유용한 결제 알림 작성 방법 - 팁 및 템플릿

비즈니스를 성공적으로 운영하는 것은 식은 죽 먹기가 아닙니다. 관리해야 하는 몇 가지 불쾌한 측면이 있기 때문입니다. 미지급 송장을 찾기 위해 고객을 추적하는 것은 한 기업이 조만간 직면하게 될 가장 스릴 넘치는 작업입니다. 고맙게도 지불 알림을 통해 고객에게 남은 청구서를 제시간에 지불하도록 알리고 프롬프트할 수 있습니다.

인보이스가 정시에 지불되면 비즈니스는 더 나은 수익과 성장을 얻을 수 있습니다. 이제 미결제 청구서에 대해 고객에게 접근하는 방법, 고객에게 얼마나 많은 여유를 주어야 하는지, 지불 요청을 언제 에스컬레이션해야 하는지 등이 궁금할 수 있습니다.

연체를 피하기 위한 템플릿과 함께 고객에게 전문적인 지불 알림을 작성하는 효과적인 팁을 제공하므로 이 기사를 계속 진행하십시오.

결제 알림이란 무엇입니까

깊이 들어가기 전에 더 나은 이해를 위해 결제 알림이 무엇인지 정확히 알아 두십시오. 지불 알림은 지불이 연체되었거나 지불되지 않은 경우 회사에서 고객에게 제공하는 서면 통지입니다. 일반적으로 인보이스에서 지불하기로 동의한 금액을 지불하도록 고객에게 상기시키는 이메일, SMS, 서신 또는 우편을 통해 전송됩니다.

또한 전문적인 지불 알림에는 항상 몇 가지 기본적인 세부 정보가 포함되어야 합니다. 세부 사항 또는 정보는 회사와 고객의 관계 또는 계약 유형에 따라 다릅니다.

회사 이름, 계약 세부 정보, 총 잔액, 만기일 및 첨부된 청구서는 지불 알림에 포함되어야 하는 중요한 세부 정보입니다. 이자율, 영수증, 승인된 지불 방법 등과 같은 추가 증서가 추가될 수도 있습니다.

효과적인 결제 알림을 만드는 팁

다음은 지불을 받을 수 있도록 완벽한 지불 알림을 작성하는 효과적인 팁입니다.

전문가가 되십시오

전문성은 모든 분야에서 매우 중요하며 지불 알림을 작성할 때는 전문가답게 작성하십시오. 메시지의 폭격은 고객을 좌절시킬 수 있습니다. 따라서 고객에게 지불을 요청하는 전문적인 방법을 따르십시오. 첫 번째 리마인더에 공감을 표시하고 보내는 메일에 브랜드가 있는지 확인하세요.

고객이 지불할 의사가 있지만 바쁠 수 있으므로 정중한 소개부터 시작하십시오. 예를 들어 "이 날짜에 지불해야 합니다."와 같이 강압적이거나 온화한 말은 피하십시오. "귀하의 지불 기한은 다음과 같습니다."라고 간단히 작성할 수 있습니다. 그것은 작동하고 전문성을 보여줍니다.

인보이스의 모든 세부 사항 포함

이 단계에서는 결제 알림이 인보이스의 모든 내용을 포함하는지 확인해야 합니다. 고객의 적시 지불을 위해 필수적입니다.

회사의 법적 이름, 고객의 법적 이름, 고객의 주소, 인보이스 번호 및 날짜, 고객 번호, 인보이스 만기일, 잔액, 보낸 이메일/편지/SMS 날짜, 연체 금액, 서비스/제품 제공 및 계약 세부 사항은 지불 알림 에 포함되어야 합니다. 사무적인 것처럼 프로페셔널한 어조로 소통합니다.

명확한 제목 작성

제목란은 수령인이 가장 먼저 인지하는 항목이므로 지불 알림에 설명적이고 명확한 제목을 사용해야 합니다. 명확한 제목은 실수로 이메일을 건너뛸 가능성을 제거합니다.

받는 사람이 메일함을 열지 않고 받은 편지함에 언급된 모든 내용을 즉시 볼 수 있도록 모든 인보이스 세부 정보(예: 인보이스 번호 및 기한)를 포함하는 제목 줄의 초안을 작성합니다.

추가 팁, 채무자가 지불 알림을 지연시킬 가능성이 있으므로 정확한 후속 조치를 위해 첫 번째 알림, 두 번째 알림 등을 작성하는 것이 좋습니다.

카피를 간략하고 간단하게 유지하십시오.

길고 지나치게 자세한 메일은 많은 페이지를 채우거나 끝없는 메일을 작성하는 것이 의미가 없기 때문에 종종 쓰레기입니다. 위에서 말했듯이 전문적인 어조를 사용하고 공감하는 것이 중요하므로 메일을 통제하지 말고 지불 알림에 간단한 메시지를 작성하십시오. 아무도 당신의 긴 편지를 읽지 않을 것이기 때문에 사본을 간단하게 유지하고 기한만 알려주십시오.

인보이스 사본을 다시 첨부하십시오.

고객에게 지불 알림을 보낼 때 인보이스를 메일에 다시 첨부하는 것을 잊지 마십시오. 고객이 받은 편지함에서 인보이스를 잘못 두거나 실수로 삭제할 수 있습니다. 따라서 메일에 인보이스를 첨부하면 결제 프로세스가 간단하고 원활해집니다. 또한 고객에게 서비스 및 금액에 대해 알려줍니다.

