إتقان خطاب المقدمة: أمثلة ونصائح

غالبًا ما يتم استخدام خطابات التقديم بشكل احترافي، مثل العثور على وظيفة، ولكن يمكن كتابتها أيضًا عند التواصل بين المتخصصين.

على سبيل المثال، إذا كنت ترغب في العمل مع وكالة أو بائع جديد، يمكنك استخدام خطاب تعريف لبدء العمل.

إن كتابة خطاب المقدمة هي مهارة يجب أن نمتلكها جميعًا، بالإضافة إلى معرفة كيفية إعداد خطاب تقديمي رائع. لحسن الحظ، لدي كل التفاصيل التي تحتاجها لتطوير براعتك في كتابة الرسائل التقديمية.

في منشور المدونة هذا، سنناقش العناصر الأساسية لخطاب المقدمة، وما يجب فعله وما لا يجب فعله، وبعض النصائح المفيدة. أوه، وسنقوم بحجز ذلك مع الكثير من الأمثلة الاحترافية في IRL!

ما هو خطاب المقدمة؟

خطاب المقدمة هو نقطة الاتصال الأولى مع شخص ما ويتيح لك تقديم نفسك للمستلم. تعتبر خطابات التقديم طريقة احترافية للتعرف على شخص ما. إنهم يتركون انطباعًا جيدًا لأن معظم الناس لا يتوقعون منهم.

بالمناسبة، لا يجب دائمًا أن تكون خطابات التقديم عنك وعن أهدافك. يمكنك كتابة خطاب عن زميل مميز تعرفه وترغب في الإشارة إليه من قبل شخص آخر. إذا كنت في منصب توظيف وكنت منبهرًا بالموظف الجديد الذي أبرمت صفقة معه للتو، فيمكنك أيضًا كتابة خطاب تعريف.

العناصر الأساسية لرسالة مقدمة مقنعة

عندما تبدأ في تنظيم خطاب التقديم الخاص بك، تأكد من أنه يحتوي على هذه المكونات.

إضفاء الطابع الشخصي

مثلما لا تبدأ رسالة بريد إلكتروني خاصة بالعمل مع "من يهمه الأمر"، لا ينبغي أن تفعل الشيء نفسه مع خطاب التقديم الرسمي. مع شهرة LinkedIn والخدمات الأخرى عبر الإنترنت، ليس هناك عذر لعدم معرفة الاسم الكامل للطرف الذي تحاول الوصول إليه.

بالإضافة إلى إدراج أسمائهم في خطاب المقدمة، يجب عليك أيضًا دمج عناصر التخصيص الأخرى طوال الوقت، مثل اهتمامات الشخص أو احتياجاته.

غاية

خطاب المقدمة ليس وثيقة بلا هدف. أنت تكتبه لسبب ما، لذا يجب عليك التأكد من أن هذا الهدف واضح وضوح الشمس.

كما يقولون في الصحافة، لا تدفن الرصاص (أو الرصاص). وهذا يعني أن أهم المعلومات يجب أن تكون قريبة من الأعلى قدر الإمكان. بهذه الطريقة، إذا لم يتمكن القارئ من قراءة الرسالة بأكملها (وهو ما يمكن أن يحدث إذا أرسلت خطاب تعريف بالعمل إلى شخص مشغول جدًا)، فهو على الأقل لديه جوهرك.

شخصية

يعتقد الكثير من الناس خطأً أن خطاب المقدمة يجب أن يكون مملاً. أخبار جيدة - لا! يُسمح لك بعرض شخصيتك في رسالتك. إذا كان أي شيء، أود أن أوصي به!

إذا كانت رسالتك آلية وعامة، فإنك لا تعطي القراء سببًا كبيرًا للاستمرار. سوف ينصرفون مبكرًا وربما يتوقفون عن القراءة بعد فقرة ما.

اجعل رسالتك موجهة نحو الهدف، ولكن يرجى مشاركة عناصر شخصيتك في أسلوب كتابتك ومحتواها. إنه يقطع شوطا طويلا نحو زيادة المشاركة.

أصالة

إن العمل جنبًا إلى جنب مع عرض شخصيتك هو الكتابة بشكل أصيل. وهذا مهم بشكل خاص عند ضمان شخص آخر. إذا لم يثق القارئ بما تضعه على الطاولة، فلن يعضك.

طول

على الرغم من أن الرسالة تقدم لك عددًا أكبر من الكلمات مقارنة بكتابة منشور على وسائل التواصل الاجتماعي أو سطر موضوع البريد الإلكتروني، إلا أنك لا تزال غير قادر على الاستمرار في عدد كلماتك إلى الأبد. يتكون متوسط ​​خطاب المقدمة من ثلاث فقرات.

