เรียนรู้การจัดการรหัสตีกลับอีเมลใน 10 นาที

การตีกลับอีเมลเกิดขึ้นเป็นครั้งคราว แต่อัตราตีกลับที่สูงอาจทำให้ชื่อเสียงของผู้ส่งของคุณตกอยู่ในอันตราย โดยจำกัดจำนวนอีเมลที่คุณสามารถส่งถึงผู้ชมของคุณได้

ความสามารถในการส่งอีเมลที่ส่งผลเสียเพิ่มเติมคือความเป็นไปได้ที่จะถูกขึ้นบัญชีดำหากคุณมีการตีกลับเนื่องจากข้อมูลไม่ถูกต้องหลายครั้ง เมื่อคุณอยู่ในบัญชีดำของอีเมล คุณจะต้องต่อสู้ฟันฝ่าฟันเพื่อกำจัดพวกมัน มันทำได้แต่ยาก

การทำความคุ้นเคยกับรหัสตีกลับอีเมลจะช่วยให้คุณเข้าใจว่าเหตุใดข้อความของคุณจึงถูกตีกลับ เพื่อให้คุณลดอัตราตีกลับได้

นี่เป็นบทความที่มีรายละเอียด แต่จะใช้เวลาอ่านไม่ถึง 10 นาที ในคำแนะนำเล็กๆ นี้ เราจะอธิบายวิธีจัดการรหัสตีกลับอีเมล และแบ่งปันรายการรหัสตีกลับอีเมลทั้งหมดและจุดยืนของรหัสเหล่านั้น

การตีกลับอีเมลคืออะไร?

เริ่มจากด้านบนและอธิบายสั้นๆ ว่ามันหมายความว่าอย่างไรเมื่ออีเมลตีกลับ อีเมลตีกลับคืออีเมลใดๆ ที่ยังไปไม่ถึงผู้รับ ผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตหรือ ISP ส่งคืนให้คุณ ซึ่งจะเกิดขึ้นทันทีหลังจากที่คุณส่ง

คุณสามารถลองอีกครั้งในภายหลัง ตรวจสอบรายละเอียดของผู้รับอีกครั้ง และส่งอีกครั้งทันที หรือติดต่อที่อยู่อีเมลอื่น ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสาเหตุของการตีกลับ

การตีกลับสามารถแบ่งได้เป็นสองวิธี: แข็งหรืออ่อน เรามาทบทวนความแตกต่างกัน

การตีกลับแบบอ่อนและการตีกลับแบบแข็ง

การตีกลับอีเมลแบบซอฟต์มักเป็นข้อผิดพลาดชั่วคราวที่เกิดจากผู้รับหรือเซิร์ฟเวอร์ ไม่ใช่ผู้ส่ง ต่อไปนี้คือสาเหตุบางประการที่คุณอาจได้รับการตีกลับเล็กน้อยเมื่อคุณส่งอีเมลถึงกลุ่มรายชื่อผู้ติดต่อของคุณ:

• เซิร์ฟเวอร์อีเมลของพวกเขาไม่สามารถส่งต่อข้อความจากเซิร์ฟเวอร์อีเมลของคุณได้
• ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดเซิร์ฟเวอร์อีเมลของผู้รับ
• อีเมลไม่ผ่านโปรแกรมป้องกันไวรัสของเซิร์ฟเวอร์ผู้รับ
• อีเมลติดอยู่ในตัวกรองสแปมของผู้รับ
• อีเมลไม่ผ่านข้อกำหนดการตรวจสอบสิทธิ์ของเซิร์ฟเวอร์ผู้รับ เช่น DMARC
• ข้อความละเมิดนโยบายอีเมลของเซิร์ฟเวอร์ผู้รับ
• เซิร์ฟเวอร์ของผู้รับบล็อกเนื้อหาในอีเมล
• ชื่อโดเมนของผู้รับไม่มีอยู่แล้ว
• อีเมลมีขนาดใหญ่เกินไป ซึ่งมักเกิดจากไฟล์แนบ
• เซิร์ฟเวอร์ผู้รับไม่สามารถรับอีเมลได้เนื่องจากมีการส่งออกมากเกินไป
• เซิร์ฟเวอร์ของผู้รับออฟไลน์อยู่
• เซิร์ฟเวอร์ของผู้รับล่ม
• กล่องจดหมายของผู้รับได้รับการกำหนดค่าไม่ถูกต้อง
• ตู้รับจดหมายของผู้รับเต็ม

