紹介状をマスターする: 例とヒント

紹介状は仕事を探すなど専門的に利用されることが多いですが、専門家同士のコミュニケーションの際にも書くことができます。

たとえば、代理店や新しいベンダーと協力したい場合は、紹介状を使用して仕事を進めることができます。

紹介状を書くことは、魅力的なカバーレターをまとめる方法を知ることに加えて、私たち全員が身につけるべきスキルです。 幸いなことに、紹介状を書く能力を伸ばすために必要な詳細はすべて揃っています。

このブログ投稿では、紹介状の中核となる要素、すべきこととしてはいけないこと、およびいくつかの役立つヒントについて説明します。 ああ、そして、IRL の専門的な例をたくさん紹介してこの記事を締めくくります。

紹介状とは何ですか?

紹介状は誰かとの最初の接点であり、受信者に自分自身を紹介することができます。 紹介状は、誰かと知り合いになるための専門的な方法です。 ほとんどの人が期待していないため、良い印象を与えます。

ちなみに、紹介状は必ずしもあなた自身とあなたの目標について書かれている必要はありません。 あなたが知っている優秀な同僚について手紙を書き、他の人に言及したいと思うかもしれません。 あなたが採用の立場にいて、契約を結んだばかりの新入社員に興奮している場合は、紹介状を書くのもよいでしょう。

説得力のある紹介状の核となる要素

紹介状の構成を開始するときは、紹介状に次の要素が含まれていることを確認してください。

パーソナライゼーション

ビジネスメールを「関係者」に向けて始めるべきではないのと同じように、正式な紹介状でも同じことをすべきではありません。 LinkedIn やその他のオンライン サービスの人気により、連絡先の相手の正式名を知らない理由はありません。

紹介状に名前を含めるだけでなく、その人の興味やニーズなど、パーソナライズの他の要素も全体に組み込む必要があります。

目的

紹介状は目的のない文書ではありません。 理由があって書いているので、その目的が明確であることを確認する必要があります。

ジャーナリズムでよく言われるように、リーダー（またはリーダー）を葬り去らないでください。 つまり、最も重要な情報はできるだけ上部に配置する必要があります。 こうすることで、読者が手紙の全文を理解できなかったとしても（超多忙な人にビジネス紹介レターを送った場合に起こり得ることです）、少なくとも要点は理解してもらえます。

人格

多くの人は、紹介状はつまらないものに違いないと誤解しています。 良いニュースです。そんなことはありません。 手紙の中で自分の個性を表現することは許されています。 何かあればオススメです！

あなたの手紙がロボット的でありきたりなものであれば、読者に読み続ける理由はあまりありません。 彼らは早めにチャンネルを外し、おそらく一段落で読むのをやめてしまうでしょう。

手紙の目的を重視しながら、書き方や内容にあなたの個性の要素を共有してください。 それはエンゲージメントを高めるのに大いに役立ちます。

信憑性

自分の個性をアピールすることと並行して、本物の文章を書くことも重要です。 これは、他人を保証する場合に特に重要です。 あなたがテーブルに載せているものを読者が信頼できない場合、読者は噛みつきません。

長さ

手紙はソーシャル メディアの投稿や電子メールの件名を書くよりも多くの文字数を得ることができますが、それでも文字数を永遠に続けることはできません。 平均的な紹介状には 3 つの段落があります。

これらの制約内で書くことで、手紙の焦点が絞られ、明確になります。 どうしても必要な場合は、4 番目の段落を追加することもできますが、それ以上は追加できません。

行動喚起

紹介状を書き終えた読者に何をしてもらいたいですか? 彼らにあなたを雇ってもらいたいですか？ 推薦した人に電話しますか？ それが何であれ、読者に自分のやりたいことをさせるには、明確な CTA が必要です。

連絡先

あなたの紹介状にはあなたの連絡先情報が必ず含まれているはずです。 電子メール アドレス、電話番号、会社の住所、ソーシャル ハンドルを共有します。

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素晴らしい紹介状の例 3 つ

いくつかの紹介状を見て、どのようなものなのか、どのような形式になっているのか、どのような要素が含まれているのか (省略されているのか) を確認しましょう。

技術者推薦状紹介状

この手紙は典型的な相手の紹介と推薦です。 この場合、手紙の筆者はグリーンストリート氏にアン・モーガンを雇ってほしいと考えています。 手紙を読んでみると、その口調はややフォーマルではあるものの、ほとんどが会話的かつ非公式に読まれていることがわかります。

