Come scrivere un utile sollecito di pagamento - Suggerimenti e modelli

Gestire un'impresa con successo non è un gioco da ragazzi, poiché ci sono diversi aspetti spiacevoli che devi gestire. Inseguire i clienti per fatture non pagate è il compito più entusiasmante che un'azienda deve affrontare prima o poi. Per fortuna, con un sollecito di pagamento , puoi informare e sollecitare il cliente a pagare le bollette rimanenti in tempo.

Con le fatture pagate in tempo, un'azienda può ottenere entrate e crescita migliori. Ora, ti starai chiedendo come contattare un cliente per le fatture in sospeso, quanto margine di manovra dovresti concedere al tuo cliente, quando intensificare la tua richiesta di pagamento e altro ancora.

Continua con questo articolo, poiché qui troverai suggerimenti efficaci per scrivere un promemoria di pagamento professionale per i tuoi clienti, insieme a modelli per evitare pagamenti in ritardo.

Cos'è un sollecito di pagamento

Prima di approfondire, basta sapere esattamente cos'è un sollecito di pagamento, per una migliore comprensione. Un sollecito di pagamento è una notifica scritta fornita da un'azienda al proprio cliente se il pagamento è scaduto o non è stato pagato. In genere, viene inviato tramite e-mail, SMS, lettera o posta che ricorda semplicemente al cliente di pagare l'importo concordato da pagare in fattura.

Inoltre, un sollecito di pagamento professionale dovrebbe sempre includere alcuni dettagli fondamentali. I dettagli o le informazioni dipendono dal rapporto di una società con i suoi clienti o dal tipo di contratto.

Il nome dell'azienda, i dettagli del contratto, il saldo totale, la data di scadenza e la fattura allegata sono i dettagli vitali che dovrebbero essere presenti in un sollecito di pagamento. Potrebbero anche essere aggiunti ulteriori atti, come tasso di interesse, ricevuta, metodi di pagamento accettati e altro.

Suggerimenti per effettuare un sollecito di pagamento efficace

Ecco alcuni suggerimenti efficaci per scrivere un sollecito di pagamento perfetto in modo che finirai per essere pagato.

Sii professionale

La professionalità conta molto in ogni campo e quando scrivi un sollecito di pagamento, sii professionale. Un bombardamento di messaggi può rendere frustrati i tuoi clienti; quindi, segui un modo professionale per chiedere i pagamenti ai tuoi clienti. Mostra empatia nel tuo primo promemoria e assicurati che la posta che invii sia brandizzata.

Ricorda che il tuo cliente potrebbe avere l'intenzione di pagare ma si è dato da fare, quindi inizia con una presentazione educata. Ad esempio, evita affermazioni invadenti o miti come "Devi pagare in questa data". Puoi semplicemente scrivere "La data di scadenza del pagamento è questa". Funziona e dimostra professionalità.

Includi ogni dettaglio della fattura

In questa fase, devi assicurarti che il sollecito di pagamento copra tutto sulla fattura. È essenziale per il pagamento tempestivo da parte del cliente.

Il nome legale della società, il nome legale del cliente, l'indirizzo del cliente, il numero e la data della fattura, il numero del cliente, la data di scadenza della fattura, l'importo del saldo, la data dell'e-mail/lettera/SMS che hai inviato, l'importo scaduto, i servizi/prodotti che hai fornito e i dettagli del contratto devono essere inclusi nel sollecito di pagamento . Comunicare con un tono professionale come professionale.

Scrivi una riga dell'oggetto chiara

La riga dell'oggetto è la prima cosa che un destinatario nota, quindi assicurati di utilizzare una riga dell'oggetto descrittiva e chiara nel sollecito di pagamento. Una riga dell'oggetto chiara elimina le possibilità di saltare l'e-mail per errore.

Disegna una riga dell'oggetto che comprenda tutti i dettagli della fattura, ad esempio il numero della fattura e la data di scadenza, in modo che il destinatario non apra la casella di posta e dia un'occhiata all'intera cosa menzionata nella posta in arrivo.

Un ulteriore consiglio, è ottimo scrivere il primo sollecito, il secondo sollecito e altro ancora per un follow-up preciso, poiché è possibile che il debitore ritardi il sollecito di pagamento.

Mantieni la copia breve e semplice

Le e-mail lunghe e troppo dettagliate sono spesso trash in quanto non ha senso compilare molte pagine o scrivere e-mail interminabili. Come abbiamo detto sopra, usare un tono professionale e mostrare empatia è fondamentale, quindi non perdere il controllo sulla posta e scrivi un breve messaggio nel sollecito di pagamento. Mantieni la tua copia semplice e informali semplicemente della data di scadenza, poiché nessuno leggerà la tua lunga lettera.

Riallegare la copia della fattura

Quando invii un sollecito di pagamento al tuo cliente, non dimenticare di allegare nuovamente la fattura alla posta. È possibile che il cliente possa smarrire o eliminare accidentalmente la fattura dalla propria casella di posta. Quindi, allegare una fattura alla posta rende il processo di pagamento semplice e agevole. Inoltre, informa anche il cliente sui servizi e sul loro importo.

