10분 안에 이메일 반송 코드를 관리하는 방법 알아보기

이메일 반송은 때때로 발생하지만 반송률이 높으면 보낸 사람의 평판이 위태로워지고 대상에게 보낼 수 있는 이메일 수가 제한될 수 있습니다.

이메일 전달 가능성에 더욱 해를 끼치는 것은 하드 바운스가 많은 경우 블랙리스트에 포함될 가능성이 있다는 것입니다. 이메일 블랙리스트에 올라오면 이를 벗어나기 위해 필사적으로 싸워야 합니다. 그것은 가능하지만 어렵다.

이메일 반송 코드를 숙지하면 메시지가 반송되는 이유를 이해하고 반송률을 줄이는 데 큰 도움이 됩니다.

자세한 내용의 기사이지만 읽는 데 10분도 채 걸리지 않습니다. 이 작은 가이드에서는 이메일 반송 코드를 관리하는 방법을 설명하고 이메일 반송 코드의 전체 목록과 그 의미를 공유합니다.

이메일 반송이란 무엇입니까?

위에서부터 이메일이 반송될 때의 의미를 간략하게 설명하겠습니다. 반송된 이메일은 수신자에게 도달하지 못한 이메일입니다. 인터넷 서비스 제공업체나 ISP가 이를 귀하에게 반환하며, 이는 귀하가 보낸 후 즉시 이루어집니다.

반송 원인에 따라 나중에 다시 시도하시고, 수신자 정보를 다시 확인하신 후 바로 다시 보내시거나, 다른 이메일 주소로 문의하실 수 있습니다.

바운스는 하드 또는 소프트의 두 가지 방식으로 분류될 수 있습니다. 차이점을 검토해 보겠습니다.

소프트 바운스 vs 하드 바운스

소프트 이메일 반송은 발신자가 아닌 수신자 또는 서버로 인해 발생하는 일시적인 오류인 경우가 많습니다. 연락처 목록의 일부를 이메일로 보낼 때 소프트 바운스가 발생할 수 있는 몇 가지 이유는 다음과 같습니다.

• 해당 이메일 서버는 귀하의 이메일 서버에서 보낸 메시지를 릴레이할 수 없습니다.
• 수신자의 이메일 서버 요구 사항이 충족되지 않습니다.
• 이메일이 수신자 서버의 바이러스 백신을 통과하지 못했습니다.
• 이메일이 수신자의 스팸 필터에 걸렸습니다.
• 이메일이 DMARC와 같은 수신자 서버의 인증 요구 사항을 통과하지 못했습니다.
• 메시지가 수신자 서버의 이메일 정책을 위반합니다.
• 수신자의 서버가 이메일의 내용을 차단합니다.
• 수신자의 도메인 이름이 더 이상 존재하지 않습니다.
• 일반적으로 첨부 파일로 인해 이메일이 너무 큽니다.
• 이메일을 너무 많이 보내서 수신자 서버에서 이메일을 받을 수 없습니다.
• 수신자의 서버가 오프라인 상태입니다.
• 수신자의 서버가 다운되었습니다.
• 받는 사람의 사서함이 잘못 구성되었습니다.
• 수신자의 사서함이 가득 찼습니다.

수신자는 귀하가 보낸 메시지가 반송되었다는 이메일을 받지 않으므로 문제를 개선하는 것은 수신자에게 달려 있습니다(또는 소프트 반송 소스에 따라 이를 수행하는 ISP).

이메일 반송의 다른 유형은 하드 반송입니다. 소프트 바운스가 일시적인 경우 하드 바운스는 영구적입니다. 예를 들어, 수신자의 서버가 귀하의 이메일 주소를 차단했을 수 있습니다. 연락하려는 이메일 주소가 더 이상 존재하지 않거나 잘못된 도메인 이름에 연락했을 수 있습니다.

이메일 수신자나 ISP가 적절한 시기에 개선할 수 있는 소프트 바운스와 달리 하드 바운스는 일반적으로 반환되지 않습니다. 수신자의 이메일 주소를 확인하고 모든 철자가 올바른지 확인할 수 있지만 그 밖의 목록에서는 해당 주소를 제거해야 합니다.

반송된 이메일 수를 보낸 이메일 수로 나눈 이메일 반송률을 통해 소프트 반송과 하드 반송을 계산할 수 있습니다.

좋은 이탈률은 약 1%입니다.

좋습니다. 이메일 반송 코드란 무엇입니까?

소프트든 하드든 모든 이메일 반송은 이메일 반송 코드를 생성합니다.

반송 코드는 이메일이 의도한 수신자에게 도달하지 못한 이유를 설명합니다. 일반 반송 코드 또는 향상된 SMTP 반송 코드를 받을 수 있으며 이는 매우 다를 수 있습니다.

