Pelajari Cara Mengelola Kode Pentalan Email Dalam 10 Menit
Diterbitkan: 2023-09-21Pentalan email terjadi dari waktu ke waktu, namun rasio pentalan yang tinggi dapat membahayakan reputasi pengirim Anda, sehingga membatasi jumlah email yang dapat Anda kirim ke audiens Anda.
Kerugian lebih lanjut terhadap kemampuan pengiriman email adalah kemungkinan masuk daftar hitam jika Anda mengalami banyak hard bouncing. Setelah Anda masuk dalam daftar hitam email, Anda harus berjuang mati-matian untuk keluar dari daftar tersebut. Itu bisa dilakukan tetapi sulit.
Membiasakan diri Anda dengan kode pentalan email akan sangat membantu Anda memahami mengapa pesan Anda terpental sehingga Anda dapat mengurangi rasio pentalan Anda.
Ini adalah artikel terperinci, tetapi masih membutuhkan waktu kurang dari 10 menit untuk membacanya. Dalam panduan kecil ini, kami akan menjelaskan cara mengelola kode pentalan email, dan membagikan daftar lengkap kode pentalan email dan apa kepanjangannya.
Daftar isi
Apa Itu Email Pentalan?
Mari kita lihat dari atas dan jelaskan secara singkat apa artinya ketika sebuah email terpental. Email terpental adalah email apa pun yang belum sampai ke penerima. Penyedia layanan internet atau ISP mengembalikannya kepada Anda, yang akan terjadi segera setelah Anda mengirimkannya.
Bergantung pada penyebab pentalan, Anda dapat mencoba lagi nanti, memeriksa kembali detail penerima, dan segera mengirim lagi, atau menghubungi alamat email lain.
Pantulan dapat dikategorikan dalam dua cara: keras atau lunak. Mari kita tinjau perbedaannya.
Pantulan Lembut vs Pantulan Keras
Soft email bouncing sering kali merupakan kesalahan sementara yang disebabkan oleh penerima atau servernya, bukan pengirimnya. Berikut adalah beberapa alasan mengapa Anda mungkin mendapat penolakan ringan saat mengirim email ke segmen daftar kontak Anda:
- Server email mereka tidak dapat menyampaikan pesan dari server email Anda.
- Persyaratan server email penerima tidak terpenuhi.
- Email tidak lolos antivirus server penerima.
- Email tersebut terjebak dalam filter spam penerima.
- Email tidak memenuhi persyaratan autentikasi server penerima, seperti DMARC.
- Pesan tersebut melanggar kebijakan email server penerima.
- Server penerima memblokir konten dalam email.
- Nama domain penerima sudah tidak ada lagi.
- Emailnya terlalu besar, biasanya karena lampiran.
- Server penerima tidak dapat menerima email karena mengirimkan terlalu banyak.
- Server penerima sedang offline.
- Server penerima sedang down.
- Kotak surat penerima tidak dikonfigurasi dengan benar.
- Kotak surat penerima penuh.
Penerima tidak menerima email bahwa pesan Anda terpental, jadi terserah pada mereka untuk memperbaiki masalahnya (atau ISP mereka yang melakukannya, bergantung pada sumber soft bouncing).
Jenis email bouncing lainnya adalah hard bouncing. Jika pantulan lunak bersifat sementara, pantulan keras bersifat permanen. Misalnya, server penerima mungkin memblokir alamat email Anda. Alamat email yang ingin Anda hubungi mungkin sudah tidak ada lagi, atau Anda menghubungi nama domain yang tidak valid.
Tidak seperti soft bouncing, yang mungkin akan diperbaiki oleh penerima email atau ISP mereka pada waktunya, biasanya tidak ada pengembalian dari hard bouncing. Anda dapat memeriksa alamat email penerima dan mengonfirmasi bahwa semuanya sudah dieja dengan benar, tetapi Anda harus menghapusnya dari daftar di luar itu.