Elaborare i termini e i risultati di pagamento

Di solito, i solleciti di pagamento in primo luogo vengono inviati ai clienti per non imporre loro una penale e ottenere il pagamento in tempo. Ma dopo aver delineato una strategia di sollecito di pagamento, se il cliente non è disposto a pagare, è essenziale comunicargli le conseguenze del ritardato pagamento e del mancato pagamento.

Metti chiaramente le conseguenze nel sollecito di pagamento in modo che il cliente si aspetti facilmente i risultati. Ad esempio, addebiterai gli interessi sull'importo dovuto, intraprenderai un'azione legale e consegnerai il caso all'agenzia di riscossione dei pagamenti.

Fornire metodi di pagamento convenienti

I solleciti di pagamento vengono inviati con lo scopo di convincere i clienti a pagare in tempo. Puoi rendere questo processo più efficiente e rapido aggiungendo una varietà di metodi di pagamento alla posta. Puoi anche fornire un link di pagamento e può essere un'ottima soluzione sia per il cliente che per te. Quindi, non dimenticare di fornire comode opzioni di pagamento ai tuoi clienti per un facile sdoganamento.

Usa gli strumenti avanzati per pianificare le email

Se non hai mappato i promemoria del periodo, i promemoria di pagamento automatici sono la soluzione migliore per spingere i tuoi clienti. In questo modo, puoi mantenere la coerenza dei tuoi messaggi ed è meglio di un invio di massa. È possibile utilizzare strumenti avanzati o sistemi di pianificazione automatizzati con una procedura di follow-up. Questo ricorderà al cliente il pagamento senza bombardare i messaggi o renderlo frustrato.

4 modelli di promemoria di pagamento gratuiti

Ora sai come scrivere un sollecito di pagamento appropriato, quindi diamo una breve occhiata ai modelli per facilitare il tuo lavoro!

Promemoria di pagamento prima di una settimana dalla data di scadenza

Riga oggetto : Nome dell'azienda con fattura xxxx | Data

Corpo :

Salve (nome cliente),

Spero che tu stia bene! Questo è solo un promemoria che il pagamento di XXXX (importo del pagamento) per la fattura XXXX (numero fattura) è dovuto il XXXX (data).

Per tuo riferimento, allego qui la fattura (link alla fattura). Puoi effettuare il pagamento utilizzando il link oltre che tramite carta di credito.

Si prega di rivedere la fattura una volta e di farmi sapere se avete domande.

Cordiali saluti,

(Nome del mittente)

(Nome e dettagli dell'azienda)

Promemoria di pagamento alla data di scadenza

Riga oggetto : Nome dell'azienda con fattura XXXX in scadenza oggi | Azione richiesta

Corpo :

Salve (nome cliente),

Spero che tu stia bene! Questo è un promemoria amichevole per informarla che il suo pagamento di XXXX (importo del pagamento) è dovuto oggi. Ho riallegato la fattura per vostro riferimento. Puoi pagare tramite link di pagamento, bonifico bancario, carta di credito e PayPal a tuo piacimento.

Sentiti libero di contattarmi per qualsiasi dubbio.

Cordiali saluti,

(Nome del mittente)

(Nome e dettagli dell'azienda)

Promemoria di pagamento dopo una settimana dalla data di scadenza

Riga oggetto : Il nome dell'azienda con fattura XXXX è in ritardo di una settimana | Azione richiesta

Corpo :

Salve (nome cliente),

Spero che tu stia andando alla grande! Ti scrivo questa mail per informarti che la tua fattura XXXX inviata il (datata una settimana fa) è scaduta da una settimana. Siamo preoccupati se hai ricevuto la fattura o meno. Ho riallegato la fattura qui per tua comodità.

Ti chiedo di effettuare immediatamente il pagamento prima di intensificare la questione. Se hai già effettuato il pagamento, ignora questa mail.

Cordiali saluti,

(Nome del mittente)

(Nome e dettagli dell'azienda)

Promemoria di pagamento dopo 30 giorni dalla data di scadenza

Riga oggetto : Nome dell'azienda| È richiesta un'azione immediata, la fattura XXXX è scaduta da un mese

Corpo :

Salve (Nome cliente),

Ti ho inviato un paio di email, ma il pagamento in sospeso di XXXX (importo del pagamento) per la fattura numero XXXX non è ancora stato pagato. Questa è la mia ultima chiamata e se non ricevo il pagamento entro (data), dovrò intraprendere le azioni richieste.

Ho riallegato la fattura e il link di pagamento per tua comodità. Gentilmente, contattami se hai domande o dubbi.

Cordiali saluti,

(Nome del mittente)

(Nome e dettagli dell'azienda)

Linea di fondo

L'invio di solleciti di pagamento è un'ottima pratica commerciale per spingere i clienti a pagare il conto in sospeso. Durante l'invio dei solleciti di pagamento, assicurati che il cliente riceva tutti i dettagli necessari per effettuare un pagamento facile.

Inoltre, sii professionale e comprendi gli scenari di non pagare il conto senza fare pressione su di loro. Con l'aiuto dei suddetti suggerimenti, puoi facilmente convincere il tuo debitore a pagare il conto in tempo. In definitiva, costruirà un buon rapporto e aumenterà le vendite della tua attività.