Alat & Strategi Teratas untuk Meningkatkan Tingkat Keterkiriman Email

Mengirim pesan Anda ke kotak masuk utama lebih dari sekadar menulis email yang bagus dan menekan tombol kirim. Ini karena meskipun email terkirim, filter spam mungkin mengarahkannya ke folder email lain yang tidak dapat diakses dengan mudah oleh penerima Anda.

Banyak bisnis menghadapi tantangan ini meskipun mereka berupaya meningkatkan tingkat keterkiriman email – dan hal ini tidak hanya merugikan reputasi merek tetapi juga merusak pertumbuhan bisnis.

Inilah sebabnya kami membuat postingan blog panduan ini. Dalam artikel mendetail ini, kami akan menunjukkan kepada Anda strategi dan perangkat lunak apa yang dapat membantu Anda meningkatkan tingkat keterkiriman email, dan bagaimana Anda dapat memulainya sekarang.

12 Strategi untuk Membantu Anda Meningkatkan Tingkat Keterkiriman Email

Di bagian ini, kami membahas strategi penting untuk selalu masuk ke kotak masuk, dan di bagian berikutnya, kami akan menunjukkan kepada Anda alat mana yang dapat membantu menerapkan strategi ini.

1. Otentikasi domain email Anda

Otentikasi email melibatkan langkah awal untuk membangun infrastruktur email yang tepat dan memastikan keamanan menggunakan protokol yang ditentukan. Ini melindungi email dan pelanggan Anda dari serangan spam dan phishing.

Ketika penjahat dunia maya menggunakan email Anda untuk tujuan jahat, pengguna yang terkena dampak mungkin merasa frustrasi dan menandai email Anda sebagai spam. Hal ini mengirimkan sinyal negatif ke penyedia kotak surat, menyebabkan mereka menolak atau mengalihkan email Anda dengan filter spam.

Tanpa protokol autentikasi email yang tepat, Anda tidak dapat membuktikan keabsahan email Anda, sehingga dapat membahayakan kemampuan pengiriman Anda. Tiga protokol otentikasi utama meliputi yang berikut ini.

1. Kerangka Kebijakan Pengirim (SPF): Protokol ini memungkinkan server email penerima menerima email masuk dari pengirim resmi.
2. DomainKeys Identified Mail (DKIM): Protokol ini menggunakan tanda tangan digital di header email untuk memvalidasi integritas pesan.
3. Pelaporan dan Kesesuaian Otentikasi Pesan Berbasis Domain (DMARC): Protokol ini memungkinkan administrator domain untuk mempublikasikan kebijakan untuk menangani email masuk. Ini menggabungkan protokol SPF dan DKIM.

Penerapan cerdas metode autentikasi email ini mengurangi spam, mencegah phisher membajak email Anda, dan melindungi reputasi merek Anda.

2. Gunakan alamat IP khusus

Alamat IP bersama mungkin ideal untuk pengirim beranggaran rendah atau baru, dan lebih mudah mempertahankan reputasi domain yang baik jika domain lain memiliki catatan yang baik. Namun kelemahannya adalah Anda memiliki lebih sedikit kendali, dan aktivitas administrator domain lain dapat memengaruhi reputasi pengirim dan kinerja domain Anda.

Hal ini dapat menyebabkan server email memasukkan email Anda ke dalam daftar hitam karena kemungkinan besar Anda berbagi alamat IP yang sama dengan pengirim spam.

Di sisi lain, alamat IP khusus, meskipun mahal, memberi Anda kontrol lebih besar atas reputasi pengirim dan mencegah server penerima email memasukkan email Anda ke daftar hitam. Meskipun tidak semua pengirim email dengan alamat IP bersama memiliki niat jahat, Anda memiliki lebih banyak fleksibilitas dan kemampuan penyesuaian atas pengelolaan domain email saat Anda menggunakan alamat aman yang tidak terpengaruh oleh aktivitas pengirim lain.