Anda dapat menghitung pentalan lunak dan keras melalui rasio pentalan email, yang merupakan jumlah email yang terpental dibagi dengan jumlah yang Anda kirim.
Rasio pentalan yang baik adalah sekitar satu persen (1%).
Oke, Jadi Apa itu Kode Pentalan Email?
Setiap email yang terpental, baik lunak maupun keras, menghasilkan kode pentalan email.
Kode pentalan menjelaskan mengapa email Anda tidak sampai ke penerima yang dituju. Anda dapat menerima kode pentalan biasa atau kode pentalan SMTP yang disempurnakan, yang bisa sangat berbeda.
Kode Pentalan SMTP Tradisional dan Ditingkatkan – Apa Bedanya?
SMTP adalah kependekan dari Simple Mail Transfer Protocol. Semua server email menggunakan SMTP untuk menyampaikan, mengirim, dan menerima email. Kode pentalan SMTP tradisional akan memiliki pengenal tiga digit yang menunjukkan apakah email telah terkirim.
Kode tiga digit memberi tahu Anda dengan tepat mengapa email gagal sampai ke penerima, asalkan Anda memahami arti kode tersebut.
Pada tahun 2003, lahirlah kode pentalan SMTP yang disempurnakan. Kode SMTP tradisional sangat membantu tetapi hanya mengungkapkan sedikit hal, sedangkan kode yang disempurnakan memberikan lebih banyak penjelasan mengenai masalah ini. Kode SMTP yang disempurnakan juga memiliki tiga digit tetapi ada titik di antaranya.
Apa arti masing-masing dari tiga digit tersebut? Yang pertama mewakili kelas pengiriman email. A 2.XX mengacu pada pengiriman yang sampai ke penerima. Jika Anda melihat 4.XX, itu menunjukkan pantulan lunak atau masalah sementara. A 5.XX adalah pantulan keras karena masalah permanen.
Singkatnya, digit pertama kode SMTP yang disempurnakan bisa berupa 2, 4, atau 5.
Digit kedua mewakili kode kesalahan. Jika Anda melihat angka 1 di tempat kedua, email Anda tidak terkirim karena masalah alamat. Angka 2 menunjukkan masalah kotak surat, dan angka 3 berarti masalah dengan server email.
Digit kedua dari kode SMTP yang disempurnakan bisa berupa 1, 2, atau 3. Lalu, ada digit ketiga, yang menguraikan lebih lanjut masalah email. Ini bisa antara 0 dan 5.
ISP menggunakan kode SMTP tradisional dan yang disempurnakan untuk membantu pengirim email memahami mengapa pesan mereka gagal.
Baca juga: Email Bounce Back: Apa Itu Dan Bagaimana Cara Memperbaikinya
Pengertian Kode Pentalan Email: Daftar Lengkap dan Artinya
Mari kumpulkan semua informasi dari bagian sebelumnya dan tinjau kode pentalan yang umum dan apa artinya saat Anda menerimanya.
Kode Grup Status
Kode grup status mengacu pada digit pertama dari tiga digit dalam kode SMTP yang disempurnakan dan adalah sebagai berikut.
| Kode Grup Status | Apa artinya |
| 1XX | Grup informasi yang menunjukkan server menerima dan masih memproses permintaan Anda. |
| 2XX | Server berhasil menerima permintaan Anda dan menerimanya. |
| 3XX | Grup pengalihan menunjukkan bahwa server harus berbuat lebih banyak untuk memenuhi permintaan. |
| 4XX | Kesalahan klien menunjukkan server tidak dapat memenuhi permintaan, atau memiliki sintaks yang buruk. |
| 5XX | Kesalahan server menunjukkan server tidak dapat memenuhi permintaan tetapi bukan karena kesalahan apa pun di pihak pengirim. |
Kode 4XX
Kode pentalan lunak dimulai dengan 4, seperti 4XX (kode pentalan SMTP tradisional) atau 4.XX (kode pentalan SMTP yang disempurnakan). Berikut ikhtisar masing-masing kode dan artinya.
