Grup Kontak Gmail: Panduan Sederhana untuk Email Grup yang Mudah

Apakah Anda bagian dari tim di tempat kerja dan Anda selalu berkomunikasi di antara anggota kelompok Anda? Mungkin grup teman Anda sangat ketat dan selalu melontarkan ide hangout melalui email. Ini hanyalah tujuan dirancangnya Grup Kontak Gmail. Baik untuk proyek sementara atau perjanjian jangka panjang, membuat grup di Gmail akan menyederhanakan dan mempercepat komunikasi Anda.

Jika Anda belum pernah menggunakan fungsi Gmail ini sebelumnya, Anda akan segera menyadari apa yang Anda lewatkan saat mempelajari cara menyiapkan Grup Kontak Gmail dalam panduan ini. Jangan lewatkan langkah-langkah tentang cara menambah, menghapus, dan berkomunikasi antar grup.

Apa Itu Grup Kontak Gmail?

Mari kita mulai dengan definisinya.

Grup Kontak Gmail adalah fitur gratis dalam Gmail dan Google Workspace untuk mengelola kontak Anda. Anda seharusnya sudah memiliki profil di Akun Google Anda, begitu pula teman atau kolega Anda.

Dengan Grup Kontak, Anda dapat memasukkan kontak yang paling banyak dijangkau ke dalam grup dan mengirimi mereka email. Semua anggota dalam grup akan menerima email yang sama dan dapat merespons, menjaga komunikasi tetap pribadi dan aman.

Panduan Langkah demi Langkah untuk Membuat Grup Kontak Gmail

Apakah Anda siap membuat Grup Kontak Gmail Anda sendiri? Mari kita bahas cara melakukannya.

Membuat Grup Kontak

Langkah 1

Akses Google Kontak Anda di sini. Anda harus masuk ke Gmail atau Google Workspace untuk melihat kontak Anda.

Langkah 2

Di bilah menu kiri, cari opsi bertanda Labels . Klik ikon tambah (+).

Langkah 3

Ketikkan nama Grup Kontak Gmail Anda di bidang kosong yang bertuliskan “label.”

Langkah 4

Pilih Simpan setelah Anda selesai.

Baca juga: Tips Pencarian Gmail: 33 Operator Pencarian Untuk Pengguna Cerdas

Berinteraksi dengan Grup Kontak

Sekarang setelah Anda membuat Grup Kontak Gmail, berikut cara Anda berkomunikasi dengan mereka.

Langkah 1

Buka Gmail dengan mengeklik ikon M di perangkat seluler Anda atau dengan mengakses situs web Gmail di komputer Anda.

Langkah 2

Buka email baru. Di bidang Kepada , Anda akan melihat grup Anda tersedia untuk dikirimi email.

Langkah 3

Buat baris subjek dan isi isi.

Langkah 4

Klik Kirim jika Anda sudah siap.

Baca juga: Pembersihan Gmail: Memaksimalkan Kekuatan Kotak Masuk yang Terorganisir

Memperbarui Informasi Kontak di Grup Kontak

Apakah teman atau kolega Anda telah mengubah alamat, nomor telepon, atau bahkan alamat emailnya, dan Anda tidak ingin kehilangan kontak dengan mereka? Tidak masalah. Anda dapat memperbarui kontak Google Anda kapan saja.

Langkah 1

Akses Google Kontak Anda. Anda akan melihat daftar nama kontak.

Langkah 2

Arahkan kursor ke kontak yang ingin Anda perbarui.

Langkah 3

Anda akan melihat tiga ikon: bintang, pensil, dan tiga titik vertikal. Klik pensil untuk mengedit kontak.

Langkah 4

Anda dapat mengubah aspek apa pun dari kontak, menambahkan gambar profil atau mengedit nama depan dan belakang, perusahaan, jabatan, alamat email (Anda juga dapat menambahkan email), label email, nomor telepon (Anda dapat menambahkan nomor telepon), pribadi atau alamat bisnis, tanggal lahir, URL situs web, dan bidang terkait.

Anda juga dapat menambahkan catatan dan membuat kolom khusus untuk kontak pilihan Anda.

Langkah 5

Periksa semua informasi, dan bila Anda siap, klik Simpan .