Baca juga: Cara Menghindari Filter Spam Untuk Keterkiriman Email Lebih Baik

3. Jaga kebersihan daftar email Anda

Biasanya daftar email Anda berisi berbagai alamat email dengan pengguna asli dan palsu. Dan bahkan di antara pelanggan sejati Anda, beberapa mungkin tidak lagi tertarik dengan merek Anda seiring berjalannya waktu, jadi mengirim email ke grup ini mungkin tampak tidak diperlukan.

Pembersihan daftar email melibatkan penghapusan kontak yang tidak aktif atau ketinggalan jaman sekaligus menjaga pelanggan tetap bersedia melanjutkan merek Anda. Mengirim email ke alamat email yang salah atau tidak valid dapat menyebabkan hard bouncing. Selain itu, pengguna yang kehilangan minat terhadap merek Anda mungkin akan memindahkan email berikutnya dari Anda ke folder sampah karena tidak lagi menarik bagi mereka.

Jadi, membersihkan daftar email Anda secara teratur memastikan email Anda terkirim ke penerima yang tepat, sehingga mengurangi rasio pentalan dan skor spam, serta meningkatkan kemampuan pengiriman Anda. Berikut beberapa tip untuk membantu Anda memastikan daftar email yang bersih:

• Hapus atau gabungkan alamat email duplikat
• Gunakan formulir keikutsertaan sederhana dengan bidang yang jelas
• Hapus alamat email spam
• Perbaiki kemungkinan kesalahan ketik pada alamat
• Libatkan kembali pengguna yang tidak aktif dan hapus pengguna yang tidak lagi menunjukkan minat pada merek Anda

4. Tulis konten yang bermanfaat dan tidak berisi spam

Mengirim email yang bermanfaat, relevan, dan menarik adalah salah satu cara untuk mempertahankan tingkat keterkiriman yang tinggi, karena pelanggan akan menerima email yang menarik bagi mereka. Mereka juga dapat memindahkan email Anda dari folder sampah ke kotak masuk utama mereka, sehingga mengirimkan sinyal positif ke penyedia kotak surat.

Jadi, bahkan dengan daftar email yang bersih, menarik perhatian pelanggan Anda dengan konten yang tepat waktu, relevan, dan sesuai sangatlah penting.

Terkadang, filter spam dapat mencegah email Anda masuk ke kotak masuk jika filter tersebut mendeteksi pola berbahaya di konten Anda. Oleh karena itu, Anda harus selalu memeriksa email Anda untuk menghapus kata atau pola pemicu spam yang dapat menyebabkan program ini menandai email Anda sebagai spam.

Beberapa tip untuk membuat email yang bermanfaat antara lain sebagai berikut:

• Hindari menggunakan terlalu banyak tanda seru atau karakter khusus
• Memperbaiki kesalahan tata bahasa atau ejaan
• Hindari penggunaan huruf kapital semua
• Ciptakan rasio gambar-teks yang seimbang
• Jangan gunakan font atau warna yang sulit dibaca
• Hindari menambahkan terlalu banyak tautan

Baca juga: Menghindari Folder Spam: Pengantar Keterkiriman Email

5. Gunakan baris subjek yang jelas dan menarik

Baris subjek email Anda adalah hal pertama yang dilihat penerima sebelum membuka email Anda. Ini memberikan gambaran singkat tentang email dan memaksa pengguna Anda untuk mengklik dan membaca.

Baris subjek yang buruk dapat menyebabkan penerima mengabaikan atau menandai email Anda sebagai spam. Menurut statistik dari Gitnux, 69% penerima melaporkan email sebagai spam hanya berdasarkan baris subjek.

Jadi, jika baris subjek dan teks pratinjau Anda tidak jelas, menarik, dan relevan, penerima Anda dapat memindahkannya ke folder spam, yang dapat merusak tingkat keterkiriman Anda.

6. Mempermudah berhenti berlangganan

Tidak peduli betapa berharganya email Anda, email tersebut mungkin tidak selalu cocok untuk setiap pengguna. Selain itu, segmen audiens Anda mungkin kehilangan minat seiring berjalannya waktu, dan hal ini wajar karena seiring dengan perubahan kebutuhan pelanggan, keinginan dan minat mereka juga berubah.

