Erfahren Sie in 10 Minuten, wie Sie E-Mail-Bounce-Codes verwalten
Veröffentlicht: 2023-09-21E-Mail-Bounces kommen von Zeit zu Zeit vor, aber hohe Bounce-Raten können den Ruf Ihres Absenders gefährden und die Anzahl der E-Mails, die Sie an Ihre Zielgruppen senden können, einschränken.
Eine weitere Beeinträchtigung der E-Mail-Zustellbarkeit besteht darin, dass Sie bei vielen Hard Bounces möglicherweise auf die schwarze Liste gesetzt werden. Sobald Sie auf E-Mail-Blacklists stehen, müssen Sie mit allen Mitteln kämpfen, um wieder von ihnen loszukommen. Es ist machbar, aber schwierig.
Wenn Sie sich mit E-Mail-Bounce-Codes vertraut machen, können Sie besser verstehen, warum Ihre Nachrichten zurückgesendet werden, sodass Sie Ihre Absprungraten reduzieren können.
Dies ist ein ausführlicher Artikel, dessen Lektüre jedoch weniger als 10 Minuten dauert. In dieser kleinen Anleitung erklären wir Ihnen, wie Sie E-Mail-Bounce-Codes verwalten, und geben Ihnen eine vollständige Liste der E-Mail-Bounce-Codes sowie deren Bedeutung.
Inhaltsverzeichnis
Was ist ein E-Mail-Bounce?
Nehmen wir es von oben und erklären wir kurz, was es bedeutet, wenn eine E-Mail zurückgesendet wird. Eine zurückgesendete E-Mail ist jede E-Mail, die den Empfänger nicht erreicht hat. Der Internetdienstanbieter oder ISP sendet es Ihnen zurück, was unmittelbar nach dem Absenden geschieht.
Abhängig von der Ursache des Bounces können Sie es später noch einmal versuchen, die Angaben des Empfängers noch einmal überprüfen und sofort erneut senden oder eine andere E-Mail-Adresse kontaktieren.
Bounces können auf zwei Arten kategorisiert werden: hart oder weich. Sehen wir uns die Unterschiede an.
Soft Bounce vs. Hard Bounce
Bei einem Soft-E-Mail-Bounce handelt es sich häufig um einen vorübergehenden Fehler, der vom Empfänger oder seinem Server und nicht vom Absender verursacht wird. Hier sind einige Gründe, warum Sie möglicherweise einen Soft Bounce erhalten, wenn Sie einem Segment Ihrer Kontaktliste eine E-Mail senden:
- Ihr E-Mail-Server kann die Nachricht von Ihrem E-Mail-Server nicht weiterleiten.
- Die E-Mail-Serveranforderungen des Empfängers werden nicht erfüllt.
- Die E-Mail passiert das Virenschutzprogramm des Empfängerservers nicht.
- Die E-Mail ist im Spamfilter des Empfängers hängen geblieben.
- Die E-Mail hat die Authentifizierungsanforderungen des Empfängerservers, z. B. DMARC, nicht erfüllt.
- Die Nachricht verstößt gegen die E-Mail-Richtlinien des Empfängerservers.
- Der Server des Empfängers blockiert den Inhalt der E-Mail.
- Der Domänenname des Empfängers existiert nicht mehr.
- Die E-Mail ist zu groß, meist aufgrund von Anhängen.
- Der Empfängerserver kann keine E-Mails empfangen, da zu viele E-Mails versendet wurden.
- Der Server des Empfängers ist offline.
- Der Server des Empfängers ist ausgefallen.
- Das Postfach des Empfängers ist falsch konfiguriert.
- Das Postfach des Empfängers ist voll.
Der Empfänger erhält keine E-Mail darüber, dass Ihre Nachricht an ihn zurückgesendet wurde. Es liegt also an ihm, die Situation auf seiner Seite zu verbessern (oder an seinem ISP, je nach Quelle des Soft Bounces).
