10 Dakikada E-posta Geri Dönme Kodlarını Yönetmeyi Öğrenin

E-postaların geri dönmesi zaman zaman meydana gelir, ancak yüksek hemen çıkma oranları, gönderenin itibarını tehlikeye atabilir ve hedef kitlenize gönderebileceğiniz e-posta sayısını kısıtlayabilir.

E-posta teslim edilebilirliğine daha fazla zarar veren şey, çok fazla geri dönmeniz durumunda kara listeye alınma olasılığıdır. E-posta kara listelerine girdikten sonra, onlardan kurtulmak için dişinizden tırnağına kadar mücadele etmeniz gerekecek. Yapılabilir ama zordur.

E-posta geri dönen kodlarına aşina olmak, mesajlarınızın neden geri döndüğünü anlamanıza yardımcı olacak ve hemen çıkma oranlarınızı azaltabilmenize yardımcı olacaktır.

Bu ayrıntılı bir makaledir, ancak yine de okunması 10 dakikadan az sürecektir. Bu küçük kılavuzda, e-posta geri dönen kodlarının nasıl yönetileceğini açıklayacağız ve e-posta geri dönen kodlarının tam listesini ve bunların ne anlama geldiğini paylaşacağız.

Geri Dönen E-posta Nedir?

En baştan alalım ve bir e-postanın geri dönmesinin ne anlama geldiğini kısaca açıklayalım. Geri dönen e-posta, alıcıya ulaşmayan herhangi bir e-postadır. İnternet servis sağlayıcısı veya ISP, bunu gönderdikten hemen sonra size geri gönderir.

Geri dönmenin nedenine bağlı olarak daha sonra tekrar deneyebilir, alıcının ayrıntılarını tekrar kontrol edebilir ve hemen tekrar gönderebilir veya farklı bir e-posta adresiyle iletişime geçebilirsiniz.

Sıçramalar iki şekilde kategorize edilebilir: sert ve yumuşak. Farklılıkları gözden geçirelim.

Yumuşak Sıçrama ve Sert Sıçrama

Geçici e-postanın geri dönmesi genellikle gönderenin değil, alıcının veya sunucusunun neden olduğu geçici bir hatadır. Kişi listenizin bir bölümünü e-postayla gönderdiğinizde geçici bir geri dönüş almanızın bazı nedenleri şunlardır:

• Onların e-posta sunucusu, sizin e-posta sunucunuzdan gelen mesajı iletemez.
• Alıcının e-posta sunucusu gereksinimleri karşılanmıyor.
• E-posta, alıcı sunucunun antivirüsünü geçmiyor.
• E-posta alıcının spam filtresine takılmıştır.
• E-posta, alıcı sunucunun DMARC gibi kimlik doğrulama gereksinimlerini karşılayamadı.
• İleti, alıcı sunucunun e-posta politikalarını ihlal ediyor.
• Alıcının sunucusu e-postanın içeriğini engeller.
• Alıcının alan adı artık mevcut değil.
• E-posta genellikle eklerden dolayı çok büyük.
• Alıcı sunucu çok fazla e-posta gönderdiğinden dolayı e-posta alamıyor.
• Alıcının sunucusu çevrimdışı.
• Alıcının sunucusu kapalı.
• Alıcının posta kutusu yanlış yapılandırılmış.
• Alıcının posta kutusu dolu.

Alıcı, mesajınızın geri döndüğüne dair bir e-posta almaz; bu nedenle, kendi tarafındaki sorunları iyileştirmek onlara kalmıştır (veya geçici geri dönmenin kaynağına bağlı olarak bunu yapmak ISP'lerine kalmıştır).

Diğer e-posta geri dönüş türü ise sert geri dönüştür. Yumuşak sıçramalar geçici ise sert sıçramalar kalıcıdır. Örneğin, alıcının sunucusu e-posta adresinizi engellemiş olabilir. Ulaşmaya çalıştığınız e-posta adresi artık mevcut olmayabilir veya geçersiz bir alan adıyla iletişime geçmiş olabilirsiniz.