الكتابة ضمن هذه القيود تحافظ على تركيز رسالتك ووضوحها. ربما يمكنك إضافة فقرة رابعة إذا كان ذلك ضروريًا، ولكن لا شيء أبعد من ذلك.

دعوات للعمل

ماذا تريد من القارئ أن يفعل بعد الانتهاء من خطاب المقدمة الخاص بك؟ هل تريد منهم أن يوظفوك؟ اتصل بالشخص الذي أوصيت به؟ مهما كان الأمر، فأنت بحاجة إلى CTA واضحة لإلهام القارئ للقيام بما تريد.

معلومات الاتصال

يجب أن يتضمن خطاب التقديم الخاص بك بلا شك معلومات الاتصال الخاصة بك. شارك عنوان بريدك الإلكتروني ورقم هاتفك وعنوان عملك ومقابضك الاجتماعية.

اقرأ أيضًا: كيفية كتابة رسالة بريد إلكتروني مقدمة فائزة

3 أمثلة مذهلة لخطاب المقدمة

دعونا نلقي نظرة على بعض خطابات المقدمة حتى تتمكن من رؤية شكلها، وكيفية تنسيقها، والعناصر التي تتضمنها (وحذفها!).

خطاب توصية هندسية للمقدمة

هذه الرسالة هي مقدمة كلاسيكية لطرف آخر وتوصية. في هذه الحالة، يريد كاتب الرسالة من السيد جرينستريت أن يقوم بتعيين آن مورجان. أثناء قراءتك للرسالة، ستلاحظ أن النغمة رسمية إلى حد ما، ولكنها تُقرأ في الغالب بشكل تحادثي وغير رسمي.

إنها ذات شخصية، لذا فهي تتدفق، ولا تمانع في أن تكون أربع فقرات لأنها قراءة ممتعة.

يقدم خطاب الإحالة السبب في الجملة الأولى، ثم يتحدث في الفقرتين التاليتين عن السبب الذي يجعل قرار التوظيف بهذا الحجم هو الأفضل. أنا أيضًا أحب الطريقة التي ينتهي بها الأمر، حيث أن النغمة مرحة!

خطاب تعريف لوظيفة التدريس

إليكم خطاب تعريف عن كاتبة الرسالة، في هذه الحالة، آنا جونسون. إنها تكتب إلى الدكتورة باربرا شميدت، على أمل الحصول على وظيفة تدريس.

يتبع هذا البروتوكول الأساسي لكتابة الرسائل، حيث يبدأ بقوة من خلال التعبير عن النقطة على الفور ثم الخوض في تجربة آنا لفقرة أو اثنتين. تذكر النهاية ما تريده - محادثة لإعداد مقابلة - ثم تختتم بشكل أنيق ولطيف من هناك.

يمكن لخطاب التعريف الذاتي المشابه لهذه الرسالة أن يحسن من نجاح بحثك عن وظيفة ويثير إعجاب صاحب العمل المحتمل.

خطاب لتقديم موظف جديد للعملاء

هذا المثال الأخير يشبه مزيجًا من الاثنين. تكتب أشتون هيل إلى هنري همنغواي لتقديم الموظف الجديد لشركة هيل، روبرت كيل. يتيح خطاب تعريف الموظف لهيمنغواي معرفة أوراق اعتماد السيد كالي وكيف سيكون إضافة قيمة للفريق.

سوف يقدر همنغواي، وهو عميل وليس عميلاً، التأكيد على أن الموظف الجديد لديه مراجع وخبرة لدعم قرار التوظيف نيابة عن السيد كالي.

اقرأ المزيد: 7 أخطاء مقدمة في البريد الإلكتروني يجب تجنبها

صياغة المقدمة الخاصة بك: دليل خطوة بخطوة

يتم إنتاج خطاب المقدمة بسلاسة وسرعة بمجرد أن تتقنه. فيما يلي الخطوات المطلوبة لكتابة بنفسك.

ابدأ بالتحية

لا يجب أن تكون تحيتك طويلة جدًا. اجعل الأمر بسيطًا، لأنه تذكر أن الأصالة مهمة عند صياغة خطابات المقدمة. يجب أن تتماشى تحيتك مع شخصيتك.

على سبيل المثال، إذا لم تقل أبدًا: "مرحبًا، كيف حالك؟" - هذا ليس الوقت المناسب أو المكان المناسب لبدء الحديث بهذه الطريقة. كن نفسك. ليس من الضروري أن تكون التحية كثيرة، لذا لا تبالغ في التفكير فيها.

