كيف تكتب تذكيرًا مفيدًا بالدفع - نصائح وقوالب

إن إدارة الأعمال التجارية بنجاح ليس بالأمر السهل ، حيث توجد العديد من الجوانب غير السارة التي تحتاج إلى إدارتها. إن مطاردة العملاء للحصول على فواتير غير مدفوعة هي أكثر المهام إثارة التي يواجهها نشاط تجاري ما عاجلاً أم آجلاً. لحسن الحظ ، مع تذكير بالدفع ، يمكنك إبلاغ العميل ومطالبة العميل بدفع الفواتير المتبقية في الوقت المحدد.

مع دفع الفواتير في الوقت المحدد ، يمكن للأعمال التجارية تحقيق إيرادات ونمو أفضل. الآن ، قد تتساءل عن كيفية التعامل مع العميل بشأن الفواتير المستحقة ، ومدى الفسحة التي يجب أن تمنحها لعميلك ، ومتى يتم تصعيد طلب الدفع الخاص بك ، وأكثر من ذلك.

استمر في متابعة هذه المقالة ، حيث توصلنا هنا إلى نصائح فعالة لكتابة تذكير دفع احترافي لعملائك ، إلى جانب قوالب لتجنب المدفوعات المتأخرة.

ما هو تذكير الدفع

قبل الخوض في التعمق ، فقط تعرف بالضبط ما هو تذكير الدفع ، من أجل فهم أفضل. تذكير الدفع هو إشعار كتابي تقدمه الشركة لعملائها إذا تأخر دفعهم أو لم يتم دفعه. عادةً ما يتم إرسالها عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل القصيرة أو الرسائل أو البريد الذي يذكّر العميل ببساطة بدفع المبلغ المتفق على دفعه في الفاتورة.

علاوة على ذلك ، يجب أن يتضمن تذكير الدفع الاحترافي دائمًا بعض التفاصيل الأساسية. تعتمد التفاصيل أو المعلومات على علاقة الشركة بعملائها أو نوع العقد.

اسم الشركة وتفاصيل العقد والرصيد الإجمالي وتاريخ الاستحقاق والفاتورة المرفقة هي التفاصيل الحيوية التي يجب أن تكون في تذكير الدفع. يمكن أيضًا إضافة صكوك إضافية ، مثل سعر الفائدة والإيصال وطرق الدفع المقبولة والمزيد.

نصائح لعمل تذكير دفع فعال

فيما يلي نصائح فعالة لكتابة تذكير بالدفع بشكل مثالي حتى تحصل على أموال في نهاية المطاف.

كن محترفًا

الاحتراف مهم جدًا في كل مجال ، وعندما تكتب تذكيرًا بالدفع ، كن محترفًا. يمكن أن يؤدي قصف الرسائل إلى إحباط عملائك ؛ ومن ثم ، تابع بطريقة احترافية لمطالبة عملائك بالمدفوعات. أظهر التعاطف في تذكيرك الأول ، وتأكد من أن البريد الذي ترسله يحمل علامة تجارية.

تذكر أن عميلك قد يكون لديه نية للدفع ولكنه مشغول ، لذا ابدأ بمقدمة مهذبة. على سبيل المثال ، تجنب العبارات الهابطة أو المعتدلة مثل "يتعين عليك الدفع في هذا التاريخ". يمكنك ببساطة كتابة "تاريخ استحقاق السداد هو هذا". إنه يعمل ويظهر الاحتراف.

قم بتضمين كل تفاصيل الفاتورة

في هذه الخطوة ، تحتاج إلى التأكد من أن تذكير الدفع يغطي كل شيء في الفاتورة. من الضروري الدفع في الوقت المناسب من العميل.

الاسم القانوني للشركة ، والاسم القانوني للعميل ، وعنوان العميل ، ورقم الفاتورة والتاريخ ، ورقم العميل ، وتاريخ استحقاق الفاتورة ، ومبلغ الرصيد ، وتاريخ البريد الإلكتروني / الخطاب / الرسائل القصيرة التي أرسلتها ، والمبلغ المتأخر ، والخدمات / المنتجات التي قمت بإرسالها المقدمة وتفاصيل العقد يجب تضمينها في تذكير الدفع . تواصل بنبرة احترافية مثل العمل.

اكتب سطر موضوع واضح

سطر الموضوع هو أول ما يلاحظه المستلم ، لذا تأكد من استخدام سطر موضوع وصفي وواضح في تذكير الدفع. يزيل سطر الموضوع الواضح فرص تخطي البريد الإلكتروني عن طريق الخطأ.

قم بصياغة سطر موضوع يشمل جميع تفاصيل الفاتورة ، على سبيل المثال ، رقم الفاتورة وتاريخ الاستحقاق ، بحيث لا يفتح المستلم صندوق البريد ويلقي نظرة فورية على كل ما هو مذكور في البريد الوارد.

نصيحة إضافية ، من الرائع كتابة التذكير الأول والتذكير الثاني والمزيد من أجل متابعة دقيقة ، حيث من الممكن أن يقوم المدين بتأخير تذكير الدفع.

احتفظ بنسخة موجزة ومباشرة

غالبًا ما تكون رسائل البريد الطويلة والمفصلة تافهة حيث لا معنى لملء العديد من الصفحات أو كتابة بريد لا نهاية له. كما قلنا أعلاه ، فإن استخدام نغمة احترافية وإظهار التعاطف أمر حيوي ، لذلك لا تفقد السيطرة على البريد وتكتب رسالة مختصرة في تذكير الدفع. احتفظ بنسختك مباشرة وأبلغهم ببساطة بتاريخ الاستحقاق ، حيث لن يقرأ أحد رسالتك الطويلة.

أعد إرفاق نسخة الفاتورة

عندما ترسل تذكيرًا بالدفع إلى عميلك ، لا تنس إعادة إرفاق الفاتورة بالبريد. من الممكن أن يخطئ العميل أو يحذف الفاتورة من صندوق الوارد الخاص به عن طريق الخطأ. لذا ، فإن إرفاق فاتورة بالبريد يجعل عملية الدفع سهلة وسلسة. بالإضافة إلى ذلك ، يُعلم العميل أيضًا بالخدمات ومقدارها.

استفاضة في شروط الدفع والنتائج

عادة ، يتم إرسال تذكيرات بالدفع في المقام الأول للعملاء لعدم فرض عقوبة عليهم والحصول على الدفع في الوقت المحدد. ولكن بعد رسم إستراتيجية تذكير بالدفع ، إذا لم يكن العميل على استعداد للدفع ، فمن الضروري إخباره بعواقب التأخر في السداد وعدم الدفع.

ضع النتائج بوضوح في تذكير الدفع حتى يتوقع العميل النتائج بسهولة. على سبيل المثال ، ستفرض فائدة على المبلغ المستحق ، وستتخذ الإجراءات القانونية ، وستسلم القضية إلى وكالة تحصيل المدفوعات.

توفير طرق دفع مناسبة

يتم إرسال تذكيرات الدفع بغرض حث العملاء على الدفع في الوقت المحدد. يمكنك جعل هذه العملية أكثر كفاءة وسرعة من خلال إضافة مجموعة متنوعة من طرق الدفع إلى البريد. يمكنك أيضًا توفير رابط دفع ، ويمكن أن يكون حلاً رائعًا لكل من العميل والعميل. لذلك ، لا تنس توفير خيارات دفع مريحة لعملائك لسهولة التخليص.

استخدم أدوات متقدمة لجدولة رسائل البريد الإلكتروني

إذا لم تكن قد حددت تذكيرات الفترة ، فإن تذكيرات الدفع الآلية هي أفضل حل لتنبيه عملائك. بهذه الطريقة ، يمكنك الحفاظ على تناسق رسائلك ، وهي أفضل من المراسلات الجماعية. يمكنك استخدام أدوات متقدمة أو أنظمة جدولة آلية مع إجراء متابعة. هذا سيذكر العميل بالدفع دون تفجير الرسائل أو إحباطها.

4 قوالب مجانية لتذكير الدفع

يمكنك الآن كتابة تذكير بالدفع مناسب ، لذا دعنا نلقي نظرة سريعة على القوالب لتسهيل عملك!

تذكير بالدفع قبل أسبوع من تاريخ الاستحقاق

سطر الموضوع : اسم الشركة مع الفاتورة xxxx | تاريخ

الجسم :

مرحبًا (اسم العميل) ،

اتمنى انك تبلي جيدا! هذا مجرد تذكير بأن دفعة XXXX (مبلغ الدفع) للفاتورة XXXX (رقم الفاتورة) مستحقة في XXXX (التاريخ).

لمعلوماتك ، لقد أرفقت الفاتورة هنا (رابط الفاتورة). يمكنك إجراء الدفع باستخدام الرابط وكذلك عبر بطاقة الائتمان.

يرجى مراجعة الفاتورة مرة واحدة وإخباري إذا كان لديك أي استفسارات.

تحياتي حارة،

(اسم المرسل)

(اسم وتفاصيل الشركة)

تذكير بالدفع في تاريخ الاستحقاق

سطر الموضوع : اسم الشركة مع الفاتورة XXXX المستحقة اليوم | الإجراء مطلوب

الجسم :

مرحبًا (اسم العميل) ،

اتمنى انك تبلي جيدا! هذا تذكير ودي لإبلاغك بأن دفعتك XXXX (مبلغ الدفع) مستحقة اليوم. لقد أعدت إرفاق الفاتورة للرجوع إليها. يمكنك الدفع من خلال رابط الدفع والتحويل المصرفي وبطاقة الائتمان و PayPal على راحتك.

لا تتردد في التواصل معي بشأن أي مخاوف.

تحياتي حارة،

(اسم المرسل)

(اسم وتفاصيل الشركة)

تذكير بالدفع بعد أسبوع من تاريخ الاستحقاق

سطر الموضوع : اسم الشركة مع الفاتورة XXXX متأخر عن موعد استحقاقه لمدة أسبوع | الإجراء مطلوب

الجسم :

مرحبًا (اسم العميل) ،

أتمنى أن تكون بخير! أكتب هذا البريد لإبلاغك بأن فاتورتك XXXX التي تم إرسالها (مؤرخة قبل أسبوع) قد تأخرت عن موعد استحقاقها بأسبوع. نحن قلقون بشأن ما إذا كنت قد تلقيت الفاتورة أم لا. لقد أعدت إرفاق الفاتورة هنا من أجل راحتك.

أطلب منك إجراء الدفع فورًا قبل تصعيد الأمر. إذا كنت قد سددت الدفعة بالفعل ، فيرجى تجاهل هذا البريد.

تحياتي حارة،

(اسم المرسل)

(اسم وتفاصيل الشركة)

تذكير بالدفع بعد 30 يومًا من تاريخ الاستحقاق

سطر الموضوع : اسم الشركة | مطلوب اتخاذ إجراء فوري ، فاتورة XXXX هي شهر متأخر

الجسم :

مرحبًا (اسم العميل) ،

لقد قمت بإرسال بريد إليك عدة مرات ، لكن المبلغ المستحق XXXX (مبلغ الدفع) للفاتورة رقم XXXX لم يتم دفعه بعد. هذه مكالمتي الأخيرة ، وإذا لم أحصل على الدفعة بحلول (التاريخ) ، فسيتعين علي اتخاذ الإجراءات المطلوبة.

لقد أعدت إرفاق الفاتورة ورابط الدفع لتسهيل الأمر عليك. يرجى التواصل معي إذا كان لديك أي أسئلة أو استفسارات.

تحياتي حارة،

(اسم المرسل)

(اسم وتفاصيل الشركة)

الحد الأدنى

يعد إرسال تذكيرات الدفع ممارسة تجارية رائعة لدفع العملاء لدفع الفاتورة المستحقة. أثناء إرسال تذكيرات الدفع ، تأكد من حصول العميل على جميع التفاصيل اللازمة لإجراء عملية دفع سهلة.

علاوة على ذلك ، كن محترفًا وافهم سيناريوهات عدم دفع الفاتورة دون الضغط عليهم. بمساعدة النصائح المذكورة أعلاه ، يمكنك بسهولة إقناع مدينك بدفع الفاتورة في الوقت المحدد. في النهاية ، ستبني علاقة جيدة وتعزز مبيعات عملك.