ผู้รับไม่ได้รับอีเมลแจ้งว่าข้อความของคุณที่ส่งถึงพวกเขาถูกตีกลับ ดังนั้นจึงขึ้นอยู่กับพวกเขาที่จะปรับปรุงประเด็นต่างๆ ในส่วนของพวกเขา (หรือ ISP ของพวกเขาจะดำเนินการดังกล่าว ขึ้นอยู่กับแหล่งที่มาของการตีกลับแบบนุ่มนวล)

การตีกลับอีเมลประเภทอื่นคือการตีกลับอย่างหนัก หากการตีกลับแบบนุ่มนวลเกิดขึ้นชั่วคราว การตีกลับแบบแข็งจะคงอยู่ถาวร ตัวอย่างเช่น เซิร์ฟเวอร์ของผู้รับอาจบล็อกที่อยู่อีเมลของคุณ ที่อยู่อีเมลที่คุณพยายามเข้าถึงอาจไม่มีอยู่อีกต่อไป หรือคุณได้ติดต่อกับชื่อโดเมนที่ไม่ถูกต้อง

ต่างจากการตีกลับเนื่องจากเหตุขัดข้องซึ่งผู้รับอีเมลหรือ ISP ของตนอาจแก้ไขได้ทันเวลา โดยทั่วไปแล้วจะไม่มีการส่งคืนจากการตีกลับเนื่องจากเหตุขัดข้อง คุณสามารถตรวจสอบที่อยู่อีเมลของผู้รับและยืนยันว่าสะกดถูกต้องทุกประการ แต่คุณต้องลบออกจากรายการนอกเหนือจากนั้น

คุณสามารถคำนวณการตีกลับทั้งแบบ soft และ hard โดยใช้อัตราตีกลับอีเมล ซึ่งเป็นจำนวนอีเมลที่ถูกตีกลับหารด้วยจำนวนที่คุณส่ง

อัตราตีกลับที่ดีคือประมาณหนึ่งเปอร์เซ็นต์ (1%)

เอาล่ะ รหัสตีกลับอีเมลคืออะไร?

การตีกลับอีเมลทุกครั้ง ไม่ว่าจะเบาหรือแข็ง จะสร้างรหัสตีกลับอีเมล

รหัสตีกลับจะอธิบายว่าทำไมอีเมลของคุณไปไม่ถึงผู้รับที่ต้องการ คุณสามารถรับรหัสตีกลับปกติหรือรหัสตีกลับ SMTP ที่ปรับปรุงแล้ว ซึ่งอาจมีความแตกต่างกันมาก

รหัสตีกลับ SMTP แบบดั้งเดิมและที่ได้รับการปรับปรุง – อะไรคือความแตกต่าง?

SMTP ย่อมาจาก Simple Mail Transfer Protocol เซิร์ฟเวอร์อีเมลทั้งหมดใช้ SMTP เพื่อส่งต่อ ส่ง และรับอีเมล รหัสตีกลับ SMTP แบบดั้งเดิมจะมีตัวระบุสามหลักที่ระบุว่าอีเมลถูกส่งไปแล้วหรือไม่

รหัสสามหลักจะบอกคุณได้อย่างแม่นยำว่าทำไมอีเมลถึงไม่สามารถเข้าถึงผู้รับ โดยที่คุณเข้าใจว่ารหัสหมายถึงอะไร

ในปี พ.ศ. 2546 รหัสตีกลับ SMTP ที่ได้รับการปรับปรุงได้ถือกำเนิดขึ้น รหัส SMTP แบบเดิมมีประโยชน์แต่เปิดเผยได้มากเท่านั้น ในขณะที่รหัสที่ได้รับการปรับปรุงให้ความกระจ่างในเรื่องนี้มากขึ้น รหัส SMTP ที่ปรับปรุงแล้วยังมีตัวเลขสามหลักแต่มีจุดคั่นกลาง

ตัวเลขสามหลักแต่ละตัวหมายถึงอะไร? อันแรกแสดงถึงคลาสการส่งอีเมล 2.XX หมายถึง การจัดส่งถึงผู้รับ หากคุณเห็น 4.XX นั่นหมายถึงการตีกลับแบบนุ่มนวลหรือปัญหาชั่วคราว 5.XX เป็นการตีกลับเนื่องจากปัญหาถาวร

