Menguasai Surat Pengantar: Contoh dan Tips

Surat pengantar seringkali digunakan secara profesional, misalnya untuk mencari pekerjaan, namun bisa juga ditulis saat berkomunikasi antar profesional.

Misalnya, jika Anda ingin bekerja sama dengan agensi atau vendor baru, Anda dapat menggunakan surat pengantar untuk memulainya.

Menulis surat pengantar adalah keterampilan yang harus kita semua miliki, selain mengetahui cara menyusun surat lamaran yang menarik. Untungnya, saya memiliki semua detail yang Anda perlukan untuk mengembangkan kecakapan menulis surat pengantar Anda.

Dalam postingan blog ini, kita akan membahas elemen inti surat pengantar, apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan, dan beberapa tips berguna. Oh, dan kami akan melengkapinya dengan banyak contoh profesional IRL!

Apa Itu Surat Perkenalan?

Surat perkenalan adalah titik kontak pertama dengan seseorang dan memungkinkan Anda memperkenalkan diri kepada penerimanya. Surat pengantar adalah cara profesional untuk berkenalan dengan seseorang. Mereka memberikan kesan yang baik karena kebanyakan orang tidak mengharapkannya.

Ngomong-ngomong, surat pengantar tidak selalu harus tentang Anda dan tujuan Anda. Anda dapat menulis surat tentang kolega baik yang Anda kenal dan ingin Anda rujuk ke orang lain. Jika Anda berada dalam posisi perekrutan dan terpesona dengan karyawan baru yang baru saja Anda buatkan kesepakatan, Anda juga dapat menulis surat perkenalan.

Elemen Inti dari Surat Pengantar yang Menarik

Saat Anda mulai menyusun surat pengantar Anda, pastikan surat tersebut memiliki komponen-komponen berikut.

Personalisasi

Sama seperti Anda tidak akan memulai email bisnis dengan “kepada siapa pun yang berkepentingan”, Anda juga tidak boleh melakukan hal yang sama dengan surat pengantar resmi. Dengan popularitas LinkedIn dan layanan online lainnya, tidak ada alasan untuk tidak mengetahui nama lengkap pihak yang ingin Anda hubungi.

Selain mencantumkan namanya di surat perkenalan, Anda juga harus memasukkan elemen personalisasi lainnya di seluruh surat, seperti minat atau kebutuhan orang tersebut.

Tujuan

Surat pengantar bukanlah dokumen tanpa tujuan. Anda menulisnya karena suatu alasan, jadi Anda harus memastikan bahwa tujuannya jelas.

Seperti yang mereka katakan dalam jurnalisme, jangan kubur lede (atau lead). Artinya, informasi yang paling penting harus berada sedekat mungkin dengan yang teratas. Dengan cara ini, jika pembaca Anda tidak memahami keseluruhan surat (yang bisa terjadi jika Anda mengirim surat perkenalan bisnis kepada seseorang yang sangat sibuk), setidaknya mereka memahami intisari Anda.

Kepribadian

Banyak orang yang salah mengira bahwa surat pengantar itu membosankan. Kabar baik – ternyata tidak! Anda diperbolehkan untuk menunjukkan kepribadian Anda dalam surat Anda. Jika ada, saya akan merekomendasikannya!

Jika surat Anda bersifat robotik dan umum, Anda tidak memberikan banyak alasan kepada pembaca untuk melanjutkan. Mereka akan mengabaikannya lebih awal dan mungkin berhenti membaca setelah satu paragraf.

Jaga agar surat Anda tetap berorientasi pada tujuan, tetapi harap sampaikan elemen kepribadian Anda dalam gaya penulisan dan konten Anda. Hal ini sangat membantu dalam meningkatkan keterlibatan.

Keaslian

Bersamaan dengan menunjukkan kepribadian Anda berarti menulis secara autentik. Hal ini sangat penting ketika menjamin orang lain. Jika pembaca tidak dapat mempercayai apa yang Anda sampaikan, mereka tidak akan menggigit.

Panjang

Meskipun sebuah surat memberi Anda jumlah kata yang lebih banyak daripada menulis postingan media sosial atau baris subjek email, Anda tetap tidak dapat terus menggunakan jumlah kata Anda selamanya. Rata-rata surat pengantar memiliki tiga paragraf.

