如何编写有用的付款提醒 - 提示和模板

成功经营一家企业并非易事，因为您需要管理好几个不愉快的方面。 追回未付发票的客户是企业迟早要面临的最激动人心的任务。 值得庆幸的是，通过付款提醒，您可以通知并提示客户按时支付剩余的账单。

通过按时支付发票，企业可以获得更好的收入和增长。 现在，您可能想知道如何就未付账单与客户联系、您应该给客户多少回旋余地、何时升级您的付款请求等等。

继续阅读这篇文章，因为我们在这里提出了有效的提示，可以为您的客户编写专业的付款提醒，以及避免延迟付款的模板。

什么是付款提醒

在深入之前，先了解一下什么是付款提醒，以便更好地理解。 付款提醒是公司在付款逾期或未付款时向客户发出的书面通知。 通常，它通过电子邮件、短信、信件或邮寄发送，只是提醒客户支付发票上同意支付的金额。

此外，专业的付款提醒应始终包含一些基本细节。 详细信息或信息取决于公司与其客户的关系或合同类型。

公司名称、合同详细信息、总余额、到期日和随附的发票是付款提醒中应包含的重要详细信息。 还可以添加其他行为，例如利率、收据、接受的付款方式等。

进行有效付款提醒的技巧

以下是编写完美付款提醒的有效提示，以便您最终获得付款。

专业一点

专业精神在每个领域都很重要，当你写付款提醒时，要专业。 消息的轰炸会让您的客户感到沮丧； 因此，请以专业的方式跟进，要求您的客户付款。 在您的第一个提醒中表现出同理心，并确保您发送的邮件带有品牌标识。

请记住，您的客户可能有意付款但很忙，因此请从礼貌的介绍开始。 例如，避免强硬或温和的陈述，例如“您需要在这个日期付款”。 你可以简单地写，“你的付款到期日是这个。” 它有效并显示出专业精神。

包括发票的每个细节

在此步骤中，您需要确保付款提醒涵盖发票上的所有内容。 客户及时付款至关重要。

公司的法定名称、客户的法定名称、客户的地址、发票编号和日期、客户编号、发票到期日、余额、您发送的电子邮件/信件/短信的日期、逾期金额、您提供的服务/产品提供的合同细节应包含在付款提醒中。 以公事公办的专业语气进行交流。

写一个明确的主题行

主题行是收件人注意到的第一件事，因此请确保在付款提醒中使用描述性和清晰的主题行。 清晰的主题行消除了错误跳过电子邮件的可能性。

起草包含所有发票详细信息的主题行，例如发票编号和截止日期，这样收件人就不会打开邮箱并立即查看收件箱中提到的全部内容。

一个额外的提示，最好写第一条提醒，第二条提醒，以及更多以便精确跟进，因为债务人可能会延迟付款提醒。

保持文案简洁明了

冗长且过于详细的邮件通常是无用的，因为填写很多页面或写没完没了的邮件是没有意义的。 正如我们上面所说，使用专业的语气和表现出同理心是至关重要的，所以不要失去对邮件的控制并在付款提醒中写一条简短的信息。 保持您的副本简单明了，并简单地告知他们截止日期，因为没有人会阅读您冗长的信件。

重新附上发票副本

当您向客户发送付款提醒时，不要忘记将发票重新附在邮件中。 客户可能会将发票放错地方或不小心将其从收件箱中删除。 因此，在邮件中附上发票可以使付款过程简单顺畅。 此外，它还会告知客户有关服务及其金额的信息。

详细说明付款条件和结果

通常，首先会向客户发送付款提醒，以免对他们处以罚款并按时收到付款。 但是在制定了付款提醒策略后，如果客户不愿意付款，则必须告诉他们延迟付款和不付款的后果。

将后果清楚地写在付款提示中，以便客户轻松预期结果。 例如，您将对未付金额收取利息，将采取法律行动，并将案件移交给收款机构。

提供便捷的支付方式

发送付款提醒的目的是促使客户按时付款。 您可以通过在邮件中添加多种付款方式来使此过程更加高效和快速。 您还可以提供付款链接，这对客户和您来说都是一个很好的解决方案。 因此，不要忘记为您的客户提供方便的付款方式，以便轻松清关。

使用高级工具安排电子邮件

如果您还没有制定周期提醒，自动付款提醒是吸引客户的最佳解决方案。 这样，您可以保持邮件的一致性，并且比群发邮件更好。 您可以将高级工具或自动调度系统与后续程序结合使用。 这将提醒客户付款，而不会轰炸消息或让他们感到沮丧。

4 个免费付款提醒模板

现在您了解了如何编写适当的付款提醒，所以让我们快速浏览一下模板以简化您的工作！

到期前一周付款提醒

主题行：带发票的公司名称 xxxx | 日期

身体：

您好（客户名称），

我希望你过得好！ 这只是提醒，发票 XXXX（发票编号）的 XXXX（付款金额）的付款应在 XXXX（日期）到期。

供您参考，我已在此处附上发票（发票链接）。 您可以使用链接或信用卡付款。

请查看发票一次，如果您有任何疑问，请告诉我。

温暖的问候，

（发件人姓名）

（公司名称和详细信息）

到期付款提醒

主题行：公司名称以及今天到期的发票 XXXX | 需要采取的行动

身体：

您好（客户名称），

我希望你过得好！ 这是一条友情提醒，通知您您的付款 XXXX（付款金额）将于今天到期。 我已重新附上发票供您参考。 您可以在方便时通过支付链接、银行转账、信用卡和 PayPal 进行支付。

如有任何疑虑，请随时与我联系。

温暖的问候，

（发件人姓名）

（公司名称和详细信息）

到期日一周后付款提醒

主题行：带有发票 XXXX 的公司名称逾期一周 | 需要采取的行动

身体：

您好（客户名称），

我希望你做得很好！ 我写这封邮件是为了通知您，您于 XXXX 日（日期为一周前）发送的发票已逾期一周。 我们关心的是您是否收到了发票。 为方便起见，我已将发票重新附在此处。

我要求您在升级问题之前立即付款。 如果您已经付款，请忽略此邮件。

温暖的问候，

（发件人姓名）

（公司名称和详细信息）

到期日 30 天后付款提醒

主题行：公司名称| 需要立即采取行动，发票 XXXX 逾期一个月

身体：

您好（客户名称），

我已经给你寄了几次信，但发票号 XXXX 的欠款 XXXX（付款金额）仍未支付。 这是我的最后一次通话，如果我没有在（日期）之前收到付款，我将不得不采取必要的措施。

为了您的方便，我重新附上了发票和付款链接。 如果您有任何问题或疑虑，请与我联系。

温暖的问候，

（发件人姓名）

（公司名称和详细信息）

底线

发送付款提醒是一种很好的商业实践，可以促使客户支付未付账单。 在发送付款提醒时，请确保客户获得所有必要的详细信息以轻松付款。

此外，要专业并了解在不向他们施加压力的情况下不支付账单的情况。 借助上述提示，您可以轻松说服债务人按时支付账单。 最终，它将建立良好的关系并促进您的业务销售。