10 分鐘內學會管理電子郵件退回代碼

已發表: 2023-09-21

電子郵件退回時有發生，但高退貨率可能會使您的寄件者聲譽面臨風險，從而限制您可以發送給受眾的電子郵件數量。

如果出現多次硬退回郵件，則可能會被列入黑名單，從而進一步損害電子郵件的送達率。 一旦你被列入電子郵件黑名單，你就必須竭盡全力才能擺脫它們。 這是可行的，但很困難。

熟悉電子郵件退回代碼將有助於您了解郵件退回的原因，從而降低退回率。

這是一篇詳細的文章，但仍然需要不到 10 分鐘的時間閱讀。 在本小指南中，我們將解釋如何管理電子郵件退回代碼，並分享電子郵件退回代碼的完整清單及其含義。

目錄

什麼是電子郵件退回？

讓我們從頭開始，簡要解釋一下電子郵件退回時的含義。 退回的電子郵件是指未到達收件者的任何電子郵件。 網路服務供應商或 ISP 將其傳回給您，這將在您發送後立即發生。

根據退回的原因，您可以稍後重試、重新檢查收件人的詳細資訊並立即重新發送，或聯絡其他電子郵件地址。

退回可以分為兩種方式：硬退回或軟退回。 讓我們回顧一下差異。

軟彈跳與硬彈跳

軟電子郵件退回通常是由收件者或其伺服器（而非寄件者）所造成的臨時錯誤。 當您向聯絡人清單的一部分發送電子郵件時，您可能會收到軟退回郵件，原因如下：

  • 他們的電子郵件伺服器無法轉發來自您的電子郵件伺服器的訊息。
  • 不符合收件者的電子郵件伺服器要求。
  • 電子郵件未通過收件者伺服器的防毒程式。
  • 該電子郵件被收件者的垃圾郵件過濾器捕獲。
  • 電子郵件未通過收件者伺服器的驗證要求，例如 DMARC。
  • 該郵件違反了收件者伺服器的電子郵件策略。
  • 收件者的伺服器封鎖電子郵件中的內容。
  • 收件人的網域不再存在。
  • 電子郵件太大，通常是由於附件所致。
  • 由於發送的電子郵件過多，收件者伺服器無法接收電子郵件。
  • 收件者的伺服器離線。
  • 收件者的伺服器已關閉。
  • 收件者信箱設定不正確。
  • 收件人的郵箱已滿。

收件者不會收到您發給他們的郵件被退回的電子郵件，因此他們需要改善自己的問題（或由他們的 ISP 來完成，取決於軟退回的來源）。

另一種類型的電子郵件退回是硬退回。 如果軟退回是暫時的，則硬退回是永久性的。 例如，收件者的伺服器可能已封鎖您的電子郵件地址。 您嘗試聯絡的電子郵件地址可能不再存在，或您聯絡的網域無效。

與軟退回（電子郵件收件人或其 ISP 可能會在適當的時候改善）不同，硬退回通常不會有任何回報。 您可以檢查收件者的電子郵件地址並確認所有內容拼字正確，但您必須將其從除此之外的清單中刪除。

您可以透過電子郵件退回率來計算軟退回與硬退回，即退回的電子郵件數量除以您發送的電子郵件數量。

良好的跳出率約為百分之一 (1%)。

好的，那麼什麼是電子郵件退回代碼？

如何識別電子郵件退回訊息

每次電子郵件退回，無論是軟退回或硬退回，都會產生電子郵件退回代碼。

退回代碼解釋了您的電子郵件未送達預期收件人的原因。 您可能會收到常規退回郵件代碼或增強型 SMTP 退回郵件代碼，它們可能非常不同。

傳統和增強型 SMTP 回傳代碼 – 有什麼區別？

SMTP 是簡單郵件傳輸協定的縮寫。 所有電子郵件伺服器都使用 SMTP 來中繼、傳送和接收電子郵件。 傳統的 SMTP 退回代碼將有一個三位數的標識符，指示電子郵件是否已發送。

只要您了解該代碼的含義，該三位數代碼就會準確地告訴您電子郵件未能到達收件人的原因。

2003 年，增強型 SMTP 退回代碼誕生。 傳統的 SMTP 程式碼很有幫助，但只能透露這麼多，而增強的程式碼則可以讓問題得到更多的了解。 增強型 SMTP 代碼也具有三位數字，但數字之間有句點。

這三個數字分別代表什麼意思？ 第一個代表電子郵件傳遞類別。 2.XX 指的是已到達收件人的交付。 如果您看到 4.XX，則表示出現軟彈跳或臨時問題。 5.XX 是由於永久性問題而導致的硬退回。