فيما يلي بعض التحيات للبدء:

• مرحبًا
• أهلاً
• كيف حالك؟
• صباح الخير
• مرحبًا
• مساء الخير
• أهلاً
• يسعدني مقابلتك إلكترونيًا
• تحيات
• مساء الخير
• مساء الخير

الوصول إلى هذه النقطة بسرعة

يجب أن تقدم نفسك ثم تنتقل إلى جوهر الرسالة. لماذا قررت الكتابة لهذا الشخص؟ وينبغي أن تكون تلك المعلومات ضمن الفقرة الأولى؛ تذكر أنك لا تحصل على الكثير.

اذكر خبرتك وإنجازاتك ومؤهلاتك

ومع ذلك، فأنت بحاجة إلى استخدام بعض عدد الكلمات في تجربتك. ناقش مؤهلاتك وإنجازاتك. ليست هناك حاجة للذهاب إلى البحر هنا. أنت ببساطة تحاول إقناع القارئ بأنك تستحق الثقة والاستماع إليه.

ناقش الخطوات التالية

ماذا تريد من القارئ أن يفعل بعد الانتهاء من خطاب المقدمة الخاص بك؟ لا تطلب منهم أي شيء، ولكن اذكر الخطوات التالية في رسالتك. على سبيل المثال، يمكنك أن تقول: "ما رأيك في الاتصال هاتفيًا يوم الجمعة القادم الساعة 3 مساءً للمناقشة؟"

يجب أن تكون الشخص الذي يتدحرج بالكرة منذ أن وصلت.

تقديم معلومات الاتصال الخاصة بك

نعم، أذكر هذا مرة أخرى لأنه مهم. تريد منح مستلم الرسالة أكبر عدد ممكن من الخيارات للتواصل معه. كلما سهّلت الأمر عليهم، زادت فرص سماع الرد.

تسجيل خروج

مثلما لا يجب أن تكون تحيتك متضمنة بشكل مفرط، الأمر نفسه ينطبق على تسجيل الخروج. اجعلها قصيرة وحلوة وشبه لا تنسى.

فيما يلي بعض عمليات التوقيع التي يمكنك استخدامها:

• أفضل
• حتى المرة القادمة
• أبقني على اطلاع بالمستجدات. شكرًا!
• انا اقدر مساعدتك
• تحياتي حارة
• تقريبا لك
• نتكلم قريبا
• نتطلع إلى ذلك
• يعتني
• هتافات
• باحترام
• شكرًا
• أتشوق للسماع منك
• شكرا لك مقدما
• بإخلاص
• يعتبر
• تعيش طويلا وتزدهر
• أطيب التمنيات

اقرأ أيضًا: 11 نصيحة مجربة لتحسين الأسعار المفتوحة من خلال اختبار A/B للبريد الإلكتروني

المزالق الشائعة التي يجب تجنبها في خطاب المقدمة الخاص بك

عندما تصبح أكثر ارتياحًا عند كتابة خطابات التقديم، تذكر المخاطر التي يمكن أن تنتظرك إذا لم تكن حذرًا.

باستخدام لهجة رسمية للغاية

نظرًا لأن خطاب المقدمة يأتي بشكل أكثر رسمية من خطاب التقديم العادي، فإن النغمة الرسمية تبدو مناسبة، أليس كذلك؟ ربما، ولكن هذا كله يعتمد على من تكتب إليه.

بكل الأحوال، اكتب رسميًا إذا كان الطرف الذي يستقبلها يتفاعل مع هذا النوع من اللغة. ومع ذلك، إذا كنت تتحدث إلى محترف عادي في الصناعة، فلن تضطر إلى كتابة سيدي/سيدتي ونفض الغبار عن أكبر الكلمات وأكثرها روعةً التي تعرفها.

كونها غير رسمية للغاية

ومع ذلك، تأكد من عدم الحذر الشديد وكتابة رسالتك بشكل غير رسمي. مرة أخرى، يعتمد الأمر على من تتحدث إليه ومستوى معرفتك به، ولكن اللغة غير الرسمية مثل "yo" والعامية تبدو غير احترافية للغاية.

أفضل إسهاب يمكن استخدامه هو مزيج من الرسمي وغير الرسمي بينما تظل على طبيعتك.

إرسال رسائل طويلة

تذكر أن خطاب المقدمة يجب أن يكون موجزًا. احتفظ بها في ثلاث أو أربع فقرات كحد أقصى. إذا وجدت نفسك تكتب أبعد من ذلك، يجب عليك التوقف مؤقتًا، وإعادة قراءة ما كتبته، واسأل نفسك ما الذي يمكنك حذفه.

