Cómo escribir un recordatorio de pago útil: consejos y plantillas

Dirigir un negocio con éxito no es pan comido, ya que hay varios aspectos desagradables que debe administrar. Perseguir clientes por facturas impagas es la tarea más emocionante a la que se enfrenta una empresa tarde o temprano. Afortunadamente, con un recordatorio de pago , puede informar y solicitar al cliente que pague las facturas restantes a tiempo.

Con las facturas pagadas a tiempo, una empresa puede obtener mejores ingresos y crecimiento. Ahora, puede que se pregunte cómo acercarse a un cliente para las facturas pendientes, cuánto margen de maniobra debe darle a su cliente, cuándo escalar su solicitud de pago y más.

Continúe con este artículo, ya que aquí le brindamos consejos efectivos para escribir un recordatorio de pago profesional para sus clientes, junto con plantillas para evitar pagos atrasados.

¿Qué es un recordatorio de pago?

Antes de profundizar, solo sepa exactamente qué es un recordatorio de pago, para una mejor comprensión. Un recordatorio de pago es una notificación escrita que da una empresa a su cliente si su pago está vencido o no se ha pagado. Por lo general, se envía por correo electrónico, SMS, carta o correo postal que simplemente le recuerda al cliente que pague el monto acordado en la factura.

Además, un recordatorio de pago profesional siempre debe incluir algunos detalles fundamentales. Los detalles o información dependen de la relación de una empresa con sus clientes o del tipo de contrato.

El nombre de la empresa, los detalles del contrato, el saldo total, la fecha de vencimiento y la factura adjunta son los detalles vitales que deben estar en un recordatorio de pago. También se pueden agregar escrituras adicionales, como tasa de interés, recibo, métodos de pago aceptados y más.

Consejos para hacer un recordatorio de pago efectivo

Estos son algunos consejos efectivos para escribir un recordatorio de pago perfecto para que termines cobrando.

Ser profesional

El profesionalismo es muy importante en todos los campos y cuando escriba un recordatorio de pago, sea profesional. Un bombardeo de mensajes puede frustrar a tus clientes; por lo tanto, haga un seguimiento con una forma profesional de solicitar los pagos a sus clientes. Muestre empatía en su primer recordatorio y asegúrese de que el correo que envíe tenga su marca.

Recuerde que su cliente puede tener la intención de pagar pero estuvo ocupado, así que comience con una presentación cortés. Por ejemplo, evite afirmaciones agresivas o leves como "Debe pagar en esta fecha". Simplemente puede escribir: "La fecha de vencimiento de su pago es esta". Funciona y demuestra profesionalidad.

Incluya cada detalle de la factura

En este paso, debe asegurarse de que el recordatorio de pago cubra todo en la factura. Es fundamental para el pago oportuno por parte del cliente.

El nombre legal de la empresa, el nombre legal del cliente, la dirección del cliente, el número y la fecha de la factura, el número del cliente, la fecha de vencimiento de la factura, el monto del saldo, la fecha del correo electrónico/carta/SMS que envió, el monto vencido, los servicios/productos que usted proporcionado y los detalles del contrato deben incluirse en el recordatorio de pago . Comuníquese con un tono profesional como profesional.

Escriba una línea de asunto clara

La línea de asunto es lo primero que nota un destinatario, así que asegúrese de usar una línea de asunto clara y descriptiva en el recordatorio de pago. Una línea de asunto clara elimina las posibilidades de omitir el correo electrónico por error.

Redacte una línea de asunto que comprenda todos los detalles de la factura, por ejemplo, el número de factura y la fecha de vencimiento, para que el destinatario no abra el buzón y obtenga una vista instantánea de todo lo mencionado en la bandeja de entrada.

Un consejo adicional, es bueno escribir el primer recordatorio, el segundo recordatorio y más para un seguimiento preciso, ya que es posible que el deudor retrase el recordatorio de pago.

Mantenga la copia breve y directa

Los correos largos y demasiado detallados a menudo son basura, ya que no tiene sentido completar muchas páginas o escribir un correo interminable. Como dijimos anteriormente, usar un tono profesional y mostrar empatía es vital, así que no pierdas el control del correo y escribe un breve mensaje en el recordatorio de pago. Mantén tu copia clara y simplemente infórmales de la fecha de vencimiento, ya que nadie va a leer tu extensa carta.

Vuelva a adjuntar la copia de la factura

Cuando envíe un recordatorio de pago a su cliente, no olvide volver a adjuntar la factura al correo. Es posible que el cliente extravíe o elimine accidentalmente la factura de su bandeja de entrada. Por lo tanto, adjuntar una factura al correo hace que el proceso de pago sea simple y fluido. Además, también informa al cliente sobre los servicios y su importe.

Elaborar los términos y resultados de pago

Por lo general, los recordatorios de pago en primer lugar se envían a los clientes para no imponerles una multa y recibir el pago a tiempo. Pero después de trazar una estrategia de recordatorio de pago, si el cliente no estuviera dispuesto a pagar, es fundamental informarle las consecuencias de la morosidad y la falta de pago.

Ponga las consecuencias claramente en el recordatorio de pago para que el cliente espere fácilmente los resultados. Por ejemplo, cobrará intereses sobre el monto pendiente, emprenderá acciones legales y entregará el caso a la agencia de cobro de pagos.

Proporcione métodos de pago convenientes

Los recordatorios de pago se envían con el fin de incitar a los clientes a pagar a tiempo. Puede hacer que este proceso sea más eficiente y rápido agregando una variedad de métodos de pago al correo. También puede proporcionar un enlace de pago, y puede ser una gran solución tanto para el cliente como para usted. Por lo tanto, no olvide brindar opciones de pago convenientes a sus clientes para facilitar la liquidación.

Use herramientas avanzadas para programar correos electrónicos

Si no ha trazado los recordatorios de períodos, los recordatorios de pago automatizados son la mejor solución para animar a sus clientes. De esta manera, puede mantener la consistencia de sus mensajes y es mejor que un envío masivo. Puede utilizar herramientas avanzadas o sistemas de programación automatizados con un procedimiento de seguimiento. Esto le recordará al cliente el pago sin bombardear los mensajes ni frustrarlos.

4 plantillas gratuitas de recordatorios de pago

Ahora sabe cómo escribir un recordatorio de pago apropiado, ¡así que echemos un breve vistazo a las plantillas para facilitar su trabajo!

Recordatorio de pago antes de una semana de la fecha de vencimiento

Línea de asunto : nombre de la empresa con factura xxxx | Fecha

Cuerpo :

Hola (nombre del cliente),

¡Espero que lo estés haciendo bién! Esto es solo un recordatorio de que el pago de XXXX (monto de pago) de la factura XXXX (número de factura) vence el XXXX (fecha).

Para su referencia, adjunto la factura aquí (enlace de la factura). Puede realizar el pago mediante el enlace, así como mediante tarjeta de crédito.

Revise la factura una vez y avíseme si tiene alguna consulta.

Un cordial saludo,

(Nombre del remitente)

(Nombre y datos de la empresa)

Recordatorio de pago en la fecha de vencimiento

Línea de asunto : Nombre de la empresa con factura XXXX que vence hoy | Acción requerida

Cuerpo :

Hola (nombre del cliente),

¡Espero que lo estés haciendo bién! Este es un recordatorio amistoso para informarle que su pago de XXXX (monto de pago) vence hoy. He vuelto a adjuntar la factura para su referencia. Puede pagar a través de enlace de pago, transferencia bancaria, tarjeta de crédito y PayPal a su conveniencia.

No dude en comunicarse conmigo con cualquier inquietud.

Un cordial saludo,

(Nombre del remitente)

(Nombre y datos de la empresa)

Recordatorio de pago después de una semana de la fecha de vencimiento

Línea de asunto : nombre de la empresa con factura XXXX con una semana de retraso | Acción requerida

Cuerpo :

Hola (nombre del cliente),

¡Espero que lo estés haciendo genial! Le escribo este correo para informarle que su factura enviada el XXXX (fechada hace una semana) tiene una semana de retraso. Nos preocupa si ha recibido la factura o no. He vuelto a adjuntar la factura aquí para su conveniencia.

Le solicito que realice el pago de inmediato antes de escalar el asunto. Si ya ha realizado el pago, ignore este correo.

Un cordial saludo,

(Nombre del remitente)

(Nombre y datos de la empresa)

Recordatorio de pago después de 30 días de la fecha de vencimiento

Línea de asunto : nombre de la empresa| Se requiere acción inmediata, la factura XXXX tiene un mes de retraso

Cuerpo :

Hola (nombre del cliente),

Le envié un correo un par de veces, pero el pago pendiente de XXXX (monto de pago) de la factura número XXXX aún no se ha pagado. Esta es mi última llamada, y si no recibo el pago antes de (fecha), tendré que tomar las medidas necesarias.

He vuelto a adjuntar la factura y el enlace de pago para su comodidad. Comuníquese conmigo si tiene alguna pregunta o inquietud.

Un cordial saludo,

(Nombre del remitente)

(Nombre y datos de la empresa)

Línea de fondo

El envío de recordatorios de pago es una excelente práctica comercial para impulsar a los clientes a pagar la factura pendiente. Al enviar los recordatorios de pago, asegúrese de que el cliente obtenga todos los detalles necesarios para realizar un pago fácil.

Además, sea profesional y comprenda los escenarios de no pagar la factura sin presionarlos. Con la ayuda de los consejos antes mencionados, puede convencer fácilmente a su deudor de que pague la factura a tiempo. En última instancia, construirá una buena relación y aumentará las ventas de su negocio.