回顧一下，增強型 SMTP 代碼的第一位數字可以是 2、4 或 5。

第二位數字代表錯誤代碼。 如果您在第二個位置看到 1，則表示您的電子郵件因地址問題而未發送。 2 代表郵箱問題，3 代表郵件伺服器問題。

增強型 SMTP 代碼的第二位數字可以是 1、2 或 3。然後是第三位數字，進一步詳細說明了電子郵件問題。 該值可以在 0 到 5 之間。

ISP 使用傳統和增強的 SMTP 代碼來幫助電子郵件發送者了解郵件失敗的原因。

另請閱讀：退回電子郵件：它們是什麼以及如何修復它們

了解電子郵件退回代碼：完整清單及其含義

讓我們將上一節中的所有資訊放在一起，並查看常見的退回代碼以及收到它們時它們的含義。

狀態組代碼

狀態組代碼是指增強型 SMTP 代碼中三位數字中的第一位，如下所示。

狀態組代碼這是什麼意思
1XX 指示伺服器已收到並仍在處理您的要求的訊息群組。
2XX年伺服器已成功收到您的請求並已接受。
3XX 重定向群組指示伺服器必須執行更多操作才能滿足請求。
4XX 客戶端錯誤表示伺服器無法滿足請求，或語法錯誤。
5XX 伺服器錯誤表示伺服器無法滿足請求，但不是由於寄件者方面的任何錯誤。

4XX 代碼

軟退回代碼以 4 開頭，例如 4XX（傳統 SMTP 退回代碼）或 4.XX（增強型 SMTP 退回代碼）。 以下是每個代碼及其含義的概述。

程式碼這是什麼意思
第420章傳輸訊息時發生錯誤，連線逾時。
第421章由於連線或訊息過多，收件者的伺服器無法接收訊息。 電子郵件將被推遲，直到收件人可以再次收到訊息為止。
第422章收件者的收件匣已滿，沒有剩餘儲存空間。
第431章收件人檔案超載且記憶體或磁碟空間不足。
第432章由於交換伺服器，到達的郵件佇列已停止。
第441章收件者的伺服器已停止回應。
第442章在傳輸過程中，收件者的伺服器失去了連線。
第446章收件人已超出其電子郵件躍點計數並導致內部循環錯誤。
第447章接收伺服器出現問題，導致您傳送的電子郵件逾時。
第449章可能由配置問題引起的路由問題阻止了伺服器交換。
450 郵箱正忙或無法使用。
第451章該訊息無法處理並被中止。
第452章系統缺乏足夠的儲存空間來發送電子郵件。
第471章本機反垃圾郵件過濾器阻止電子郵件通過。

5XX 代碼

硬退回代碼以 5 開頭，可以是 5XX 或 5.XX 以下是電子郵件發送過程中發生永久性錯誤時可能收到的所有代碼的完整概述。

程式碼這是什麼意思
500 該電子郵件地址不存在。
501 命令參數遇到語法錯誤。
502 伺服器無法執行請求的命令。
503 一系列命令阻止伺服器繼續運作。
504 接收者無法執行指令參數。
510 您正在嘗試存取錯誤或無效的電子郵件地址。
511 您正在嘗試到達錯誤或無效的目的地。
第512章收件者的伺服器出現 DNS 錯誤，無法找到收件者的網域名稱。
513 地址拼字錯誤或無法驗證。
514 收件者的郵件地址被視為不明確，無法接收郵件。
515 郵箱地址無效。
516 郵箱已移動。
第517章錯誤的郵件地址語法導致收件者的伺服器無法接收您的郵件。
518 錯誤的系統位址導致收件者的伺服器無法接收您的郵件。
520 收件人的郵箱狀態未定義。
第521章收件者的郵箱因被停用而不再接受郵件。
第522章收件者的郵箱已滿，他們無法再接收郵件，除非將其清空。
第523章您嘗試傳送的電子郵件超出了收件者伺服器的限制。
第524章郵件清單無法擴充。
第530章收件者的電子郵件地址無效、收件者的伺服器將您的電子郵件地址列入黑名單或驗證問題。
第532章系統無法接受網路訊息。
第533章系統無法接受某些選定的功能。
第534章訊息大小超出了允許的系統大小。
540 路由狀態或網路未定義。
第541章反垃圾郵件過濾器或其他措施按收件者地址拒絕了郵件。
第542章連接不良。
第543章路由伺服器失敗。
第544章伺服器無法路由。
第545章網路擁堵。
第546章網路偵測到路由環路。
第547章交貨期限已過。
550 伺服器找不到收件者的郵箱。
第551章收件者不是伺服器的本地部分。
第552章超出了儲存分配，請求被中止。
第553章郵箱名稱無效，請求被中止。
第554章電子郵件交易失敗，但原因未說明。
第555章協議版本不正確。
第560章發生介質錯誤。
第561章不支援發送的媒體類型。
第562章禁止所需的轉換。
第563章不支援所需的轉換。
第564章雖然發生了轉變，但也帶來了損失。
第565章轉換無法發生。
第570章安全狀態未定義。
第571章該訊息因未經授權的發送而被拒絕。
第572章伺服器禁止郵件清單擴充。
第573章無法發生所需的安全轉換。
第574章不支援所需的安全轉換。
第575章發生加密錯誤或失敗。
第576章不支援所需的加密演算法。
第577章訊息完整性失敗。

