Como remover gargalos e aumentar a eficiência em seu negócio de associação

Há apenas algumas horas em um dia, e o proprietário de uma empresa de vídeo sabe disso melhor do que ninguém.

Mas, e se disséssemos que existe uma maneira de criar mais horas no seu dia enquanto realiza a mesma quantidade de trabalho?

E, embora sejamos grandes fãs de delegar, este post é sobre outra coisa: remover as ineficiências de seu negócio de associação para sempre.

Vamos desvendar exatamente o que são gargalos, por que eles são um problema e como você pode corrigi-los.

Gargalos: o que são e como se livrar deles

Um negócio de associação é como uma máquina: muitas partes móveis diferentes que trabalham juntas para dar suporte a um objetivo final.

Mas, o que acontece quando uma parte fica um pouco presa, ou até quebra? A máquina desacelera, fica instável ou, na pior das hipóteses, para de funcionar completamente.

Quando se trata de sua associação, essas partes complicadas são chamadas de gargalos , que são os pontos em um processo em que o progresso parece desacelerar drasticamente ou até mesmo parar temporariamente.

Os gargalos podem parecer um problema para deixar para outro dia, mas eles podem realmente atrasar o crescimento de sua associação, desperdiçar tempo e recursos e levar ao esgotamento para você e sua equipe .

Antes de entrarmos em como identificar e remover esses gargalos do seu negócio, pode ser útil saber o que procurar. Os 5 gargalos mais comuns que você pode encontrar em seu negócio de assinaturas são:

1. Excesso de confiança em uma pessoa : quando sua empresa depende muito das capacidades ou conhecimentos de uma pessoa. Isso acontece quando apenas uma pessoa na organização sabe exatamente como realizar um determinado processo.

2. Falta de Habilidades ou Treinamento : quando um ou mais membros da equipe não possuem as habilidades e conhecimentos específicos necessários para executar seus processos com eficiência. Isso é comum para pessoas cujas funções exigem muita multitarefa multifuncional.

3. Membros da equipe sobrecarregados : quando um ou mais membros da equipe têm muitas responsabilidades para executá-las em tempo hábil. Isso acontecerá quando os objetivos e resultados de uma organização crescerem, mas sua equipe permanecer do mesmo tamanho.

4. Ferramentas e tecnologia impróprias : quando as ferramentas, software e tecnologia usados ​​em um processo são ineficientes ou superados. Isso pode acontecer se as ferramentas erradas estiverem sendo usadas e se houver muitas ou poucas ferramentas sendo usadas.

5. Uma falha na comunicação : quando informações importantes não são consistentemente comunicadas entre os membros da equipe. Isso geralmente acontece quando faltam diretrizes ou expectativas de comunicação dentro de uma organização.

É importante observar que a dependência de pessoa-chave conquistou o primeiro lugar nessa lista por um motivo: os criadores estão acostumados a usar (muito) muitos chapéus.

Em nossa recente entrevista com a criadora de seis dígitos, Modern Millie, ela compartilhou uma conclusão que soa verdadeira para muitos: “ O maior gargalo que notei sou eu ”.

Como milhares de criadores antes dela, Millie assumiu a responsabilidade por quase todas as partes móveis de seu negócio. É uma tendência comum entre criativos que têm muito o que fazer e recursos limitados para fazê-lo.

E pode funcionar bem por um período de tempo, como funcionou para Millie.

Até que ela foi forçada a se afastar do trabalho por 3 meses. Na época, seu negócio estava configurado para depender quase inteiramente de sua presença todos os dias, então não havia sistemas para administrar as coisas enquanto ela estava fora.

O resultado? Uma queda significativa na receita de Millie .

Se você suspeitar que também pode ser excessivamente confiável, fique de olho em quantos processos são de sua propriedade exclusiva ao procurar por gargalos.

Agora, vamos dar uma olhada em como identificar e remover esses gargalos para manter seu negócio de associação funcionando como uma máquina bem lubrificada.

Como verificar se há gargalos

Para remover os gargalos do seu negócio de associação, você precisa saber onde eles estão e por que estão acontecendo.

Agora, uma maneira fácil de abordar sua busca por esses gargalos seria dividir os processos que se enquadram em cada sistema ou 'departamento' de seu negócio.

Por exemplo, a lista de processos dentro de um sistema de produção de conteúdo pode ser algo como isto:

• Planejamento
• Roteiro
• filmando
• Editando
• Design de miniatura

É uma boa ideia anotar o nome da pessoa responsável por cada processo para que, rapidamente, você saiba com quem precisa falar sobre o quê.