Die andere Art des E-Mail-Bounces ist ein Hard-Bounce. Während Soft-Bounces vorübergehender Natur sind, sind Hard-Bounces dauerhaft. Beispielsweise könnte der Server des Empfängers Ihre E-Mail-Adresse blockiert haben. Die E-Mail-Adresse, die Sie erreichen möchten, existiert möglicherweise nicht mehr oder Sie haben einen ungültigen Domänennamen kontaktiert.
Im Gegensatz zu einem Soft Bounce, den der E-Mail-Empfänger oder sein ISP zu gegebener Zeit möglicherweise verbessern kann, gibt es bei einem Hard Bounce normalerweise keine Rückkehr. Sie können die E-Mail-Adresse des Empfängers überprüfen und sicherstellen, dass alles richtig geschrieben ist. Ansonsten müssen Sie ihn jedoch aus Ihrer Liste entfernen.
Sie können Ihre Soft- und Hard-Bounces anhand Ihrer E-Mail-Bounce-Rate berechnen. Dabei handelt es sich um die Anzahl der zurückgesendeten E-Mails geteilt durch die Anzahl, die Sie gesendet haben.
Eine gute Absprungrate liegt bei etwa einem Prozent (1 %).
Okay, was ist ein E-Mail-Bounce-Code?
Jeder E-Mail-Bounce, egal ob Soft oder Hard, generiert einen E-Mail-Bounce-Code.
Der Bounce-Code erklärt, warum Ihre E-Mail den beabsichtigten Empfänger nicht erreicht hat. Sie können einen regulären Bounce-Code oder einen erweiterten SMTP-Bounce-Code erhalten, die sehr unterschiedlich sein können.
Herkömmliche und erweiterte SMTP-Bounce-Codes – Was ist der Unterschied?
SMTP ist die Abkürzung für Simple Mail Transfer Protocol. Alle E-Mail-Server verwenden SMTP zum Weiterleiten, Senden und Empfangen von E-Mails. Ein herkömmlicher SMTP-Bounce-Code verfügt über eine dreistellige Kennung, die angibt, ob die E-Mail gesendet wurde.
Der dreistellige Code verrät Ihnen genau, warum die E-Mail den Empfänger nicht erreicht hat, sofern Sie die Bedeutung des Codes verstehen.
Im Jahr 2003 wurden erweiterte SMTP-Bounce-Codes geboren. Herkömmliche SMTP-Codes waren hilfreich, verrieten aber nur begrenzte Erkenntnisse, während die erweiterten Codes viel mehr Licht in die Sache bringen. Ein erweiterter SMTP-Code besteht ebenfalls aus drei Ziffern, zwischen denen jedoch Punkte stehen.
Was bedeuten die drei Ziffern? Die erste stellt die E-Mail-Zustellungsklasse dar. Ein 2.XX bezieht sich auf eine Lieferung, die den Empfänger erreicht hat. Wenn Sie eine 4.XX sehen, deutet das auf einen Soft Bounce oder ein vorübergehendes Problem hin. Ein 5.XX ist ein Hard Bounce aufgrund eines dauerhaften Problems.
Um es noch einmal zusammenzufassen: Die erste Ziffer eines erweiterten SMTP-Codes kann eine 2, 4 oder 5 sein.
Die zweite Ziffer stellt einen Fehlercode dar. Wenn Sie an zweiter Stelle eine 1 sehen, wurde Ihre E-Mail aufgrund eines Adressproblems nicht gesendet. Eine 2 steht für ein Postfachproblem und eine 3 bedeutet, dass es sich um ein Problem mit dem Mailserver handelt.
Die zweite Ziffer eines erweiterten SMTP-Codes kann eine 1, 2 oder 3 sein. Dann gibt es noch die dritte Ziffer, die das E-Mail-Problem näher erläutert. Dieser kann zwischen 0 und 5 liegen.
ISPs verwenden herkömmliche und erweiterte SMTP-Codes, um E-Mail-Absendern zu helfen, zu verstehen, warum ihre Nachrichten fehlgeschlagen sind.