Selain itu, pelanggan Anda mungkin tidak tinggal bersama Anda selamanya, jadi penting untuk membuat opsi yang memungkinkan mereka memilih cara menerima email Anda. Anda dapat mengelompokkan pelanggan berdasarkan cara mereka memilih menerima email Anda:

• Mereka yang ingin mendapatkan semua pembaruan merek Anda
• Mereka yang hanya membutuhkan pembaruan yang diperlukan
• Mereka yang ingin berhenti menerima pembaruan dari Anda

Menambahkan tautan berhenti berlangganan atau pusat preferensi di email Anda – sebaiknya di footer – dapat membantu Anda menyaring kontak yang prioritasnya telah berubah, sehingga membantu Anda membuat segmen cerdas. Ketika pelanggan merasa sulit menemukan tautan berhenti berlangganan Anda, mereka dapat memindahkan email Anda ke folder spam karena frustrasi, sehingga mereka tidak melihat pembaruan di masa mendatang dari Anda.

Opsi berhenti berlangganan juga dapat berfungsi sebagai cara untuk mendapatkan umpan balik pelanggan untuk meningkatkan strategi pemasaran email Anda. Ketika kontak yang tidak aktif dapat dengan mudah meninggalkan merek Anda, kecil kemungkinan email Anda akan ditandai sebagai spam. Hal ini meningkatkan reputasi pengirim Anda dan, akibatnya, tingkat keterkiriman Anda.

Baca juga: Pemanasan IP dan Keterkiriman Email: Inilah Yang Perlu Diketahui

7. Panaskan akun email Anda

Pemanasan email biasanya ideal untuk akun email baru atau tidak aktif, dan ini memerlukan pengiriman email secara bertahap dan meningkatkan frekuensi hingga Anda mencapai volume pengiriman ideal.

Biasanya, penerima mungkin tidak mempercayai merek baru atau merek yang tidak aktif, jadi membanjiri pelanggan Anda dengan terlalu banyak email dapat mengarahkan Anda ke folder sampah.

Oleh karena itu, memulai secara perlahan – terutama untuk penjangkauan email yang dingin – adalah penting sampai Anda mencapai skor pengirim yang baik. Anda dapat memilih jadwal pengiriman yang konsisten dari sini dan menaatinya. Dan karena Anda menggunakan domain baru, disarankan untuk memiliki nama pengirim yang konsisten agar penerima tidak bingung.

Skor pengirim yang ditingkatkan menunjukkan bahwa email Anda berasal dari sumber yang sah. Seiring dengan semakin akrabnya pelanggan dengan merek Anda dari waktu ke waktu, tingkat keterlibatan Anda akan meningkat, sehingga meningkatkan reputasi pengirim dan, pada akhirnya, tingkat keterkiriman Anda.

8. Gunakan sistem berlangganan double opt-in

Sistem double opt-in melibatkan pengiriman pemberitahuan ke pelanggan baru untuk mengonfirmasi validitas alamat email mereka sebelum menambahkannya ke database kontak Anda. Ini adalah bagian dari strategi yang terlibat dalam membersihkan daftar email Anda dan memastikan hanya alamat valid yang ditambahkan.

Proses ini mencegah alamat palsu yang dapat meningkatkan rasio pentalan email dan merusak reputasi pengirim Anda. Selain itu, Anda memiliki lebih banyak kontak berkualitas yang akan berinteraksi dengan email Anda dan kecil kemungkinannya untuk menandai Anda sebagai spam.

Baca juga: ISP dan Keterkiriman Email: Cara Selalu Masuk Kotak Masuk

9. Segmentasikan daftar email Anda

Segmentasi email melibatkan memecah daftar kontak Anda menjadi kelompok-kelompok yang lebih kecil berdasarkan atribut atau karakteristik yang telah ditentukan sebelumnya. Pelanggan Anda memiliki preferensi yang berbeda-beda, jadi menempatkan mereka semua dalam satu kategori dan mengirimkan email yang sama dapat membuat mereka kehilangan minat terhadap merek Anda, karena sebagian besar email mungkin tidak diinginkan atau tidak diminta.

Segmentasi email yang tepat melibatkan penggunaan atribut tertentu untuk membuat email yang dipersonalisasi yang menarik berbagai segmen audiens Anda. Segmen email Anda dapat berupa demografis, perilaku, geografis, atau psikografis, bergantung pada kebutuhan bisnis dan preferensi pelanggan Anda.

