Как написать полезное напоминание об оплате — советы и шаблоны

Успешное ведение бизнеса — непростая задача, так как есть несколько неприятных аспектов, которыми вам нужно управлять. Преследование клиентов за неоплаченные счета — самая захватывающая задача, с которой рано или поздно сталкивается любой бизнес. К счастью, с помощью напоминания об оплате вы можете информировать и предлагать клиенту оплатить оставшиеся счета вовремя.

Благодаря своевременной оплате счетов бизнес может получить больший доход и рост. Теперь вам может быть интересно, как обратиться к клиенту с неоплаченными счетами, какую свободу действий вы должны предоставить своему клиенту, когда передать запрос на оплату и многое другое.

Продолжайте читать эту статью, так как здесь мы придумаем эффективные советы, как написать профессиональное напоминание о платеже для ваших клиентов, а также шаблоны, чтобы избежать просроченных платежей.

Что такое напоминание об оплате

Прежде чем углубляться, просто узнайте, что такое напоминание об оплате, для лучшего понимания. Напоминание о платеже — это письменное уведомление, которое компания направляет своему клиенту, если его платеж просрочен или не оплачен. Как правило, оно отправляется по электронной почте, SMS, письмом или почтой, которое просто напоминает клиенту об оплате суммы, согласованной для оплаты в счете-фактуре.

Кроме того, профессиональное напоминание об оплате всегда должно включать некоторые основные детали. Детали или информация зависят от отношений компании со своими клиентами или типа контракта.

Название компании, сведения о контракте, общий баланс, срок оплаты и приложенный счет — это важные детали, которые должны быть указаны в напоминании об оплате. Также могут быть добавлены дополнительные документы, такие как процентная ставка, квитанция, принятые способы оплаты и многое другое.

Советы по созданию эффективного напоминания об оплате

Вот эффективные советы по написанию идеального напоминания об оплате, чтобы в конечном итоге вам заплатили.

Будьте профессионалом

Профессионализм имеет большое значение в любой области, и когда вы пишете напоминание об оплате, будьте профессиональны. Наплыв сообщений может расстроить ваших клиентов; следовательно, используйте профессиональный способ попросить своих клиентов об оплате. Проявите сочувствие в своем первом напоминании и убедитесь, что отправляемое вами письмо имеет фирменный стиль.

Помните, что ваш клиент может иметь намерение заплатить, но он занят, поэтому начните с вежливого представления. Например, избегайте настойчивых или мягких заявлений, таких как «Вы должны заплатить в этот день». Вы можете просто написать: «Срок оплаты — это». Работает и показывает профессионализм.

Включите каждую деталь счета-фактуры

На этом этапе вам необходимо убедиться, что напоминание об оплате охватывает все, что указано в счете. Это необходимо для своевременной оплаты от клиента.

Юридическое название компании, официальное имя клиента, адрес клиента, номер и дата счета-фактуры, номер клиента, срок оплаты счета-фактуры, сумма остатка, дата отправленного вами электронного/письменного/SMS-сообщения, просроченная сумма, услуги/продукты, которые вы предоставленные и детали контракта должны быть включены в напоминание об оплате . Общайтесь с профессиональным тоном как по-деловому.

Напишите четкую строку темы

Строка темы — это первое, что замечает получатель, поэтому обязательно используйте описательную и четкую строку темы в напоминании об оплате. Четкая строка темы исключает возможность пропуска письма по ошибке.

Составьте строку темы, включающую в себя все детали счета, например, номер счета и срок оплаты, чтобы получатель не открывал почтовый ящик и не мог сразу просмотреть все, что упомянуто в папке «Входящие».

Дополнительный совет: здорово написать первое напоминание, второе напоминание и многое другое для точного отслеживания, так как возможно, что должник задержит напоминание об оплате.

Держите текст кратким и прямолинейным

Длинные и слишком подробные письма часто являются мусором, поскольку нет смысла заполнять много страниц или писать бесконечные письма. Как мы уже говорили выше, использование профессионального тона и проявление эмпатии жизненно важны, поэтому не теряйте контроль над почтой и пишите краткое сообщение в напоминании об оплате. Держите текст простым и просто сообщите им о сроке, так как никто не будет читать ваше длинное письмо.

Повторно приложите копию счета

Когда вы отправляете клиенту напоминание об оплате , не забудьте повторно прикрепить счет к письму. Возможно, клиент мог потерять или случайно удалить счет из своего почтового ящика. Таким образом, прикрепление счета к письму делает процесс оплаты простым и плавным. Плюс еще информирует клиента об услугах и их сумме.

Уточните условия оплаты и результаты

Обычно напоминания об оплате в первую очередь рассылаются клиентам, чтобы не налагать на них штраф и вовремя получить оплату. Но после разработки стратегии напоминания о платеже, если клиент не желает платить, важно сообщить ему о последствиях просрочки или неплатежа.