| Kode | Apa artinya |
| 420 | Terjadi kesalahan saat mentransfer pesan, dan waktu koneksi habis. |
| 421 | Server penerima tidak dapat menerima pesan karena kelebihan koneksi atau pesan. Email ditangguhkan hingga penerima dapat menerima pesan lagi. |
| 422 | Kotak masuk penerima penuh dan tidak ada ruang penyimpanan tersisa. |
| 431 | Penerima mengalami kelebihan file dan kehabisan memori atau ruang disk. |
| 432 | Antrian surat masuk terhenti karena server pertukaran. |
| 441 | Server penerima berhenti merespons. |
| 442 | Server penerima kehilangan koneksi saat transmisi terjadi. |
| 446 | Penerima telah melampaui jumlah hop emailnya dan menyebabkan kesalahan loop internal. |
| 447 | Server masuk mengalami masalah, menyebabkan email yang Anda kirim kehabisan waktu. |
| 449 | Masalah perutean, mungkin disebabkan oleh masalah konfigurasi, menghalangi pertukaran server. |
| 450 | Kotak surat sedang sibuk atau tidak tersedia. |
| 451 | Pesan tidak dapat diproses dan dibatalkan. |
| 452 | Sistem tidak memiliki cukup penyimpanan untuk mengirim email. |
| 471 | Filter anti-spam lokal mencegah email masuk. |
Kode 5XX
Kode pentalan keras dimulai dengan angka 5, baik 5XX atau 5.XX Berikut ini ikhtisar lengkap semua kode yang mungkin Anda terima ketika terjadi kesalahan permanen selama pengiriman email.
| Kode | Apa artinya |
| 500 | Alamat emailnya tidak ada. |
| 501 | Argumen perintah mengalami kesalahan sintaksis. |
| 502 | Server tidak dapat mengimplementasikan perintah yang diminta. |
| 503 | Serangkaian perintah telah mencegah server untuk melanjutkan. |
| 504 | Penerima tidak dapat mengimplementasikan parameter perintah. |
| 510 | Anda mencoba menghubungi alamat email yang buruk atau tidak valid. |
| 511 | Anda mencoba mencapai tujuan yang buruk atau tidak valid. |
| 512 | Server penerima mengalami kesalahan DNS dan tidak dapat menemukan nama domain penerima. |
| 513 | Alamat salah eja atau tidak dapat diautentikasi. |
| 514 | Alamat kotak surat penerima dianggap ambigu, dan tidak dapat menerima pesan. |
| 515 | Alamat kotak surat tidak valid. |
| 516 | Kotak surat telah dipindahkan. |
| 517 | Sintaks alamat kotak surat yang buruk telah mencegah server penerima menerima pesan Anda. |
| 518 | Alamat sistem yang buruk telah mencegah server penerima menerima pesan Anda. |
| 520 | Status kotak surat penerima tidak ditentukan. |
| 521 | Kotak surat penerima tidak lagi menerima pesan karena dinonaktifkan. |
| 522 | Kotak surat penerima penuh, dan mereka tidak dapat lagi menerima pesan sampai mereka mengosongkannya. |
| 523 | Anda mencoba mengirim email yang melebihi batas server penerima. |
| 524 | Milis tidak dapat diperluas. |
| 530 | Alamat email penerima tidak valid, server penerima memasukkan alamat email Anda ke daftar hitam, atau masalah autentikasi. |
| 532 | Sistem tidak dapat menerima pesan jaringan. |
| 533 | Sistem tidak dapat menerima beberapa fitur yang dipilih. |
| 534 | Ukuran pesan melebihi ukuran sistem yang diperbolehkan. |
| 540 | Status perutean atau jaringan tidak ditentukan. |
| 541 | Filter anti-spam atau tindakan lain menolak pesan berdasarkan alamat penerima. |
| 542 | Koneksi lemah. |
| 543 | Server perutean gagal. |
| 544 | Server tidak dapat merutekan. |
| 545 | Jaringannya padat. |