Menulis dalam batasan tersebut membuat surat Anda tetap fokus dan jelas. Mungkin Anda dapat menambahkan paragraf keempat jika memang diperlukan, tetapi tidak lebih jauh lagi.

Ajakan bertindak

Apa yang Anda ingin pembaca lakukan setelah mereka menyelesaikan surat pengantar Anda? Apakah Anda ingin mereka mempekerjakan Anda? Hubungi orang yang Anda rekomendasikan? Apa pun itu, Anda memerlukan CTA yang jelas untuk menginspirasi pembaca melakukan apa yang Anda inginkan.

Kontak informasi

Surat perkenalan Anda pastinya harus menyertakan informasi kontak Anda. Bagikan alamat email, nomor telepon, alamat bisnis, dan alamat sosial Anda.

Baca juga: Cara Menulis Email Perkenalan yang Unggul

3 Contoh Surat Pengantar yang Menakjubkan

Mari kita lihat beberapa surat pengantar sehingga Anda dapat melihat seperti apa bentuknya, bagaimana formatnya, dan elemen apa saja yang disertakan (dan hilangkan!).

Surat pengantar rekomendasi teknik

Surat ini merupakan perkenalan klasik dari pihak lain dan sebuah rekomendasi. Dalam hal ini, penulis surat ingin Tuan Greenstreet mempekerjakan Ann Morgan. Saat Anda membaca surat itu, Anda akan melihat nadanya sedikit formal, tetapi kebanyakan dibaca secara percakapan dan informal.

Ini memiliki kepribadian, sehingga mengalir, dan Anda tidak keberatan jika itu terdiri dari empat paragraf karena bacaannya menyenangkan.

Surat rujukan memperkenalkan penyebabnya di kalimat pertama, kemudian membahas di dua paragraf berikutnya tentang mengapa keputusan perekrutan sebesar ini adalah yang terbaik. Saya juga suka cara membungkusnya, karena nadanya lucu!

Surat pengantar untuk pekerjaan mengajar

Berikut surat perkenalan tentang penulis surat, dalam hal ini Anna Johnson. Dia menulis surat kepada Dr. Barbara Schmidt, berharap mendapatkan pekerjaan sebagai pengajar.

Yang ini mengikuti protokol dasar penulisan surat, dimulai dengan langsung mengungkapkan maksudnya dan kemudian menggali pengalaman Anna untuk satu atau dua paragraf. Bagian akhir menyebutkan apa yang dia inginkan – percakapan untuk menyiapkan wawancara – dan kemudian mengakhirinya dengan rapi dan baik dari sana.

Surat perkenalan diri yang serupa dengan ini dapat meningkatkan keberhasilan pencarian kerja Anda dan mengesankan calon pemberi kerja Anda.

Surat untuk memperkenalkan karyawan baru kepada klien

Contoh terakhir ini seperti kombinasi keduanya. Ashton Hill menulis surat kepada Henry Hemingway untuk memperkenalkan karyawan terbaru di perusahaan Hill, Robert Kale. Surat perkenalan karyawan memberi tahu Hemingway tentang kredensial Tuan Kale dan bagaimana dia akan menjadi tambahan yang berharga bagi tim.

Hemingway, yang merupakan klien dan bukan pelanggan, akan menghargai jaminan bahwa karyawan baru tersebut memiliki referensi dan pengalaman untuk mendukung keputusan perekrutan atas nama Tuan Kale.

Baca selengkapnya: 7 Kesalahan Pendahuluan Email yang Harus Dihindari

Menyusun Pendahuluan Anda: Panduan Langkah demi Langkah

Pembuatan surat pengantar berjalan lancar dan cepat setelah Anda menguasainya. Berikut adalah langkah-langkah yang diperlukan untuk menulis milik Anda sendiri.

Mulailah dengan salam

Salam Anda tidak harus terlalu panjang. Sederhanakan saja, karena ingat, keaslian itu penting saat membuat surat pengantar. Salam Anda harus selaras dengan kepribadian Anda.

Misalnya, jika Anda tidak pernah berkata, “Hai, apa kabar?” — ini bukan waktu atau tempat yang tepat untuk mulai berbicara seperti itu. Jadilah diri sendiri. Salam tidak harus banyak, jadi jangan terlalu dipikirkan.