E-posta alıcısının veya İSS'sinin zamanında iyileştirebileceği yumuşak geri dönmenin aksine, sert geri dönmenin genellikle geri dönüşü yoktur. Alıcının e-posta adresini kontrol edebilir ve her şeyin doğru yazıldığını doğrulayabilirsiniz, ancak bunun dışında bunları listenizden kaldırmalısınız.

Yumuşak ve sert geri dönüşlerinizi, geri dönen e-posta sayısının gönderdiğiniz e-posta sayısına bölünmesiyle elde edilen e-posta hemen çıkma oranınızla hesaplayabilirsiniz.

İyi bir hemen çıkma oranı yaklaşık yüzde birdir (%1).

Tamam, Peki E-posta Geri Dönme Kodu Nedir?

İster yumuşak ister sert olsun, her geri dönen e-posta, bir e-posta geri dönme kodu oluşturur.

Geri dönme kodu, e-postanızın neden hedeflenen alıcıya ulaşmadığını açıklar. Normal bir geri dönme kodu veya gelişmiş bir SMTP geri dönme kodu alabilirsiniz; bunlar çok farklı olabilir.

Geleneksel ve Gelişmiş SMTP Geri Dönme Kodları – Fark Nedir?

SMTP, Basit Posta Aktarım Protokolü'nün kısaltmasıdır. Tüm e-posta sunucuları, e-postaları iletmek, göndermek ve almak için bir SMTP kullanır. Geleneksel bir SMTP geri dönen kodunda, e-postanın gönderilip gönderilmediğini belirten üç basamaklı bir tanımlayıcı bulunur.

Üç basamaklı kod, kodun ne anlama geldiğini anlamanız koşuluyla, e-postanın alıcıya neden ulaşamadığını tam olarak belirtir.

2003 yılında gelişmiş SMTP geri dönen kodları doğdu. Geleneksel SMTP kodları yardımcıydı ancak yalnızca bu kadarını ortaya koyuyordu; geliştirilmiş kodlar ise konuya çok daha fazla ışık tutuyordu. Geliştirilmiş bir SMTP kodunda da üç rakam bulunur ancak bunların arasında noktalar bulunur.

Üç rakamın her biri ne anlama geliyor? İlki e-posta dağıtım sınıfını temsil eder. 2.XX, alıcıya ulaşan teslimatı ifade eder. 4.XX'i görüyorsanız bu, yumuşak bir sıçramaya veya geçici bir soruna işaret eder. 5.XX, kalıcı bir sorun nedeniyle sert bir sıçramadır.

Özetlemek gerekirse, geliştirilmiş SMTP kodunun ilk rakamı 2, 4 veya 5 olabilir.

İkinci rakam bir hata kodunu temsil eder. İkinci noktada 1 görüyorsanız, e-postanız adres sorunu nedeniyle gönderilmemiştir. 2, posta kutusu sorununu temsil eder ve 3, bunun posta sunucusuyla ilgili bir sorun olduğu anlamına gelir.

Gelişmiş SMTP kodunun ikinci rakamı 1, 2 veya 3 olabilir. Ardından, e-posta sorununu daha ayrıntılı olarak açıklayan üçüncü rakam gelir. Bu 0 ila 5 arasında olabilir.

İSS'ler, e-posta gönderenlerin mesajlarının neden başarısız olduğunu anlamalarına yardımcı olmak için geleneksel ve gelişmiş SMTP kodlarını kullanır.

Ayrıca okuyun: Geri Dönen E-postalar: Bunlar Nedir ve Nasıl Düzeltilir?

E-posta Geri Dönme Kodlarını Anlamak: Tam Liste ve Ne Anlama Geldikleri

Önceki bölümdeki tüm bilgileri bir araya getirelim ve yaygın geri dönen kodları ve bunları aldığınızda ne anlama geldiklerini inceleyelim.

Durum Grubu Kodları

Durum grubu kodu, geliştirilmiş SMTP kodundaki üç haneden ilkini ifade eder ve aşağıdaki gibidir.

