วิธีขจัดคอขวดและเพิ่มประสิทธิภาพในธุรกิจสมาชิกของคุณ

มีเวลามากมายในหนึ่งวันเท่านั้น และเจ้าของธุรกิจวิดีโอรู้เรื่องนี้ดีกว่าใครๆ

แต่ถ้าเราบอกคุณว่ามีวิธี เพิ่ม ชั่วโมงในแต่ละวันของคุณในขณะที่ทำงานให้เสร็จเท่าเดิมล่ะ

และในขณะที่เราเป็นแฟนตัวยงของการมอบสิทธิ์ โพสต์นี้เกี่ยวกับสิ่งอื่น: ขจัดความไร้ประสิทธิภาพออกจากธุรกิจการเป็นสมาชิกของคุณ

มาแกะกล่องกันดีกว่าว่าคอขวดคืออะไร เหตุใดจึงเป็นปัญหา และคุณจะแก้ไขได้อย่างไร

คอขวด: คืออะไรและจะกำจัดได้อย่างไร

ธุรกิจสมาชิกเป็นเหมือนเครื่องจักร: ชิ้นส่วนเคลื่อนไหวต่างๆ มากมายที่ทำงานร่วมกันเพื่อสนับสนุนเป้าหมายสุดท้าย

แต่จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อชิ้นส่วนหนึ่งติดขัดหรือแตกหัก? เครื่องทำงานช้าลง โคลงเคลง หรือในกรณีที่เลวร้ายที่สุด เครื่องจะหยุดทำงานไปเลย

เมื่อพูดถึงการเป็นสมาชิกของคุณ ส่วนที่ติดขัดเหล่านี้เรียกว่า คอขวด ซึ่งเป็นจุดในกระบวนการที่ความคืบหน้าดูเหมือนจะช้าลงอย่างมาก หรือแม้แต่หยุดลงชั่วคราว

ปัญหาคอขวดอาจดูเหมือนเป็นปัญหาหากต้องออกไปอีกวัน แต่จริงๆ แล้วอาจ ขัดขวางการเติบโต ของสมาชิก เสียเวลาและทรัพยากร และนำไปสู่ความเหนื่อยหน่ายสำหรับคุณและทีม

ก่อนที่เราจะพูดถึงวิธีการระบุและขจัดปัญหาคอขวดเหล่านี้ออกจากธุรกิจของคุณ การรู้ว่าควรระวังสิ่งใดก่อนจึงจะเป็นประโยชน์ ปัญหาคอขวดที่พบบ่อยที่สุด 5 ข้อที่คุณอาจพบในธุรกิจสมาชิก ได้แก่

1. การพึ่งพาบุคคลคนเดียว มากเกินไป : เมื่อธุรกิจของคุณพึ่งพาความสามารถหรือความรู้ของบุคคลเพียงคนเดียวมากเกินไป สิ่งนี้เกิดขึ้นเมื่อมีเพียงคนเดียวในองค์กรเท่านั้นที่รู้วิธีดำเนินการตามกระบวนการเฉพาะอย่างแน่ชัด

2. ขาดทักษะหรือการฝึกอบรม : เมื่อสมาชิกในทีมอย่างน้อยหนึ่งคนขาดทักษะและความรู้เฉพาะที่จำเป็นในการดำเนินกระบวนการอย่างมีประสิทธิภาพ นี่เป็นเรื่องปกติสำหรับผู้ที่มีบทบาทที่ต้องการการทำงานหลายอย่างพร้อมกันข้ามสายงาน

3. สมาชิกใน ทีมล้นมือ: เมื่อสมาชิก ในทีมหนึ่งคนหรือมากกว่านั้นมีความรับผิดชอบมากเกินไปในการดำเนินการทั้งหมดตามเวลาที่กำหนด สิ่งนี้จะเกิดขึ้นเมื่อเป้าหมายและผลลัพธ์ขององค์กรเติบโตขึ้น แต่ทีมงานยังคงมีขนาดเท่าเดิม

4. เครื่องมือและเทคโนโลยีที่ไม่เหมาะสม : เมื่อเครื่องมือ ซอฟต์แวร์ และเทคโนโลยีที่ใช้ในกระบวนการทำงานไม่มีประสิทธิภาพหรือล้าสมัย กรณีนี้อาจเกิดขึ้นได้หากมีการใช้เครื่องมือที่ไม่ถูกต้อง และหากมีการใช้เครื่องมือมากเกินไปหรือน้อยเกินไป

