครียดได้ ฉันเคยทำให้ฉันหนักใจและวิตกกังวล ในทางตรงกันข้าม กล่องขาเข้าที่สะอาดสามารถช่วยให้คุณรู้สึกมีสมาธิและเข้าถึงความชัดเจนของจิตใจได้

วิธีเตรียมการลบอีเมลของคุณ

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้นการเดินทางสู่กล่องจดหมายที่ไม่เกะกะ คุณต้องแน่ใจว่าจะไม่สูญเสียข้อมูลสำคัญขณะลบอีเมล ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับที่จะช่วยคุณเตรียมพร้อมสำหรับการล้างข้อมูลอีเมลให้ประสบความสำเร็จ

ระบุอีเมลที่สำคัญ

กรองกล่องจดหมายของคุณเพื่อระบุอีเมลที่มีข้อมูลสำคัญ เช่น บันทึกทางการเงิน เอกสารที่เกี่ยวข้องกับงาน หรือการสื่อสารทางอารมณ์ใด ๆ ที่คุณต้องการเก็บไว้ ในการทำเช่นนั้น คุณสามารถจัดเรียงอีเมลตามวันที่ ผู้ส่ง หรือหัวเรื่อง และตั้งค่าสถานะ ติดดาว หรือย้ายไปยังโฟลเดอร์พิเศษ

เลือกวิธีการสำรองข้อมูล

คุณสามารถใช้โซลูชันการสำรองข้อมูล เช่น KLS Mail Backup หรือ Multcloud เพื่อสร้างสำเนาข้อความสำคัญของคุณและเก็บไว้นอกบัญชีอีเมลของคุณ ผู้ให้บริการอีเมล (ESP) ส่วนใหญ่อนุญาตให้คุณส่งออกอีเมลของคุณไปยังตำแหน่งที่ปลอดภัยได้ในคลิกเดียว

วิธีการลบอีเมล

เมื่อคุณได้ทำสำเนาอีเมลสำคัญแล้ว คุณสามารถเริ่มทำความสะอาดกล่องจดหมายของคุณได้ เริ่มจากพื้นฐานกันก่อน ในส่วนนี้ เราจะแสดงวิธีลบข้อความเดียวใน Gmail, Yahoo Mail หรือ Outlook

ในจีเมล

1. ลงชื่อเข้าใช้บัญชี Gmail ของคุณ

2. เลือกอีเมลที่คุณต้องการลบ

3. คลิกไอคอนถังขยะเพื่อส่งข้อความนี้ไปยังโฟลเดอร์ถังขยะของคุณ

ใน Outlook

1. เข้าสู่ระบบบัญชี Outlook ของคุณ

2. ค้นหาอีเมลที่คุณต้องการลบ

3. คลิก ลบ

ในยาฮูเมล์

1. เปิด Yahoo Mail

2. เลือกอีเมลที่คุณต้องการลบ

3. กด ลบ

วิธีลบอีเมลของคุณเป็นกลุ่ม

การลบอีเมลทีละฉบับอาจใช้เวลานานมาก ดังนั้นหากคุณต้องการเร่งการล้างอีเมล คุณสามารถลบอีเมลจำนวนมากได้ ต่อไปนี้เป็นวิธีดำเนินการในโปรแกรมรับส่งเมลยอดนิยม เช่น Gmail, Yahoo Mail และ Apple Mail:

1. ลงชื่อเข้าใช้บัญชีอีเมลของคุณ

2. เลือกอีเมลที่คุณต้องการกำจัด

3. คลิก ลบ

คุณยังสามารถลบอีเมลของคุณเป็นกลุ่มได้ด้วยความช่วยเหลือของตัวกรองและเครื่องมือการจัดการอีเมลของบุคคลที่สาม เราจะมาพูดถึงเรื่องนี้กันทีหลัง ;) แต่ก่อนอื่น เรามาดูกันว่าคุณสามารถลบอีเมลของคุณอย่างถาวรได้อย่างไร

วิธีลบอีเมลของคุณอย่างถาวร

เมื่อคุณลบข้อความ ผู้ให้บริการอีเมลส่วนใหญ่จะเก็บอีเมลนี้ไว้ในโฟลเดอร์ถังขยะเป็นระยะเวลาจำกัด ตัวอย่างเช่น ในกรณีของ Gmail อีเมลที่ถูกลบของคุณจะถูกเก็บไว้นานถึง 30 วัน