4XX Kodları

Geçici geri dönme kodları, 4XX (geleneksel bir SMTP geri dönme kodu) veya 4.XX (gelişmiş bir SMTP geri dönme kodu) gibi 4 ile başlar. Burada her koda ve anlamına ilişkin genel bir bakış yer almaktadır.

5XX Kodları

Geri dönen kodlar 5 ile başlar; 5XX veya 5.XX Burada, e-posta gönderimi sırasında kalıcı bir hata oluştuğunda alabileceğiniz tüm kodlara ilişkin eksiksiz bir genel bakış bulunmaktadır.

Ayrıca okuyun: Hemen Çıkma Oranları ve E-posta Teslim Edilebilirliği – Basit Bir Kılavuz

E-posta Geri Dönme Kodlarını Yönetme

Geri dönen e-postalar, hem sert hem de yumuşak geri dönüşler de dahil olmak üzere, yeterince sık meydana gelmeleri durumunda gönderenin itibarını riske atar.

E-posta alıcılarınızın ne yaptığını veya sunucularının nasıl davrandığını kontrol edemeseniz de, şirketinizin e-postanın hemen çıkma oranını azaltmak için elinizde pek çok şey vardır.

İşte bazı işaretçiler.

Alıcıya gönderilen e-postaları duraklatın

Büyük olasılıkla geçici bir sorun nedeniyle hedeflenen alıcının şu anda e-postaları kabul edemediğini belirlediniz. Geri dönme kodunu kontrol edin; 4 ile başlayan bir kod görürseniz bu, mümkün olduğunda düzeltilmesi gereken yumuşak bir sıçramadır.

Bu arada e-posta göndermeye devam etmenin bir faydası yok çünkü e-postaların tümü geri dönecektir. Bunun yerine, söz konusu alıcıya gönderilen e-postaları geçici olarak duraklatın. Bir duraklama 24 veya 48 saat, hatta bir hafta anlamına gelebilir. Ne kadar beklemeye karar vereceğiniz sizin seçiminizdir.

E-postayı tekrar göndermeyi deneyin ve aynı hatayı mı, farklı bir hatayı mı yoksa hata almamanıza göre nasıl ilerleyeceğinize karar verin.

Etkin olmayan e-posta adreslerini kaldırın

Geçici bir geri dönüşe rağmen hâlâ alıcıdan geri dönen 4XX veya 4.XX e-posta alıyorsanız, bu, sorunun her zaman çözüleceği anlamına gelmez. Yumuşak geri dönüşler, e-posta gelen kutusunun dolu olması gibi alıcı tarafındadır.

Ne kadar bekleyeceğinizi bilmenin hiçbir yolu olmadığından, e-posta alıcısının gelen kutusunu boşaltmasını beklerken nefesinizi tutmak istemezsiniz. Bunun yerine, onları (ve diğer etkin olmayan adresleri) e-posta listenizden kaldırın.

Alıcı e-posta sorunlarını giderir ve e-postalarınızı almadığını fark ederse e-posta listenize tekrar kaydolabilir. Bu arada, onları listenizde tutmak, İSS'nizin spam tuzaklarına bulaştığınızı düşünmesi ve dolayısıyla gönderenin itibarına zarar vermesi riskiyle karşı karşıya kalmanıza neden olabilir.

Geri dönen 5XX veya 5.XX e-postası aldıysanız alıcıyı hemen kaldırın. Bu kalıcı sorunların düzeltilmesi pek olası değildir.

E-posta adreslerini doğrula

E-postalarınızı göndermeden önce doğruluyor musunuz? Bu, sıçrayacak miktarı azaltmanın harika bir yoludur. Bazı hizmetler aracılığıyla ücretsiz e-posta doğrulamayı kullanabilirsiniz, böylece yeni başlayanlar bile e-posta adreslerini doğrulamaya başlayabilir.

Çift katılım seçeneğini kullanın

İster bir şirket e-posta adreslerini bir liste satışının parçası olarak vicdansızca satmış olsun, ister kaydolup tamamen unutmuş olsun, insanlar her zaman yanlışlıkla e-posta listelerine düşerler.