สรุป ตัวเลขตัวแรกของรหัส SMTP ที่ปรับปรุงแล้วอาจเป็น 2, 4 หรือ 5

หลักที่สองแสดงถึงรหัสข้อผิดพลาด หากคุณเห็นเลข 1 ในตำแหน่งที่สอง แสดงว่าอีเมลของคุณไม่ได้ส่งเนื่องจากปัญหาที่อยู่ เลข 2 หมายถึงปัญหากล่องจดหมาย และเลข 3 หมายความว่าเป็นปัญหากับเซิร์ฟเวอร์อีเมล

หลักที่สองของรหัส SMTP ที่ปรับปรุงอาจเป็น 1, 2 หรือ 3 จากนั้นจะมีหลักที่สามซึ่งอธิบายรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับปัญหาอีเมล ค่านี้อาจอยู่ระหว่าง 0 ถึง 5

ISP ใช้รหัส SMTP แบบดั้งเดิมและที่ได้รับการปรับปรุงเพื่อช่วยให้ผู้ส่งอีเมลเข้าใจว่าเหตุใดข้อความของพวกเขาจึงล้มเหลว

อ่านเพิ่มเติม: อีเมลตีกลับ: คืออะไร และจะแก้ไขได้อย่างไร

ทำความเข้าใจรหัสตีกลับอีเมล: รายการทั้งหมดและความหมาย

เราจะรวบรวมข้อมูลทั้งหมดจากส่วนก่อนหน้ามารวมกัน และตรวจสอบรหัสตีกลับทั่วไป และความหมายเมื่อคุณได้รับรหัสดังกล่าว

รหัสกลุ่มสถานะ

รหัสกลุ่มสถานะหมายถึงตัวเลขตัวแรกจากสามหลักในรหัส SMTP ที่ปรับปรุงแล้วและเป็นดังต่อไปนี้

รหัส 4XX

รหัสตีกลับแบบนุ่มนวลขึ้นต้นด้วย 4 เช่น 4XX (รหัสตีกลับ SMTP แบบดั้งเดิม) หรือ 4.XX (รหัสตีกลับ SMTP ที่ปรับปรุงแล้ว) ต่อไปนี้เป็นภาพรวมของแต่ละโค้ดและความหมายของโค้ด

รหัส 5XX

รหัสตีกลับแบบถาวรเริ่มต้นด้วย 5 ไม่ว่าจะเป็น 5XX หรือ 5.XX ต่อไปนี้เป็นภาพรวมโดยสมบูรณ์ของรหัสทั้งหมดที่คุณอาจได้รับเมื่อเกิดข้อผิดพลาดถาวรระหว่างการส่งอีเมล

อ่านเพิ่มเติม: อัตราตีกลับและความสามารถในการส่งอีเมล – คำแนะนำง่ายๆ

วิธีการจัดการรหัสตีกลับอีเมล

อีเมลที่ถูกตีกลับจะทำให้ชื่อเสียงของผู้ส่งของคุณตกอยู่ในความเสี่ยงหากเกิดขึ้นบ่อยครั้งเพียงพอ รวมถึงการตีกลับทั้งแบบฮาร์ดและซอฟต์

แม้ว่าคุณจะไม่สามารถควบคุมสิ่งที่ผู้รับอีเมลของคุณทำหรือวิธีการทำงานของเซิร์ฟเวอร์ได้ แต่คุณมีพลังมากมายในการลดอัตราตีกลับอีเมลของบริษัทของคุณ

นี่คือคำแนะนำบางส่วน

หยุดอีเมลไปยังผู้รับชั่วคราว

คุณได้พิจารณาแล้วว่าผู้รับไม่สามารถรับอีเมลได้ในขณะนี้ ซึ่งอาจเกิดจากปัญหาชั่วคราว ตรวจสอบรหัสตีกลับ หากคุณเห็นโค้ดที่ขึ้นต้นด้วย 4 แสดงว่าเป็นการตีกลับแบบนุ่มนวลที่ควรแก้ไขเมื่อเป็นไปได้