التركيز على النقاط الخاطئة

خطاب المقدمة ليس من أجل التفاخر. إنه تقديم شخص ما، عادة أنت، ومناقشة فرصة محتملة. هذا كل شيء. عندما تتعمق أكثر في بيانات الاعتماد الخاصة بك وتتحدث فقط عن ذلك، فإنك تبدو متفاخرًا وتقلل من فرصك في الحصول على رد.

عدم المتابعة

في عالم مثالي، كل شخص نرسل إليه بريدًا إلكترونيًا باردًا سوف يستجيب خلال خمسة أيام عمل. ومع ذلك، فهو ليس عالمًا مثاليًا، لذا لا تتوقع أن تتلقى ردًا على الفور. إذا مر أسبوع دون استجابة، قم بالمتابعة.

ثم، في أسبوع آخر، تابع إذا كان لا يزال صراصير الليل.

ينشغل الناس؛ ينسون بريدك الإلكتروني، أو يقصدون الرد، ويتم الاتصال بهم، وعدم الوصول إليه أبدًا. كم عدد رسائل البريد الإلكتروني التي اعتقدت أنك رددت عليها أو قصدت الرد عليها، لكنك لم تفعل؟ بالضبط.

المتابعة تدفع رسالتك إلى مكان أقرب إلى أعلى الكومة.

نسيان التدقيق اللغوي

أدوات التدقيق اللغوي المجانية وفيرة، لذا يرجى استخدامها لصالحك. إذا رأيت خطوطًا متعرجة أو نصًا أحمر حول كلماتك، فهذه علامة على أنك كتبت شيئًا غير صحيح أو ارتكبت خطأً نحويًا.

اسمع، هذه الأشياء تحدث، حتى لأفضلنا. لا يتعين على المستلم أبدًا أن يعرف مدى امتلاء النسخة الأصلية بالأخطاء. والأهم من ذلك هو أن تقوم بتنظيفه وعدم ترك أي أثر لأي أخطاء.

تخطي معلومات الاتصال

سوف أعزف على هذا مرة أخرى. إذا قمت بإرسال خطاب تعريف عبر رسالة مباشرة أو بريد إلكتروني على وسائل التواصل الاجتماعي ولكنك ترغب في إعداد مكالمة فيديو أو دردشة هاتفية، فيجب عليك تقديم معلومات الاتصال المطلوبة.

استخدام نفس الرسالة الأسهم للجميع

على الرغم من أن خطابات تعريف الأعمال تتخذ عمومًا نفس التنسيق، إلا أن القول بأنها متطابقة من واحدة إلى أخرى سيكون أمرًا غير عادل. إذا كنت تكتب بشكل أصيل وبشخصيتك، فيجب أن يكون لكل حرف شخصيته الفردية.

إن نسخ ولصق نفس الحرف الأساسي وتغيير بعض التفاصيل سيوفر لك الوقت، لكنه ربما لن يؤدي إلى النتيجة التي تريدها.

مدونة ذات صلة: 15 قالبًا للبريد الإلكتروني التقديمي يعمل كالسحر

تغليف

تُعد خطابات التقديم فرصة ممتازة لإظهار نفسك أو ربط طرف آخر بشخص تعرفه شخصيًا أو مهنيًا.

ومع ذلك، لا ينبغي عليك كتابة خطابات تعريفية فقط عند البحث عن وظيفة ما أو التوصية بها. يمكنك أيضًا استخدامها للإعلان عن موظفين جدد أو تقديم أشخاص جدد.

الآن بعد أن أصبح لديك مخطط لكتابة خطابات التقديم، قم بصقل مهاراتك وتحقيق المزيد من أهدافك!

EngageBay هو برنامج شامل للتسويق والمبيعات ودعم العملاء للشركات الصغيرة والشركات الناشئة. يمكنك الحصول على التسويق عبر البريد الإلكتروني، والأتمتة، وحملات التنقيط، وقوالب البريد الإلكتروني المجانية، واختبار A/B، وتخصيص البريد الإلكتروني، والمزيد.

قم بالتسجيل في EngageBay مجانًا، أو احجز عرضًا تجريبيًا مع خبرائنا.

أطيب التمنيات!

أسئلة وأجوبة (FAQ)

1. هل خطاب المقدمة هو نفس خطاب التقديم؟

لا، خطابات التقديم ليست خطابات تغطية، على الرغم من أنها يمكن أن تخدم غرضًا مشابهًا إذا تم استخدامها في بيئة العمل.

2. ما هي الأسماء الأخرى لخطابات التقديم؟

يُشار إليها أحيانًا باسم رسائل التحفيز، والمعروفة أيضًا باسم تحفيزك على الخروج وتحقيق أهدافك