Yararlı Bir Ödeme Hatırlatıcısı Nasıl Yazılır - İpuçları ve Şablonlar

Bir işi başarılı bir şekilde yürütmek çocuk oyuncağı değildir, çünkü yönetmeniz gereken pek çok nahoş yön vardır. Ödenmemiş faturalar için müşteri kovalamak, bir işletmenin er ya da geç karşılaşacağı en heyecan verici görevdir. Neyse ki, bir ödeme hatırlatıcısı ile müşteriyi bilgilendirebilir ve kalan faturaları zamanında ödemesini isteyebilirsiniz.

Zamanında ödenen faturalarla, bir işletme daha iyi gelir ve büyüme elde edebilir. Şimdi, bir müşteriye ödenmemiş faturalar için nasıl yaklaşacağınızı, müşterinize ne kadar hareket alanı tanımanız gerektiğini, ödeme talebinizi ne zaman ileteceğinizi ve daha fazlasını merak ediyor olabilirsiniz.

Geç ödemeleri önlemek için şablonların yanı sıra müşterilerinize profesyonel bir ödeme hatırlatıcısı yazmak için etkili ipuçları bulduğumuz için bu makaleye devam edin.

Ödeme Hatırlatıcı Nedir?

Derinlemesine girmeden önce, daha iyi anlamak için bir ödeme hatırlatıcısının tam olarak ne olduğunu öğrenin. Ödeme hatırlatması, bir şirketin müşterilerine ödemelerinin geciktiği veya ödenmediği durumlarda verdiği yazılı bir bildirimdir. Tipik olarak, müşteriye faturada ödemeyi kabul ettiği tutarı ödemesini hatırlatan e-posta, SMS, mektup veya posta yoluyla gönderilir.

Ayrıca, profesyonel bir ödeme hatırlatıcısı her zaman bazı temel ayrıntıları içermelidir. Ayrıntılar veya bilgiler, bir şirketin müşterileriyle olan ilişkisine veya sözleşme türüne bağlıdır.

Şirketin adı, sözleşme detayları, toplam bakiye, vade tarihi ve ekli fatura, bir ödeme hatırlatıcısında olması gereken hayati detaylardır. Faiz oranı, makbuz, kabul edilen ödeme yöntemleri ve daha fazlası gibi ek işler de eklenebilir.

Etkili Bir Ödeme Hatırlatma Yapmanın İpuçları

Sonunda size ödeme yapılması için mükemmel bir ödeme hatırlatıcısı yazmaya yönelik etkili ipuçlarını burada bulabilirsiniz.

Profesyonel ol

Profesyonellik her alanda çok önemlidir ve bir ödeme hatırlatıcısı yazarken profesyonel olun. Bir mesaj bombardımanı müşterilerinizi hüsrana uğratabilir; bu nedenle, müşterilerinize ödemeleri sormanın profesyonel bir yolunu takip edin. İlk hatırlatıcınızda empati gösterin ve gönderdiğiniz postanın markalı olduğundan emin olun.

Müşterinizin ödeme niyetinde olabileceğini ancak meşgul olabileceğini unutmayın, bu nedenle kibar bir girişle başlayın. Örneğin, "Bu tarihte ödemeniz gerekiyor" gibi ısrarcı veya hafif ifadelerden kaçının. "Son ödeme tarihiniz bu" yazabilirsiniz. Çalışır ve profesyonellik gösterir.

Faturanın Her Ayrıntısını Dahil Edin

Bu adımda, ödeme hatırlatıcısının faturadaki her şeyi kapsadığından emin olmanız gerekir. Müşteriden zamanında ödeme için gereklidir.

Şirketin yasal adı, müşterinin yasal adı, müşterinin adresi, fatura numarası ve tarihi, müşteri numarası, faturanın son ödeme tarihi, bakiye tutarı, gönderdiğiniz e-posta/mektubun/SMS tarihi, gecikmiş tutar, aldığınız hizmetler/ürünler sağlanan ve sözleşme detayları ödeme hatırlatıcısına dahil edilmelidir. Profesyonel bir tonla iş gibi iletişim kurun.