Lesen Sie auch: Bounce-Back-E-Mails: Was sind sie und wie können sie behoben werden?
E-Mail-Bounce-Codes verstehen: Die vollständige Liste und was sie bedeuten
Lassen Sie uns alle Informationen aus dem vorherigen Abschnitt zusammenfassen und die gängigen Bounce-Codes und ihre Bedeutung überprüfen, wenn Sie sie erhalten.
Statusgruppencodes
Ein Statusgruppencode bezieht sich auf die erste der drei Ziffern in einem erweiterten SMTP-Code und lautet wie folgt.
| Statusgruppencode | Was es bedeutet |
| 1XX | Informationsgruppe, die den Server angibt, der Ihre Anfrage empfangen hat und noch verarbeitet. |
| 2XX | Der Server hat Ihre Anfrage erfolgreich erhalten und akzeptiert. |
| 3XX | Umleitungsgruppe, die angibt, dass der Server mehr tun muss, um die Anfrage zu erfüllen. |
| 4XX | Clientfehler, der darauf hinweist, dass der Server die Anforderung nicht erfüllen konnte oder eine fehlerhafte Syntax aufweist. |
| 5XX | Serverfehler, der darauf hinweist, dass der Server die Anfrage nicht erfüllen konnte, jedoch nicht aufgrund von Fehlern seitens des Absenders. |
4XX-Codes
Soft-Bounce-Codes beginnen mit 4, z. B. 4XX (ein herkömmlicher SMTP-Bounce-Code) oder 4.XX (ein erweiterter SMTP-Bounce-Code). Hier finden Sie eine Übersicht über jeden Code und seine Bedeutung.
| Code | Was es bedeutet |
| 420 | Beim Übertragen der Nachricht ist ein Fehler aufgetreten und die Verbindung ist abgelaufen. |
| 421 | Der Server des Empfängers kann die Nachricht aufgrund übermäßiger Verbindungen oder Nachrichten nicht empfangen. Die E-Mail wird zurückgestellt, bis der Empfänger wieder Nachrichten empfangen kann. |
| 422 | Der Posteingang des Empfängers ist voll und es ist kein Speicherplatz mehr vorhanden. |
| 431 | Der Empfänger hat eine Dateiüberlastung und verfügt nicht über genügend Arbeitsspeicher oder Speicherplatz. |
| 432 | Die Warteschlange für eingehende E-Mails wurde aufgrund des Exchange-Servers angehalten. |
| 441 | Der Server des Empfängers reagiert nicht mehr. |
| 442 | Der Server des Empfängers hat während der Übertragung die Verbindung verloren. |
| 446 | Der Empfänger hat seine E-Mail-Hop-Anzahl überschritten und einen internen Schleifenfehler verursacht. |
| 447 | Beim Posteingangsserver ist ein Problem aufgetreten, das zu einer Zeitüberschreitung der von Ihnen gesendeten E-Mail geführt hat. |
| 449 | Routingprobleme, möglicherweise verursacht durch Konfigurationsprobleme, verhinderten den Serveraustausch. |
| 450 | Das Postfach ist belegt oder aus anderen Gründen nicht verfügbar. |
| 451 | Die Nachricht konnte nicht verarbeitet werden und wurde abgebrochen. |
| 452 | Dem System fehlt genügend Speicherplatz, um die E-Mail zu versenden. |
| 471 | Ein lokaler Anti-Spam-Filter verhinderte, dass die E-Mail durchging. |
5XX-Codes
Hard-Bounce-Codes beginnen mit einer 5, entweder einem 5XX oder einem 5.XX. Hier finden Sie eine vollständige Übersicht aller Codes, die Sie möglicherweise erhalten, wenn beim E-Mail-Versand ein dauerhafter Fehler auftritt.
