Come rimuovere i colli di bottiglia e aumentare l'efficienza nella tua attività di abbonamento

Ci sono solo così tante ore in un giorno e un imprenditore di video lo sa meglio di chiunque altro.

Ma se ti dicessimo che c'è un modo per creare più ore nella tua giornata mentre fai la stessa quantità di lavoro?

E, sebbene siamo grandi fan della delega, questo post riguarda qualcos'altro: rimuovere le inefficienze dalla tua attività di appartenenza, per sempre.

Analizziamo esattamente quali sono i colli di bottiglia, perché rappresentano un problema e come risolverli.

Colli di bottiglia: cosa sono e come eliminarli

Un'attività di appartenenza è come una macchina: molte parti mobili diverse che lavorano insieme per supportare un obiettivo finale.

Ma cosa succede quando una parte si blocca un po' o addirittura si rompe? La macchina rallenta, diventa traballante o, nel peggiore dei casi, smette di funzionare del tutto.

Quando si tratta della tua iscrizione, quelle parti appiccicose sono indicate come colli di bottiglia , che sono i punti in un processo in cui il progresso sembra rallentare drasticamente o addirittura arrestarsi temporaneamente.

I colli di bottiglia potrebbero sembrare un problema da lasciare per un altro giorno, ma in realtà possono frenare la crescita della tua iscrizione, sprecare tempo e risorse e portare al burnout per te e il tuo team .

Prima di capire come identificare e rimuovere questi colli di bottiglia dalla tua attività, può essere utile sapere a cosa prestare attenzione. I 5 colli di bottiglia più comuni che potresti incontrare nella tua attività di abbonamento sono:

1. Eccessivo affidamento su una persona : quando la tua azienda fa troppo affidamento sulle capacità o sulle conoscenze di una persona. Ciò accade quando solo una persona nell'organizzazione sa esattamente come eseguire un processo specifico.

2. Mancanza di competenze o formazione : quando uno o più membri del team non dispongono delle competenze e delle conoscenze specifiche necessarie per eseguire i propri processi in modo efficiente. Questo è comune per le persone i cui ruoli richiedono molto multitasking interfunzionale.

3. Membri del team sovraccarichi : quando uno o più membri del team hanno troppe responsabilità per svolgerle tutte tempestivamente. Ciò accadrà quando gli obiettivi e i risultati di un'organizzazione crescono, ma il suo team rimane della stessa dimensione.

4. Strumenti e tecnologia impropri : quando gli strumenti, il software e la tecnologia utilizzati all'interno di un processo sono inefficienti o sono stati superati. Ciò può accadere se vengono utilizzati gli strumenti sbagliati e se vengono utilizzati troppi o troppo pochi strumenti.

5. A Breakdown in Communication : quando le informazioni importanti non vengono costantemente comunicate tra i membri del team. Ciò accade spesso quando mancano linee guida o aspettative per la comunicazione all'interno di un'organizzazione.

È importante notare che la dipendenza da persone chiave ha conquistato il primo posto in quell'elenco per un motivo: i creatori sono abituati a indossare (troppi) cappelli.

Nella nostra recente intervista con il creatore a sei cifre, Modern Millie, ha condiviso una conclusione che suona vera per molti: " Il più grande collo di bottiglia che ho notato sono io ".

Come migliaia di creatori prima di lei, Millie si è assunta la responsabilità di quasi tutte le parti mobili della sua attività. È una tendenza comune tra i creativi che hanno molto da fare e risorse limitate con cui farlo.

E può funzionare bene per un periodo di tempo, come ha fatto per Millie.

Finché non è stata costretta ad allontanarsi dal lavoro per 3 mesi. A quel tempo, la sua attività era stata impostata per fare affidamento quasi interamente sul fatto che si presentasse ogni giorno, quindi non c'erano sistemi in atto per gestire le cose mentre era fuori.

Il risultato? Un calo significativo delle entrate di Millie .

Se sospetti che potresti anche fare troppo affidamento su di te, tieni d'occhio quanti processi sono di tua esclusiva proprietà durante la ricerca di colli di bottiglia.

Ora, diamo un'occhiata a come identificare e rimuovere quei colli di bottiglia per mantenere la tua attività di abbonamento funzionante come una macchina ben oliata.

Come verificare la presenza di colli di bottiglia

Per rimuovere i colli di bottiglia dalla tua attività di abbonamento, devi sapere dove si trovano e perché si verificano.

Ora, un modo semplice per avvicinarsi alla ricerca di quei colli di bottiglia sarebbe quello di abbattere i processi che rientrano in ciascun sistema o "dipartimento" della tua azienda.

Ad esempio, l'elenco dei processi all'interno di un sistema di produzione di contenuti potrebbe essere simile al seguente:

• Pianificazione
• Sceneggiatura
• Riprese
• La modifica
• Progettazione delle miniature

È una buona idea annotare il nome della persona responsabile di ogni processo in modo che, a colpo d'occhio, tu sappia con chi devi parlare di cosa.

Può anche essere una risorsa utile per vedere se qualcuno sembra avere troppo nel piatto, se sono interni, esternalizzati o tu (e i tuoi numerosi cappelli).