另請閱讀：退貨率和電子郵件送達率 – 簡單指南

如何管理電子郵件退回代碼

如果退回的電子郵件發生得足夠頻繁，包括硬退回和軟退回，就會使您的寄件者聲譽面臨風險。

儘管您無法控制電子郵件收件者的行為或他們的伺服器的行為方式，但您有足夠的能力來降低公司的電子郵件退回率。

這裡有一些提示。

暫停向收件者發送電子郵件

您已確定目標收件者目前無法接受電子郵件，可能是由於臨時問題。 檢查退回代碼； 如果您看到以 4 開頭的代碼，則表示這是一次軟彈跳，應盡可能予以糾正。

在此期間，繼續發送電子郵件沒有任何好處，因為它們都會被退回。 相反，請暫時暫停向該收件者發送電子郵件。 暫停可能意味著 24 或 48 小時甚至一周。 您可以選擇等待多久。

嘗試再次發送電子郵件，並根據您是否收到相同的錯誤、不同的錯誤或沒有錯誤來決定如何繼續。

刪除不活躍的電子郵件地址

如果您仍然收到來自收件人的 4XX 或 4.XX 電子郵件退回，儘管是暫時的退回，但這並不意味著它總是會得到解決。 軟退回來自收件人，例如電子郵件收件匣已滿。

您不想屏住呼吸等待電子郵件收件者清空收件匣，因為您無法知道自己會等待多久。 相反，請從您的電子郵件清單中刪除它們（以及任何其他非活動地址）。

如果收件者解決了電子郵件問題並意識到他們沒有收到您的電子郵件，他們可以再次註冊您的電子郵件清單。 同時，將它們保留在您的清單中可能會讓您面臨 ISP 認為您陷入垃圾郵件陷阱的風險，從而損害您的寄件者聲譽。

如果您收到 5XX 或 5.XX 電子郵件退回，請立即刪除收件者。 這些永久性問題不太可能解決。

驗證電子郵件地址

您在發送電子郵件之前會驗證它們嗎？ 這是減少彈跳量的好方法。 您可以透過某些服務使用免費電子郵件驗證，因此即使是新創公司也可以開始驗證電子郵件地址。

使用雙重選擇加入

人們總是意外地出現在電子郵件清單中，無論是一家公司肆無忌憚地出售他們的電子郵件地址作為清單銷售的一部分，還是他們註冊後完全忘記了。

無論出於何種原因，在註冊期間建立雙重選擇加入都會降低意外註冊的發生率。 您將提高開啟率和點擊率，並降低跳出率。

遵循良好的電子郵件衛生習慣

雙重選擇加入是正確電子郵件衛生的一部分，這意味著遵循最佳實踐來維護寄件者聲譽。

如果您還沒有開始實施，這裡列出了您可以開始實施的行為。

  • 不要在主題行或電子郵件正文中使用垃圾郵件字詞。
  • 不要在主題行中誤導或欺騙觀眾。
  • 讓任何人都可以輕鬆取消訂閱，這樣，如果他們改變了主意或不再想成為您的電子郵件清單的一部分，他們可以輕鬆退出。
  • 讓您的電子郵件清單充滿活躍的訂閱者，刪除退回的不活躍電子郵件。
  • 找到適合您的受眾的電子郵件節奏。 也許您每周向他們發送一兩次電子郵件，也許每隔幾天，但這應該是大多數客戶都認可的頻率。
  • 針對行動和桌面用戶最佳化您的電子郵件。
  • 細分你的受眾。
  • 個性化您的電子郵件。
  • 在發送電子郵件之前對您的電子郵件進行 A/B 測試。
  • 確保您的超連結和 CTA 明確說明將使用者重新導向到哪裡。
  • 不要在預覽文字中使用垃圾郵件做法。
  • 除非使用者已經知道，否則切勿在您的電子郵件中附加任何內容。
  • 不要寫太長的電子郵件。
  • 始終從同一台伺服器和位址發送電子郵件。
  • 立即向所有新訂閱者發送歡迎電子郵件。

注意您的發送限制

您使用免費電子郵件伺服器嗎？ 他們中的許多人實行發送限制。

例如，Gmail 只允許付費用戶每天發送 2,000 封電子郵件，如果您有免費帳戶，則為 500 封。 作為一家大公司，您可以快速瀏覽該數量的電子郵件，但所有超過限制的電子郵件都會被退回。

考慮遷移到您自己的具有更大限制的伺服器。 這也將建立信任和信譽。 不過，您可以在發起電子郵件群發之前逐漸增加電子郵件量來預熱您的 IP。

如果您不這樣做，您的 ISP 可能會封鎖您的訊息。

另請閱讀：ISP 和電子郵件送達率：如何始終到達收件匣

底線

電子郵件退回代碼大致分為軟退回和硬退回。 這些程式碼會揭示出了什麼問題，以便您可以解決問題，即使這只是透過修剪您的電子郵件清單。

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