Cara Menulis Pengingat Pembayaran yang Berguna - Tip dan Template

Menjalankan bisnis dengan sukses bukanlah hal yang mudah, karena ada beberapa aspek tidak menyenangkan yang perlu Anda kelola. Mengejar klien untuk tagihan yang belum dibayar adalah tugas paling mendebarkan yang dihadapi satu bisnis cepat atau lambat. Untungnya, dengan pengingat pembayaran , Anda dapat menginformasikan dan meminta klien membayar sisa tagihan tepat waktu.

Dengan faktur yang dibayar tepat waktu, bisnis dapat memperoleh pendapatan dan pertumbuhan yang lebih baik. Sekarang, Anda mungkin bertanya-tanya bagaimana cara mendekati klien untuk tagihan terutang, berapa banyak kelonggaran yang harus Anda berikan kepada klien Anda, kapan harus meningkatkan permintaan pembayaran Anda, dan banyak lagi.

Lanjutkan dengan artikel ini, karena di sini kami memberikan tip efektif untuk menulis pengingat pembayaran profesional kepada klien Anda, bersama dengan templat untuk menghindari pembayaran terlambat.

Apa itu Pengingat Pembayaran

Sebelum masuk lebih dalam, ketahui dulu apa itu reminder pembayaran, untuk pemahaman yang lebih baik. Pengingat pembayaran adalah pemberitahuan tertulis yang diberikan oleh perusahaan kepada klien mereka jika pembayaran mereka terlambat atau tidak dibayar. Biasanya, itu dikirim melalui email, SMS, surat, atau pos yang hanya mengingatkan pelanggan untuk membayar jumlah yang disepakati untuk membayar tagihan.

Selain itu, pengingat pembayaran profesional harus selalu menyertakan beberapa detail mendasar. Rincian atau informasi tergantung pada hubungan perusahaan dengan kliennya atau jenis kontraknya.

Nama perusahaan, detail kontrak, total saldo, tanggal jatuh tempo, dan invoice terlampir adalah detail penting yang harus ada dalam reminder pembayaran. Akta tambahan juga dapat ditambahkan, seperti suku bunga, kuitansi, metode pembayaran yang diterima, dan lainnya.

Tips Membuat Pengingat Pembayaran yang Efektif

Berikut adalah tip efektif untuk menulis pengingat pembayaran yang sempurna sehingga Anda akan dibayar.

Jadilah Profesional

Profesionalisme sangat penting dalam segala bidang dan saat Anda menulis pengingat pembayaran, jadilah profesional. Pemboman pesan dapat membuat klien Anda frustrasi; karenanya, tindak lanjuti dengan cara profesional untuk meminta pembayaran kepada klien Anda. Tunjukkan empati di pengingat pertama Anda, dan pastikan surat yang Anda kirim bermerek.

Ingatlah bahwa klien Anda mungkin memiliki niat untuk membayar tetapi sibuk, jadi mulailah dengan perkenalan yang sopan. Misalnya, hindari pernyataan yang memaksa atau ringan seperti "Anda harus membayar pada tanggal ini". Anda cukup menulis, "Tanggal jatuh tempo pembayaran Anda adalah ini." Ia bekerja dan menunjukkan profesionalisme.

Sertakan Setiap Detail Faktur

Pada langkah ini, Anda perlu memastikan bahwa pengingat pembayaran mencakup semua yang ada di faktur. Sangat penting untuk pembayaran tepat waktu dari klien.

Nama resmi perusahaan, nama resmi klien, alamat pelanggan, nomor dan tanggal invoice, nomor pelanggan, tanggal jatuh tempo invoice, jumlah saldo, tanggal email/surat/SMS yang Anda kirim, jumlah tunggakan, layanan/produk yang Anda disediakan dan rincian kontrak harus disertakan dalam pengingat pembayaran . Berkomunikasi dengan nada profesional seperti bisnis.