| Code | Was es bedeutet |
| 500 | Die E-Mail-Adresse existiert nicht. |
| 501 | Bei den Befehlsargumenten ist ein Syntaxfehler aufgetreten. |
| 502 | Der Server kann den angeforderten Befehl nicht implementieren. |
| 503 | Eine Befehlsfolge hat den Server daran gehindert, fortzufahren. |
| 504 | Der Empfänger konnte den Befehlsparameter nicht implementieren. |
| 510 | Sie versuchen, eine falsche oder ungültige E-Mail-Adresse zu erreichen. |
| 511 | Sie versuchen, ein schlechtes oder ungültiges Ziel zu erreichen. |
| 512 | Der Server des Empfängers hatte einen DNS-Fehler und konnte den Domänennamen für den Empfänger nicht finden. |
| 513 | Eine Adresse wurde falsch geschrieben oder kann nicht authentifiziert werden. |
| 514 | Die Postfachadresse des Empfängers gilt als nicht eindeutig und kann die Nachricht nicht empfangen. |
| 515 | Die Postfachadresse ist ungültig. |
| 516 | Der Briefkasten ist umgezogen. |
| 517 | Aufgrund einer fehlerhaften Syntax der Postfachadresse konnte der Server des Empfängers Ihre Nachricht nicht empfangen. |
| 518 | Eine fehlerhafte Systemadresse hat den Server des Empfängers daran gehindert, Ihre Nachricht zu empfangen. |
| 520 | Der Postfachstatus des Empfängers ist undefiniert. |
| 521 | Das Postfach des Empfängers nimmt keine Nachrichten mehr an, da es deaktiviert ist. |
| 522 | Das Postfach des Empfängers ist voll und er kann keine Nachrichten mehr empfangen, bis er es geleert hat. |
| 523 | Sie versuchen, eine E-Mail zu senden, die die Grenzen des Servers des Empfängers überschreitet. |
| 524 | Die Mailingliste konnte nicht erweitert werden. |
| 530 | Die E-Mail-Adresse des Empfängers ist ungültig, der Server des Empfängers hat Ihre E-Mail-Adresse auf die schwarze Liste gesetzt oder es liegen Probleme bei der Authentifizierung vor. |
| 532 | Das System kann keine Netzwerknachrichten akzeptieren. |
| 533 | Das System kann einige ausgewählte Funktionen nicht akzeptieren. |
| 534 | Die Größe der Nachricht überschreitet die zulässige Systemgröße. |
| 540 | Der Routing-Status oder das Netzwerk ist undefiniert. |
| 541 | Ein Anti-Spam-Filter oder eine andere Maßnahme hat die Nachricht anhand der Empfängeradresse abgelehnt. |
| 542 | Schlechte Verbindung. |
| 543 | Der Routing-Server ist ausgefallen. |
| 544 | Der Server kann nicht weiterleiten. |
| 545 | Das Netzwerk ist überlastet. |
| 546 | Das Netzwerk hat eine Routing-Schleife erkannt. |
| 547 | Die Lieferfrist ist abgelaufen. |
| 550 | Der Server konnte das Postfach des Empfängers nicht finden. |
| 551 | Der Empfänger ist kein lokaler Teil des Servers. |
| 552 | Die Speicherzuteilung wurde überschritten und die Anfrage wurde abgebrochen. |
| 553 | Der Postfachname war ungültig und die Anfrage wurde abgebrochen. |
| 554 | Die E-Mail-Transaktion ist aus nicht genannten Gründen fehlgeschlagen. |
| 555 | Die Protokollversion ist falsch. |
| 560 | Es ist ein Medienfehler aufgetreten. |
| 561 | Der gesendete Medientyp wird nicht unterstützt. |
| 562 | Die erforderliche Konvertierung ist untersagt. |
| 563 | Die erforderliche Konvertierung wird nicht unterstützt. |
| 564 | Die Konvertierung erfolgte jedoch mit einem Verlust. |
| 565 | Die Konvertierung konnte nicht durchgeführt werden. |
| 570 | Der Sicherheitsstatus ist undefiniert. |
| 571 | Die Nachricht wurde wegen nicht autorisierter Zustellung abgelehnt. |
| 572 | Der Server hat die Erweiterung der Mailingliste verboten. |
| 573 | Die erforderliche Sicherheitskonvertierung konnte nicht durchgeführt werden. |
| 574 | Die erforderliche Sicherheitskonvertierung wird nicht unterstützt. |
| 575 | Es ist ein kryptografischer Fehler oder Fehler aufgetreten. |
| 576 | Der erforderliche kryptografische Algorithmus wird nicht unterstützt. |
| 577 | Die Nachrichtenintegrität ist fehlgeschlagen. |
Lesen Sie auch: Absprungraten und E-Mail-Zustellbarkeit – eine einfache Anleitung
So verwalten Sie E-Mail-Bounce-Codes
Unzustellbare E-Mails gefährden den Ruf Ihres Absenders, wenn sie häufig genug auftreten, einschließlich Hard- und Soft-Bounces.