기존 및 향상된 SMTP 반송 코드 – 차이점은 무엇입니까?

SMTP는 단순 메일 전송 프로토콜(Simple Mail Transfer Protocol)의 약어입니다. 모든 이메일 서버는 SMTP를 사용하여 이메일을 릴레이하고 보내고 받습니다. 기존 SMTP 반송 코드에는 이메일이 전송되었는지 여부를 나타내는 3자리 식별자가 있습니다.

세 자리 코드는 코드의 의미를 이해하는 경우 이메일이 수신자에게 전달되지 못한 이유를 정확하게 알려줍니다.

2003년에는 향상된 SMTP 반송 코드가 탄생했습니다. 기존 SMTP 코드는 도움이 되었지만 너무 많은 정보만 공개한 반면 향상된 코드는 문제에 대해 훨씬 더 많은 정보를 제공합니다. 강화된 SMTP 코드에도 세 자리 숫자가 있지만 그 사이에는 마침표가 있습니다.

세 자리 숫자는 각각 무엇을 의미하나요? 첫 번째는 이메일 전달 클래스를 나타냅니다. 2.XX는 수신자에게 도달한 배송을 의미합니다. 4.XX가 표시되면 소프트 바운스 또는 일시적인 문제를 나타냅니다. 5.XX는 영구적인 문제로 인한 하드 바운스입니다.

요약하면 향상된 SMTP 코드의 첫 번째 숫자는 2, 4 또는 5일 수 있습니다.

두 번째 숫자는 오류 코드를 나타냅니다. 두 번째 자리에 1이 표시되면 주소 문제로 인해 이메일이 전송되지 않은 것입니다. 2는 메일함 문제를 나타내고 3은 메일 서버 문제를 나타냅니다.

강화된 SMTP 코드의 두 번째 숫자는 1, 2 또는 3일 수 있습니다. 그 다음에는 이메일 문제에 대해 더 자세히 설명하는 세 번째 숫자가 있습니다. 이 값은 0에서 5 사이일 수 있습니다.

ISP는 기존의 향상된 SMTP 코드를 사용하여 이메일 발신자가 메시지가 실패한 이유를 이해할 수 있도록 돕습니다.

또한 읽어 보세요: 반송 이메일: 반송 이메일이란 무엇이며 해결 방법

이메일 반송 코드 이해: 전체 목록 및 의미

이전 섹션의 모든 정보를 종합하고 일반적인 반송 코드와 반송 코드 수신 시의 의미를 검토해 보겠습니다.

상태 그룹 코드

상태 그룹 코드는 확장된 SMTP 코드의 세 자리 숫자 중 첫 번째 숫자를 나타내며 다음과 같습니다.

4XX 코드

소프트 반송 코드는 4XX(기존 SMTP 반송 코드) 또는 4.XX(향상된 SMTP 반송 코드)와 같이 4로 시작합니다. 다음은 각 코드와 그 의미에 대한 개요입니다.

5XX 코드

하드 바운스 코드는 5(5XX 또는 5.XX)로 시작합니다. 다음은 이메일 전송 중에 영구적인 오류가 발생할 때 받을 수 있는 모든 코드에 대한 전체 개요입니다.

읽어보기: 이탈률 및 이메일 전달 가능성 – 간단한 가이드

이메일 반송 코드를 관리하는 방법

반송된 이메일은 하드 반송과 소프트 반송을 모두 포함하여 자주 발생하는 경우 보낸 사람의 평판을 위험에 빠뜨립니다.

이메일 수신자의 작업이나 서버 작동 방식을 제어할 수는 없지만 회사의 이메일 반송률을 줄일 수 있는 능력은 충분합니다.

다음은 몇 가지 지침입니다.

수신자에게 보내는 이메일 일시 중지

일시적인 문제로 인해 현재 수신자가 이메일을 수락할 수 없는 것으로 확인되었습니다. 반송 코드를 확인하세요. 4로 시작하는 코드가 보이면 소프트 바운스이므로 가능하면 수정해야 합니다.

그 사이에 이메일을 계속 보내는 것은 모두 반송될 것이므로 소용이 없습니다. 대신 해당 수신자에게 보내는 이메일을 일시적으로 일시 중지하세요. 일시 중지는 24시간, 48시간 또는 심지어 일주일을 의미할 수 있습니다. 얼마나 오래 기다리기로 결정하는지는 귀하의 선택입니다.

이메일을 다시 보내보고 동일한 오류가 발생하는지, 다른 오류가 발생하는지, 오류가 없는지에 따라 진행 방법을 결정하세요.

비활성 이메일 주소 제거

일시적인 반송에도 불구하고 수신자로부터 여전히 4XX 또는 4.XX 이메일 반송을 받는 경우, 이것이 항상 해결된다는 의미는 아닙니다. 소프트 바운스는 전체 이메일 받은 편지함과 같이 수신자 측에서 발생합니다.