Também pode ser um recurso útil para ver se alguém parece ter muito em seu prato, seja interno, terceirizado ou você (e seus muitos chapéus).

Depois de mapear todos os seus sistemas e seus respectivos processos, você precisará priorizar qual sistema ou processo abordar primeiro .

A maneira como você prioriza isso depende de você. Você pode começar com os processos que já sabe que levam mais tempo para produzir uma saída. Ou você pode começar com processos que produzem as saídas mais valiosas .

Definida a ordem das operações, o próximo passo é procurar sinais de gargalo em cada processo .

Por exemplo, digamos que haja um intervalo consistente de 2 dias entre a edição de um vídeo e o feedback sobre essas edições.

Isso significa que o progresso do processo de edição de vídeo é interrompido por 2 dias sem um bom motivo. E aí está o seu gargalo.

Os gargalos se apresentarão de maneiras diferentes em todos os sistemas e processos de sua empresa, mas você sempre estará procurando a mesma coisa: em que ponto do processo o progresso diminui desnecessariamente ou para completamente?

Se você identificou um ou mais gargalos em seu negócio, é hora de começar a analisar para chegar à causa raiz. Pode se resumir a fatores como processos mal configurados, membros da equipe sobrecarregados ou falta de comunicação.

Seja qual for a causa, quem melhor para resolver o caso do que a pessoa que possui esse processo?

Seja você ou outra pessoa da sua equipe, reserve algum tempo para fazer perguntas e anotar algumas respostas. O objetivo final é saber onde começa e termina a ineficiência e o que a está causando.

Como corrigir seus gargalos

Agora que você terminou de identificar e analisar, é hora de remover os incômodos gargalos (com um plano, é claro).

Uma maneira de montar seu plano de ação é comparar os recursos que você está investindo em cada solução com o valor que você obterá dela. Priorize as soluções que oferecem o maior retorno sobre o investimento e trabalhe a partir daí .

Depois de desenvolver seu plano para remover os gargalos, é hora de implementá-lo!

Alguns gargalos podem exigir investimentos maiores, como terceirização e contratação , ou adoção de novas tecnologias e softwares. Outras soluções podem ser mais diretas, como redesenhar ou atualizar um processo.

Com base nos 5 gargalos mais comuns que mencionamos anteriormente, aqui está uma folha de dicas simples para ajudar a orientar suas próximas etapas:

Durante todo esse período, é importante manter o dedo no pulso de cada processo. Monitore o progresso que está sendo feito e ajuste sua solução, se necessário.

Agora, uma vez que as coisas estão funcionando sem problemas, como você pode garantir que suas novas soluções sejam mantidas?

Como evitar gargalos

Para evitar que os gargalos voltem, é importante revisar e refinar seu plano.

Comece analisando os resultados de todas as mudanças que você fez e documente tudo, desde o bom até o ruim. Alguns processos podem estar funcionando perfeitamente conforme o esperado e outros podem exigir um pouco mais de TLC antes de ficar totalmente livre de gargalos.

Lembre-se de levar em consideração que, com mudanças, grandes ou pequenas, pode levar algum tempo para você e sua equipe entrarem em um novo ritmo com esses processos novos ou atualizados.

O que nos leva ao próximo passo: reagrupar e pedir mais feedback dos membros de sua equipe e freelancers.

Certifique-se de que eles se sintam confortáveis ​​e satisfeitos com a execução de seus respectivos processos. Para ajudar com isso, mantenha suas linhas de comunicação abertas e incentive sua equipe a mantê-lo atualizado se sentir que um gargalo está ressurgindo.

Depois que o levantamento pesado é feito, tudo se resume à manutenção. Lubrificando a máquina, se você quiser.

Procure oportunidades para otimizar ainda mais processos importantes e certifique-se de que eles evoluam conforme necessário à medida que sua associação e sua equipe continuam a crescer.

Empacotando…

Os gargalos são um problema comum para quase todos os negócios de associação. Eles podem atrapalhar o crescimento dos negócios, desperdiçar tempo e recursos e levar ao esgotamento para você e sua equipe.

Para identificar se esses gargalos existem em seu negócio, basta fazer uma lista de todos os seus processos, priorizando-os por importância e impacto e analisando cada processo para ver se e onde ocorre a desaceleração.

Quando você tiver todos os gargalos identificados mapeados e entender sua causa raiz, poderá resolvê-los um por um implementando a solução correspondente.

Você pode, então, analisar os resultados das alterações feitas e manter o dedo no pulso para detectar possíveis gargalos ressurgentes.

A partir daí, uma vez que você sabe exatamente o que procurar e como consertar, tudo se resume à manutenção.