| 546 | Jaringan mendeteksi loop perutean. |
| 547 | Jangka waktu pengiriman telah habis. |
| 550 | Server tidak dapat menemukan kotak surat penerima. |
| 551 | Penerima bukan bagian lokal dari server. |
| 552 | Alokasi penyimpanan terlampaui dan permintaan dibatalkan. |
| 553 | Nama kotak surat tidak valid, dan permintaan dibatalkan. |
| 554 | Transaksi email gagal, meskipun karena alasan yang tidak disebutkan. |
| 555 | Versi protokol salah. |
| 560 | Terjadi kesalahan media. |
| 561 | Jenis media yang dikirim tidak didukung. |
| 562 | Konversi yang diperlukan dilarang. |
| 563 | Konversi yang diperlukan tidak didukung. |
| 564 | Konversi terjadi tetapi dengan kerugian. |
| 565 | Konversi tidak dapat terjadi. |
| 570 | Status keamanan tidak ditentukan. |
| 571 | Pesan ditolak karena pengiriman tidak sah. |
| 572 | Server melarang perluasan milis. |
| 573 | Konversi keamanan yang diperlukan tidak dapat terjadi. |
| 574 | Konversi keamanan yang diperlukan tidak didukung. |
| 575 | Terjadi kesalahan atau kegagalan kriptografi. |
| 576 | Algoritme kriptografi yang diperlukan tidak didukung. |
| 577 | Integritas pesan gagal. |
Baca juga: Rasio Pentalan dan Keterkiriman Email – Panduan Sederhana
Cara Mengelola Kode Pentalan Email
Email yang terpental akan membahayakan reputasi pengirim Anda jika sering terjadi, termasuk email yang terpental secara keras maupun lunak.
Meskipun Anda tidak dapat mengontrol apa yang dilakukan penerima email atau bagaimana perilaku server mereka, Anda memiliki banyak kekuatan untuk mengurangi rasio pentalan email perusahaan Anda.
Berikut beberapa petunjuknya.
Jeda email ke penerima
Anda telah menentukan bahwa penerima yang dituju tidak dapat menerima email saat ini, kemungkinan karena masalah sementara. Periksa kode pentalan; jika Anda melihat kode yang dimulai dengan angka 4, itu adalah pantulan lunak yang harus diperbaiki jika memungkinkan.
Untuk sementara, tidak ada gunanya terus mengirim email, karena semuanya akan terpental. Sebaliknya, jeda sementara email ke penerima tersebut. Jeda mungkin berarti 24 atau 48 jam atau bahkan seminggu. Itu pilihan Anda berapa lama Anda memutuskan untuk menunggu.
Coba kirim email lagi dan putuskan bagaimana melanjutkannya berdasarkan apakah Anda mendapatkan kesalahan yang sama, kesalahan yang berbeda, atau tidak ada kesalahan.
Hapus alamat email yang tidak aktif
Jika Anda masih menerima email 4XX atau 4.XX yang terpental dari penerima, meski hanya sementara, bukan berarti email tersebut akan selalu ditangani. Soft bouncing ada di pihak penerima, seperti kotak masuk email lengkap.
Anda tentu tidak ingin menahan napas menunggu penerima email mengosongkan kotak masuknya, karena Anda tidak tahu berapa lama Anda akan menunggu. Sebaliknya, hapus alamat tersebut (dan alamat tidak aktif lainnya) dari daftar email Anda.
Jika penerima telah memperbaiki masalah emailnya dan menyadari bahwa mereka tidak menerima email Anda, mereka dapat mendaftar lagi ke daftar email Anda. Sementara itu, menyimpannya di daftar Anda dapat menempatkan Anda pada risiko ISP Anda berasumsi Anda terlibat dalam perangkap spam, sehingga merusak reputasi pengirim Anda.
Jika Anda menerima email terpental 5XX atau 5.XX, segera hapus penerimanya. Masalah permanen ini kemungkinan besar tidak dapat diperbaiki.