얼마나 오래 기다릴지 알 수 없기 때문에 이메일 수신자가 받은 편지함을 비울 때까지 숨을 멈추고 싶지는 않습니다. 대신 이메일 목록에서 해당 주소(및 기타 비활성 주소)를 제거하세요.

수신자가 이메일 문제를 해결하고 귀하의 이메일을 받지 못한다는 것을 알게 되면 귀하의 이메일 목록에 다시 가입할 수 있습니다. 그 동안 해당 항목을 목록에 보관하면 ISP가 스팸 트랩에 관여하고 있다고 가정하여 위험에 빠뜨릴 수 있으며, 이로 인해 보낸 사람의 평판이 손상될 수 있습니다.

5XX 또는 5.XX 이메일 반송을 받은 경우 수신자를 즉시 ​​삭제하세요. 이러한 영구적인 문제는 해결될 가능성이 거의 없습니다.

이메일 주소 확인

이메일을 보내기 전에 이메일을 확인하시나요? 이는 튀어오르는 양을 줄이는 좋은 방법입니다. 일부 서비스를 통해 무료 이메일 확인을 사용할 수 있으므로 스타트업도 이메일 주소 확인을 시작할 수 있습니다.

이중 옵트인 사용

회사가 목록 판매의 일부로 자신의 이메일 주소를 부주의하게 판매했거나 가입하고 완전히 잊어버린 경우에도 사람들은 실수로 항상 이메일 목록에 등록하게 됩니다.

가입 시 이중 옵트인을 도입하면 이유에 관계없이 의도하지 않은 가입 비율이 줄어듭니다. 오픈률과 클릭률이 향상되고 이탈률이 감소합니다.

올바른 이메일 위생을 따르세요

이중 옵트인은 적절한 이메일 위생의 한 부분입니다. 이는 발신자 평판을 유지하기 위한 모범 사례를 따르는 것을 의미합니다.

아직 구현하지 않은 경우 구현을 시작해야 할 동작 목록은 다음과 같습니다.

• 제목 줄이나 이메일 본문에 스팸 단어를 사용하지 마세요.
• 제목에서 청중을 호도하거나 거짓말을 하지 마십시오.
• 누구나 쉽게 구독을 취소할 수 있도록 하여 마음이 바뀌었거나 더 이상 이메일 목록에 포함되기를 원하지 않는 경우 매우 쉽게 탈퇴할 수 있습니다.
• 이메일 목록을 참여 구독자로 가득 채우고 반송되는 비활성 이메일을 제거하세요.
• 청중에게 적합한 이메일 흐름을 찾으세요. 일주일에 한두 번 또는 며칠에 한 번씩 이메일을 보낼 수도 있지만 대부분의 고객이 만족할 만한 수준이어야 합니다.
• 모바일 및 데스크톱 사용자를 위해 이메일을 최적화하세요.
• 청중을 분류하세요.
• 이메일을 개인화하세요.
• 이메일을 보내기 전에 A/B 테스트를 해보세요.
• 하이퍼링크와 CTA가 사용자를 리디렉션할 위치를 명확하게 나타내도록 하세요.
• 미리보기 텍스트에 스팸성 관행을 사용하지 마세요.
• 사용자가 이미 알고 있는 경우가 아니면 이메일에 아무 것도 첨부하지 마세요.
• 지나치게 긴 이메일을 작성하지 마십시오.
• 항상 동일한 서버와 주소에서 이메일을 보내세요.
• 모든 신규 가입자에게 지체 없이 환영 이메일을 보내세요.

전송 한도를 확인하세요

무료 이메일 서버를 사용하시나요? 그들 중 다수는 전송 한도를 설정합니다.

예를 들어 Gmail에서는 유료 사용자가 매일 2,000개의 이메일만 보낼 수 있도록 허용하며, 무료 계정이 있는 경우 500개입니다. 대기업이라면 그 숫자의 이메일을 빠르게 처리할 수 있지만, 한도를 초과하는 이메일은 모두 반송됩니다.

제한이 더 큰 자체 서버로 이동하는 것을 고려해보세요. 이는 또한 신뢰와 신용을 구축할 것입니다. 그러나 이메일 폭발을 시작하기 전에 점차적으로 이메일 볼륨을 늘려 IP를 준비할 수 있습니다.

그렇지 않으면 ISP가 귀하의 메시지를 차단할 가능성이 높습니다.

또한 읽어 보세요: ISP 및 이메일 배달 가능성: 받은 편지함을 항상 확인하는 방법

결론

이메일 반송 코드는 크게 소프트 반송과 하드 반송으로 분류됩니다. 코드는 무엇이 잘못되었는지 알려주므로 단순히 이메일 목록을 정리하는 것만으로도 문제를 해결할 수 있습니다.

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