지불 조건 및 결과에 대해 자세히 설명

일반적으로 고객에게 페널티를 부과하지 않고 정시에 지불을 받기 위해 지불 알림을 고객에게 보냅니다. 그러나 지불 알림 전략을 계획한 후 고객이 기꺼이 지불하지 않으려면 지불 지연과 지불하지 않은 결과를 알려주는 것이 중요합니다.

고객이 결과를 쉽게 기대할 수 있도록 결제 알림에 결과를 명확하게 입력하십시오. 예를 들어, 미결제 금액에 대한 이자를 청구하고, 법적 조치를 취하고, 사례를 지불 징수 기관에 인계합니다.

편리한 결제 수단 제공

지불 알림은 고객이 정시에 지불하도록 하기 위한 목적으로 전송됩니다. 메일에 다양한 결제 수단을 추가하여 이 프로세스를 보다 효율적이고 빠르게 만들 수 있습니다. 또한 결제 링크를 제공할 수 있으며 고객과 귀하 모두에게 훌륭한 솔루션이 될 수 있습니다. 따라서 손쉬운 통관을 위해 고객에게 편리한 결제 옵션을 제공하는 것을 잊지 마십시오.

고급 도구를 사용하여 이메일 예약

생리 알림을 설정하지 않은 경우 자동 결제 알림이 고객을 유도하는 가장 좋은 솔루션입니다. 이렇게 하면 메시지의 일관성을 유지할 수 있으며 대량 메일 발송보다 좋습니다. 후속 절차와 함께 고급 도구 또는 자동 스케줄링 시스템을 사용할 수 있습니다. 이렇게 하면 메시지를 퍼부거나 좌절시키지 않고 고객에게 지불을 상기시킬 수 있습니다.

4가지 무료 결제 알림 템플릿

이제 적절한 지불 알림을 작성하는 방법을 알았으니 작업을 쉽게 할 수 있도록 템플릿을 간략히 살펴보겠습니다!

만기일 1주일 전 결제 알림

Subject Line : 청구서 xxxx가 있는 회사 이름 | 날짜

몸 :

안녕하세요 (클라이언트 이름),

잘 지내고 있길 바랍니다! 송장 XXXX(송장 번호)에 대한 XXXX(지불 금액)의 지불 기한이 XXXX(날짜)임을 알려드립니다.

참고로 여기(인보이스 링크)에 인보이스를 첨부했습니다. 링크를 통해 결제하거나 신용 카드를 통해 결제할 수 있습니다.

인보이스를 한 번 검토하고 문의 사항이 있으면 알려주세요.

따뜻한 안부,

(보낸 사람의 이름)

(회사명 및 세부사항)

만기일에 대한 지불 알림

Subject Line : 오늘 만기인 청구서 XXXX가 포함된 회사 이름 | 필요한 조치

몸 :

안녕하세요 (클라이언트 이름),

잘 지내고 있길 바랍니다! XXXX(지불 금액)의 지불 기한이 오늘임을 알려드립니다. 참조할 수 있도록 송장을 다시 첨부했습니다. 결제링크, 계좌이체, 신용카드, 페이팔을 통해 편리하게 결제하실 수 있습니다.

궁금한 점이 있으면 언제든지 문의해 주세요.

따뜻한 안부,

(보낸 사람의 이름)

(회사명 및 세부사항)

만기일 일주일 후 결제 알림

Subject Line : 청구서 XXXX가 있는 회사 이름이 일주일 연체됨 | 필요한 조치

몸 :

안녕하세요 (클라이언트 이름),

잘 지내고 계시길 바랍니다! 1주일 전에 발송된 귀하의 인보이스 XXXX가 1주일 연체되었음을 알려 드리기 위해 이 메일을 씁니다. 인보이스를 받았는지 여부가 우려됩니다. 귀하의 편의를 위해 송장을 여기에 다시 첨부했습니다.

문제를 에스컬레이션하기 전에 즉시 지불을 요청합니다. 이미 결제하셨다면 이 메일은 무시해주세요.

따뜻한 안부,

(보낸 사람의 이름)

(회사명 및 세부사항)

만기일 30일 후 결제 알림

Subject Line : 회사명| 즉각적인 조치 필요, 송장 XXXX가 한 달 연체됨

몸 :

안녕하세요 (클라이언트 이름),

몇 번이나 메일을 보냈으나 인보이스 번호 XXXX의 미결제 금액 XXXX(결제 금액)가 아직 지급되지 않았습니다. 이것이 나의 마지막 전화이며 (날짜)까지 지불을 받지 못하면 필요한 조치를 취해야 합니다.

편의를 위해 인보이스 및 결제 링크를 다시 첨부했습니다. 질문이나 우려 사항이 있으면 저에게 연락해 주세요.

따뜻한 안부,

(보낸 사람의 이름)

(회사명 및 세부사항)

결론

지불 알림을 보내는 것은 고객이 미결제 금액을 지불하도록 유도하는 훌륭한 비즈니스 관행입니다. 결제 알림을 보내는 동안 고객이 간편한 결제를 위해 필요한 모든 세부 정보를 받고 있는지 확인하십시오.

또한 전문가가 되어 압력을 가하지 않고 청구서를 지불하지 않는 시나리오를 이해하십시오. 앞서 언급한 팁의 도움으로 채무자가 제시간에 청구서를 지불하도록 쉽게 설득할 수 있습니다. 궁극적으로 좋은 관계를 구축하고 비즈니스 매출을 높일 것입니다.