Net Bir Konu Satırı Yazın

Konu satırı, alıcının ilk fark ettiği şeydir, bu nedenle ödeme hatırlatıcısında açıklayıcı ve anlaşılır bir konu satırı kullandığınızdan emin olun. Net bir konu satırı, e-postayı yanlışlıkla atlama olasılığını ortadan kaldırır.

Alıcının posta kutusunu açmaması ve gelen kutusunda bahsedilen her şeye anında göz atmaması için, fatura numarası ve vade tarihi gibi tüm fatura ayrıntılarını içeren bir konu satırı taslağı oluşturun.

Ek bir ipucu, borçlunun ödeme hatırlatıcısını geciktirmesi olası olduğundan, kesin bir takip için ilk hatırlatıcıyı, ikinci hatırlatıcıyı ve daha fazlasını yazmak harikadır.

Metni Kısa ve Anlaşılır Tutun

Uzun ve aşırı ayrıntılı postalar genellikle değersizdir, çünkü birçok sayfayı doldurmanın veya sonsuz posta yazmanın bir anlamı yoktur. Yukarıda da söylediğimiz gibi, profesyonel bir üslup kullanmak ve empati göstermek çok önemlidir, bu nedenle posta üzerindeki kontrolünüzü kaybetmeyin ve ödeme hatırlatıcısına kısa bir mesaj yazın. Metninizi açık tutun ve uzun mektubunuzu kimse okumayacağından onlara teslim tarihini bildirin.

Faturanın Kopyasını Yeniden Ekleyin

Müşterinize bir ödeme hatırlatıcısı gönderirken faturayı postaya yeniden eklemeyi unutmayın. Müşterinin faturayı gelen kutusundan yanlış yere koyması veya yanlışlıkla silmesi mümkündür. Bu nedenle, postaya bir fatura eklemek, ödeme sürecini basit ve sorunsuz hale getirir. Ayrıca müşteriyi hizmetler ve bunların miktarı hakkında da bilgilendirir.

Ödeme Koşullarını ve Sonuçlarını Ayrıntılı Şekilde İnceleyin

Genellikle müşterilere cezai işlem uygulanmaması ve ödemenin zamanında alınması için öncelikle ödeme hatırlatmaları gönderilir. Ancak, bir ödeme hatırlatma stratejisi belirledikten sonra, eğer müşteri ödemeye istekli değilse, onlara geç ödemenin ve ödememenin sonuçlarını anlatmak önemlidir.

Müşterinin sonuçları kolayca beklemesi için sonuçları ödeme hatırlatıcısında açıkça belirtin. Örneğin, ödenmemiş tutara faiz uygulayacak, yasal işlem başlatacak ve davayı ödeme tahsilat kurumuna devredeceksiniz.

Uygun Ödeme Yöntemleri Sunun

Müşterileri zamanında ödemeye teşvik etmek amacıyla ödeme hatırlatmaları gönderilmektedir. Postaya çeşitli ödeme yöntemleri ekleyerek bu süreci daha verimli ve hızlı hale getirebilirsiniz. Ayrıca bir ödeme bağlantısı sağlayabilirsiniz ve bu hem müşteri hem de sizin için harika bir çözüm olabilir. Bu nedenle, kolay gümrükleme için müşterilerinize uygun ödeme seçenekleri sunmayı unutmayın.

E-postaları Planlamak için Gelişmiş Araçları Kullanın

Dönem hatırlatıcılarını planlamadıysanız, müşterilerinizi dürtmek için en iyi çözüm otomatik ödeme hatırlatıcılarıdır. Bu şekilde, mesajlarınızın tutarlılığını koruyabilirsiniz ve bu, toplu postalamadan daha iyidir. Bir takip prosedürü ile gelişmiş araçları veya otomatik planlama sistemlerini kullanabilirsiniz. Bu, mesajları bombardımana tutmadan veya onları hüsrana uğratmadan müşteriye ödemeyi hatırlatacaktır.

4 Ücretsiz Ödeme Hatırlatma Şablonu

Artık uygun bir ödeme hatırlatıcısını nasıl yazacağınızı öğrendiniz, bu nedenle işinizi kolaylaştırmak için şablonlara kısa bir göz atalım!

