求職応募のための完璧なフォローアップメールの書き方

仕事に応募するとき、それぞれの応募に無数の他の応募がマッチングされる可能性があります。 このことを念頭に置くと、綿密に作成されたフォローアップ メールの重要性は、どれだけ強調してもしすぎることはありません。 求職者は、簡単なフォローアップが面接の確保や就職のチャンスに与える影響を過小評価することがよくあります。

この記事では、求人応募を送信した後に完璧なフォローアップ メールを作成するプロセスについて説明します。 フォローアップのタイミングから口調まで、それぞれの側面が潜在的な雇用主に永続的な印象を与える上で重要な役割を果たします。 あなたが新卒者であっても、熟練した専門家であっても、フォローアップ メールは採用プロセスにおいて明確な利点をもたらします。

このガイドの内容は次のとおりです。

1. タイミングに気をつけてください
2. 魅力的な件名を書く
3. 資格を簡単に繰り返す
4. 質問する、情報をリクエストする
5. 感謝の気持ちを伝える
6. 短く簡潔にしましょう
7. 忘れずに校正してください
8. プロフェッショナルに仕上げる

それでは始めましょう。

タイミングに気をつけてください

熱心なのは賞賛に値しますが、フォローアップ メールを送信するのが早すぎると、せっかちであると思われる可能性があります。 一般的なアドバイスは、申請を送信してからフォローアップ メールを送信するまでに約5 ～ 7 営業日待つことです。 これにより、採用担当者は、あなたが過度に熱心であると思われることなく、応募書類を検討するのに十分な時間を確保できます。

求職プロセスでは忍耐が美徳であり、適切なバランスを取ることで、雇用主はあなたのフォローアップを性急な問い合わせではなく思慮深い行為として認識することができます。 積極的に見られるか強引に見られるかはタイミングによって決まるため、タイミングを賢く選択してください。

魅力的な件名を書く

フォローアップ メールの目的は、あなたの熱意を強調し、採用担当者にあなたの関心を思い出させることです。 件名は明確かつ簡潔であると同時に、表現力豊かである必要があります。

電子メール用に変更できる例をいくつか示します。

• [役職名] 応募のフォローアップ: [あなたの名前]
• [役職] のポジションに興味があることを表明する
• 繰り返しの興味: [役職名] 応募状況
• [あなたの名前] - [役職] のポジションにチェックインしています。
• フォローアップ: [会社名] アプリケーション更新リクエスト

適切に準備された件名は、メールの残りの部分の雰囲気を決定し、受信者がメッセージに積極的に参加するよう促すことを忘れないでください。

資格を簡単に繰り返す

自分の資格を再確認することは、雇用主にその職への適性を思い出させるために重要です。 職務要件に合致する主要なスキルと経験に焦点を当てます。 ただし、履歴書全体を書き直すのは避けてください。 代わりに、最も関連性の高い成果を強調することに集中してください。

時間をかけて求人情報を再確認するのも良い考えです。 雇用主が求めている具体的なスキル、資格、または属性を特定します。 メールでは、次のように、自分のエクスペリエンスがこれらの要件とどのように一致しているかを戦略的に強調してください。

• 職務要件: プロジェクト管理に高度な習熟度があること。
  • ハイライト: 私にはプロジェクト管理の確かな経歴があり、それはプロジェクトを予定より前倒しで実現したチームのリーダーとしての成功からも明らかです。
• 職務要件: 優れたコミュニケーションスキル。
  • ハイライト: 私の実績には、チーム会議やクライアントのプレゼンテーションを主導し、明確で効果的なコミュニケーション能力を示してきたことが含まれます。
• 職務要件: 分析スキルとデータに基づいた意思決定。
  • ハイライト: 私には複雑なデータセットを分析する能力があることが証明されており、以前の職務で情報に基づいた意思決定に貢献しました。