Berikut beberapa salam untuk Anda mulai:

• Halo
• Hai
• Apa kabarmu?
• Selamat pagi
• Halo
• Selamat siang
• Hai, yang di sana
• Senang bertemu Anda secara elektronik
• Salam
• Selamat siang
• Selamat malam

Langsung ke pokok permasalahan dengan cepat

Anda harus memperkenalkan diri dan kemudian melanjutkan ke inti surat. Mengapa Anda memutuskan untuk menulis surat kepada orang ini? Informasi tersebut harus ada dalam paragraf pertama; ingat, Anda tidak mendapatkan banyak.

Sebutkan pengalaman, prestasi, dan kualifikasi Anda

Meskipun demikian, Anda perlu menggunakan sebagian dari jumlah kata Anda untuk pengalaman Anda. Diskusikan kualifikasi dan prestasi Anda. Tidak perlu berlebihan di sini. Anda hanya mencoba meyakinkan pembaca bahwa Anda layak dipercaya dan didengarkan.

Diskusikan langkah selanjutnya

Apa yang Anda ingin pembaca lakukan setelah mereka selesai membaca surat pengantar Anda? Jangan meminta apa pun dari mereka, tetapi sebutkan langkah selanjutnya dalam surat Anda. Misalnya, Anda dapat berkata, “Bagaimana kalau menelepon Jumat depan jam 3 sore untuk berdiskusi?”

Anda harus menjadi orang yang membuat bola menggelinding sejak Anda mengulurkan tangan.

Berikan informasi kontak Anda

Ya, saya menyebutkan ini lagi karena ini penting. Anda ingin memberi penerima surat sebanyak mungkin pilihan untuk menghubunginya. Semakin mudah Anda menyampaikannya kepada mereka, semakin besar peluang mereka untuk mendapat tanggapan.

Keluar

Sepertinya sapaan Anda tidak harus terlalu rumit, hal yang sama juga berlaku untuk tanda tangan Anda. Jaga agar tetap singkat, manis, dan semi-berkesan.

Berikut beberapa tanda yang dapat Anda gunakan:

• Terbaik
• Sampai Lain waktu
• Selalu kabari saya. Terima kasih!
• saya menghargai bantuan Anda
• Salam hangat
• Sebenarnya milikmu
• Segera berbicara
• Menantikannya
• Hati-hati
• Bersulang
• Dengan hormat
• Terima kasih
• Menanti untuk mendengarnya darimu
• Terima kasih sebelumnya
• Sungguh-sungguh
• Salam
• Hidup panjang dan sejahtera
• Semoga sukses

Baca juga: 11 Tips Teruji untuk Meningkatkan Open Rate Melalui Email A/B Testing

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari dalam Surat Perkenalan Anda

Saat Anda semakin nyaman menulis surat pengantar, ingatlah bahaya yang bisa menanti Anda jika Anda tidak berhati-hati.

Menggunakan nada yang sangat formal

Karena surat pengantar tampil lebih formal daripada surat lamaran rata-rata, nada formal sepertinya cocok, bukan? Mungkin, tapi itu semua tergantung pada siapa Anda menulis surat.

Tentu saja, tulislah secara formal jika pihak yang menerimanya menyukai bahasa seperti itu. Namun, jika Anda berbicara dengan rata-rata profesional industri, Anda tidak perlu menulis surat kepada tuan/nyonya dan menghilangkan kata-kata yang paling besar dan terdengar paling indah yang Anda tahu.

Menjadi terlalu informal

Namun, pastikan Anda tidak memainkannya terlalu hati-hati dan menulis surat Anda secara informal. Sekali lagi, ini tergantung pada siapa Anda berbicara dan tingkat keakraban Anda, namun bahasa informal seperti “yo” dan bahasa gaul dianggap terlalu tidak profesional.

Kata-kata yang paling baik digunakan adalah kombinasi formal dan informal sambil tetap menjadi diri sendiri.

Mengirimkan surat yang panjang

Ingat, surat pengantar harus ringkas. Pertahankan maksimal tiga atau empat paragraf. Jika Anda mendapati diri Anda menulis lebih dari itu, Anda harus berhenti sejenak, membaca ulang apa yang telah Anda tulis, dan bertanya pada diri sendiri apa yang bisa Anda hilangkan.

