Grupy kontaktów w Gmailu: prosty przewodnik po łatwych e-mailach grupowych

Czy w pracy należysz do zespołu i zawsze komunikujesz się pomiędzy członkami swojej grupy? Być może Twoja grupa znajomych jest bardzo zwarta i zawsze przesyła pomysły na spotkania za pośrednictwem poczty elektronicznej. To tylko cele, do których służą Grupy Kontaktowe Gmaila. Niezależnie od tego, czy chodzi o projekt tymczasowy, czy o umowę długoterminową, tworzenie grup w Gmailu usprawni i przyspieszy komunikację.

Jeśli nigdy wcześniej nie korzystałeś z tej funkcji Gmaila, wkrótce zorientujesz się, co tracisz, dowiadując się, jak skonfigurować grupy kontaktów Gmaila w tym przewodniku. Nie przegap kroków dotyczących dodawania, usuwania i komunikowania się między grupą.

Co to jest grupa kontaktowa Gmaila?

Zacznijmy od definicji.

Grupa kontaktów Gmaila to bezpłatna funkcja Gmaila i Google Workspace służąca do zarządzania kontaktami. Powinieneś już mieć profil na swoim koncie Google i Twoi znajomi i współpracownicy również powinni.

Dzięki Grupom kontaktów możesz umieścić swoje kontakty, do których najczęściej się kontaktujesz, w grupie i wysłać im e-mail. Wszyscy członkowie grupy otrzymają ten sam e-mail i będą mogli odpowiedzieć, zapewniając prywatność i bezpieczeństwo komunikacji.

Przewodnik krok po kroku dotyczący tworzenia grupy kontaktów w Gmailu

Czy jesteś gotowy na utworzenie własnej grupy kontaktów w Gmailu? Przyjrzyjmy się, jak to się robi.

Tworzenie grupy kontaktów

Krok 1

Uzyskaj dostęp do swoich Kontaktów Google tutaj. Aby zobaczyć swoje kontakty, musisz być zalogowany do Gmaila lub Google Workspace.

Krok 2

Na lewym pasku menu poszukaj opcji oznaczonej Etykiety . Kliknij ikonę plusa (+).

Krok 3

Wpisz nazwę swojej grupy kontaktów Gmaila w pustym polu z napisem „etykieta”.

Krok 4

Kiedy skończysz, wybierz opcję Zapisz .

Przeczytaj także: Wskazówki dotyczące wyszukiwania w Gmailu: 33 operatorów wyszukiwania dla inteligentnych użytkowników

Interakcja z grupą kontaktową

Teraz, gdy masz już utworzoną grupę kontaktów w Gmailu, możesz się z nimi komunikować w następujący sposób.

Krok 1

Otwórz Gmaila, klikając ikonę M na urządzeniu mobilnym lub wchodząc na stronę Gmaila na komputerze.

Krok 2

Otwórz nową wiadomość e-mail. W polu Do powinna zostać wyświetlona informacja, że ​​Twoja grupa jest dostępna do wysyłania wiadomości e-mail.

Krok 3

Utwórz temat i treść.

Krok 4

Kliknij Wyślij , kiedy będziesz gotowy.

Przeczytaj także: Porządkowanie Gmaila: uwolnij możliwości zorganizowanej skrzynki odbiorczej

Aktualizowanie informacji kontaktowych w grupie kontaktów

Twój znajomy lub współpracownik zmienił adres, numer telefonu, a nawet adres e-mail, a nie chcesz stracić z nim kontaktu? Bez problemu. Możesz zaktualizować swoje kontakty Google w dowolnym momencie.

Krok 1

Uzyskaj dostęp do swoich Kontaktów Google. Powinna zostać wyświetlona lista nazw kontaktów.

Krok 2

Najedź kursorem na kontakt, który chcesz zaktualizować.

Krok 3

Zobaczysz trzy ikony: gwiazdkę, ołówek i trzy pionowe kropki. Kliknij ołówek, aby edytować kontakt.

Krok 4

Możesz zmienić dowolny aspekt kontaktu, dodając zdjęcie profilowe lub edytując jego imię i nazwisko, firmę, stanowisko, adres e-mail (możesz także dodać e-maile), etykietę e-mail, numer telefonu (możesz dodać numery telefonów), dane osobowe lub adres firmy, urodziny, adres URL witryny i powiązane pola.