ในช่วง 30 วันนี้ อีเมลของคุณยังคงสามารถเรียกค้นได้ ซึ่งหมายความว่าหากคุณต้องการลบอีเมลอย่างถาวร คุณจะต้องล้างโฟลเดอร์ถังขยะ ต่อไปนี้เป็นวิธีดำเนินการ:

1. เข้าสู่ระบบบัญชีอีเมลของคุณ

2. ไปที่โฟลเดอร์ถังขยะของคุณ

3. เลือกอีเมลที่คุณต้องการลบอย่างถาวร และคลิก ลบถาวร

วิธีจัดการกล่องจดหมายของคุณ

ต้องการยกระดับเกมการจัดการอีเมลของคุณหรือไม่? ในส่วนนี้ เราจะแสดงคุณสมบัติ 3 ประการที่คุณสามารถใช้เพื่อลบอีเมลของคุณในระบบอัตโนมัติ จัดระเบียบกล่องจดหมายของคุณ และเก็บอีเมลและจดหมายข่าวที่ไม่ต้องการจำนวนมากไว้

พร้อมฟิลเตอร์

ตัวกรองหรือที่เรียกว่ากฎอีเมลเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการสำรวจกล่องจดหมายของคุณและค้นหาอีเมลสำคัญของคุณโดยไม่ต้องเสียเวลาค้นหาข้อความเก่าๆ มากมาย

แต่คุณรู้หรือไม่ว่าคุณสามารถใช้ตัวกรองเพื่อลบอีเมลบางประเภทโดยอัตโนมัติได้ เคล็ดลับเล็กๆ น้อยๆ นี้สามารถช่วยให้คุณรักษากล่องจดหมายให้สะอาดและเป็นระเบียบได้โดยไม่ต้องทำอะไรเลย นี่คือวิธีการทำงาน:

1. ลงชื่อเข้าใช้บัญชีอีเมลของคุณ

2. เปิดเมนูตัวกรอง ตัวอย่างเช่น ใน Gmail คุณจะพบคุณลักษณะนี้ข้างแถบค้นหา เรียกว่า แสดงตัวเลือกการค้นหา

3. สร้างตัวกรองอีเมลของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถขอให้ผู้ให้บริการอีเมลของคุณกรองอีเมลจากผู้ส่งบางราย หรืออีเมลที่ได้รับก่อนวันที่กำหนด หรืออีเมลที่มีคำหลักบางคำในหัวเรื่อง

   

ในตัวอย่างนี้ เราจะสร้างตัวกรองเพื่อลบอีเมลทั้งหมดจากผู้ส่ง “Copyblogger” โดยอัตโนมัติ ในการดำเนินการดังกล่าว เราจะพิมพ์ "copyblogger" ในช่อง จาก ของเมนูตัวกรอง จากนั้นเราจะคลิก สร้างตัวกรอง

1. หากต้องการสร้างกฎอีเมลใหม่ ให้เลือก "ลบ" แล้วคลิก สร้างตัวกรอง

และก็เอาล่ะ อีเมลในอนาคตทั้งหมดจาก Coppyblogger จะถูกส่งไปยังโฟลเดอร์ถังขยะโดยอัตโนมัติ คุณสามารถใช้ตัวกรองของบัญชีอีเมลของคุณเพื่อจัดการกล่องจดหมายของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของคุณ

พร้อมป้ายกำกับ

“ป้ายกำกับ” เป็นอีกหนึ่งคุณสมบัติที่มีประโยชน์ที่คุณสามารถใช้เพื่อจัดระเบียบกล่องจดหมายของคุณและจัดเก็บอีเมลสำคัญที่คุณไม่ต้องการลบ ป้ายกำกับช่วยให้คุณสามารถทำเครื่องหมายอีเมลของคุณและจัดกลุ่มใหม่ได้

พวกมันทำงานเหมือนกับโฟลเดอร์ ยกเว้นว่าคุณสามารถแนบป้ายกำกับหลายรายการในอีเมลฉบับเดียวได้ ต่อไปนี้เป็นภาพรวมโดยย่อเกี่ยวกับวิธีสร้างป้ายกำกับและใช้เพื่อจัดการกล่องจดหมายของคุณอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น:

1. เปิดโปรแกรมรับส่งอีเมลของคุณ

2. คลิกเครื่องหมาย + เพื่อสร้างป้ายกำกับใหม่

3. ป้อนชื่อป้ายกำกับของคุณ จากนั้นคลิก สร้าง

4. เลือกอีเมลที่คุณต้องการติดป้ายกำกับ

5. คลิก ย้ายไปที่ และเลือกป้ายกำกับที่คุณต้องการแนบไปกับอีเมลของคุณ

ด้วยการยกเลิกการสมัคร

สุดท้ายนี้ หากคุณเบื่อหน่ายกับการรับอีเมลส่งเสริมการขาย จดหมายข่าวขององค์กรที่น่าเบื่อ และอีเมลจำนวนมาก คุณสามารถยกเลิกการสมัครรับการสื่อสารเหล่านั้นและปกป้องกล่องจดหมายของคุณจากอีเมลที่ไม่ต้องการจำนวนมากได้

โดยคลิกปุ่มยกเลิกการสมัครที่ด้านบนของอีเมลการตลาดเหล่านั้น นี่คือลักษณะที่ปรากฏใน Gmail ️

ไม่พบปุ่มยกเลิกการสมัคร? ในกรณีนี้ คุณสามารถเปิดอีเมลที่คุณต้องการยกเลิกและเลื่อนลงจนสุดได้ คุณจะเห็นลิงก์ที่ให้คุณยกเลิกการสมัครได้ (ตามกฎหมาย)

หากไม่มีลิงก์ คุณสามารถบล็อกผู้ส่งเพื่อป้องกันไม่ให้พวกเขาติดต่อคุณโดยไม่ได้รับความยินยอมจากคุณ หรือคุณสามารถรายงานพวกเขาว่าเป็นสแปม เพื่อส่งการสื่อสารในอนาคตของพวกเขาโดยตรงไปยังโฟลเดอร์สแปมของคุณโดยอัตโนมัติ

ต้องการคำแนะนำเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธียกเลิกการสมัครรับอีเมลจำนวนมากและเรียกคืนการควบคุมกล่องจดหมายของคุณหรือไม่ เราได้เขียนคำแนะนำฉบับสมบูรณ์เกี่ยวกับหัวข้อนี้แล้ว อย่าลืมไปลองดู :)

วิธีการใช้โปรแกรมทำความสะอาดอีเมล

เครื่องมือการจัดการอีเมลอาจเป็นตัวเปลี่ยนเกมในการแสวงหากล่องจดหมาย Zen ของคุณ เครื่องมือเหล่านี้ได้รับการออกแบบเพื่อทำให้การประมวลผลอีเมลของคุณเป็นอัตโนมัติ จัดระเบียบ และปรับปรุงประสิทธิภาพ ช่วยให้กล่องจดหมายของคุณเป็นระเบียบและใช้งานได้

ก่อนที่จะสมัครรับบริการทำความสะอาดอีเมล คุณควรใช้เวลาในการประเมินความต้องการของคุณ คุณต้องการความช่วยเหลือในการลบอีเมลของคุณเป็นกลุ่มหรือไม่? หรือคุณต้องการความช่วยเหลือในการยกเลิกการสมัครรับจดหมายข่าวและจัดเรียงข้อความของคุณ?

เมื่อคุณมีวิสัยทัศน์ที่ชัดเจนเกี่ยวกับความต้องการของคุณแล้ว ให้ค้นคว้าข้อมูล มองหาเครื่องมือที่ทำงานร่วมกับผู้ให้บริการอีเมลของคุณและได้รับคำวิจารณ์ที่ดี อย่าลืมเปรียบเทียบฟีเจอร์ ราคา และมาตรการความเป็นส่วนตัว

จากนั้นคุณสามารถใช้บริการทำความสะอาดอีเมลที่คุณชื่นชอบเพื่อลบข้อความที่ไม่ต้องการและกำจัดผู้ส่งอีเมลขยะ มีเครื่องมือทำความสะอาดกล่องจดหมายมากมายให้คุณเลือก ต่อไปนี้เป็นชื่อบางส่วนที่จะช่วยให้คุณเริ่มต้นการวัดประสิทธิภาพ:

• คลีนฟ็อกซ์
• เซนบ็อกซ์
• ทำความสะอาดอีเมล
• เมลสตรอม
• อินสตาคลีน

วิธีลบอีเมลบนมือถือ

คุณยังสามารถจัดการอีเมลของคุณได้ทุกที่โดยเรียนรู้วิธีลบอีเมลออกจากมือถือของคุณ ต่อไปนี้เป็นวิธีลบอีเมลที่ไม่ต้องการออกจากอุปกรณ์ Android หรือ iPhone ของคุณอย่างง่ายดาย

บนระบบปฏิบัติการแอนดรอยด์

1. เปิดแอปอีเมลที่คุณชื่นชอบบนอุปกรณ์ Android ของคุณ

2. เลือกอีเมลที่คุณต้องการลบ ใน Gmail คุณสามารถทำได้ง่ายๆ เพียงแตะรูปโปรไฟล์ของผู้ส่ง

3. แตะไอคอนถังขยะเพื่อลบอีเมลของคุณ

บนไอโฟน

1. เปิดแอปอีเมลของคุณบน iPhone

2. เลือกอีเมลที่คุณต้องการลบออกจากโทรศัพท์ของคุณ

3. กด Delete เพื่อส่งไปที่โฟลเดอร์ถังขยะของคุณ

วิธีดึงอีเมลที่ถูกลบของคุณ

คุณสามารถเรียกคืนอีเมลที่ถูกลบได้ แต่หากยังคงจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์ถังขยะของคุณเท่านั้น โดยทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. ไปที่โฟลเดอร์ถังขยะของคุณ

2. เลือกอีเมลที่คุณต้องการกู้คืน

3. คลิก ย้ายไปที่ และเลือก กล่องจดหมาย หรือโฟลเดอร์อื่น ๆ

หากคุณรอนานกว่า 30 วันหรือหากคุณล้างข้อมูลในถังขยะด้วยตนเอง คุณจะ (เกือบ) ไม่สามารถกู้คืนข้อความของคุณได้ เราได้เขียนคำแนะนำโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีการเรียกค้นอีเมลที่ถูกลบ ให้แน่ใจว่าจะให้มันอ่าน :)

บทสรุป

การลบอีเมลของคุณเป็นประจำเป็นสิ่งสำคัญยิ่งในการรักษากล่องจดหมายที่สะอาดและเป็นระเบียบ พฤติกรรมเล็กๆ น้อยๆ นี้สามารถนำไปสู่ผลลัพธ์ที่สำคัญ เช่น ประสิทธิภาพการทำงานที่ดีขึ้น ลดระดับความเครียด และการรักษาความปลอดภัยที่ดีขึ้นต่อภัยคุกคามทางไซเบอร์ที่อาจเกิดขึ้น

ข่าวดีก็คือคุณไม่จำเป็นต้องลบอีเมลทีละฉบับและใช้เวลาหลายชั่วโมงในการทำความสะอาดกล่องจดหมายของคุณ แต่คุณสามารถใช้กลยุทธ์การจัดการอีเมลขั้นสูงเพื่อลดความยุ่งเหยิงในกล่องจดหมายของคุณภายในไม่กี่นาที

ไม่ว่าคุณจะใช้งานบนมือถือ แท็บเล็ต หรือเดสก์ท็อป ให้ใช้ตัวกรองเพื่อลบอีเมลและป้ายกำกับเป็นกลุ่มเพื่อจัดระเบียบ และหากคุณรู้สึกว่าต้องการความช่วยเหลือ สมัครรับซอฟต์แวร์การจัดการอีเมล เช่น Cleanfox หรือ Mailstorm

ด้วยวินัยเพียงเล็กน้อย คุณควรจะสามารถควบคุมกล่องจดหมายของคุณกลับคืนมาได้ในเวลาอันรวดเร็ว และอาจถึงขั้นกลายเป็นสมาชิกของชมรม "กล่องจดหมายศูนย์" อีกด้วย เพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้สำรองอีเมลสำคัญของคุณก่อนที่จะเริ่มการล้างอีเมล