Tulis baris subjek yang jelas

Baris subjek adalah hal pertama yang diperhatikan oleh penerima, jadi pastikan untuk menggunakan baris subjek yang deskriptif dan jelas dalam pengingat pembayaran. Baris subjek yang jelas menghilangkan kemungkinan melewatkan email secara tidak sengaja.

Rancang baris subjek yang memahami semua detail faktur, misalnya, nomor faktur dan tanggal jatuh tempo, sehingga penerima tidak akan membuka kotak surat dan langsung melihat semua hal yang disebutkan di kotak masuk.

Tips tambahan, ada baiknya menulis pengingat pertama, pengingat kedua, dan lainnya untuk tindak lanjut yang tepat, karena ada kemungkinan debitur akan menunda pengingat pembayaran.

Pertahankan Salinan Singkat & Langsung

Email yang panjang dan terlalu detail sering kali tidak berguna karena tidak ada gunanya mengisi banyak halaman atau menulis email tanpa akhir. Seperti yang kami katakan di atas, menggunakan nada profesional dan menunjukkan empati sangat penting, jadi jangan kehilangan kendali atas surat dan tulis pesan singkat di pengingat pembayaran. Pertahankan salinan Anda tetap sederhana dan beri tahu mereka tentang tanggal jatuh tempo, karena tidak ada yang akan membaca surat panjang Anda.

Lampirkan kembali Salinan Faktur

Saat Anda mengirim pengingat pembayaran ke klien Anda, jangan lupa melampirkan kembali faktur ke surat. Ada kemungkinan pelanggan salah menempatkan atau tidak sengaja menghapus faktur dari kotak masuk mereka. Jadi, melampirkan faktur ke surat membuat proses pembayaran menjadi sederhana dan lancar. Plus, itu juga memberi tahu klien tentang layanan dan jumlahnya.

Menguraikan Syarat & Hasil Pembayaran

Biasanya, pengingat pembayaran dikirim ke klien terlebih dahulu untuk tidak mengenakan penalti dan mendapatkan pembayaran tepat waktu. Namun setelah memetakan strategi pengingat pembayaran, jika klien tidak mau membayar, penting untuk memberi tahu mereka konsekuensi keterlambatan pembayaran dan tidak membayar.

Taruh konsekuensinya dengan jelas di pengingat pembayaran sehingga pelanggan mudah mengharapkan hasilnya. Misalnya, Anda akan membebankan bunga atas jumlah terutang, akan mengambil tindakan hukum, dan menyerahkan kasus tersebut ke agen penagihan pembayaran.

Menyediakan Metode Pembayaran yang Nyaman

Pengingat pembayaran dikirimkan dengan tujuan agar pelanggan dapat membayar tepat waktu. Anda dapat membuat proses ini lebih efisien dan cepat dengan menambahkan berbagai metode pembayaran melalui pos. Anda juga dapat memberikan tautan pembayaran, dan itu bisa menjadi solusi yang bagus untuk klien dan Anda. Jadi, jangan lupa untuk memberikan opsi pembayaran yang nyaman kepada pelanggan Anda agar mudah dibersihkan.

Gunakan Alat Lanjutan untuk Menjadwalkan Email

Jika Anda belum memetakan pengingat periode, pengingat pembayaran otomatis adalah solusi terbaik untuk mendorong pelanggan Anda. Dengan cara ini, Anda dapat menjaga konsistensi pesan Anda, dan ini lebih baik daripada pengiriman massal. Anda dapat menggunakan alat canggih atau sistem penjadwalan otomatis dengan prosedur tindak lanjut. Ini akan mengingatkan klien tentang pembayaran tanpa membombardir pesan atau membuat mereka frustrasi.

4 Template Pengingat Pembayaran Gratis

Sekarang Anda mendapatkan cara menulis pengingat pembayaran yang tepat, jadi mari kita lihat sekilas template untuk memudahkan pekerjaan Anda!