Możesz także dodawać notatki i tworzyć niestandardowe pola dla wybranego kontaktu.

Krok 5

Sprawdź wszystkie informacje i kiedy będziesz gotowy, kliknij Zapisz .

Przeczytaj także: Przewodnik po podpisach w Gmailu dla początkujących [z przykładami]

Dodawanie nowych kontaktów do grupy kontaktów Gmaila

Czy Twoja grupa się powiększyła? Dodaj nowy kontakt do zgięcia w ten sposób.

Tworzenie nowego kontaktu

Krok 1

Kliknij swoje Kontakty Google.

Krok 2

W lewym górnym rogu ekranu zobaczysz niebieskie pole z napisem Utwórz kontakt ze znakiem plus obok niego. Kliknij to.

Krok 3

Wybierz, czy chcesz utworzyć jeden, czy wiele kontaktów.

Krok 4

Podaj tyle dostępnych szczegółów nowego kontaktu i pamiętaj o przesłaniu zdjęcia profilowego.

Krok 4

Wybierz opcję Zapisz .

Dodawanie nowych kontaktów z organizacji

Jeśli masz kontakty z firmy lub organizacji, które chcesz dodać do Google Workspace, wykonaj te czynności.

Krok 1

Przejdź do Kontaktów Gmaila.

Krok 2

Kliknij opcję Katalog po lewej stronie ekranu.

Krok 3

Znajdź swój kontakt, a następnie wybierz opcję Dodaj do kontaktów .

Importowanie nowego kontaktu

Masz już kontakt dostępny w innym systemie i chcesz go zaimportować do Gmaila? Oto jak to zrobić.

Krok 1

Przejdź do Kontaktów Google.

Krok 2

W sekcji Napraw i zarządzaj po lewej stronie powinna być widoczna opcja oznaczona Importuj ze strzałką skierowaną w dół i małym nawiasem. Kliknij to.

Krok 3

Kliknij niebieski przycisk Wybierz plik i wybierz prawidłową kartę vCard lub CSV. Są to jedyne typy plików obsługiwane w przypadku tej akcji, chyba że chcesz utworzyć wiele kontaktów.

Krok 4

Wybierz opcję Importuj . Google zaimportuje Twoje kontakty.

Łączenie zduplikowanych kontaktów w grupie kontaktów

Ponieważ grupy kontaktów Gmaila współpracują, może się zdarzyć, że będziesz musiał scalić kontakty. Na szczęście jest to szybkie i łatwe!

Krok 1

Przejdź do swoich Kontaktów Google.

Krok 2

Wybierz Menu , klikając trzy pionowe linie, a następnie Scal i napraw.

Krok 3

Możesz łączyć kontakty pojedynczo lub w grupach. Wybierz opcję Scal , aby połączyć pojedynczy kontakt, lub opcję Scal wszystko , aby połączyć kilka kontaktów.

Przeczytaj także: Łatwe wysyłanie wiadomości o nieobecności w Gmailu [dzięki szablonom]

Usuwanie kontaktów z grupy kontaktów Gmaila

Czasami sprawy nie idą dokładnie tak, jak planowano. Ludzie odchodzą i może być konieczne usunięcie kogoś z grupy. Kiedy nadejdzie ten czas, oto co należy zrobić.

Krok 1

Uzyskaj dostęp do Kontaktów Google.

Krok 2

Wybierz swój kontakt. Możesz usunąć jeden, kilka lub wszystkie kontakty, zaznaczając pola obok ich nazw.

Krok 3

Przejdź do prawego górnego rogu Kontaktów Google i wybierz Więcej , reprezentowany przez trzy pionowe kropki.

Krok 4

Kliknij Usuń , a następnie Przenieś do kosza .

Przeczytaj także: 21 integracji z Gmailem, które usprawnią korzystanie z poczty e-mail

Korzyści z grup kontaktów Gmaila

Grupy dyskusyjne Gmaila są przydatne z wielu powodów. Przyjrzyjmy się niektórym korzyściom.

Jest wolne

Ile bezpłatnych rozwiązań uważasz za korzystnych dla Twojej firmy w taki sam sposób, jak grupy kontaktów w Gmailu? Niewiele! Małe firmy z wiecznie napiętym budżetem powinny szczególnie szukać tej funkcji.