Kayıt sırasında çift katılım özelliğinin uygulanması, nedeni ne olursa olsun istenmeyen kayıtların oranını azaltır. Açılma ve tıklama oranlarınızı iyileştirecek ve hemen çıkma oranınızı azaltacaksınız.

İyi e-posta hijyenine uyun

Çift katılım, uygun e-posta hijyeninin bir parçasıdır; bu, gönderenin itibarını korumak için en iyi uygulamaları takip etmek anlamına gelir.

Henüz yapmadıysanız uygulamaya başlamanız gereken davranışların bir listesi.

• Konu satırlarınızda veya e-posta gövdelerinizde spam sözcükler kullanmayın.
• Konu satırında hedef kitlenizi yanıltmayın veya yalan söylemeyin.
• Herkesin aboneliği iptal etmesini kolaylaştırın; böylece fikirlerini değiştirirlerse veya artık e-posta listenizin bir parçası olmak istemezlerse kolayca çıkabilirler.
• Geri dönen etkin olmayan e-postaları kaldırarak e-posta listenizi ilgili abonelerle dolu tutun.
• Hedef kitlenize uygun bir e-posta temposu bulun. Belki onlara haftada bir veya iki kez veya belki birkaç günde bir e-posta gönderiyorsunuz, ancak bu, müşterilerinizin çoğunun kabul edilebilir bulduğu bir oran olmalıdır.
• E-postalarınızı mobil ve masaüstü kullanıcılar için optimize edin.
• Hedef kitlenizi segmentlere ayırın.
• E-postalarınızı kişiselleştirin.
• E-postalarınızı göndermeden önce A/B testi yapın.
• Köprülerinizin ve CTA'larınızın kullanıcıyı nereye yönlendirecekleri konusunda net olduğundan emin olun.
• Önizleme metninde spam içerikli uygulamalar kullanmayın.
• Kullanıcının zaten bilgisi olmadığı sürece e-postalarınıza asla hiçbir şey eklemeyin.
• Aşırı uzun e-postalar yazmayın.
• E-postaları her zaman aynı sunucudan ve adresten gönderin.
• Tüm yeni abonelere gecikmeden hoş geldiniz e-postaları gönderin.

Gönderim limitlerinize dikkat edin

Ücretsiz bir e-posta sunucusu kullanıyor musunuz? Birçoğu gönderme limitleri uyguluyor.

Örneğin, Gmail ücretli kullanıcıların günde yalnızca 2.000 e-posta göndermesine izin verir ve ücretsiz bir hesabınız varsa bu sayı 500'dür. Büyük bir şirket olarak bu sayıda e-postayı hızlı bir şekilde geçebilirsiniz, ancak sınırı aşan tüm e-postalar geri dönecektir.

Daha yüksek limitlerle kendi sunucunuza geçmeyi düşünün. Bu aynı zamanda güven ve inandırıcılığı da artıracaktır. Ancak, bir e-posta patlaması başlatmadan önce e-posta hacminizi kademeli olarak artırarak IP'nizi ısıtabilirsiniz.

Bunu yapmazsanız, İSS'niz büyük olasılıkla mesajlarınızı engelleyecektir.

Ayrıca okuyun: ISP ve E-posta Teslim Edilebilirliği: Gelen Kutusuna Her Zaman Nasıl Ulaşılır?

Sonuç olarak

E-posta geri dönme kodları genel olarak yumuşak ve sert geri dönmeler olarak kategorize edilir. Kodlar neyin yanlış gittiğini ortaya çıkarır, böylece yalnızca e-posta listenizi budayarak bile olsa sorunu çözebilirsiniz.

E-posta pazarlamanızla ilgili yardıma ihtiyacınız varsa EngageBay'i ücretsiz deneyin. Binlerce küçük işletme sahibi bu aracı seviyor ve entegre CRM ve yardım masası çözümleri ile birlikte geliyor.