Berfokus pada poin yang salah

Surat pengantar bukan untuk menyombongkan diri. Tujuannya adalah untuk memperkenalkan seseorang, biasanya diri Anda sendiri, dan mendiskusikan peluang potensial. Itu dia. Ketika Anda menggali terlalu dalam kredensial Anda dan hanya membicarakannya, Anda akan terlihat sombong dan mengurangi peluang Anda untuk mendapatkan tanggapan.

Tidak menindaklanjuti

Di dunia yang sempurna, setiap orang yang kami kirimi email akan merespons dalam lima hari kerja. Namun, ini bukanlah dunia yang sempurna, jadi jangan berharap untuk segera mendapat kabar. Jika seminggu telah berlalu dan tidak ada tanggapan, tindak lanjuti.

Lalu minggu berikutnya ditindaklanjuti apakah masih jangkrik.

Orang-orang menjadi sibuk; mereka lupa email Anda, atau mereka bermaksud membalas, dipanggil, dan tidak pernah menghubunginya. Berapa banyak email yang menurut Anda telah Anda tanggapi atau ingin Anda balas, namun ternyata tidak? Tepat.

Menindaklanjuti akan mendorong surat Anda lebih dekat ke tumpukan teratas.

Lupa mengoreksi

Alat proofreading gratis berlimpah, jadi gunakanlah untuk keuntungan Anda. Jika Anda melihat garis berlekuk-lekuk atau teks merah di sekitar kata-kata Anda, itu tandanya Anda salah mengeja atau membuat kesalahan tata bahasa.

Dengar, hal-hal ini terjadi, bahkan pada kita yang terbaik. Penerima Anda tidak perlu tahu betapa penuhnya kesalahan pada salinan aslinya. Yang lebih penting adalah Anda membersihkannya dan tidak meninggalkan jejak kesalahan apa pun.

Melewatkan informasi kontak

Saya akan membahas ini sekali lagi. Jika Anda mengirim surat perkenalan melalui DM media sosial atau email tetapi ingin mengatur panggilan video atau obrolan telepon, Anda harus memberikan informasi kontak yang diperlukan.

Menggunakan surat stok yang sama untuk semua orang

Meskipun surat pengantar bisnis umumnya memiliki format yang sama, mengatakan bahwa surat pengantar tersebut identik satu sama lain tidaklah adil. Jika Anda menulis dengan autentik dan sesuai dengan kepribadian Anda, setiap huruf harus memiliki ciri khasnya masing-masing.

Menyalin dan menempelkan huruf dasar yang sama dan mengubah beberapa detail akan menghemat waktu Anda, namun mungkin tidak akan memberikan hasil yang Anda inginkan.

Blog terkait: 15 Template Email Perkenalan yang Berfungsi Seperti Pesona

Membungkus

Surat perkenalan adalah kesempatan bagus untuk memperkenalkan diri atau menghubungkan pihak lain dengan seseorang yang Anda kenal secara pribadi atau profesional.

Meskipun demikian, Anda tidak boleh hanya menulis surat perkenalan saat mencari atau merekomendasikan seseorang untuk suatu pekerjaan. Anda juga dapat menggunakannya untuk mengumumkan karyawan baru atau memperkenalkan orang baru.

Sekarang setelah Anda memiliki cetak biru untuk menulis surat pengantar, sempurnakan keterampilan Anda dan wujudkan lebih banyak tujuan Anda!

EngageBay adalah perangkat lunak pemasaran, penjualan, dan dukungan pelanggan lengkap untuk usaha kecil dan pemula. Anda mendapatkan pemasaran email, otomatisasi, kampanye tetes, templat email gratis, pengujian A/B, personalisasi email, dan banyak lagi.

Daftar dengan EngageBay secara gratis, atau pesan demo dengan pakar kami.

Semoga sukses!

Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)

1. Apakah surat pengantar sama dengan surat lamaran?

Tidak, surat pengantar bukanlah surat pengantar, meskipun dapat memiliki tujuan serupa jika digunakan dalam lingkungan bisnis.

2. Apa nama lain dari surat pengantar?

Kadang-kadang disebut sebagai surat motivasi, alias memotivasi Anda untuk berusaha dan mencapai tujuan Anda