如何編寫有用的付款提醒 - 提示和模板

成功經營一家企業並非易事，因為您需要管理好幾個不愉快的方面。 追回未付發票​​的客戶是企業遲早要面臨的最激動人心的任務。 值得慶幸的是，通過付款提醒，您可以通知並提示客戶按時支付剩餘的賬單。

通過按時支付發票，企業可以獲得更好的收入和增長。 現在，您可能想知道如何就未付賬單與客戶聯繫、您應該給客戶多少迴旋餘地、何時升級您的付款請求等等。

繼續閱讀這篇文章，因為我們在這裡提出了有效的提示，可以為您的客戶編寫專業的付款提醒，以及避免延遲付款的模板。

什麼是付款提醒

在深入之前，先了解一下什麼是付款提醒，以便更好地理解。 付款提醒是公司在付款逾期或未付款時向客戶發出的書面通知。 通常，它通過電子郵件、短信、信件或郵寄發送，只是提醒客戶支付發票上同意支付的金額。

此外，專業的付款提醒應始終包含一些基本細節。 詳細信息或信息取決於公司與其客戶的關係或合同類型。

公司名稱、合同詳細信息、總餘額、到期日和隨附的發票是付款提醒中應包含的重要詳細信息。 還可以添加其他行為，例如利率、收據、接受的付款方式等。

進行有效付款提醒的技巧

以下是編寫完美付款提醒的有效提示，以便您最終獲得付款。

專業一點

專業精神在每個領域都很重要，當你寫付款提醒時，要專業。 消息的轟炸會讓您的客戶感到沮喪； 因此，請以專業的方式跟進，要求您的客戶付款。 在您的第一個提醒中表現出同理心，並確保您發送的郵件帶有品牌標識。

請記住，您的客戶可能有意付款但很忙，因此請從禮貌的介紹開始。 例如，避免強硬或溫和的陳述，例如“您需要在這個日期付款”。 你可以簡單地寫，“你的付款到期日是這個。” 它有效並顯示出專業精神。

包括發票的每個細節

在此步驟中，您需要確保付款提醒涵蓋發票上的所有內容。 客戶及時付款至關重要。

公司的法定名稱、客戶的法定名稱、客戶的地址、發票編號和日期、客戶編號、發票到期日、餘額、您發送的電子郵件/信件/短信的日期、逾期金額、您提供的服務/產品提供的合同細節應包含在付款提醒中。 以公事公辦的專業語氣進行交流。

寫一個明確的主題行

主題行是收件人注意到的第一件事，因此請確保在付款提醒中使用描述性和清晰的主題行。 清晰的主題行消除了錯誤跳過電子郵件的可能性。

起草包含所有發票詳細信息的主題行，例如發票編號和截止日期，這樣收件人就不會打開郵箱並立即查看收件箱中提到的全部內容。

一個額外的提示，最好寫第一條提醒，第二條提醒，以及更多以便精確跟進，因為債務人可能會延遲付款提醒。

保持文案簡潔明了

冗長且過於詳細的郵件通常是無用的，因為填寫很多頁面或寫沒完沒了的郵件是沒有意義的。 正如我們上面所說，使用專業的語氣和表現出同理心是至關重要的，所以不要失去對郵件的控制並在付款提醒中寫一條簡短的信息。 保持您的副本簡單明了，並簡單地告知他們截止日期，因為沒有人會閱讀您冗長的信件。

重新附上發票副本

當您向客戶發送付款提醒時，不要忘記將發票重新附在郵件中。 客戶可能會將發票放錯地方或不小心將其從收件箱中刪除。 因此，在郵件中附上發票可以使付款過程簡單順暢。 此外，它還會告知客戶有關服務及其金額的信息。

詳細說明付款條件和結果

通常，首先會向客戶發送付款提醒，以免對他們處以罰款並按時收到付款。 但是在製定了付款提醒策略後，如果客戶不願意付款，則必須告訴他們延遲付款和不付款的後果。

將後果清楚地寫在付款提示中，以便客戶輕鬆預期結果。 例如，您將對未付金額收​​取利息，將採取法律行動，並將案件移交給收款機構。

提供便捷的支付方式

發送付款提醒的目的是促使客戶按時付款。 您可以通過在郵件中添加多種付款方式來使此過程更加高效和快速。 您還可以提供付款鏈接，這對客戶和您來說都是一個很好的解決方案。 因此，不要忘記為您的客戶提供方便的付款方式，以便輕鬆清關。

使用高級工具安排電子郵件

如果您還沒有製定週期提醒，自動付款提醒是吸引客戶的最佳解決方案。 這樣，您可以保持郵件的一致性，並且比群發郵件更好。 您可以將高級工具或自動調度系統與後續程序結合使用。 這將提醒客戶付款，而不會轟炸消息或讓他們感到沮喪。

4 個免費付款提醒模板

現在您了解瞭如何編寫適當的付款提醒，所以讓我們快速瀏覽一下模板以簡化您的工作！

到期前一周付款提醒

主題行：帶發票的公司名稱 xxxx | 日期

身體：

您好（客戶名稱），

我希望你過得好！ 這只是提醒，發票 XXXX（發票編號）的 XXXX（付款金額）的付款應在 XXXX（日期）到期。

供您參考，我已在此處附上發票（發票鏈接）。 您可以使用鏈接或信用卡付款。

請查看發票一次，如果您有任何疑問，請告訴我。

溫暖的問候，

（發件人姓名）

（公司名稱和詳細信息）

到期付款提醒

主題行：公司名稱以及今天到期的發票 XXXX | 需要採取的行動

身體：

您好（客戶名稱），

我希望你過得好！ 這是一條友情提醒，通知您您的付款 XXXX（付款金額）將於今天到期。 我已重新附上發票供您參考。 您可以在方便時通過支付鏈接、銀行轉賬、信用卡和 PayPal 進行支付。

如有任何疑慮，請隨時與我聯繫。

溫暖的問候，

（發件人姓名）

（公司名稱和詳細信息）

到期日一周後付款提醒

主題行：帶有發票 XXXX 的公司名稱逾期一周 | 需要採取的行動

身體：

您好（客戶名稱），

我希望你做得很好！ 我寫這封郵件是為了通知您，您於 XXXX 日（日期為一周前）發送的發票已逾期一周。 我們關心的是您是否收到了發票。 為方便起見，我已將發票重新附在此處。

我要求您在升級問題之前立即付款。 如果您已經付款，請忽略此郵件。

溫暖的問候，

（發件人姓名）

（公司名稱和詳細信息）

到期日 30 天后付款提醒

主題行：公司名稱| 需要立即採取行動，發票 XXXX 逾期一個月

身體：

您好（客戶名稱），

我已經給你寄了幾次信，但發票號 XXXX 的欠款 XXXX（付款金額）仍未支付。 這是我的最後一次通話，如果我沒有在（日期）之前收到付款，我將不得不採取必要的措施。

為了您的方便，我重新附上了發票和付款鏈接。 如果您有任何問題或疑慮，請與我聯繫。

溫暖的問候，

（發件人姓名）

（公司名稱和詳細信息）

底線

發送付款提醒是一種很好的商業實踐，可以促使客戶支付未付賬單。 在發送付款提醒時，請確保客戶獲得所有必要的詳細信息以輕鬆付款。

此外，要專業並了解在不向他們施加壓力的情況下不支付賬單的情況。 借助上述提示，您可以輕鬆說服債務人按時支付賬單。 最終，它將建立良好的關係並促進您的業務銷售。