Strategi segmentasi yang baik dapat meningkatkan tingkat keterlibatan dan membantu Anda membangun hubungan pelanggan yang lebih sehat. Saat pelanggan berinteraksi dengan email yang menarik bagi mereka, penyedia kotak surat menganggap email Anda asli dan akan mencegah mereka terkena filter spam.

10. Jangan membeli daftar email

Memiliki basis pelanggan yang besar adalah hal yang bagus. Namun, kualitas kontak Anda lebih penting daripada kuantitasnya. Dengan kata lain, 500 pembeli serius lebih penting daripada 5.000 pengunjung yang tidak tertarik dengan merek Anda. Pemilik bisnis yang membeli daftar email tidak membangun prospek yang berkualitas dari awal, berharap memiliki daftar kontak yang besar yang pada akhirnya akan meningkatkan penjualan.

Meskipun ini mungkin tampak seperti rute yang lebih cepat, ada beberapa kelemahannya:

• Email Anda akan ditandai sebagai spam
• Ini dapat meningkatkan tingkat berhenti berlangganan Anda
• Penyedia layanan email Anda mungkin membatasi domain Anda
• Anda melanggar undang-undang perlindungan data
• Hal ini dapat menurunkan reputasi pengirim Anda
• Anda akhirnya mengirim email ke penerima yang tidak mempercayai Anda dan tidak mau membeli dari Anda

Faktor-faktor ini dapat menciptakan pengalaman pelanggan yang buruk, sehingga menyebabkan tingkat keterlibatan yang rendah dan skor spam yang tinggi. Pada akhirnya, alamat email Anda mungkin masuk daftar hitam karena email Anda tidak diinginkan dan tidak menarik bagi kontak Anda.

Baca juga: Rasio Pentalan dan Keterkiriman Email – Panduan Sederhana

11. Mematuhi undang-undang anti-spam

Umumnya, undang-undang antispam tidak berdampak langsung pada kemampuan pengiriman email Anda. Namun, mereka memberikan persyaratan dan peraturan tertentu yang memungkinkan Anda membuat konten email yang bermanfaat dan sesuai. Mereka juga melindungi pelanggan Anda dari menerima email yang tidak diminta, sehingga membantu Anda membangun hubungan pelanggan yang sehat.

Persyaratan utama undang-undang anti-spam meliputi:

• Jangan gunakan baris subjek yang menipu
• Sertakan alamat fisik valid yang menunjukkan lokasi Anda
• Identifikasi dengan jelas bahwa pesan Anda adalah sebuah iklan (jika memang demikian)
• Hindari menggunakan informasi header yang salah atau menyesatkan
• Sertakan tautan berhenti berlangganan yang jelas untuk membantu pengguna memilih tidak menerima email Anda dengan mudah
• Hormati semua permintaan untuk tidak ikut serta dengan segera

12. Gunakan penyedia layanan email (ESP) yang andal

Penyedia layanan email biasanya merupakan aplikasi perangkat lunak yang dirancang untuk membantu Anda membuat dan mengirim email dalam skala besar. Ini mendukung fitur pemasaran email canggih yang memungkinkan Anda menjalankan kampanye yang sukses. Fitur-fitur ini mungkin mencakup otomatisasi pemasaran, pemverifikasi email, segmentasi daftar, pelaporan dan analitik, serta templat email yang dapat disesuaikan.

Ada beberapa ESP dengan berbagai fungsi, namun pilihan Anda sangat bergantung pada kebutuhan dan ukuran bisnis Anda, jadi penting untuk memilih alat dengan fitur unik untuk memenuhi sasaran dan kebutuhan merek Anda.

Penyedia layanan email yang buruk dapat mengganggu kemampuan pengiriman Anda, karena mungkin tidak memiliki fitur-fitur canggih untuk membantu Anda mengirimkan email ke kotak masuk pelanggan Anda. Ini mungkin juga tidak memiliki fungsi penting yang memungkinkan Anda mengelompokkan dan menggabungkan daftar Anda untuk membuat kampanye yang dipersonalisasi.