個性があるので流れがあり、楽しく読めるので4段落でも気にならない。

紹介状は最初の文でその理由を紹介し、次の 2 つの段落でなぜこの規模の採用決定が最善であるかを説明します。 遊び心のある曲調なのでまとめ方も気に入っています！

教職の紹介状

これは手紙の筆者、この場合はアンナ・ジョンソンについての紹介状です。 彼女は教職に就くことを望み、バーバラ・シュミット博士に手紙を書いている。

この手紙は基本的な手紙の書き方に従っており、要点をすぐに表現することから始めて、次に 1 ～ 2 段落にわたってアンナの経験を掘り下げます。 最後は彼女が望んでいること、つまりインタビューを設定するための会話について言及し、そこからきちんとうまくまとめます。

このような自己紹介文は、就職活動の成功率を高め、潜在的な雇用主に好印象を与えることができます。

新入社員を顧客に紹介するための手紙

この最後の例は、この 2 つを組み合わせたものです。 アシュトン・ヒルはヘンリー・ヘミングウェイに、ヒルの会社に新しく採用されたロバート・ケールを紹介するよう手紙を書いている。 ヘミングウェイは、従業員の紹介状でケール氏の資格と、彼がチームにとってどのように貴重な人材となるかを知りました。

顧客ではなくクライアントであるヘミングウェイ氏は、新入社員がケール氏に代わって採用決定を裏付ける参考資料と経験を持っているという保証を高く評価するだろう。

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紹介文の作成: ステップバイステップガイド

紹介状の作成はコツを掴めばスムーズかつ早く進みます。 独自に作成するために必要な手順は次のとおりです。

挨拶から始める

挨拶は長すぎる必要はありません。 紹介状を作成するときは信頼性が重要であるため、シンプルにしてください。 挨拶はあなたの性格に合ったものでなければなりません。

たとえば、「やあ、調子はどう？」と決して言わないとします。 — ここはそのような話を始めるのに適切な時間や場所ではありません。 素直になれ。 挨拶は大した内容でなくても構いませんので、難しく考えないでください。

始めにいくつかご挨拶をさせていただきます。

• こんにちは
• こんにちは
• お元気ですか？
• おはよう
• こんにちは
• こんにちは
• やあ
• お会いできて光栄です
• ご挨拶
• こんにちは
• こんばんは

すぐに要点に到達する

自己紹介をしてから手紙の核心に進む必要があります。 なぜこの人に手紙を書こうと思ったのですか？ その情報は最初の段落内に含める必要があります。 覚えておいてください、多くは得られません。

あなたの経験、実績、資格について言及してください

そうは言っても、単語数の一部を経験に費やす必要があります。 あなたの資格や実績について話し合います。 ここでやりすぎる必要はありません。 あなたは単に、あなたが信頼して話を聞く価値があると読者に納得させようとしているだけです。

次のステップについて話し合う

紹介状を書き終えた読者に何をしてもらいたいですか? 彼らに何も要求しないでください。ただし、手紙の中で次のステップについて言及してください。 たとえば、「来週金曜日の午後 3 時に電話して話し合ってみませんか?」と言うことができます。

手を差し伸べたのだから、ボールを転がすのはあなた自身でなければなりません。

連絡先情報を入力してください

はい、重要なことなのでもう一度言います。 手紙の受信者には、連絡を取るための選択肢をできるだけ多く提供したいと考えています。 相手の気持ちを伝えやすくするほど、返事が返ってくる可能性が高くなります。

サインオフ

挨拶が過度に複雑である必要はないのと同様、承認の場合も同様です。 短く、魅力的で、ある程度記憶に残るものにしてください。

使用できるサインオフをいくつか示します。

• 最高
• 次回まで
• 知らせておいてください。 ありがとう！
• 私はあなたの助けに感謝します
• 敬具
• 実質的にあなたのもの
• すぐに話す
• 楽しみにしています
• 気をつけて
• 乾杯
• 謹んで
• ありがとう
• あなたからの返信を楽しみにしています
• 前もって感謝します
• 心から
• よろしく
• 長く生きると繁栄
• 幸運をお祈りしています