特定の仕事の要件に対処することで、カスタマイズされた思慮深いアプローチを示し、雇用主のニーズを慎重に考慮していることを示します。 これにより、他の応募者の中で目立つ可能性が大幅に高まります。

質問する、情報をリクエストする

この機会を利用して、無視するのが難しい魅力的な質問を雇用主に伝えてください。 あなたの目標は、会社、その文化、機会自体に対する純粋な関心を表現できる有意義な対話を進めることです。

本物であると思われるためには、クエリは具体的である必要があり、求人情報自体を参照し、それに応じて詳細情報を要求できればボーナスポイントが得られます。 ここではいくつかの例を示します。

• リモートワークのダイナミクス
  • 現在の状況を踏まえて、同社はリモートワークにどのように適応しているのでしょうか? リモート コラボレーションを促進するために、具体的にどのようなツールや実践方法がありますか?
• チームのコラボレーション
  • 職務内容には、部門を超えたコラボレーションについての記載があります。 チームがプロジェクトでどのように共同作業するのが一般的か例を挙げていただけますか? 私は協力的な環境を大切にしており、それが私の仕事スタイルと確実に一致するようにしたいと考えています。
• 次のステップ
  • 採用プロセスの次のステップは何ですか?いつ連絡を受けられますか? 私はこのプロセスを前進させ、チームに貢献できる可能性を秘めています。

感謝の気持ちを伝えるとポジティブな印象が残り、あなたのプロ意識と雇用主の配慮に対する感謝の気持ちが強調されます。

短く簡潔にしましょう

特に就職活動の目的でフォローアップ メールを送信する場合は、簡潔さが重要です。 受信者の時間を尊重し、情報を効率的に配信することで、注目される可能性を最大化し、他より目立つことができます。

• 可能な限り箇条書きを使用してください。
• 短い文章に固執し、長い段落を書くことは避けてください。
• 口先だけでなく、冒頭の挨拶の直後にメールの目的を述べてください。

フォローアップ メールへの返信が必要な場合は、返信を求める必要があることに注意してください。 受信者はあなたの期待に対して混乱を感じてはいけません。 意図が曖昧な場合は、メールへの返信が届かなくても驚かないでください。

忘れずに校正してください

メールの送信ボタンを押す前に、タイプミスや文法上の誤りがないか確認してください。 これらの間違いは小さいように思えるかもしれませんが、修正メールを送信しない限り修正することはできないため、ボタンを押す前に時間をかけて、すべての情報が正しいことを確認してください。

メッセージが洗練されたプロフェッショナルなものであることを確認するために、校正ツールを使用するか、友人にレビューを依頼することを検討してください。 よく校正されたメールには細部への配慮が反映されており、将来の雇用主に可能な限り最高のイメージを提示するというあなたの取り組みが強化されます。

履歴書を電子メールと一緒に送信することは常に賢明なアイデアです。これにより、雇用主は応募者リストに戻ることなく、あなたの資格を簡単に評価できるようになります。 送信ボタンを押す前に、適切なファイルを添付したかどうかを再確認してください。

プロフェッショナルに仕上げる

求人応募のためのフォローアップメールの締めくくりには、ポジティブな印象を残すプロフェッショナルな口調を維持することが重要です。 立候補をアピールする方法でメールを仕上げるためのヒントをいくつか紹介します。

• 感謝の意を表す:応募の機会を与えてくれたことへの感謝の意を表し、そのポジションに対する熱意を繰り返し伝えてメールを締めくくります。
• 丁寧な結び方: 「敬具」や「よろしくお願いします」などのプロフェッショナルな結び方を使用し、その後にフルネームを続けます。
• 連絡先情報:簡単に参照できるように、電話番号と LinkedIn プロフィール (該当する場合) を含めます。

フォローアップ メールの締めくくりは、採用担当者に与える最後の印象となるため、あなたのプロ意識とそのポジションに対する継続的な関心が反映されていることを忘れないでください。 簡潔かつ丁寧に、会話を進めることに重点を置いてください。