Pengingat Pembayaran Sebelum Satu Minggu Tanggal Jatuh Tempo

Subject Line : Nama perusahaan beserta invoice xxxx | Tanggal

Tubuh :

Halo (Nama klien),

Saya harap Anda baik-baik saja! Ini hanya pengingat bahwa pembayaran XXXX (jumlah pembayaran) untuk faktur XXXX (nomor faktur) jatuh tempo pada XXXX (tanggal).

Untuk referensi Anda, saya telah melampirkan faktur di sini (tautan faktur). Anda dapat melakukan pembayaran menggunakan tautan maupun melalui kartu kredit.

Harap tinjau faktur sekali dan beri tahu saya jika Anda memiliki pertanyaan.

Salam hangat,

(Nama pengirim)

(Nama dan detail perusahaan)

Pengingat Pembayaran Pada Tanggal Jatuh Tempo

Subject Line : Nama perusahaan dengan faktur XXXX jatuh tempo hari ini | Diperlukan tindakan

Tubuh :

Halo (Nama klien),

Saya harap Anda baik-baik saja! Ini adalah pengingat ramah untuk memberi tahu Anda bahwa pembayaran Anda sebesar XXXX (jumlah pembayaran) jatuh tempo hari ini. Saya telah melampirkan kembali faktur untuk referensi Anda. Anda dapat membayar melalui tautan pembayaran, transfer bank, kartu kredit, dan PayPal sesuai keinginan Anda.

Jangan ragu untuk menghubungi saya jika ada masalah.

Salam hangat,

(Nama pengirim)

(Nama dan detail perusahaan)

Pengingat Pembayaran Setelah Seminggu Dari Tanggal Jatuh Tempo

Subject Line : Nama perusahaan dengan invoice XXXX sudah lewat seminggu | Diperlukan tindakan

Tubuh :

Halo (Nama klien),

Saya harap Anda baik-baik saja! Saya menulis email ini untuk memberi tahu Anda bahwa faktur XXXX Anda yang dikirim pada (tanggal seminggu yang lalu) sudah lewat seminggu. Kami khawatir tentang apakah Anda telah menerima faktur atau tidak. Saya telah melampirkan kembali faktur di sini untuk kenyamanan Anda.

Saya meminta Anda segera melakukan pembayaran sebelum mengeskalasi masalah ini. Jika Anda sudah melakukan pembayaran, harap abaikan email ini.

Salam hangat,

(Nama pengirim)

(Nama dan detail perusahaan)

Reminder Pembayaran Setelah 30 Hari Dari Tanggal Jatuh Tempo

Subject Line : Nama Perusahaan| Diperlukan Tindakan Segera, faktur XXXX terlambat satu bulan

Tubuh :

Halo (Nama klien),

Saya telah mengirimi Anda beberapa kali, tetapi pembayaran terutang sebesar XXXX (jumlah pembayaran) untuk nomor faktur XXXX masih belum dibayar. Ini adalah panggilan terakhir saya, dan jika saya tidak mendapatkan pembayaran pada (tanggal), saya harus mengambil tindakan yang diperlukan.

Saya telah memasang kembali tautan faktur dan pembayaran untuk kenyamanan Anda. Silakan hubungi saya jika Anda memiliki pertanyaan atau masalah.

Salam hangat,

(Nama pengirim)

(Nama dan detail perusahaan)

Intinya

Mengirim pengingat pembayaran adalah praktik bisnis yang bagus untuk mendorong klien membayar tagihan terutang. Saat mengirimkan pengingat pembayaran, pastikan bahwa klien mendapatkan semua detail yang diperlukan untuk melakukan pembayaran dengan mudah.

Selain itu, bersikaplah profesional dan pahami skenario tidak membayar tagihan tanpa menekan mereka. Dengan bantuan tip-tip tersebut di atas, Anda dapat dengan mudah meyakinkan debitur Anda untuk membayar tagihan tepat waktu. Pada akhirnya, itu akan membangun hubungan yang baik dan meningkatkan penjualan bisnis Anda.