การรวมซอฟต์แวร์: ประโยชน์และเครื่องมือสำหรับธุรกิจออนไลน์

เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน ธุรกิจควรคิดถึงการใช้การรวมซอฟต์แวร์ มาดูกันว่าการรวมซอฟต์แวร์มีความหมายอย่างไรต่อบริษัทขนาดเล็กและองค์กรขนาดใหญ่ ก่อนที่จะพูดถึงข้อดีของมัน

ทุกบริษัทใช้โปรแกรมซอฟต์แวร์ที่หลากหลายเพื่อก้าวล้ำนำหน้าอุตสาหกรรมของตน แม้ว่าจะเป็นความคิดที่ดีที่จะเปิดใช้งานแอปเวิร์กโฟลว์ทั้งหมด แต่ความจริงก็คือแอปแต่ละแอปมีประโยชน์เฉพาะต่อบริษัท นอกจากนี้ เครื่องมือเหล่านี้หลายตัวสามารถทำงานได้ดีที่สุดเมื่อใช้ควบคู่กันเท่านั้น

เพื่อให้ได้ประสิทธิภาพการดำเนินงานที่ยอดเยี่ยม บริษัทต่างๆ ควรคิดถึงการใช้ การรวมซอฟต์แวร์ มาดูกันว่าคำว่า "การรวมซอฟต์แวร์" หมายถึงอะไรสำหรับองค์กรขนาดเล็กและองค์กรขนาดใหญ่ก่อนที่จะขยายความถึงข้อดีของมัน

การรวมซอฟต์แวร์ในธุรกิจ

สำหรับแอพที่แตกต่างกันในการแลกเปลี่ยนข้อมูลและดำเนินงานที่เทียบเคียงได้พร้อมๆ กัน ซอฟต์แวร์การผสานรวมซอฟต์แวร์เป็นวิธีการที่นำมาซึ่งการรวมเข้าด้วยกัน เพื่อรักษาประสิทธิภาพ บริษัทที่ใช้แอพจำนวนมากแต่ไม่ได้รวมเข้ากับกระบวนการทำงานจะต้องสร้างไซโลข้อมูล อย่างไรก็ตามกลยุทธ์นี้อาจมีราคาแพงและทำให้การดำเนินงานช้าลง บริษัทขนาดเล็กและองค์กรขนาดใหญ่อาจประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายโดยใช้ซอฟต์แวร์ผสานรวมแอพ ขณะเดียวกันก็มั่นใจได้ว่าพนักงานของพวกเขาจะเข้าถึงข้อมูลสำคัญได้เร็วขึ้น

สตรีมข้อมูลขนาดใหญ่ต้องจัดเรียงด้วยตนเองเพื่อหลีกเลี่ยงความผิดพลาดของมนุษย์และเพื่อเพิ่มความเร็วในการตัดสินใจ การรวมซอฟต์แวร์จะรับประกันว่าพนักงานของคุณสามารถเข้าถึงแอพทั้งหมดของบริษัทผ่านอินเทอร์เฟซเดียว เมื่อทำตามขั้นตอนนี้ การสื่อสารระหว่างแผนก การไหลเวียนของข้อมูลสำคัญทั่วทั้งโครงการ และการตัดสินใจทั้งหมดจะทำได้ง่ายขึ้น

ประโยชน์ของการรวมซอฟต์แวร์

ต่อไปนี้คือประโยชน์ของการผสานรวมแอปในธุรกิจทุกขนาด:

การแบ่งปันข้อมูล

หนึ่งในปัญหาหลักในทุกบริษัทคือการสื่อสารระหว่างแผนก ความสามารถของแผนกและส่วนต่างๆ ของบริษัทในการโต้ตอบระหว่างกันได้อย่างอิสระและรวดเร็วเป็นสิ่งสำคัญ อย่างไรก็ตามสิ่งนี้ยังห่างไกลจากความจริง การรวมซอฟต์แวร์ทำหน้าที่ในการสื่อสารแบบเปิดระหว่างแผนกต่างๆ ขององค์กร

พนักงานทุกคนของคุณจะสามารถเข้าถึงข้อมูลลูกค้าและข้อมูลที่รวบรวมของคุณได้ทันทีด้วยโซลูชันการรวมซอฟต์แวร์ที่สร้างสรรค์ ด้วยแนวคิดนี้ การประมวลผลข้อมูลจึงไม่จำเป็นอีกต่อไป และอาจจัดการกระบวนการต่างๆ ขององค์กรผ่านอินเทอร์เฟซเดียวที่เรียบง่าย

กระบวนการอัตโนมัติ

ในการนำเสนอสินค้าและบริการแก่ลูกค้า บริษัทหลายแห่งต้องมีส่วนร่วมในกระบวนการและกิจกรรมด้านแรงงานหลายอย่าง เนื่องจากแต่ละแผนกต้องจัดการข้อมูลลูกค้าและตัดสินใจเลือกด้วยตนเอง ขั้นตอนเหล่านี้มักจะช้าลง

องค์กรส่วนใหญ่มักสนใจเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ นอกจากนี้ การรวมซอฟต์แวร์เป็นวิธีเดียวที่จะใช้ซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติประเภทนี้ แนวคิดนี้จะรับประกันว่าข้อมูลทั้งหมดของคุณจะพร้อมใช้งาน และการดำเนินการหลายอย่างสามารถจัดการได้ด้วยคลิกเดียว การตัดสินใจจะดำเนินการได้รวดเร็วขึ้น และบริษัทจะใช้ทรัพยากรได้ดีขึ้น

กระแสเงินสดที่ชัดเจนเป็นข้อได้เปรียบอีกประการหนึ่งของการรวมซอฟต์แวร์ ทุกคนจะทราบว่าแต่ละองค์กรจัดสรรทรัพยากรของตนอย่างไร และการดำเนินงานของตนทำให้บริษัทก้าวหน้าได้อย่างไร

กำจัด IT Solutions ที่ซับซ้อน

เมื่อคุณต้องจัดการหลายโปรแกรมโดยอิสระ อาจส่งผลให้สถาปัตยกรรมซับซ้อนและมีความต้องการมากมาย และลดประสิทธิภาพของคุณ พนักงานบางคนอาจไม่เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีเท่าคนอื่นๆ เป็นผลให้พวกเขาจะไม่ใช้อุปกรณ์บางอย่างหรือทำหน้าที่ทางเทคนิค สถานการณ์เช่นนี้อาจส่งผลให้เกิดการพึ่งพาเจ้าหน้าที่ไอทีของคุณมากเกินไป โดยทั่วไปแล้ว พวกเขาจะพบว่าการจัดการระบบไอทีทั้งหมดของบริษัททำได้ยากขึ้น

อย่างไรก็ตาม การรวมโซลูชันดิจิทัลเข้าด้วยกันช่วยให้บริษัทสามารถสร้างโซลูชันล้ำสมัยที่ตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ โซลูชันด้านไอทีจะมอบให้แก่พนักงานที่มีความคล่องตัวและใช้งานง่าย ทุกคนจะสามารถจัดการงานประจำวันของตนได้โดยใช้อินเทอร์เฟซเดียวโดยไม่ต้องรอเจ้าหน้าที่ไอที

ลดของเสียในธุรกิจของคุณ

ทั้งบริษัทขนาดเล็กและขนาดใหญ่ถูกควบคุมโดยขั้นตอนและการปฏิบัติงานด้านแรงงานที่ซับซ้อน ขั้นตอนเหล่านี้อาจยุ่งยากและใช้เวลานานในบางกรณี เป็นไปได้ที่จะปรับปรุงการดำเนินธุรกิจของคุณให้คล่องตัวและกำจัดความซ้ำซ้อนโดยใช้เทคนิคการรวมซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม นอกจากนี้ การขายผลิตภัณฑ์และบริการของคุณให้กับลูกค้าจะง่ายและรวดเร็วขึ้นเมื่อทุกแผนกและพนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลแบบเรียลไทม์ได้ทันที

เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

การปรับปรุงการสื่อสารและลดเวลาและความพยายามในการทำงานต่างๆ การรวมซอฟต์แวร์ช่วยให้บริษัททำงานได้อย่างราบรื่นมากขึ้น ส่งผลให้ธุรกิจใช้ทรัพยากรเท่าเดิมได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ในขณะที่ใช้เวลาน้อยลงในการดำเนินงานที่ซับซ้อน นอกจากนี้ยังช่วยให้ธุรกิจปรับตัวเข้ากับแนวโน้มของตลาดที่เปลี่ยนแปลงได้ดีขึ้น

การรวมซอฟต์แวร์ / แอพธุรกิจอันดับต้น ๆ

ทุกวันนี้ องค์กรอินเทอร์เน็ตเริ่มเข้ามาครอบงำอุตสาหกรรมนี้ เมื่อคุณย้ายกิจกรรมของคุณทางออนไลน์ มีหลายวิธีที่ประสบการณ์ของคุณในฐานะผู้ขายจะดีขึ้น ตัวอย่างเช่น คุณจะติดต่อลูกค้าเป้าหมายได้ง่ายขึ้นและไม่ต้องกังวลเรื่องค่าเช่า

อย่างไรก็ตาม แพลตฟอร์มอาจมีข้อจำกัดบางประการ โชคดีที่คุณอาจหลีกเลี่ยงปัญหาเหล่านี้ได้โดยไม่ทำลายงบประมาณด้วยการใช้ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม

นี่คือรายการซอฟต์แวร์ที่คุณอาจตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าการบริหารบริษัทอินเทอร์เน็ตเป็นเรื่องง่ายสำหรับคุณ

การรวมซอฟต์แวร์บัญชี

เวลาเป็นเงินเป็นทอง อย่างที่นักธุรกิจผู้ช่ำชองทุกคนทราบดี แม้ว่าการใช้ซอฟต์แวร์บัญชีจะดีกว่า แต่การเรียนรู้ข้อมูลเชิงลึกของ Excel และใช้เพื่อติดตามบัญชีของคุณไม่ใช่เรื่องยาก

Excel อาจช่วยคุณติดตามเงินของคุณและรักษาบันทึก แต่ซอฟต์แวร์บัญชีระดับไฮเอนด์จะช่วยให้คุณประเมินข้อมูลและทำความเข้าใจกับบริษัทของคุณได้ง่ายขึ้น

เมื่อใช้ซอฟต์แวร์บัญชี คุณอาจพบร่องรอยการตรวจสอบและมีโอกาสน้อยที่จะเกิดข้อผิดพลาด คุณไม่สามารถติดตามว่าใครแก้ไขข้อมูลของคุณในไฟล์ excel ซึ่งทำให้มีโอกาสฉ้อฉลมากขึ้น

นอกจากนี้ ซอฟต์แวร์บัญชียังใช้งานได้ง่ายกว่า เนื่องจากคุณไม่ต้องปวดหัวกับการจัดการสเปรดชีตจำนวนมาก

ด้วยเหตุนี้ การใช้ซอฟต์แวร์บัญชีจึงมีประสิทธิภาพ มีโครงสร้าง และประหยัดเวลามากกว่า ตอนนี้คุณจะมีเวลามากพอที่จะจดจ่อกับประเด็นที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจอื่นๆ ที่ต้องการความสนใจจากคุณ

ซอฟต์แวร์ระบบการจัดการแรงงานแบบบูรณาการ

หนึ่งในสิ่งศักดิ์สิทธิ์ขององค์กรอินเทอร์เน็ตคือระบบการจัดการแรงงานแบบบูรณาการ หรือเรียกสั้นๆ ว่า IWMS เมื่อคุณสลับไปมาระหว่างแอปพลิเคชันและมีข้อมูลที่มาจากทุกทิศทาง การตีความข้อมูลเหล่านี้ทำได้ยากขึ้น

ซอฟต์แวร์ IWMS เข้าแทรกแซงเพื่อแก้ไขปัญหาเฉพาะนี้ ซอฟต์แวร์ IWMS จะดูแลทุกอย่าง ไม่ว่าคุณจะต้องการมันเพื่อจัดการคำขอพื้นที่หรือความต้องการในการบำรุงรักษา

โดยการซื้อซอฟต์แวร์ดังกล่าว ในที่สุดคุณอาจเชื่อมโยงข้อมูลทั้งหมดแทนที่จะพยายามทำโดยใช้ซอฟต์แวร์หลายชิ้น มีประสิทธิภาพมากกว่าและช่วยให้คุณเข้าใจบริษัทของคุณมากขึ้น

ความต้องการพนักงานที่ลดลงเป็นหนึ่งในข้อได้เปรียบที่สำคัญที่สุดที่ซอฟต์แวร์ IWMS อาจมอบให้กับธุรกิจของคุณ เมื่อทำเช่นนี้ คุณจะประหยัดค่าใช้จ่ายด้านแรงงานและนำเงินออมไปใช้อย่างอื่นได้

ด้วยข้อมูลทั้งหมดของคุณในที่เดียว บริการของคุณจะมีโครงสร้างมากขึ้น ซึ่งจะช่วยให้คุณโดดเด่นกว่าคู่แข่งและให้บริการที่ดียิ่งขึ้นแก่ลูกค้าของคุณ

ซอฟต์แวร์การจัดการลูกค้าสัมพันธ์

หนึ่งในซอฟต์แวร์ที่ด้อยกว่าขององค์กรคือซอฟต์แวร์การจัดการลูกค้าสัมพันธ์หรือ CRM แม้ว่าเจ้าของบริษัทจำนวนมากอาจเข้าใจผิดว่านี่เป็นเพียงเทคนิคในการติดตามผู้ติดต่อ แต่ CRM เป็นองค์ประกอบที่สำคัญของบริษัทอินเทอร์เน็ต

ซอฟต์แวร์ CRM ช่วยให้คุณสามารถรวมศูนย์ข้อมูลลูกค้าทั้งหมดของคุณ คุณอาจสงสัยว่าทำไมมันถึงจำเป็นในตอนแรก แม้แต่บริษัทเล็กๆ ก็ยังยากที่จะเรียกคืนหรือติดตามข้อมูลลูกค้าทั้งหมดของคุณด้วยตนเอง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อข้อมูลบางส่วนถูกปกปิดในกล่องจดหมาย

การติดต่อสื่อสารและประวัติลูกค้า ตลอดจนข้อมูลติดต่อจะถูกรวบรวมโดยซอฟต์แวร์ CRM คุณอาจสงสัยว่าข้อมูล CRM จะเป็นประโยชน์ต่อบริษัทได้อย่างไร CRM เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้กับคุณโดยยกเลิกขั้นตอนการจัดการของบริษัทที่ใช้เวลานานทั้งหมด

นอกจากนี้ยังช่วยในการพัฒนากระบวนการขายซึ่งเป็นแผนที่นำทางสำหรับการสรุปธุรกิจกับลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ คุณอาจพัฒนาบริษัทของคุณและระบุและกำจัดวิธีการที่ไม่ได้ผลโดยใช้กระบวนการขาย

สิ่งนี้ทำให้คุณสามารถระบุขั้นตอนการขายที่ขัดขวางการขาย คุณอาจพัฒนาวิธีการที่ดียิ่งขึ้นในการให้บริการแก่ผู้บริโภคของคุณ หลังจากที่คุณระบุได้อย่างแม่นยำว่าสิ่งใดใช้ได้ผลและสิ่งใดไม่เหมาะกับองค์กรของคุณ

คุณจะสามารถเข้าใจผู้บริโภคของคุณได้ดีขึ้นด้วยข้อมูลของคุณ ก่อนที่ความต้องการจะเกิดขึ้น จะช่วยให้คุณเข้าใจสิ่งที่ลูกค้าของคุณต้องการได้อย่างเต็มที่ ซึ่งจะช่วยยกระดับประสบการณ์ทั้งหมดของพวกเขา

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

เครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับการจัดระเบียบและจัดสรรงานระหว่างทีมของคุณคือซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ การจัดการโครงการด้วยตนเองจะไม่เป็นระเบียบ ไม่มีประสิทธิภาพ และน่างงกับรายการหน้าที่ประจำวันที่ยาวเหยียด

คุณอาจลดความไม่สะดวกในการส่งอีเมลหลายฉบับได้โดยใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการแทนวิธีการที่เสียเวลาในการถามแต่ละแผนกแยกกัน

นอกจากนี้ยังช่วยในการจัดลำดับความสำคัญของโครงการ ช่วยให้คุณทราบว่ากิจกรรมใดต้องทำให้เสร็จก่อน แทนที่จะทำงานตามรายการตามลำดับ การรวมสิ่งนี้ไว้ในระบบการจัดการของคุณอาจทำให้บริษัทของคุณไม่มีระเบียบ

คุณอาจใช้ความรู้และข้อมูลจากโครงการเหล่านั้นและนำไปใช้เปรียบเทียบได้หลังจากที่คุณกำหนดระยะเวลาที่คุณต้องการและโครงสร้างสำหรับโครงการหนึ่งๆ สิ่งนี้จะช่วยให้บริษัทของคุณสามารถเรียนรู้จากประสบการณ์และมีประสิทธิภาพมากขึ้น เนื่องจากคุณเป็นเพียงการคัดลอกวิธีการแทนที่จะต้องผ่านกระบวนการเรียนรู้ทั้งหมดอีกครั้ง

นอกจากนี้ ดังที่เจ้าของธุรกิจที่ชาญฉลาดทราบดี กลยุทธ์ในอุดมคติในการปรับปรุงการดำเนินงานคือการพูดคุยกับบุคคลที่ทำหน้าที่เหล่านี้ ไม่มีข้อกำหนดสำหรับการสื่อสารทางเดียวในองค์กรอินเทอร์เน็ตอีกต่อไป เนื่องจากซอฟต์แวร์การจัดการโครงการได้เริ่มอัปเดตฟังก์ชันการทำงานเพื่อรวมองค์ประกอบต่างๆ เช่น ความคิดเห็น

เนื่องจากขณะนี้การสนทนาและข้อเสนอแนะทั้งหมดถูกจัดอยู่ในความคิดเห็น คุณจึงไม่ต้องตื่นขึ้นมารับอีเมลและโทรศัพท์นับล้านฉบับ

ซอฟต์แวร์คลาวด์

ในความเห็นของหลายๆ คน เทคโนโลยีบนคลาวด์คือสิ่งที่บริษัทและเทคโนโลยีจะมีหน้าตาเป็นอย่างไรในอนาคต เนื่องจากการใช้โซลูชันบนคลาวด์นั้นสะดวกมาก ธุรกิจต่างๆ จึงเริ่มเปลี่ยน

เมื่อบริษัทต่างๆ เปลี่ยนไป เทคโนโลยีก็เปลี่ยนไปเช่นกัน ตัวอย่างเช่น ตามที่ได้กล่าวไปแล้ว Xero เป็นแอปพลิเคชันบนคลาวด์เต็มรูปแบบ

การใช้ซอฟต์แวร์ที่ใช้งานง่าย เช่น Google Docs หรือ Zoho Office อาจลดค่าใช้จ่าย Tol เพื่อให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์เดสก์ท็อปทำงานได้อย่างถูกต้อง คุณยังต้องระวังการอัปเดตอย่างต่อเนื่อง การอัปเดตทำได้ง่ายและอัตโนมัติโดยใช้เทคโนโลยีบนคลาวด์

การเข้าถึงโซลูชันบนคลาวด์เป็นหนึ่งในข้อได้เปรียบที่สำคัญที่สุด คุณไม่จำเป็นต้องบันทึกเอกสาร Word ส่งไปให้เพื่อนร่วมงานแก้ไข จากนั้นรอให้พวกเขาส่งอีเมลกลับมาให้คุณ ซึ่งเป็นตัวอย่างที่ง่ายที่สุดที่แสดงให้เห็นว่าเอกสารนี้มีประโยชน์เพียงใด เอกสารเดียวกันนี้อาจทำงานพร้อมกันโดยคุณและเพื่อนร่วมงานของคุณ สิ่งนี้จะเพิ่มความเร็วและทำงานให้เสร็จอย่างมีประสิทธิภาพ

สิ่งสำคัญอีกอย่างคือความจริงที่ว่าพวกเขาสามารถกู้คืนได้ง่าย ลองนึกภาพความเสียหายที่เกิดกับบริษัทของคุณซึ่งเป็นผลมาจากความล้มเหลวของฮาร์ดแวร์เมื่อมีข้อมูลและสารสนเทศทั้งหมดของคุณ คุณจะทำให้บริษัทของคุณตกอยู่ในอันตราย การจ้างใครสักคนต้องใช้เวลาและเงิน จากนั้นคุณจะต้องรอให้พวกเขาซ่อมฮาร์ดแวร์—หรืออย่างน้อยที่สุดคือดึงข้อมูลออกมา

สถานการณ์ที่เลวร้ายที่สุดคือคุณสูญเสียข้อมูลทุกบิต นี่หมายความว่าคุณเสียเวลาและความพยายามทั้งหมดไปกับการรวบรวมข้อมูล ซึ่งอาจเป็นความพ่ายแพ้ที่มีราคาแพงสำหรับบริษัทของคุณ

หากคุณทำฮาร์ดแวร์ของคุณสูญหายด้วยโซลูชันบนคลาวด์ คุณยังคงสามารถเข้าถึงข้อมูลจากอุปกรณ์อื่นได้

เครื่องมือโซเชียลมีเดีย

หนึ่งในแพลตฟอร์มการตลาดดิจิทัลที่สำคัญที่สุดคือโซเชียลมีเดีย บริษัทอินเทอร์เน็ตหลายแห่งพบว่าเป็นเรื่องยากที่จะประสบความสำเร็จหากไม่มีสื่อสังคมออนไลน์ที่มีชีวิตชีวา เจ้าของธุรกิจอาจเผยแพร่ในช่วงเวลาสูงสุดเพื่อการเข้าถึงที่มากขึ้นและการโต้ตอบที่ดีขึ้นโดยใช้คุณลักษณะต่างๆ เช่น ตัวกำหนดตารางเวลา แต่นั่นไม่ใช่ทั้งหมด อีกปัจจัยหนึ่งที่ทำให้ระบบการจัดการโซเชียลมีเดียเป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับเจ้าของบริษัทอินเทอร์เน็ตคือการวิเคราะห์ที่ได้รับการปรับปรุงให้ดีขึ้น

ความคิดสุดท้าย

การใช้ การรวมซอฟต์แวร์ ในบริษัทของคุณมีไว้เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพ จัดระเบียบ และปรับปรุงวิธีการทำธุรกิจของคุณ เมื่อคุณเลือกที่จะจัดการสิ่งต่าง ๆ ด้วยตนเอง เมื่อปริมาณงานเพิ่มขึ้น คุณจะเริ่มเห็นข้อผิดพลาดปรากฏขึ้นและสิ่งต่าง ๆ เลื่อนลอยไปในสายตาของคุณ

งานประจำเหล่านี้ทำให้ง่ายขึ้นอย่างมากด้วยเทคโนโลยีและซอฟต์แวร์ ซึ่งยังช่วยประหยัดเงินที่คุณต้องจ่ายไปกับการจ้างพนักงานเพิ่มเติมเพื่อทำงานเหล่านี้ นอกจากนี้ยังช่วยลดการสูญเสียความผิดพลาดจากความผิดพลาดของมนุษย์ในข้อมูลของคุณ ดังนั้นคุณจึงสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ถูกต้องได้

ตรวจสอบหมวดหมู่ซอฟต์แวร์มากมายที่อธิบายไว้ที่นี่ และเลือกประเภทที่อาจเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุดสำหรับบริษัทอินเทอร์เน็ตของคุณโดยไม่ต้องกังวลใจอีกต่อไป