Baca juga: Panduan Tanda Tangan Gmail Untuk Pemula [Dengan Contoh]

Menambahkan Kontak Baru ke Grup Kontak Gmail

Apakah grup Anda sudah berkembang? Tambahkan kontak baru ke flip seperti itu.

Membuat Kontak Baru

Langkah 1

Klik Google Kontak Anda.

Langkah 2

Anda akan melihat kotak biru di kiri atas layar bertuliskan Buat Kontak dengan tanda plus di sampingnya. Klik itu.

Langkah 3

Pilih apakah Anda ingin membuat satu atau beberapa kontak.

Langkah 4

Isikan detail kontak baru Anda sebanyak yang tersedia, dan pastikan untuk mengunggah gambar profil.

Langkah 4

Pilih Simpan .

Menambahkan Kontak Baru dari Organisasi

Jika Anda memiliki kontak dari perusahaan atau organisasi yang ingin Anda tambahkan ke Google Workspace, berikut langkah-langkahnya.

Langkah 1

Masuk ke Kontak Gmail.

Langkah 2

Klik opsi Direktori di sebelah kiri layar.

Langkah 3

Temukan kontak Anda, lalu pilih Tambahkan ke kontak .

Mengimpor Kontak Baru

Apakah Anda sudah memiliki kontak yang tersedia di sistem lain dan ingin mengimpornya ke Gmail? Inilah cara Anda melakukannya.

Langkah 1

Masuk ke Google Kontak.

Langkah 2

Di bawah bagian Perbaiki & kelola di sebelah kiri, Anda akan melihat opsi bertanda Impor dengan panah menghadap ke bawah dan tanda kurung kecil. Klik itu.

Langkah 3

Klik tombol Pilih file berwarna biru dan pilih vCard atau CSV yang valid. Itu adalah satu-satunya jenis file yang didukung untuk tindakan ini kecuali Anda ingin membuat banyak kontak.

Langkah 4

Pilih Impor . Google akan mengimpor kontak Anda untuk Anda.

Menggabungkan Kontak Duplikat dalam Grup Kontak

Karena Grup Kontak Gmail bersifat kolaboratif, Anda mungkin berada dalam situasi di mana Anda harus menggabungkan kontak. Untungnya, ini cepat dan mudah!

Langkah 1

Masuk ke Google Kontak Anda.

Langkah 2

Pilih Menu dengan mengklik tiga garis vertikal, lalu Gabung & perbaiki.

Langkah 3

Anda dapat menggabungkan kontak satu per satu atau secara berkelompok. Pilih Gabung untuk menggabungkan satu kontak dan Gabungkan semua untuk menggabungkan beberapa kontak.

Baca juga: Pesan Gmail di Luar Kantor Menjadi Mudah [Dengan Templat]

Menghapus Kontak dari Grup Kontak Gmail

Terkadang, segala sesuatunya tidak berjalan sesuai rencana. Orang-orang berpindah, dan Anda mungkin harus mengeluarkan seseorang dari grup. Jika saatnya tiba, inilah yang harus dilakukan.

Langkah 1

Akses Google Kontak.

Langkah 2

Pilih kontak Anda. Anda dapat memilih untuk menghapus satu, beberapa, atau semua kontak dengan mencentang kotak di samping namanya.

Langkah 3

Arahkan ke sudut kanan atas Google Kontak dan pilih Lainnya , yang diwakili oleh tiga titik vertikal.

Langkah 4

Klik Hapus , lalu Pindahkan ke sampah .

Baca juga: 21 Integrasi Gmail Untuk Meningkatkan Pengalaman Email Anda

Manfaat Grup Kontak Gmail

Grup Gmail berguna karena banyak alasan. Mari kita jelajahi beberapa keuntungannya.

Gratis

Menurut Anda, berapa banyak solusi gratis yang memberikan manfaat bagi bisnis Anda seperti halnya Grup Kontak di Gmail? Tidak banyak! Usaha kecil dengan anggaran yang sangat ketat harus mencari fitur ini.