Auch wenn Sie nicht kontrollieren können, was Ihre E-Mail-Empfänger tun oder wie sich ihr Server verhält, haben Sie doch viele Möglichkeiten, die E-Mail-Absprungrate Ihres Unternehmens zu senken.
Hier sind einige Hinweise.
Pausieren Sie E-Mails an den Empfänger
Sie haben festgestellt, dass der beabsichtigte Empfänger derzeit keine E-Mails annehmen kann, wahrscheinlich aufgrund eines vorübergehenden Problems. Überprüfen Sie den Bounce-Code; Wenn Sie einen Code sehen, der mit einer 4 beginnt, handelt es sich um einen Soft Bounce, der nach Möglichkeit behoben werden sollte.
In der Zwischenzeit nützt es nichts, weiterhin E-Mails zu versenden, da diese alle zurückgeschickt werden. Halten Sie stattdessen E-Mails an diesen Empfänger vorübergehend an. Eine Pause kann 24 oder 48 Stunden oder sogar eine Woche bedeuten. Es ist Ihre Entscheidung, wie lange Sie warten möchten.
Versuchen Sie erneut, die E-Mail zu senden, und entscheiden Sie, wie Sie fortfahren, je nachdem, ob Sie denselben Fehler, einen anderen Fehler oder keinen Fehler erhalten.
Entfernen Sie inaktive E-Mail-Adressen
Wenn Sie trotz eines vorübergehenden Bounces immer noch 4XX- oder 4.XX-E-Mail-Bounces vom Empfänger erhalten, bedeutet das nicht, dass diese immer bearbeitet werden. Soft Bounces entstehen seitens des Empfängers, beispielsweise ein voller E-Mail-Posteingang.
Sie möchten nicht den Atem anhalten und darauf warten, dass der E-Mail-Empfänger seinen Posteingang leert, da Sie nicht wissen können, wie lange Sie warten werden. Entfernen Sie diese (und alle anderen inaktiven Adressen) stattdessen aus Ihrer E-Mail-Liste.
Wenn der Empfänger seine E-Mail-Probleme behoben hat und feststellt, dass er Ihre E-Mails nicht erhält, kann er sich erneut für Ihre E-Mail-Liste anmelden. Wenn Sie sie in der Zwischenzeit auf Ihrer Liste behalten, besteht die Gefahr, dass Ihr Internetdienstanbieter annimmt, Sie greifen auf Spam-Fallen zu und schädigen so den Ruf Ihres Absenders.
Wenn Sie einen E-Mail-Bounce vom Typ 5XX oder 5.XX erhalten haben, entfernen Sie den Empfänger sofort. Es ist höchst unwahrscheinlich, dass diese dauerhaften Probleme behoben werden.
E-Mail-Adressen validieren
Überprüfen Sie Ihre E-Mails, bevor Sie sie senden? Dies ist eine großartige Möglichkeit, die Menge, die abprallt, zu reduzieren. Bei einigen Diensten können Sie die kostenlose E-Mail-Verifizierung nutzen, sodass auch Startups mit der Validierung von E-Mail-Adressen beginnen können.