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紹介状で避けるべきよくある落とし穴

紹介文を書くことに慣れてきたら、注意しないと危険が待ち受けていることを思い出してください。

非常にフォーマルな口調を使う

紹介状は通常のカバーレターよりもフォーマルな印象を与えるため、フォーマルな雰囲気が適切だと思いませんか。 おそらく、しかしそれはすべて、あなたが誰に手紙を書くかによって決まります。

受け取る側がそのような言葉遣いを感じる場合は、ぜひ正式に書きましょう。 ただし、平均的な業界の専門家と話している場合は、「閣下」と書いて、あなたが知っている最も壮大で空想的な響きの言葉のほこりを取り除く必要はありません。

カジュアルすぎる

ただし、慎重になりすぎず、カジュアルに手紙を書くようにしてください。 繰り返しますが、話している相手や親密度のレベルによって異なりますが、「よ」などのくだけた言葉やスラングは、あまりにもプロフェッショナルではないと思われてしまいます。

使用するのに最適な言葉遣いは、自分らしくありながら、公式と非公式を組み合わせることです。

長文の手紙を送る

紹介状は簡潔でなければならないことに注意してください。 最大でも 3 つまたは 4 つの段落に抑えてください。 それを超えて書いていることに気付いた場合は、一時停止し、自分が書いたものを読み直し、何を省略できるかを自問する必要があります。

間違った点に焦点を当てる

紹介状は自慢のためのものではありません。 誰か（通常は自分自身）を紹介し、潜在的な機会について話し合うことです。 それでおしまい。 自分の資格情報をあまりにも深く掘り下げて、それについてのみ話すと、自慢しているように思われ、応答を得る可能性が低くなります。

フォローアップしていない

理想的な世界では、コールドメールを送信した人全員が 5 営業日以内に返信してくれるでしょう。 ただし、世の中は完璧ではないので、すぐに返事がもらえるとは期待しないでください。 1 週間経過しても返答がない場合は、フォローアップしてください。

その後、さらに 1 週​​間後、まだコオロギである場合は経過観察します。

人々は忙しくなります。 あなたのメールのことを忘れたり、返信しようとして電話をかけられたり、結局連絡が取れなかったりします。 返信した、または返信するつもりだったのに、返信しなかったメールが何通ありますか? その通り。

フォローアップすると、あなたの手紙が山の一番上に近づきます。

校正忘れ

無料の校正ツールも豊富にございますので、ぜひご活用ください。 単語の周りに波線や赤いテキストが表示される場合は、スペルが間違っているか、文法上の間違いがあることを示しています。

聞いてください、これらのことは、私たちの最も優れた人にさえ起こります。 受信者は、元のコピーがどれほど間違いだらけであったかを知る必要はありません。 さらに重要なのは、ファイルをクリーンアップし、エラーの痕跡を残さないことです。

連絡先情報をスキップする

これについてはもう一度ハープしてみます。 ソーシャル メディアの DM または電子メールで紹介状を送信し、ビデオ通話または電話チャットを設定したい場合は、必要な連絡先情報を提供する必要があります。

全員に同じストックレターを使用する

ビジネス紹介レターは通常同じ形式ですが、すべてが同じであると言うのは不公平です。 自分の個性を活かして誠実に書くのであれば、それぞれの文字に独自の個性があるはずです。

同じ基本文字をコピーして貼り付け、いくつかの詳細を変更すると時間を節約できますが、おそらく希望する結果は得られません。

関連ブログ: 魔法のように機能する 15 の紹介メール テンプレート

まとめ

紹介状は、自分自身をアピールしたり、個人的または職業的に知っている人と他の人を結びつけたりする絶好の機会です。

とはいえ、仕事を探したり、誰かを推薦したりするときにだけ紹介状を書くべきではありません。 また、新入社員の発表や新しい人の紹介にも使用できます。

紹介状を書くための青写真ができたので、スキルを磨き、より多くの目標を実現しましょう。

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幸運をお祈りしています！

よくある質問 (FAQ)

1. 紹介状はカバーレターと同じですか?

いいえ、紹介状はカバーレターではありませんが、ビジネスの場で使用すれば同様の目的を果たすことができます。

2. 紹介状の別の名前は何ですか?

それらはモチベーションレターと呼ばれることもあります。つまり、外に出て目標を達成するよう動機付けるものです。