Perencanaan proyek

Ketika sebuah proyek sedang berjalan, Anda dapat menyimpannya hanya pada pihak-pihak yang diperlukan dengan memulai Grup Kontak. Saat Anda mengirimkan email bolak-balik ke rekan tim Anda dan memantapkan detailnya, Anda kemudian dapat mengungkapkannya ke seluruh perusahaan Anda.

Organisasi yang lebih baik

Melacak kotak masuk Gmail yang sibuk adalah tugas yang banyak dari kita geluti dalam kehidupan sehari-hari. Meskipun Gmail memiliki sistem organisasi dan operator hebat yang dapat Anda gunakan untuk lebih merapikan kotak masuk Anda, menggunakan kontak di Gmail juga akan membantu.

Anda dapat mengatur dengan menyimpan email tim atau proyek Anda di satu tempat.

Pertemuan yang lebih mudah

Lupakan bolak-balik mengirim email selama berjam-jam atau berhari-hari, cobalah mencari tahu kapan semua orang di grup Anda memiliki waktu tersedia. Anda dapat menjadwalkan dan mengirim permintaan pertemuan melalui Grup Kontak Anda.

Tidak ada lagi penerusan

Hari-hari Anda dalam melakukan CC, BCC, atau meneruskan email ke penerima yang diperlukan akan berlalu begitu saja setelah Anda membuat Grup Kontak. Anda dapat terus memberi tahu semua orang yang perlu mengetahui apa yang terjadi.

Lebih mudah untuk mengelola balasan

Anda dapat membuat diri Anda gila saat mencoba menemukan balasan spesifik yang menyebutkan informasi yang Anda perlukan untuk melanjutkan suatu proyek. Menyimpan semua informasi di Grup Kontak akan membantu Anda melacak apa yang Anda butuhkan tanpa stres.

Lebih pribadi

Grup Kontak Gmail adalah mode komunikasi pribadi antara anggota grup saja. Anda dapat mendiskusikan masalah kepemilikan dengan aman.

Baca juga: 7 Aturan Gmail Untuk Memangkas Waktu Penanganan Email Anda

FAQ Grup Kontak Gmail

Apakah Anda masih memiliki beberapa pertanyaan penting sebelum membuat Grup Kontak di Gmail? Lihat FAQ ini!

Berapa banyak orang yang dapat Anda tambahkan ke Grup Kontak Gmail?

Google saat ini tidak memiliki batasan jumlah orang yang diperbolehkan dalam Grup Kontak. Namun, ingatlah bahwa tujuan penggunaan grup adalah pengorganisasian yang lebih baik, jadi jangan mengacaukan tujuan tersebut dengan menambahkan terlalu banyak kontak.

Apa perbedaan antara Grup Google dan Grup Kontak Gmail?

Google Grup bersifat publik dan ditambahkan ke direktori grup. Mereka juga memiliki alamat email sendiri. Grup Kontak bersifat pribadi, tidak masuk ke direktori Google. Anda tidak dapat membagikannya, dan mereka tidak memiliki alamat emailnya sendiri.

Berapa lama kontak yang dihapus tetap berada di sampah?

Saat Anda menghapus kontak dari Grup Kontak Gmail, kontak tersebut akan berada di sampah Grup Kontak Anda selama 30 hari. Pada saat itu, Google akan menghapus kontak tersebut secara permanen. Anda harus menambahkan mereka lagi jika Anda berubah pikiran untuk mengizinkan mereka masuk ke grup Anda.

Anda dapat menghapusnya lebih cepat dari 30 hari jika Anda mau. Akses Sampah , lalu temukan kontak dan pilih Hapus selamanya .

Baca juga: Pengorganisasian Menjadi Mudah: Belajar Mengekspor Kontak Gmail

Intinya

Grup Kontak Gmail adalah cara gratis dan mudah untuk menjaga komunikasi email tetap terbatas pada pihak tertentu. Penyiapannya hanya memerlukan beberapa menit, dan Anda dapat mengedit kontak Anda kapan saja, menambahkan dan menghapus orang lain ke grup. Siapkan milik Anda hari ini dan nikmati komunikasi yang efisien.

Oh, dan jika Anda ingin mencoba solusi pemasaran dan manajemen pelanggan gratis, mengapa tidak mencoba EngageBay? Ini disukai oleh ribuan UKM dan solopreneur!