Nutzen Sie Double-Opt-Ins
Es kommt immer wieder vor, dass Menschen versehentlich auf E-Mail-Listen landen, egal, ob ein Unternehmen ihre E-Mail-Adresse skrupellos im Rahmen eines Listenverkaufs verkauft hat oder ob sie sich angemeldet und es völlig vergessen haben.
Durch die Einrichtung von Double-Opt-Ins während der Anmeldung wird die Rate unbeabsichtigter Anmeldungen verringert, unabhängig vom Grund. Sie verbessern Ihre Öffnungs- und Klickraten und reduzieren Ihre Absprungrate.
Befolgen Sie eine gute E-Mail-Hygiene
Double-Opt-Ins sind ein Teil der richtigen E-Mail-Hygiene. Das bedeutet, dass Sie Best Practices befolgen, um den Ruf Ihres Absenders zu wahren.
Hier ist eine Liste von Verhaltensweisen, mit deren Umsetzung Sie beginnen sollten, falls Sie dies noch nicht getan haben.
- Verwenden Sie keine Spam-Wörter in Ihren Betreffzeilen oder E-Mail-Texten.
- Führen Sie Ihr Publikum in der Betreffzeile nicht in die Irre und belügen Sie es nicht.
- Machen Sie es jedem leicht, sich abzumelden, damit er, wenn er seine Meinung geändert hat oder nicht länger Teil Ihrer E-Mail-Liste sein möchte, ganz einfach aussteigen kann.
- Halten Sie Ihre E-Mail-Liste voller engagierter Abonnenten und entfernen Sie inaktive E-Mails, die zurückgesendet werden.
- Finden Sie einen E-Mail-Rhythmus, der zu Ihrer Zielgruppe passt. Vielleicht senden Sie ihnen ein- oder zweimal pro Woche oder vielleicht alle paar Tage eine E-Mail, aber die meisten Ihrer Kunden sollten diesen Tarif als angenehm empfinden.
- Optimieren Sie Ihre E-Mails für mobile und Desktop-Benutzer.
- Segmentieren Sie Ihr Publikum.
- Personalisieren Sie Ihre E-Mails.
- Testen Sie Ihre E-Mails vor dem Versenden A/B.
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Hyperlinks und CTAs klar angeben, wohin sie den Benutzer weiterleiten.
- Verwenden Sie im Vorschautext keine Spam-Praktiken.
- Hängen Sie niemals etwas an Ihre E-Mails an, es sei denn, der Benutzer weiß bereits davon.
- Schreiben Sie keine zu langen E-Mails.
- Senden Sie E-Mails immer vom gleichen Server und der gleichen Adresse.
- Senden Sie Willkommens-E-Mails unverzüglich an alle neuen Abonnenten.
Achten Sie auf Ihre Sendelimits
Benutzen Sie einen kostenlosen E-Mail-Server? Viele von ihnen führen Sendelimits ein.
Bei Gmail können zahlende Nutzer beispielsweise nur 2.000 E-Mails pro Tag versenden, bei einem kostenlosen Konto sind es 500. Als großes Unternehmen können Sie diese Anzahl an E-Mails schnell bearbeiten, aber alle E-Mails, die diese Grenze überschreiten, werden zurückgesendet.
Erwägen Sie den Wechsel auf einen eigenen Server mit höheren Limits. Dadurch werden auch Vertrauen und Glaubwürdigkeit aufgebaut. Sie können Ihre IP jedoch aufwärmen, indem Sie Ihr E-Mail-Volumen schrittweise erhöhen, bevor Sie eine E-Mail-Explosion starten.
Wenn Sie dies nicht tun, wird Ihr ISP Ihre Nachrichten wahrscheinlich blockieren.
Lesen Sie auch: ISP- und E-Mail-Zustellbarkeit: So erreichen Sie immer den Posteingang
Endeffekt
E-Mail-Bounce-Codes werden grob in Soft- und Hard-Bounces kategorisiert. Die Codes zeigen, was schief gelaufen ist, sodass Sie das Problem beheben können, selbst wenn Sie dazu lediglich Ihre E-Mail-Liste bereinigen.
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