ในระหว่างนี้ การส่งอีเมลต่อไปจะไม่เป็นผลดี เนื่องจากอีเมลทั้งหมดจะถูกตีกลับ ให้หยุดอีเมลที่ส่งถึงผู้รับรายนั้นชั่วคราวแทน การหยุดชั่วคราวอาจหมายถึง 24 หรือ 48 ชั่วโมง หรือแม้แต่หนึ่งสัปดาห์ อยู่ที่คุณเลือกว่าจะรอนานแค่ไหน

ลองส่งอีเมลอีกครั้งและตัดสินใจว่าจะดำเนินการอย่างไร โดยพิจารณาว่าคุณได้รับข้อผิดพลาดเดียวกัน ข้อผิดพลาดอื่น หรือไม่มีข้อผิดพลาด

ลบที่อยู่อีเมลที่ไม่ได้ใช้งาน

หากคุณยังคงได้รับอีเมลตีกลับจากผู้รับขนาด 4XX หรือ 4.XX ถึงแม้จะมีการตีกลับชั่วคราว แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าจะได้รับการแก้ไขเสมอไป การตีกลับแบบนุ่มนวลเกิดขึ้นในส่วนของผู้รับ เช่น กล่องขาเข้าอีเมลแบบเต็ม

คุณคงไม่อยากกลั้นหายใจรอให้ผู้รับอีเมลล้างกล่องจดหมาย เนื่องจากคุณไม่มีทางรู้ได้เลยว่าจะต้องรอนานแค่ไหน ให้ลบออก (และที่อยู่อื่นๆ ที่ไม่ได้ใช้งาน) ออกจากรายการอีเมลของคุณแทน

หากผู้รับได้รับการแก้ไขปัญหาอีเมลแล้วและตระหนักว่าพวกเขาไม่ได้รับอีเมลของคุณ พวกเขาสามารถลงทะเบียนสำหรับรายชื่ออีเมลของคุณอีกครั้ง ในระหว่างนี้ การรักษาพวกเขาไว้ในรายการของคุณอาจทำให้คุณเสี่ยงที่ ISP ของคุณคิดว่าคุณกำลังพัวพันกับกับดักสแปม ซึ่งส่งผลเสียต่อชื่อเสียงของผู้ส่งของคุณ

หากคุณได้รับการตีกลับอีเมลขนาด 5XX หรือ 5.XX ให้ลบผู้รับออกทันที ปัญหาถาวรเหล่านี้ไม่น่าจะได้รับการแก้ไขอย่างมาก

ตรวจสอบที่อยู่อีเมล

คุณตรวจสอบอีเมลของคุณก่อนที่จะส่งหรือไม่? นี่เป็นวิธีที่ดีในการลดจำนวนเงินที่จะตีกลับ คุณสามารถใช้การยืนยันอีเมลได้ฟรีผ่านบริการบางอย่าง ดังนั้นแม้แต่สตาร์ทอัพก็สามารถเริ่มตรวจสอบที่อยู่อีเมลได้

ใช้การเลือกเข้าร่วมสองครั้ง

ผู้คนมักจะเข้าไปอยู่ในรายชื่ออีเมลโดยไม่ได้ตั้งใจ ไม่ว่าบริษัทจะขายที่อยู่อีเมลของตนอย่างไร้ยางอายโดยเป็นส่วนหนึ่งของการขายรายชื่อหรือพวกเขาสมัครใช้งานและลืมไปโดยสิ้นเชิง

การจัดให้มีการเลือกเข้าร่วมสองครั้งระหว่างการลงทะเบียนจะช่วยลดอัตราการสมัครใช้งานโดยไม่ได้ตั้งใจ ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใดก็ตาม คุณจะปรับปรุงอัตราการเปิดและคลิกผ่านของคุณ และลดอัตราตีกลับของคุณ

ปฏิบัติตามสุขอนามัยที่ดีของอีเมล

การเลือกรับสองครั้งเป็นส่วนหนึ่งของสุขอนามัยอีเมลที่เหมาะสม ซึ่งหมายถึงการปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อรักษาชื่อเสียงของผู้ส่งของคุณ