5. ความล้มเหลวในการสื่อสาร : เมื่อข้อมูลสำคัญไม่ได้รับการสื่อสารอย่างสม่ำเสมอระหว่างสมาชิกในทีม สิ่งนี้มักเกิดขึ้นเมื่อขาดแนวทางหรือความคาดหวังในการสื่อสารภายในองค์กร

สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่า การพึ่งพาบุคคลสำคัญ คว้าอันดับ 1 ในรายการนั้นด้วยเหตุผล: ผู้สร้างคุ้นเคยกับการสวมหมวกหลายใบ (เกินไป)

ในการสัมภาษณ์ล่าสุดกับ Modern Millie ผู้สร้างตัวเลข 6 หลัก เธอได้แบ่งปันข้อสรุปที่เป็นความจริงสำหรับหลาย ๆ คนว่า " ปัญหาคอขวดที่ใหญ่ที่สุดที่ฉันสังเกตเห็นก็คือ ตัวฉัน เอง"

เช่นเดียวกับครีเอเตอร์หลายพันคนก่อนหน้าเธอ มิลลี่รับผิดชอบส่วนที่เคลื่อนไหวเกือบทั้งหมดในธุรกิจของเธอ เป็นเทรนด์ทั่วไปของครีเอทีฟที่มี งาน ต้องทำมากมายและมีทรัพยากรจำกัด

และใช้งานได้ดีชั่วระยะเวลาหนึ่งเหมือนที่ทำกับมิลลี่

จนกระทั่งเธอถูกบังคับให้ออกจากงานเป็นเวลา 3 เดือน ในตอนนั้น ธุรกิจของเธอตั้งขึ้นเพื่อพึ่งพาการปรากฏตัวของเธอแทบทั้งหมดทุกวัน ดังนั้นจึงไม่มีระบบใดที่พร้อมทำงานในขณะที่เธอไม่อยู่

ผลลัพธ์? รายได้ของ Millie ลดลงอย่าง มาก

หากคุณสงสัยว่าคุณอาจถูกพึ่งพามากเกินไป ให้จับตาดูจำนวนกระบวนการที่คุณเป็นเจ้าของแต่เพียงผู้เดียวเมื่อค้นหาปัญหาคอขวด

ตอนนี้ มาดูวิธีระบุและขจัดปัญหาคอขวดเหล่านั้นเพื่อให้ธุรกิจการเป็นสมาชิกของคุณดำเนินต่อไปได้เหมือนเครื่องจักรที่ได้รับการเติมน้ำมันมาอย่างดี

วิธีตรวจสอบคอขวด

ในการขจัดปัญหาคอขวดออกจากธุรกิจสมาชิก คุณต้องรู้ว่าปัญหาคอขวดอยู่ที่ไหนและทำไมจึงเกิดขึ้น

ตอนนี้ วิธีง่ายๆ ในการเข้าถึงการค้นหาคอขวดเหล่านั้นคือการแยกย่อยกระบวนการที่อยู่ภายใต้แต่ละระบบหรือ 'แผนก' ของธุรกิจของคุณ

ตัวอย่างเช่น รายการกระบวนการภายในระบบการผลิตเนื้อหาอาจมีลักษณะดังนี้:

• การวางแผน
• การเขียนสคริปต์
• การถ่ายทำ
• แก้ไข
• การออกแบบภาพขนาดย่อ

เป็นความคิดที่ดีที่จะจดชื่อบุคคลที่รับผิดชอบในแต่ละกระบวนการ เพื่อให้คุณทราบได้อย่างรวดเร็วว่าคุณต้องพูดคุยกับใครเกี่ยวกับอะไร

นอกจากนี้ยังสามารถเป็นแหล่งข้อมูลที่มีประโยชน์ในการดูว่าใครบางคนดูเหมือนจะมีภาระมากเกินไปหรือไม่ ไม่ว่าจะเป็นคนในบริษัท คนภายนอก หรือคุณ (และหมวกหลายๆ ใบของคุณ)