Четко укажите последствия в напоминании об оплате, чтобы клиент легко ожидал результатов. Например, вы начислите проценты на непогашенную сумму, возбудите судебный иск и передадите дело агентству по сбору платежей.

Предоставьте удобные способы оплаты

Напоминания о платежах рассылаются с целью побудить клиентов платить вовремя. Вы можете сделать этот процесс более эффективным и быстрым, добавив в почту разнообразные способы оплаты. Вы также можете предоставить ссылку для оплаты, и это может быть отличным решением как для клиента, так и для вас. Поэтому не забудьте предоставить своим клиентам удобные способы оплаты для облегчения оформления.

Используйте расширенные инструменты для планирования электронных писем

Если вы не наметили напоминания о периоде, автоматические напоминания об оплате — лучшее решение, чтобы подтолкнуть ваших клиентов. Таким образом, вы можете поддерживать согласованность своих сообщений, и это лучше, чем массовая рассылка. Вы можете использовать расширенные инструменты или автоматизированные системы планирования с последующей процедурой. Это напомнит клиенту об оплате, не забрасывая его сообщениями и не раздражая его.

4 бесплатных шаблона напоминаний об оплате

Теперь вы знаете, как написать соответствующее напоминание об оплате, поэтому давайте кратко рассмотрим шаблоны, чтобы облегчить вашу работу!

Напоминание об оплате до истечения одной недели

Строка темы : Название компании со счетом-фактурой xxxx | Дата

Тело :

Здравствуйте (имя клиента),

Надеюсь у тебя все хорошо! Это просто напоминание о том, что оплата XXXX (сумма платежа) по счету XXXX (номер счета) должна быть произведена XXXX (дата).

Для справки, я прикрепил счет-фактуру здесь (ссылка на счет-фактуру). Вы можете произвести оплату как по ссылке, так и банковской картой.

Пожалуйста, просмотрите счет-фактуру один раз и дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы.

Теплые пожелания,

(Имя отправителя)

(Название и реквизиты компании)

Напоминание об оплате в установленный срок

Тема : Название компании со счетом XXXX, подлежащим оплате сегодня | Необходимое действие

Тело :

Здравствуйте (имя клиента),

Надеюсь у тебя все хорошо! Это дружеское напоминание о том, что ваш платеж в размере XXXX (сумма платежа) должен быть произведен сегодня. Я повторно приложил счет для вашей справки. Вы можете оплатить через платежную ссылку, банковский перевод, кредитную карту и PayPal в удобное для вас время.

Не стесняйтесь обращаться ко мне с любыми проблемами.

Теплые пожелания,

(Имя отправителя)

(Название и реквизиты компании)

Напоминание об оплате через неделю после даты платежа

Тема : Название компании со счетом XXXX просрочено на неделю | Необходимое действие

Тело :

Здравствуйте (имя клиента),

Надеюсь, у тебя все отлично! Я пишу это письмо, чтобы сообщить вам, что ваш счет XXXX, отправленный (датированный неделю назад), просрочен на неделю. Мы обеспокоены тем, получили ли вы счет или нет. Для вашего удобства я снова прикрепил сюда счет-фактуру.

Я прошу вас немедленно произвести оплату до эскалации вопроса. Если вы уже произвели оплату, не обращайте внимания на это письмо.

Теплые пожелания,

(Имя отправителя)

(Название и реквизиты компании)

Напоминание об оплате через 30 дней после наступления срока платежа

Тема сообщения : Название компании| Требуются немедленные действия, счет-фактура XXXX просрочен на месяц

Тело :

Здравствуйте (имя клиента),

Я отправлял вам письма пару раз, но задолженность по платежу XXXX (сумма платежа) по счету-фактуре XXXX до сих пор не оплачена. Это мой последний звонок, и если я не получу платеж до (дата), мне придется предпринять необходимые действия.

Для вашего удобства я повторно прикрепил счет и ссылку для оплаты. Пожалуйста, свяжитесь со мной, если у вас есть какие-либо вопросы или проблемы.

Теплые пожелания,

(Имя отправителя)

(Название и реквизиты компании)

Нижняя граница

Отправка напоминаний об оплате — отличная деловая практика, позволяющая подтолкнуть клиентов оплатить неоплаченный счет. Отправляя напоминания об оплате, убедитесь, что клиент получает все необходимые данные для удобной оплаты.

Кроме того, будьте профессиональны и разбирайтесь в сценариях неоплаты счета, не оказывая на них давления. С помощью вышеупомянутых советов вы легко сможете убедить своего должника оплатить счет вовремя. В конечном счете, это построит хорошие отношения и повысит продажи вашего бизнеса.