Validasi alamat email
Apakah Anda memvalidasi email Anda sebelum mengirimnya? Ini adalah cara yang bagus untuk mengurangi jumlah pantulan. Anda dapat menggunakan verifikasi email gratis melalui beberapa layanan, sehingga startup pun dapat mulai memvalidasi alamat email.
Gunakan pilihan ganda
Orang-orang secara tidak sengaja masuk ke daftar email sepanjang waktu, apakah perusahaan dengan tidak hati-hati menjual alamat email mereka sebagai bagian dari penjualan daftar atau mereka mendaftar dan benar-benar lupa.
Melembagakan double opt-in saat pendaftaran mengurangi tingkat pendaftaran yang tidak diinginkan, apa pun alasannya. Anda akan meningkatkan rasio buka dan klik-tayang serta mengurangi rasio pentalan.
Ikuti kebersihan email yang baik
Keikutsertaan ganda adalah salah satu bagian dari kebersihan email yang tepat, yang berarti mengikuti praktik terbaik untuk menjaga reputasi pengirim Anda.
Berikut adalah daftar perilaku yang harus mulai diterapkan jika Anda belum melakukannya.
- Jangan gunakan kata-kata spam di baris subjek atau badan email Anda.
- Jangan menyesatkan atau berbohong kepada audiens Anda di baris subjek.
- Permudah siapa pun untuk berhenti berlangganan, sehingga jika mereka berubah pikiran atau tidak ingin lagi menjadi bagian dari daftar email Anda, mereka dapat keluar dengan mudah.
- Jaga agar daftar email Anda penuh dengan pelanggan yang terlibat, hapus email tidak aktif yang terpental.
- Temukan irama email yang sesuai untuk audiens Anda. Mungkin Anda mengirim email kepada mereka sekali atau dua kali seminggu, atau mungkin setiap beberapa hari, namun tarif tersebut harusnya sesuai dengan sebagian besar pelanggan Anda.
- Optimalkan email Anda untuk pengguna seluler dan desktop.
- Segmentasikan audiens Anda.
- Personalisasikan email Anda.
- Uji A/B email Anda sebelum mengirimnya.
- Pastikan hyperlink dan CTA Anda jelas tentang ke mana mereka akan mengarahkan pengguna.
- Jangan gunakan praktik berisi spam di teks pratinjau.
- Jangan pernah melampirkan apa pun ke email Anda kecuali pengguna sudah mengetahuinya.
- Jangan menulis email yang terlalu panjang.
- Selalu kirim email dari server dan alamat yang sama.
- Kirim email selamat datang ke semua pelanggan baru, dan tanpa penundaan.
Perhatikan batas pengiriman Anda
Apakah Anda menggunakan server email gratis? Banyak dari mereka yang melembagakan batasan pengiriman.
Misalnya, Gmail hanya mengizinkan pengguna berbayar mengirim 2.000 email setiap hari, dan jumlahnya 500 jika Anda memiliki akun gratis. Anda dapat membaca email sebanyak itu secepat perusahaan besar, tetapi semua email yang melebihi batas akan terpental.
Pertimbangkan untuk pindah ke server Anda sendiri dengan batasan lebih besar. Hal ini juga akan membangun kepercayaan dan kredibilitas. Namun, Anda dapat menghangatkan IP Anda dengan meningkatkan volume email secara bertahap sebelum meluncurkan ledakan email.
Jika tidak, ISP Anda mungkin akan memblokir pesan Anda.
Baca juga: ISP dan Keterkiriman Email: Cara Selalu Masuk Kotak Masuk
Intinya
Kode pentalan email secara luas dikategorikan berdasarkan pentalan lunak dan keras. Kode tersebut mengungkapkan apa yang salah sehingga Anda dapat mengatasi masalah tersebut, meskipun itu hanya dengan memangkas daftar email Anda.
Jika Anda memerlukan bantuan dengan pemasaran email Anda, cobalah EngageBay secara gratis. Ribuan pemilik usaha kecil menyukai alat ini, dan alat ini dilengkapi dengan solusi CRM & meja bantuan terintegrasi.