เมื่อคุณได้แมประบบทั้งหมดและกระบวนการที่เกี่ยวข้องแล้ว คุณจะต้องจัดลำดับความสำคัญของระบบหรือกระบวนการที่คุณจัดการก่อน

วิธีจัดลำดับความสำคัญของสิ่งนี้ขึ้นอยู่กับคุณ คุณสามารถเริ่มด้วยกระบวนการที่คุณรู้อยู่แล้วว่าใช้เวลา มากที่สุดใน การสร้างผลลัพธ์ หรือคุณสามารถเริ่มต้นด้วยกระบวนการที่สร้างผลลัพธ์ที่ มีค่าที่สุด

เมื่อตั้งค่าลำดับการดำเนินการแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการมองหาสัญญาณของปัญหาคอขวดในแต่ละกระบวนการ

ตัวอย่างเช่น สมมติว่ามีช่องว่าง 2 วันอย่างต่อเนื่องระหว่างเวลาที่แก้ไขวิดีโอกับเวลาที่ให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับการแก้ไขเหล่านั้น

นั่นหมายถึงความคืบหน้าของกระบวนการตัดต่อวิดีโอจะหยุดชะงักเป็นเวลา 2 วันโดยไม่มีเหตุผลอันสมควร และ นั่นคือ คอขวดของคุณ

ปัญหาคอขวดจะนำเสนอในรูปแบบต่างๆ ในระบบและกระบวนการทั้งหมดในธุรกิจของคุณ แต่คุณมักจะมองหาสิ่งเดียวกันเสมอ: กระบวนการใดที่ความคืบหน้าช้าลง โดยไม่จำเป็น หรือหยุดลงโดยสิ้นเชิง

หากคุณพบปัญหาคอขวดอย่างน้อยหนึ่งข้อในธุรกิจของคุณ ก็ถึงเวลาที่จะเริ่มวิเคราะห์เพื่อหาสาเหตุที่แท้จริง ซึ่งอาจเกิดจากปัจจัยต่างๆ เช่น กระบวนการตั้งค่าที่ไม่ดี สมาชิกในทีมทำงานหนักเกินไป หรือขาดการสื่อสาร

ไม่ว่าด้วยสาเหตุใด ใครจะไขคดีได้ดีกว่าเจ้าของกระบวนการนั้น

ไม่ว่าจะเป็นคุณหรือคนอื่นๆ ในทีมของคุณ ให้เผื่อเวลาซักถามและจดบันทึกคำตอบ เป้าหมายสุดท้ายคือการรู้ว่าความไร้ประสิทธิภาพเริ่มต้นและสิ้นสุดที่ใด และอะไรเป็นสาเหตุ

วิธีแก้ไขปัญหาคอขวดของคุณ

ตอนนี้คุณระบุและวิเคราะห์เสร็จแล้ว ก็ถึงเวลากำจัดคอขวดที่น่ารำคาญเหล่านั้น (โดยมีแผนแน่นอน)

วิธีหนึ่งในการรวบรวมแผนปฏิบัติการของคุณคือการเปรียบเทียบทรัพยากรที่คุณใส่ลงไปในแต่ละโซลูชันกับมูลค่าของสิ่งที่คุณจะได้จากมัน จัดลำดับความสำคัญของโซลูชันที่ให้ผลตอบแทนจากการลงทุนมากที่สุด และดำเนินการต่อจากจุด นั้น

เมื่อคุณได้พัฒนาแผนการของคุณเพื่อขจัดปัญหาคอขวดแล้ว ก็ถึงเวลาดำเนินการ!

ปัญหาคอขวดบางอย่างอาจต้องการการลงทุนที่มากขึ้น เช่น การเอาท์ซอร์สและ การจ้างงาน หรือการนำเทคโนโลยีและซอฟต์แวร์ใหม่ๆ มาใช้ วิธีแก้ไขปัญหาอื่นๆ อาจตรงไปตรงมากว่า เช่น การออกแบบใหม่หรืออัปเดตกระบวนการ

จากปัญหาคอขวดที่พบบ่อยที่สุด 5 ข้อที่เรากล่าวถึงก่อนหน้านี้ ต่อไปนี้เป็นข้อมูลสรุปง่ายๆ เพื่อช่วยแนะนำขั้นตอนต่อไปของคุณ:

ตลอดช่วงเวลานี้ สิ่งสำคัญคือต้องติดตามความเคลื่อนไหวของแต่ละกระบวนการ ตรวจสอบความคืบหน้าที่กำลังดำเนินการ และปรับโซลูชันของคุณหากจำเป็น

ตอนนี้ เมื่อทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่น คุณจะแน่ใจได้อย่างไรว่าโซลูชันใหม่ของคุณใช้งานได้ดี

วิธีป้องกันคอขวด

เพื่อป้องกันไม่ให้คอขวดกลับมา สิ่งสำคัญคือต้องทบทวนและปรับแต่งแผนของคุณ

เริ่มต้นด้วยการวิเคราะห์ผลลัพธ์ของการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่คุณทำ และบันทึกทุกอย่างตั้งแต่สิ่งที่ดีไปจนถึงสิ่งที่ไม่ดี กระบวนการบางอย่างอาจทำงานได้อย่างสมบูรณ์ตามที่คาดไว้ และกระบวนการอื่นๆ อาจต้องการ TLC เพิ่มขึ้นอีกเล็กน้อยก่อนที่จะปราศจากปัญหาคอขวดโดยสิ้นเชิง

อย่าลืมคำนึงถึงการเปลี่ยนแปลง ไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่ อาจต้องใช้เวลาสักระยะเพื่อให้คุณและทีมของคุณเข้าสู่จังหวะใหม่ด้วยกระบวนการใหม่หรือที่อัปเดตเหล่านี้

ซึ่งนำเราไปสู่ขั้นตอนต่อไป: จัดกลุ่มใหม่และขอคำติชมเพิ่มเติมจากสมาชิกในทีมและฟรีแลนซ์

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขารู้สึกสบายใจและพอใจกับกระบวนการทำงานของตน เพื่อช่วยในเรื่องนี้ ให้เปิดช่องทางการติดต่อสื่อสารของคุณไว้ และกระตุ้นให้ทีมของคุณแจ้งให้คุณทราบอยู่เสมอ หากพวกเขารู้สึกว่าคอขวดกำลังเกิดขึ้นอีก

เมื่อการยกของหนักเสร็จสิ้น ก็เป็นเรื่องของการบำรุงรักษา ถ้าคุณต้องการน้ำมันเครื่อง

มองหาโอกาสในการปรับกระบวนการที่สำคัญให้เหมาะสมยิ่งขึ้น และตรวจสอบให้แน่ใจว่ากระบวนการเหล่านั้นมีการพัฒนาตามความจำเป็นเมื่อสมาชิกและทีมของคุณเติบโตอย่างต่อเนื่อง

ห่อ…

คอขวดเป็นปัญหาทั่วไปสำหรับธุรกิจสมาชิกเกือบทุกประเภท สิ่งเหล่านี้อาจทำให้การเติบโตของธุรกิจหยุดชะงัก เสียเวลาและทรัพยากร และนำไปสู่ความเหนื่อยหน่ายสำหรับคุณและทีมของคุณ

ในการระบุว่าธุรกิจของคุณมีปัญหาคอขวดหรือไม่ ก็ทำได้ง่ายๆ โดยทำรายการกระบวนการทั้งหมด จัดลำดับความสำคัญและผลกระทบ จากนั้นวิเคราะห์แต่ละกระบวนการเพื่อดูว่าการชะลอตัวเกิดขึ้นหรือไม่และเกิดขึ้นที่ใด

เมื่อคุณระบุปัญหาคอขวดทั้งหมดแล้ว และคุณเข้าใจต้นตอของปัญหาดังกล่าวแล้ว คุณก็สามารถแก้ไขปัญหาดังกล่าวทีละปัญหาได้โดยใช้โซลูชันที่สอดคล้องกัน

จากนั้นคุณสามารถวิเคราะห์ผลลัพธ์ของการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำ และคอยจับจังหวะเพื่อติดตามปัญหาคอขวดที่อาจเกิดขึ้นอีก

จากจุดนั้น เมื่อคุณทราบแน่ชัดว่าต้องมองหาอะไรและจะแก้ไขอย่างไร ก็เป็นเรื่องของการบำรุงรักษา