นี่คือรายการพฤติกรรมที่จะเริ่มนำไปใช้หากคุณยังไม่ได้ดำเนินการ

• อย่าใช้คำที่เป็นสแปมในหัวเรื่องหรือเนื้อหาอีเมลของคุณ
• อย่าทำให้เข้าใจผิดหรือโกหกผู้ชมของคุณในหัวเรื่อง
• ทำให้ใครก็ตามสามารถยกเลิกการสมัครได้อย่างง่ายดาย ดังนั้นหากพวกเขาเปลี่ยนใจหรือไม่ต้องการเป็นส่วนหนึ่งของรายชื่ออีเมลของคุณอีกต่อไป พวกเขาสามารถออกได้อย่างง่ายดายมาก
• รักษารายชื่ออีเมลของคุณให้เต็มไปด้วยสมาชิกที่มีส่วนร่วม โดยลบอีเมลที่ไม่ได้ใช้งานซึ่งตีกลับออก
• ค้นหาจังหวะอีเมลที่เหมาะกับผู้ชมของคุณ บางทีคุณอาจส่งอีเมลถึงพวกเขาสัปดาห์ละครั้งหรือสองครั้ง หรือทุกๆ สองสามวัน แต่นั่นควรเป็นอัตราที่ลูกค้าส่วนใหญ่ของคุณเห็นว่าน่าพอใจ
• เพิ่มประสิทธิภาพอีเมลของคุณสำหรับผู้ใช้มือถือและเดสก์ท็อป
• แบ่งกลุ่มผู้ชมของคุณ
• ปรับแต่งอีเมลของคุณ
• A/B ทดสอบอีเมลของคุณก่อนส่ง
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฮเปอร์ลิงก์และ CTA ของคุณชัดเจนเกี่ยวกับตำแหน่งที่จะเปลี่ยนเส้นทางผู้ใช้
• อย่าใช้แนวทางปฏิบัติที่เป็นสแปมในข้อความแสดงตัวอย่าง
• อย่าแนบสิ่งใดไปกับอีเมลของคุณ เว้นแต่ผู้ใช้จะทราบเรื่องนี้อยู่แล้ว
• อย่าเขียนอีเมลที่ยาวจนเกินไป
• ส่งอีเมลจากเซิร์ฟเวอร์และที่อยู่เดียวกันเสมอ
• ส่งอีเมลต้อนรับไปยังสมาชิกใหม่ทุกคนโดยไม่ชักช้า

ดูขีดจำกัดการส่งของคุณ

คุณใช้เซิร์ฟเวอร์อีเมลฟรีหรือไม่? หลายแห่งมีการจำกัดการส่งแบบสถาบัน

ตัวอย่างเช่น Gmail อนุญาตให้ผู้ใช้ที่ชำระเงินส่งอีเมลได้ 2,000 ฉบับต่อวันเท่านั้น และจะอยู่ที่ 500 อีเมลหากคุณมีบัญชีฟรี คุณสามารถอ่านอีเมลจำนวนนั้นได้เร็วเท่ากับบริษัทขนาดใหญ่ แต่อีเมลทั้งหมดที่เกินขีดจำกัดจะถูกตีกลับ

พิจารณาย้ายไปยังเซิร์ฟเวอร์ของคุณเองด้วยขีดจำกัดที่มากขึ้น นอกจากนี้ยังจะสร้างความไว้วางใจและความน่าเชื่อถือ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถอุ่นเครื่อง IP ของคุณได้โดยค่อยๆ เพิ่มปริมาณอีเมลของคุณก่อนที่จะเริ่มส่งอีเมล

หากคุณไม่ทำเช่นนั้น ISP ของคุณอาจจะบล็อกข้อความของคุณ

อ่านเพิ่มเติม: ISP และความสามารถในการส่งอีเมล: วิธีเข้าถึงกล่องจดหมายเสมอ

บรรทัดล่าง

รหัสตีกลับอีเมลแบ่งตามประเภทการตีกลับแบบนุ่มนวลและการตีกลับอย่างหนัก รหัสจะเปิดเผยสิ่งที่ผิดพลาดเพื่อให้คุณสามารถแก้ไขปัญหาได้ แม้ว่าจะเป็นเพียงการตัดรายชื่ออีเมลของคุณออกก็ตาม

หากคุณต้องการความช่วยเหลือเกี่ยวกับการตลาดผ่านอีเมล ลองใช้ EngageBay ฟรี เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กหลายพันรายชื่นชอบเครื่องมือนี้ และมาพร้อมกับโซลูชัน CRM และโปรแกรมช่วยเหลือแบบผสานรวม