Baca juga: Dampak Tingkat Keluhan Spam terhadap Keterkiriman Email

8 Alat Untuk Meningkatkan Tingkat Keterkiriman Email

Keterkiriman email melibatkan beberapa proses dan teknik yang kompleks. Kabar baiknya adalah banyak perangkat lunak yang dirancang untuk menyederhanakan alur kerja Anda dan memberdayakan tim Anda ke arah ini. Berikut adalah beberapa alat terbaik untuk meningkatkan tingkat keterkiriman email.

1. MailerLite – Perangkat Lunak Pemasaran Email

MailerLite adalah platform email berbasis cloud yang menggabungkan alat pemasaran digital dengan alur kerja otomatis tingkat lanjut untuk membantu Anda menjalankan kampanye email yang sukses dalam skala besar. Ini mendukung fitur dasar untuk mempromosikan toko eCommerce Anda, menghasilkan prospek yang berkualitas, dan mengelola kontak Anda.

Solusi pemasaran juga memiliki pemverifikasi email yang memungkinkan Anda mengoptimalkan dan membersihkan daftar email Anda, memastikan hanya kontak valid yang ditambahkan ke database pelanggan Anda. Fitur tambahannya adalah pembuat situs web yang menggunakan gaya dan nada merek Anda untuk membuat halaman sederhana untuk bisnis Anda.

Meskipun MailerLite memiliki paket gratis, paket berbayar mulai dari $9/bulan untuk 500 pelanggan.

2. MxToolbox – Sistem Pemantauan Server

MxToolbox adalah perangkat lunak tangguh yang dapat digunakan untuk berbagai operasi internet seperti memantau kesehatan domain, mengidentifikasi dan mendiagnosis masalah di IP atau sistem nama domain (DNS), memantau daftar hitam, dll.

Sebagai pemilik bisnis, Anda dapat menggunakan MxToolbox untuk menganalisis data SPF Anda guna memeriksa sintaksisnya yang valid. Sistem ini mendukung fitur-fitur canggih dan canggih untuk membangun infrastruktur email yang tepat.

Ada versi gratis yang tersedia untuk pengguna, meskipun memiliki beberapa keterbatasan. Pemilik bisnis yang membutuhkan fungsionalitas lebih lanjut dapat mulai dari $129/bulan.

3. NeverBounce – Alat Verifikasi Email

NeverBounce adalah solusi verifikasi email yang membantu bisnis membuat daftar email yang bersih dengan memverifikasi validitas alamat email sebelum menambahkannya ke database kontak mereka. Hal ini dilakukan dengan menandai alamat email duplikat, tidak valid, atau spam.

Neverbounce adalah alat email sederhana untuk meningkatkan kualitas daftar email Anda dan mengurangi rasio pentalan. Dan meskipun memiliki paket gratis, Anda bisa mendapatkan lebih banyak dengan harga $8 untuk 1.000 email dengan paket berbayar.

4. InboxAlly – Alat Pengiriman Email

InboxAlly adalah alat pengiriman email canggih yang mengirimkan sinyal positif ke penyedia kotak surat untuk mencegah mereka menolak email Anda atau menandainya sebagai spam. Ini memfasilitasi keterlibatan pelanggan dengan rasio buka dan klik-tayang yang tinggi.

InboxAlly meningkatkan tingkat keterkiriman Anda dengan memastikan email Anda mencapai kotak masuk utama. Dibutuhkan juga langkah-langkah penting untuk menghapus email Anda dari folder spam atau promosi. Beberapa fitur termasuk pemanasan email, pelacakan kampanye, Deteksi Otomatis Siaran, jadwal pengiriman khusus, dll.

Mulai dari $149/bulan, Anda dapat mengakses fitur-fitur canggih untuk mencegah serangan filter spam.

5. Perangkap Surat – Alat Pengujian Email

Mailtrap adalah alat pengujian email yang memeriksa dan menganalisis email untuk memeriksa kemungkinan kesalahan atau tanda bahaya yang dapat membahayakan kemampuan pengiriman Anda. Ini menyimulasikan server email penerimaan untuk mengidentifikasi celah dalam email Anda dan membantu Anda memperbaikinya sebelum mengirimkannya ke penerima Anda.