Son Ödeme Tarihinden Bir Hafta Önce Ödeme Hatırlatma

Konu Satırı : Faturalı Firma Adı xxxx | Tarih

Gövde :

Merhaba (Müşteri adı),

Umarım iyisindir! Bu, XXXX (fatura numarası) faturası için XXXX (ödeme tutarı) ödemesinin XXXX (tarih) tarihinde yapılması gerektiğini hatırlatır.

Referans olması için faturayı buraya ekledim (fatura bağlantısı). Ödemeyi link üzerinden yapabileceğiniz gibi kredi kartı ile de yapabilirsiniz.

Lütfen faturayı bir kez inceleyin ve herhangi bir sorunuz varsa bana bildirin.

Sevgilerimle,

(Gönderenin adı)

(Şirketin adı ve detayları)

Son Ödeme Tarihinde Ödeme Hatırlatma

Konu Satırı : XXXX faturası bugün olan şirket adı | Eylem Gerekli

Gövde :

Merhaba (Müşteri adı),

Umarım iyisindir! Bu, XXXX (ödeme tutarı) tutarındaki ödemenizin bugün yapılması gerektiğini size bildirmek için dostane bir hatırlatmadır. Bakmanız için faturayı yeniden iliştirdim. Ödeme bağlantısı, banka havalesi, kredi kartı ve PayPal ile istediğiniz zaman ödeme yapabilirsiniz.

Herhangi bir endişeniz olduğunda bana ulaşmaktan çekinmeyin.

Sevgilerimle,

(Gönderenin adı)

(Şirketin adı ve detayları)

Son Ödeme Tarihinden Bir Hafta Sonra Ödeme Hatırlatma

Konu Satırı : XXXX faturalı şirketin adı vadesi bir hafta geçmiş | Eylem Gerekli

Gövde :

Merhaba (Müşteri adı),

Umarım harikasındır! Bu e-postayı, XXXX tarihinde gönderilen (bir hafta önceye ait) faturanızın bir hafta geciktiğini bildirmek için yazıyorum. Faturayı alıp almadığınızla ilgileniyoruz. Size kolaylık olması için faturayı buraya yeniden iliştirdim.

Konuyu büyütmeden hemen ödemenizi yapmanızı rica ederim. Ödemeyi yaptıysanız lütfen bu maili dikkate almayınız.

Sevgilerimle,

(Gönderenin adı)

(Şirketin adı ve detayları)

Son Ödeme Tarihinden 30 Gün Sonra Ödeme Hatırlatma

Konu Satırı : Şirketin adı| Acil İşlem gerekli, XXXX faturasının vadesi bir ay geçmiş

Gövde :

Merhaba (Müşteri adı),

Size birkaç kez posta gönderdim, ancak XXXX numaralı fatura için ödenmemiş XXXX (ödeme tutarı) ödemesi hâlâ yapılmadı. Bu benim son çağrım ve ödemeyi (tarih) tarihine kadar almazsam gerekli işlemleri yapmak zorunda kalacağım.

Size kolaylık olması için fatura ve ödeme bağlantısını yeniden ekledim. Herhangi bir sorunuz veya endişeniz varsa lütfen bana ulaşın.

Sevgilerimle,

(Gönderenin adı)

(Şirketin adı ve detayları)

Sonuç olarak

Ödeme hatırlatıcıları göndermek, müşterileri ödenmemiş faturayı ödemeye zorlamak için harika bir iş uygulamasıdır. Ödeme hatırlatıcılarını gönderirken, müşterinin kolay bir ödeme yapmak için gerekli tüm bilgileri aldığından emin olun.

Ayrıca, profesyonel olun ve faturayı ödememe senaryolarını onlara baskı yapmadan anlayın. Bahsi geçen ipuçlarının yardımıyla, borçlunuzu faturayı zamanında ödemeye kolayca ikna edebilirsiniz. Sonuçta, iyi bir ilişki kuracak ve ticari satışlarınızı artıracaktır.