Planowanie

Kiedy projekt się rozpoczyna, możesz udostępnić go tylko niezbędnym stronom, zakładając grupę kontaktową. Wysyłając e-maile do członków zespołu i utrwalając szczegóły, możesz następnie ujawnić je reszcie firmy.

Lepsza organizacja

Śledzenie zajętej skrzynki odbiorczej Gmaila to zadanie, z którym wielu z nas zmaga się na co dzień. Gmail ma świetny system organizacji i operatorów, za pomocą których możesz jeszcze bardziej uporządkować swoją skrzynkę odbiorczą, ale pomocne będzie także korzystanie z kontaktów w Gmailu.

Możesz to uporządkować, przechowując e-maile swojego zespołu lub projektu w jednym miejscu.

Łatwiejsze spotkania

Zapomnij o wysyłaniu wiadomości e-mail w tę i z powrotem godzinami lub dniami, próbując dowiedzieć się, kiedy wszyscy w Twojej grupie mają czas. Możesz planować i wysyłać zaproszenia na spotkania za pośrednictwem swojej grupy kontaktowej.

Koniec z przesyłaniem dalej

Twoje dni wysyłania DW, BCC lub przekazywania wiadomości e-mail do niezbędnego odbiorcy będą łaskawie za Tobą, gdy utworzysz grupy kontaktów. Możesz na bieżąco informować wszystkich, którzy muszą wiedzieć, co się dzieje.

Łatwiejsze zarządzanie odpowiedziami

Możesz doprowadzić się do szaleństwa, próbując znaleźć konkretną odpowiedź zawierającą informacje potrzebne do kontynuowania projektu. Przechowywanie wszystkich informacji w grupach kontaktowych pomoże Ci bez stresu znaleźć to, czego potrzebujesz.

Bardziej prywatny

Grupy kontaktów Gmaila to prywatny sposób komunikacji wyłącznie między członkami grupy. Możesz bezpiecznie omawiać sprawy majątkowe.

Przeczytaj także: 7 zasad Gmaila, które skrócą czas obsługi poczty e-mail

Często zadawane pytania dotyczące grup kontaktowych Gmaila

Czy nadal masz kilka palących pytań przed utworzeniem grupy kontaktów w Gmailu? Sprawdź te często zadawane pytania!

Ile osób możesz dodać do grupy kontaktowej Gmaila?

Obecnie Google nie ma ograniczenia liczby osób dozwolonych w grupie kontaktów. Pamiętaj jednak, że celem korzystania z grupy jest lepsza organizacja, więc nie psuj tego celu dodając zbyt wiele kontaktów.

Jaka jest różnica między grupą dyskusyjną Google a grupą kontaktów Gmaila?

Grupy dyskusyjne Google są publiczne i dodawane do katalogu grup. Mają też swój własny adres e-mail. Grupy kontaktów są prywatne i nie trafiają do katalogu Google. Nie możesz ich udostępniać, a oni nie mają własnego adresu e-mail.

Jak długo usunięte kontakty pozostają w koszu?

Gdy usuniesz kontakt z grupy kontaktów Gmaila, będzie on znajdował się w koszu Twojej grupy kontaktów przez 30 dni. W tym momencie Google trwale usunie kontakt. Jeśli zmienisz zdanie co do wpuszczenia ich do swojej grupy, będziesz musiał dodać ich ponownie.

Jeśli chcesz, możesz je usunąć wcześniej niż po 30 dniach. Uzyskaj dostęp do Kosza , następnie znajdź kontakt i wybierz opcję Usuń na zawsze .

Przeczytaj także: Łatwe organizowanie: naucz się eksportować kontakty z Gmaila

Dolna linia

Grupy kontaktów Gmaila to bezpłatny i łatwy sposób na ograniczenie komunikacji e-mailowej do określonych osób. Konfiguracja zajmuje tylko kilka minut, a możesz edytować swoje kontakty w dowolnym momencie, dodając i usuwając inne osoby z grupy. Skonfiguruj swój już dziś i ciesz się usprawnioną komunikacją.

Aha, a jeśli chcesz wypróbować bezpłatne rozwiązanie do marketingu i zarządzania klientami, dlaczego nie wypróbować EngageBay? Jest uwielbiany przez tysiące małych i średnich firm oraz osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą!