So beseitigen Sie Engpässe und steigern die Effizienz in Ihrem Mitgliedschaftsgeschäft

Ein Tag hat nur eine begrenzte Anzahl von Stunden, und ein Videounternehmer weiß das besser als jeder andere.

Aber was wäre, wenn wir Ihnen sagen würden, dass es eine Möglichkeit gibt, mehr Stunden in Ihrem Tag zu schaffen und gleichzeitig die gleiche Menge an Arbeit zu erledigen?

Und obwohl wir große Fans des Delegierens sind, geht es in diesem Beitrag um etwas anderes: die Beseitigung der Ineffizienzen aus Ihrem Mitgliedschaftsgeschäft für immer.

Lassen Sie uns genau erklären, was Engpässe sind, warum sie ein Problem darstellen und wie Sie sie beheben können.

Engpässe: Was sie sind und wie man sie beseitigt

Ein Mitgliedschaftsgeschäft ist wie eine Maschine: viele verschiedene bewegliche Teile, die zusammenarbeiten, um ein Endziel zu unterstützen.

Aber was passiert, wenn ein Teil etwas hängen bleibt oder sogar bricht? Die Maschine wird langsamer, wackelt oder funktioniert im schlimmsten Fall gar nicht mehr.

Wenn es um Ihre Mitgliedschaft geht, werden diese heiklen Teile als Engpässe bezeichnet. Dies sind die Punkte in einem Prozess, an denen sich der Fortschritt dramatisch zu verlangsamen scheint oder sogar vorübergehend zum Erliegen kommt.

Engpässe mögen wie ein Problem erscheinen, das Sie für einen anderen Tag verlassen müssen, aber sie können das Wachstum Ihrer Mitgliedschaft tatsächlich aufhalten, Zeit und Ressourcen verschwenden und zu einem Burnout für Sie und Ihr Team führen .

Bevor wir uns damit befassen, wie Sie diese Engpässe in Ihrem Unternehmen identifizieren und beseitigen können, kann es hilfreich sein zu wissen, worauf Sie achten müssen. Die 5 häufigsten Engpässe, denen Sie in Ihrem Mitgliedschaftsgeschäft begegnen könnten, sind:

1. Übermäßige Abhängigkeit von einer Person : Wenn sich Ihr Unternehmen zu sehr auf die Fähigkeiten oder das Wissen einer Person verlässt. Dies geschieht, wenn nur eine Person in der Organisation genau weiß, wie ein bestimmter Prozess durchzuführen ist.

2. Mangel an Fähigkeiten oder Schulung : Wenn einem oder mehreren Teammitgliedern die spezifischen Fähigkeiten und Kenntnisse fehlen, die zur effizienten Durchführung ihrer Prozesse erforderlich sind. Dies ist üblich bei Personen, deren Rollen viel funktionsübergreifendes Multitasking erfordern.

3. Überlastete Teammitglieder: Wenn ein oder mehrere Teammitglieder zu viele Verantwortlichkeiten haben, um sie alle rechtzeitig zu erfüllen. Dies wird passieren, wenn die Ziele und Ergebnisse einer Organisation wachsen, aber ihr Team die gleiche Größe behält.

4. Unsachgemäße Tools und Technologien : Wenn die innerhalb eines Prozesses verwendeten Tools, Software und Technologien ineffizient oder veraltet sind. Dies kann passieren, wenn die falschen Tools verwendet werden und wenn zu viele oder zu wenige Tools verwendet werden.

5. Ein Zusammenbruch der Kommunikation : Wenn wichtige Informationen zwischen Teammitgliedern konsequent nicht kommuniziert werden. Dies geschieht häufig, wenn es an Richtlinien oder Erwartungen für die Kommunikation innerhalb einer Organisation mangelt.

Es ist wichtig anzumerken, dass die Abhängigkeit von Schlüsselpersonen aus einem bestimmten Grund auf Platz 1 dieser Liste steht: Kreative sind daran gewöhnt, (zu) viele Hüte zu tragen.

In unserem kürzlich geführten Interview mit der sechsstelligen Schöpferin Modern Millie teilte sie eine Schlussfolgerung mit, die für viele wahr klingt: „ Der größte Engpass, den ich bemerkt habe, bin ich selbst .“

Wie Tausende von Kreativen vor ihr übernahm Millie die Verantwortung für fast alle beweglichen Teile in ihrem Geschäft. Es ist ein allgemeiner Trend unter Kreativen, die viel zu tun haben und nur begrenzte Ressourcen dafür haben.

Und es kann eine Zeit lang gut funktionieren, wie es bei Millie der Fall war.

Bis sie gezwungen wurde, für 3 Monate von der Arbeit zurückzutreten. Zu dieser Zeit war ihr Geschäft fast ausschließlich darauf angewiesen, dass sie jeden Tag auftauchte, also gab es keine Systeme, um die Dinge zu erledigen, während sie außer Haus war.

Das Ergebnis? Ein erheblicher Rückgang von Millies Einnahmen .

Wenn Sie vermuten, dass man sich auch zu sehr auf Sie verlassen könnte, behalten Sie bei der Suche nach Engpässen genau im Auge, wie viele Prozesse Ihnen allein gehören.

Lassen Sie uns nun einen Blick darauf werfen, wie Sie diese Engpässe identifizieren und beseitigen können, damit Ihr Mitgliedschaftsgeschäft wie eine gut geölte Maschine läuft.

So prüfen Sie auf Engpässe

Um Engpässe aus Ihrem Mitgliedschaftsgeschäft zu beseitigen, müssen Sie wissen, wo sie sind und warum sie auftreten.

Nun, ein einfacher Weg, um Ihre Suche nach diesen Engpässen anzugehen, wäre, die Prozesse aufzuschlüsseln, die unter jedes System oder jede „Abteilung“ Ihres Unternehmens fallen.

Die Liste der Prozesse innerhalb eines Content-Produktionssystems könnte beispielsweise so aussehen:

• Planung
• Drehbuchschreiben
• Dreharbeiten
• Bearbeitung
• Thumbnail-Design

Es ist eine gute Idee, sich den Namen der Person zu notieren, die für jeden Prozess verantwortlich ist, damit Sie auf einen Blick wissen, mit wem Sie worüber sprechen müssen.

Es kann auch eine hilfreiche Ressource sein, um zu sehen, ob jemand zu viel auf dem Teller zu haben scheint, ob er intern, ausgelagert oder Sie (und Ihre vielen Hüte) ist.

Sobald Sie alle Ihre Systeme und ihre jeweiligen Prozesse abgebildet haben, müssen Sie priorisieren, welches System oder welcher Prozess Sie zuerst ansprechen .

Wie Sie dies priorisieren, bleibt Ihnen überlassen. Sie könnten mit den Prozessen beginnen, von denen Sie bereits wissen, dass sie die meiste Zeit benötigen, um eine Ausgabe zu erzeugen. Oder Sie könnten mit Prozessen beginnen, die die wertvollsten Ergebnisse produzieren.

Sobald Ihre Betriebsreihenfolge eingerichtet ist, besteht der nächste Schritt darin, in jedem Prozess nach Anzeichen für Engpässe zu suchen .

Nehmen wir zum Beispiel an, dass zwischen der Bearbeitung eines Videos und dem Feedback zu diesen Bearbeitungen immer eine Zeitspanne von zwei Tagen liegt.

Das bedeutet, dass der Fortschritt für den Videobearbeitungsprozess ohne triftigen Grund für 2 Tage zum Erliegen kommt. Und da ist dein Flaschenhals.

Engpässe treten in allen Systemen und Prozessen in Ihrem Unternehmen auf unterschiedliche Weise auf, aber Sie werden immer nach demselben suchen: Wo in einem Prozess wird der Fortschritt unnötig verlangsamt oder ganz gestoppt?

Wenn Sie einen oder mehrere Engpässe in Ihrem Unternehmen identifiziert haben, ist es an der Zeit, mit der Analyse zu beginnen, um der Ursache auf den Grund zu gehen. Es könnte auf Faktoren wie schlecht eingerichtete Prozesse, überlastete Teammitglieder oder mangelnde Kommunikation hinauslaufen.

Was auch immer die Ursache ist, wer könnte den Fall besser knacken als die Person, die für diesen Prozess verantwortlich ist?

Ob Sie oder jemand anderes in Ihrem Team, nehmen Sie sich etwas Zeit, um Fragen zu stellen und einige Antworten zu notieren. Das Endziel besteht darin, zu wissen, wo die Ineffizienz beginnt und endet und was sie verursacht.

So beheben Sie Ihre Engpässe

Jetzt, da Sie mit der Identifizierung und Analyse fertig sind, ist es an der Zeit, diese lästigen Engpässe zu beseitigen (natürlich mit einem Plan).

Eine Möglichkeit, Ihren Aktionsplan zusammenzustellen, besteht darin, die Ressourcen, die Sie in jede Lösung stecken, mit dem Wert zu vergleichen, den Sie daraus ziehen. Priorisieren Sie die Lösungen, die den größten Return on Investment bieten, und arbeiten Sie sich von dort aus nach unten vor .

Sobald Sie Ihren Plan zur Beseitigung der Engpässe entwickelt haben, ist es an der Zeit, ihn umzusetzen!

Einige Engpässe erfordern möglicherweise größere Investitionen, wie Outsourcing und Einstellung oder die Einführung neuer Technologien und Software. Andere Lösungen könnten unkomplizierter sein, wie die Neugestaltung oder Aktualisierung eines Prozesses.

Basierend auf den 5 häufigsten Engpässen, die wir zuvor erwähnt haben, ist hier ein einfacher Spickzettel, der Ihnen bei Ihren nächsten Schritten hilft:

Während dieser Zeit ist es wichtig, bei jedem Prozess am Puls der Zeit zu bleiben. Überwachen Sie den erzielten Fortschritt und passen Sie Ihre Lösung bei Bedarf an.

Nun, wenn alles reibungslos läuft, wie können Sie sicherstellen, dass Ihre neuen Lösungen bestehen bleiben?

So vermeiden Sie Engpässe

Um zu verhindern, dass erneut Engpässe auftreten, ist es wichtig, Ihren Plan zu überprüfen und zu verfeinern.

Beginnen Sie damit, die Ergebnisse aller von Ihnen vorgenommenen Änderungen zu analysieren, und dokumentieren Sie alles vom Guten bis zum Schlechten. Einige Prozesse laufen möglicherweise wie erwartet perfekt, andere erfordern möglicherweise etwas mehr TLC, bevor sie vollständig frei von Engpässen sind.

Denken Sie daran, dass es bei großen oder kleinen Änderungen einige Zeit dauern kann, bis Sie und Ihr Team mit diesen neuen oder aktualisierten Prozessen in einen neuen Rhythmus kommen.

Was uns zum nächsten Schritt bringt: Gruppieren Sie sich neu und bitten Sie Ihre Teammitglieder und Freelancer um mehr Feedback.

Stellen Sie sicher, dass sie sich mit dem Ablauf ihrer jeweiligen Prozesse wohl und zufrieden fühlen. Um dies zu unterstützen, halten Sie Ihre Kommunikationswege offen und ermutigen Sie Ihr Team, Sie auf dem Laufenden zu halten, wenn es das Gefühl hat, dass erneut ein Engpass auftritt.

Sobald die schwere Arbeit erledigt ist, dreht sich alles um die Wartung. Die Maschine ölen, wenn Sie so wollen.

Halten Sie Ausschau nach Möglichkeiten, wichtige Prozesse weiter zu optimieren, und stellen Sie sicher, dass sie sich nach Bedarf weiterentwickeln, wenn Ihre Mitgliedschaft und Ihr Team weiter wachsen.

Abschluss…

Engpässe sind ein häufiges Problem für fast jedes Mitgliedschaftsgeschäft. Sie können das Unternehmenswachstum hemmen, Zeit und Ressourcen verschwenden und bei Ihnen und Ihrem Team zum Burnout führen.

Um festzustellen, ob diese Engpässe in Ihrem Unternehmen vorhanden sind, ist es so einfach, eine Liste aller Ihrer Prozesse zu erstellen, sie nach Wichtigkeit und Auswirkung zu priorisieren und jeden Prozess zu analysieren, um festzustellen, ob und wo die Verlangsamung stattfindet.

Wenn Sie alle Ihre identifizierten Engpässe kartiert haben und ihre Grundursache verstehen, können Sie sie einzeln angehen, indem Sie die entsprechende Lösung implementieren.

Anschließend können Sie die Ergebnisse der von Ihnen vorgenommenen Änderungen analysieren und am Puls der Zeit bleiben, um mögliche erneut auftretende Engpässe zu erkennen.

Sobald Sie genau wissen, wonach Sie suchen und wie Sie das Problem beheben können, dreht sich alles um die Wartung.