Dopo aver mappato tutti i tuoi sistemi e i rispettivi processi, dovrai dare la priorità a quale sistema o processo ti rivolgi per primo .

Il modo in cui dai la priorità a questo dipende da te. Potresti iniziare con i processi che già conosci richiedono più tempo per produrre un output. Oppure potresti iniziare con i processi che producono gli output più preziosi .

Una volta impostato l'ordine delle operazioni, il passaggio successivo consiste nel cercare i segni di un collo di bottiglia in ogni processo .

Ad esempio, supponiamo che ci sia sempre un intervallo di 2 giorni tra il momento in cui un video è stato modificato e il momento in cui viene fornito il feedback su tali modifiche.

Ciò significa che l'avanzamento del processo di editing video si interrompe completamente per 2 giorni senza una buona ragione. Ed ecco il tuo collo di bottiglia.

I colli di bottiglia si presenteranno in modi diversi in tutti i sistemi e processi della tua azienda, ma cercherai sempre la stessa cosa: dove in un processo il progresso rallenta inutilmente o si interrompe completamente?

Se hai identificato uno o più colli di bottiglia nella tua azienda, è il momento di iniziare l'analisi per arrivare alla causa principale. Potrebbe ridursi a fattori come processi configurati male, membri del team sovraccarichi o mancanza di comunicazione.

Qualunque sia la causa, chi è meglio per risolvere il caso della persona che possiede quel processo?

Che si tratti di te o di qualcun altro del tuo team, prenditi del tempo per fare domande e annota alcune risposte. L'obiettivo finale è sapere dove inizia e dove finisce l'inefficienza e cosa la sta causando.

Come risolvere i colli di bottiglia

Ora che hai finito di identificare e analizzare, è il momento di rimuovere quei fastidiosi colli di bottiglia (con un piano, ovviamente).

Un modo per assemblare il tuo piano d'azione è confrontare le risorse che stai mettendo in ciascuna soluzione con il valore di ciò che ne ricaverai. Dai la priorità alle soluzioni che offrono il massimo ritorno sull'investimento e procedi verso il basso da lì .

Una volta che hai sviluppato il tuo piano per rimuovere i colli di bottiglia, è il momento di implementarlo!

Alcuni colli di bottiglia potrebbero richiedere investimenti maggiori, come l'outsourcing e l'assunzione o l'adozione di nuove tecnologie e software. Altre soluzioni potrebbero essere più semplici, come la riprogettazione o l'aggiornamento di un processo.

Sulla base dei 5 colli di bottiglia più comuni che abbiamo menzionato in precedenza, ecco un semplice cheat sheet per aiutarti a guidare i tuoi prossimi passi:

Durante questo periodo, è importante tenere il dito sul polso di ogni processo. Monitora i progressi compiuti e modifica la tua soluzione se necessario.

Ora, una volta che le cose stanno andando bene, come puoi assicurarti che le tue nuove soluzioni siano valide?

Come prevenire i colli di bottiglia

Per evitare il ripetersi di colli di bottiglia, è importante rivedere e perfezionare il piano.

Inizia analizzando i risultati di tutte le modifiche che hai apportato e documenta tutto, dal bene al male. Alcuni processi potrebbero funzionare perfettamente come previsto e altri potrebbero richiedere un po' più di TLC prima che sia totalmente privo di colli di bottiglia.

Ricordati di tenere conto del fatto che con cambiamenti, grandi o piccoli, potrebbe essere necessario del tempo prima che tu e il tuo team entriate in un nuovo ritmo con questi processi nuovi o aggiornati.

Il che ci porta al passaggio successivo: riorganizzarsi e chiedere ulteriori feedback ai membri del team e ai freelance.

Assicurati che si sentano a proprio agio e soddisfatti di come stanno funzionando i rispettivi processi. Per aiutarti in questo, mantieni aperte le tue linee di comunicazione e incoraggia il tuo team a tenerti aggiornato se ritiene che un collo di bottiglia stia riemergendo.

Una volta terminato il lavoro pesante, si tratta solo di manutenzione. Oliare la macchina, se vuoi.

Cerca opportunità per ottimizzare ulteriormente i processi importanti e assicurati che si evolvano secondo necessità man mano che la tua appartenenza e il tuo team continuano a crescere.

Avvolgendo…

I colli di bottiglia sono un problema comune per quasi tutte le attività di appartenenza. Possono ostacolare la crescita aziendale, sprecare tempo e risorse e portare al burnout per te e il tuo team.

Per identificare se questi colli di bottiglia esistono nella tua azienda, è semplice come fare un elenco di tutti i tuoi processi, assegnando loro la priorità per importanza e impatto e analizzando ogni processo per vedere se e dove si verifica il rallentamento.

Quando hai mappato tutti i colli di bottiglia identificati e ne hai compreso la causa principale, puoi affrontarli uno per uno implementando la soluzione corrispondente.

È quindi possibile analizzare i risultati delle modifiche apportate e tenere il polso del polso per rilevare eventuali colli di bottiglia che riemergeranno.

Da lì, una volta che sai esattamente cosa cercare e come risolverlo, è tutta una questione di manutenzione.