Mailtrap memungkinkan Anda memeriksa skor spam, memvalidasi header, dan melihat pratinjau desain email Anda. Ini memberikan data real-time yang menunjukkan kinerja email Anda. Anda dapat menggunakan wawasan ini untuk meningkatkan strategi pemasaran email Anda sambil menerapkan praktik terbaik untuk meningkatkan tingkat keterkiriman Anda.

Perangkap surat memiliki versi gratis. Namun, paket berbayar mulai dari $14,99/bulan.

6. EngageBay – Perangkat Lunak Pemasaran Email

EngageBay adalah perangkat lunak manajemen hubungan pelanggan lengkap dengan rangkaian otomatisasi pemasaran tingkat lanjut untuk membantu Anda menjalankan kampanye email yang sukses. Platform pemasaran email ini mendukung fitur canggih untuk menangkap prospek berkualitas, mengelola daftar email, dan mengotomatiskan alur kerja Anda.

Dengan templat email yang responsif dan dapat disesuaikan, EngageBay memungkinkan Anda mengirim konten yang menarik dan dipersonalisasi dalam skala besar. Dengan cara ini, Anda dapat mengirimkan email berkualitas tinggi yang menarik bagi pelanggan Anda.

Seperti platform otomasi pemasaran lainnya, EngageBay memiliki versi gratis. Namun, paket berbayar mulai dari $12,99/bulan untuk 500 kontak.

7. ActiveCampaign – Perangkat Lunak Pemasaran Email

Seperti EngageBay, ActiveCampaign adalah alat otomatisasi dan pemasaran email canggih yang membantu Anda membuat buletin, email siaran, dan penjawab otomatis email. Meskipun Anda tidak paham teknologi, ini dapat membantu Anda membuat email yang indah dengan desainer drag-and-drop dan template siap pakai yang dapat disesuaikan.

ActiveCampaign meningkatkan kemampuan pengiriman email dengan pemeriksaan spam, verifikasi domain, dan kemampuan pratinjau kampanye. Mulai dari $29/bulan.

8. Unspam.email – Alat Pengiriman Email

Unspam.email adalah alat pengiriman email yang menawarkan beberapa fungsi untuk memastikan email Anda mencapai kotak masuk utama. Ini juga merupakan alat pengujian email dengan fitur pratinjau dan pemeriksa spam yang memungkinkan Anda melihat tampilan email Anda di berbagai perangkat dan kemungkinan pola yang dapat memicu filter spam.

Alat ini memungkinkan Anda memantau domain, email, dan alamat IP untuk menentukan apakah Anda telah masuk daftar hitam. Ini juga mendukung kemampuan tingkat lanjut untuk mengoptimalkan data SPF, SKIM, dan DMARC Anda.

Unspam menyediakan paket gratis dan tingkatan berbayar lainnya mulai dari $9/bulan.

Baca juga: Pengujian Benih Email: Peretasan Keterkiriman Email yang Telah Teruji Waktu

Kesimpulan Terakhir

Tidak peduli seberapa optimalnya email Anda, penerima Anda mungkin tidak akan pernah melihatnya jika Anda memiliki masalah kemampuan pengiriman.

Meskipun meningkatkan rasio buka, klik-tayang, dan metrik email lainnya diperlukan, menyampaikan pesan ke pelanggan Anda terlebih dahulu juga penting. Jika tidak, faktor lain tidak akan menjadi masalah.

Mulai dari mengautentikasi email hingga meningkatkan keamanan, memangkas dan mengelompokkan daftar, serta menulis konten yang bermanfaat, Anda dapat meningkatkan kemampuan pengiriman email dan memastikan pengguna menerima email Anda.

Karena ini melibatkan proses yang kompleks, akan membantu jika menggunakan alat pemasaran email yang menawarkan otentikasi email, otomatisasi pemasaran, verifikasi dan segmentasi email, pengujian email, dan kemampuan lain untuk mencegah filter spam masuk ke email Anda.

Coba EngageBay secara gratis dan lihat bagaimana hal ini dapat membantu Anda.